So maximieren Sie die abrechenbaren Stunden als Freiberufler

Die Zahl der Freelancer in den USA steigt seit 2014 rasant an – nach neuesten Untersuchungen gibt es 59 Millionen Freelancer in den USA. Menschen entscheiden sich aufgrund ihrer zeitlichen Flexibilität und ihres zusätzlichen Einkommens für freiberufliche Jobs. Außerdem gibt es Menschen, deren Haupteinnahmequellen direkt aus der Freiberuflichkeit stammen. Freiberufler haben in der Tat große Vorteile, aber eine der Hauptschwierigkeiten ist die Berechnung der abrechenbaren Stunden.

Ziegel- und Mörtelberufe haben Personalabteilungen, die ihre Zahlungen, Rechnungen und PTO-Zeiten bearbeiten. Wenn Sie selbstständig sind, kann die Verwaltung von Zahlungen das Boot ins Wanken bringen. Es ist oft entmutigend und ziemlich üblich, dass Arbeitgeber bei der Zahlung säumig sind. Laut einer Untersuchung der Freelance Union befassen sich 8 von 10 Freiberuflern mit Zahlungsproblemen.

Um dies zu vermeiden, haben wir einige ethische Strategien vorbereitet, die Ihnen helfen können, Ihre Zahlungen zu verwalten und die abrechenbaren Stunden als Freiberufler zu maximieren.

Was sind abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden?

Freiberufler haben im Gegensatz zu Vollzeitbeschäftigten die Freiheit, ihre Arbeits- und Freizeit so zu gestalten, wie sie es wünschen. Allerdings stellen die Schattenseiten der Arbeit als Freelancer manchmal die Vorteile in den Schatten. In vielen Fällen sind diese Nachteile wie ungewollte Ausfallzeiten, unbezahlter Urlaub, Rente und Versicherung. Aber wenn man bedenkt, dass viele Freiberufler ihre Zeit stundenweise abrechnen, macht es ihnen oft Sorgen, wie sie die Anzahl der abrechenbaren Stunden erhöhen können . Bevor wir uns eingehend mit der Maximierung der abrechenbaren Stunden befassen, wollen wir sicherstellen, dass Sie verstehen, wofür abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden stehen.

Abrechnungsfähige Stunden

Wenn Sie selbstständig sind, haben Sie keine Personalabteilung, auf die Sie sich verlassen können, um die administrative Arbeit für Sie zu erledigen. Stattdessen verwalten Sie Ihre Arbeitsstunden, Ihren Urlaub und Ihre abrechenbaren Stunden selbst.

Abrechenbare Stunden sind die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden , die ein Freelancer dem Kunden in Rechnung stellt. Um Ihre abrechenbaren Stunden korrekt zu berechnen, müssen Sie sehr akribisch und streng sein – aber ethisch bleiben – sonst werden Sie am Ende umsonst arbeiten oder entlassen, wenn Sie Betrug begehen.

Bei einem Sprachlehrer beispielsweise handelt es sich bei den Aktivitäten, die abrechenbare Stunden darstellen, ausschließlich um das Unterrichten. Im Gegensatz dazu umfassen die abrechenbaren Stunden eines Anwalts Besprechungen mit Kunden, jede Form der Korrespondenz mit den Kunden, einschließlich Telefonanrufen oder E-Mails, und die Bearbeitung der eigentlichen Angelegenheit für einen Kunden.

Nicht abrechenbare Stunden

Die Anzahl der Stunden, die ein Freelancer arbeitet, aber dem Kunden nicht in Rechnung stellt, wird als nicht abrechenbare Stunden bezeichnet. Nicht abrechenbare Stunden umfassen die zusätzlichen Stunden, die aufgewendet wurden, um die Arbeit zu erledigen, aber nicht ethisch in Rechnung gestellt werden können.

Beispielsweise verbringen freiberufliche Sprachlehrer zusätzliche Stunden damit, sich auf den Unterricht vorzubereiten und zusätzliches Material bereitzustellen, für das sie nicht bezahlt werden. Im Fall des Anwalts umfassen nicht verrechenbare Stunden Besprechungen mit Kollegen, das Beantworten von Anrufen und E-Mails, die nicht direkt mit dem Mandanten zu tun haben, sowie das Nachdenken und Entwickeln von Strategien.

Einer Studie zufolge arbeitet eine beträchtliche Anzahl von Freiberuflern zusätzliche Stunden, um Meilensteine ​​zu erreichen. Zum Beispiel gibt ein Softwareentwickler aus derselben Studie an, dass er 10 % mehr arbeitet, als er berechnet, etwa 50 Stunden pro Woche. Einer der Gründe, warum dies geschieht, liegt in der ständigen Innovation von Technologien, mit denen es oft schwierig ist, Schritt zu halten. Daher verbringen Entwickler zusätzliche Stunden damit, Tests durchzuführen und neue Dinge auszuprobieren, um Ergebnisse zu liefern und die Arbeit abzuschließen.

Die zusätzlichen Aktivitäten wie das Erlernen neuer Fähigkeiten, das Erlangen von Zertifizierungen, Verwaltungsarbeiten usw. beziehen sich auf nicht abrechenbare Stunden, die mehrere Freiberufler für ihre Arbeit aufwenden, aber nicht abrechnen können.

Wer arbeitet abrechenbare Stunden?

Freiberufler machen die Mehrheit der Arbeitnehmer aus, die abrechenbare Stunden arbeiten – sie beziehen sich auf die Menschen, die selbstständig sind, anstatt Vollzeit für jemand anderen zu arbeiten, dh für ein Unternehmen. Viele Freelancer arbeiten im Kundenservice, IT-Bereich, Schreiben, Bildung, Buchhaltung usw.

Neben Freiberuflern gibt es jedoch noch einige andere Arten von Fachleuten, die abrechenbare Stunden leisten. Die Berechnung der abrechenbaren Stunden gilt unter anderem für Juristen , unabhängig davon, ob sie freiberuflich tätig sind oder in Vollzeit für ein Unternehmen arbeiten. Diese Praxis wurde in den 1960er Jahren mit der Erfindung des Computers eingeführt, hauptsächlich um Aufzeichnungen über abrechenbare Stunden zu führen und unethischen Abrechnungspraktiken ein Ende zu setzen.

Berufe, die bei der Durchführung von Arbeiten abrechenbare Stunden verwenden, haben es schwer, zu beurteilen, welche Aktivitäten ethisch oder praktisch abrechenbar sind. Im folgenden Abschnitt dieses Blogbeitrags erfahren Sie, wie Sie Ihre abrechenbaren Stunden einfach berechnen, aber auch auf professionelle und ethische Weise maximieren können.

Strategien zur Maximierung der abrechenbaren Stunden und zur Einhaltung ethischer Grundsätze

Wir haben sechs nützliche Strategien vorbereitet, die Sie anwenden können, um Ihre Abrechnungsfähigkeit zu erhöhen und dabei Ihren Kunden gegenüber aufrichtig zu bleiben. Wenn Sie daher mit Zahlungsverzögerungen oder sogar Nichtzahlungen konfrontiert sind, finden Sie hier einige Strategien, die Ihnen helfen, das Beste aus Projekten herauszuholen, für die Sie bezahlt werden (oder einfach vermeiden, Zeit mit den falschen Projekten zu verschwenden).

Vermeiden Sie Jobbetrug

Vielleicht ist dies der erste Schritt, den Sie brauchen, um Ihre To-do-Liste abzuhaken. Informieren Sie sich über das Unternehmen, von dem Sie als Freiberufler eingestellt wurden, und sehen Sie nach, ob es eine offizielle Website oder eine Präsenz in den sozialen Medien hat. Suchen Sie außerdem nach Bewertungen auf legitimen Websites für Stellenbewertungen oder versuchen Sie, Mitarbeiter in dem Unternehmen zu erreichen, für das Sie sich bewerben.

Darüber hinaus gibt es Unternehmen, die seriös sind, aber den Ruf haben, säumige Zahler oder sogar Nichtzahler zu sein. Informieren Sie sich und vereinbaren Sie mit Ihren Kunden im Voraus Zahlungsbedingungen, um die Kontrolle über Ihren Cashflow zu haben. Das Vermeiden betrügerischer Geschäftsvorschläge erspart Ihnen Zeitverschwendung und freies Arbeiten.

Legen Sie einen Nachweis über Ihre Arbeitszeit vor

Bieten Sie Ihren Kunden eine klare und transparente Beschreibung Ihrer abrechenbaren Stunden. Vage Beschreibungen wie „testen“ oder „forschen“ können mehr schaden als nützen. Einige Kunden suchen nach einer Nadel im Heuhaufen, um Ihre Rechnungen anzufechten, Zahlungen zu verzögern oder gar nicht zu zahlen. Schreiben Sie daher eine gründliche Beschreibung jeder abrechenbaren Aktivität, verfolgen Sie Ihre abrechenbare Zeit , um Missverständnisse zu vermeiden, und bauen Sie Vertrauen bei Ihren Kunden auf. Das bringt uns zu unserem nächsten Punkt.

Verfolgen Sie Ihre abrechenbare Zeit

Um besser zu verstehen, wie Sie Ihre abrechenbaren Stunden maximieren können, müssen Sie sie zuerst nachverfolgen und berechnen . Wenn Sie darüber nachdenken, scheint die Berechnung der abrechenbaren Stunden wie ein Spaziergang im Park – Sie multiplizieren Ihre Arbeitsstunden mit Ihrem Stundensatz. Freiberufler verwalten jedoch oft mehrere Projekte für mehrere Kunden gleichzeitig und berechnen für jedes unterschiedlich. Um Verwirrung und Zahlungsausfälle zu vermeiden, sollte ein Freiberufler eine zuverlässige Methode zur Berechnung der abrechenbaren Stunden wählen. Hier kommt die Technologie ins Spiel, da Sie (hoffentlich) nicht alles auf Papier schreiben werden.

Vor diesem Hintergrund können Sie ein Zeiterfassungstool wie Clockify auswählen, um abrechenbare Stunden einfach zu verfolgen. Legen Sie einfach Ihren abrechenbaren Satz fest und beginnen Sie, Ihre abrechenbaren Stunden zu verfolgen, wann immer Sie an einem Projekt arbeiten, wie in Screenshot 1: Verfolgen abrechenbarer Stunden gezeigt. Stellen Sie sicher, dass das Dollarzeichen aktiviert ist (oder für nicht abrechenbare Aktivitäten deaktiviert ist).

Screenshot 1: Abrechnungsfähige Stunden nachverfolgen

Um Ihre nachverfolgten abrechenbaren Stunden zu sehen und zu analysieren (und sie mit Ihrer nicht abrechenbaren Zeit zu vergleichen), gehen Sie zum Abschnitt Berichte , wo Clockify automatisch abrechenbare Stunden in Ihre Einnahmen einbezieht, wie in Sie können Ihren Bericht auch als PDF- oder Excel-Datei exportieren oder sogar einen URL-Link an Ihren Kunden senden, je nachdem, was Ihnen am besten passt.

Screenshot 2: Berichterstellung

Erst wenn Sie anfangen, Ihre Zeit aufzuzeichnen, können Sie sehen, wie Sie Ihre Zeit während der Arbeit verbringen und wie Sie Ihren Tag organisieren können, um mehr Zeit für kostenpflichtige Aktivitäten aufzuwenden.

Seien Sie vorsichtig beim Erstellen von Rechnungen

Sind Sie sicher, dass Sie immer sorgfältig abrechnungsfähige Zeit in Kundenrechnungen aufnehmen? Vielleicht stellen Sie nicht alles in Rechnung, was Sie sollten, einfach weil Sie nicht alle abrechenbaren Einträge in Ihre Rechnungen aufnehmen. Um dies zu vermeiden, können Sie eine App verwenden, die Rechnungen für Sie erstellt.

Beispielsweise können Sie zu diesem Zweck auch Clockify verwenden, um Rechnungen basierend auf der abrechenbaren Zeit zu erstellen, die Sie gerade erfasst haben.

Aktivieren Sie einfach die Rechnungsstellung in den Einstellungen , geben Sie Ihre Firmenadresse im Abschnitt unten ein und beginnen Sie mit der Erstellung von Rechnungen.

Das Beste an der Verwaltung von Rechnungen auf diese Weise ist, dass Sie Ihre Rechnung automatisch ausfüllen können, indem Sie Ihre nachverfolgte abrechenbare Zeit importieren. Wenn Ihre Rechnung fertig ist, können Sie sie herunterladen und im PDF-Format speichern, um sie einfach mit Ihren Kunden zu teilen Screenshot 3: Rechnungsbeispiel

Mit einem Tool wie Clockify können Sie vermeiden, ein oder zwei gebührenpflichtige Einträge zu verpassen und zu vergessen, etwas zu berechnen, was Sie eigentlich tun sollten.

Passen Sie Ihre Herangehensweise an Ihren Beruf an

Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihr Einkommen zu maximieren, passen Sie Ihre Herangehensweise immer an Ihren Beruf an. Nehmen wir als Beispiel Juristen. Die juristische Arbeit umfasst eine Vielzahl von Tätigkeiten, die praktisch oder ethisch nicht abgerechnet werden können. Ein Anwalt kann dem Mandanten keine Stunden in Rechnung stellen, die er für Besprechungen, Verwaltungsarbeit oder Ausschussarbeit aufgewendet hat. Wenn ein Anwalt dem Mandanten beispielsweise sieben Stunden in Rechnung stellt, bedeutet dies, dass er oder sie bis zu zwölf Stunden in der Kanzlei verbringt.

Aufgrund des kostenpflichtigen Jobs leiden sie unter Burnout, mangelnder Privatsphäre und sozialer Isolation. Darüber hinaus ist Abrechnungsbetrug weit verbreitet und kann schwerwiegende Folgen für die Juristen haben, die es versuchen.

Um dies zu vermeiden, können Juristen Folgendes tun:

Stellen Sie Ihren Kunden transparente und detaillierte Rechnungen zur Verfügung, indem Sie Ihre abrechenbare Zeit verfolgen.

Kommunizieren Sie häufig mit Ihren Kunden und haben Sie klare Richtlinien bezüglich der Tarife.

Delegieren Sie nicht abrechenbare Aufgaben wie Verwaltungsarbeiten an Rechtsassistenten oder Sekretärinnen.

Verwenden Sie ein abrechenbares Stundendiagramm, um Zeiteinträge für die Rechnungsstellung genauer vorzubereiten und das Auffüllen von Stunden zu vermeiden, da dies unethisch ist. Wenn Sie also weniger als eine Stunde an kundenbezogenen Dingen gearbeitet haben und nicht wissen, wie man sie richtig abrechnet, wird sich diese Methode als nützlich erweisen.

Dieses Diagramm wird verwendet, um Teile einer gearbeiteten Stunde einfach zu berechnen. Es basiert auf Inkrementen von 1/10 einer Stunde . Wenn Sie beispielsweise 20 Minuten mit einem Stundensatz von 180 $ gearbeitet haben, sehen Sie sich das Diagramm an, um den Zeitzuschlag zu finden. In Ihrem Fall wären das 0,4.

Um Ihre abrechenbare Zeit zu berechnen, multiplizieren Sie den Zeitzuschlag mit Ihrem Stundensatz. Also 0,4 x 180 $ = 72 $. Sie sollten Ihrem Kunden 72 $ in Rechnung stellen.

Um Ihnen das Leben noch einfacher zu machen, haben wir einen kostenlosen Rechner für abrechenbare Stunden für Sie vorbereitet.

Laden Sie den Rechner für abrechenbare Stunden herunter

Behandeln Sie sich als Marke

Als Freiberufler müssen Sie sich als Marke, Einrichtung behandeln, und andere werden dies folglich auch tun. Dies wird indirekt Ihre abrechenbaren Stunden maximieren – weil es die Chancen erhöht, dass Sie bezahlt werden. Seien Sie daher professionell.

Schreiben Sie keine schlampigen E-Mails und versuchen Sie, so schnell wie möglich auf Ihre E-Mails zu antworten (sofern die Zeitunterschiede dies zulassen). Laut Jon Younger, dem Co-Autor von Agile Talent , sollten Sie Rechnungen wöchentlich oder jedes Mal, wenn Sie die Arbeit beenden, versenden, da dies „ein Signal dafür ist, dass Sie Ihre Zeit als wertvoll erachten. „Bei komplexen Projekten, die bis zu einigen Monaten dauern können, schlägt er Meilensteinzahlungen oder Ratenzahlungen vor. Younger sagt: „ Man möchte nicht drei Monate an einem Projekt arbeiten, nur damit der Kunde sagt: ‚Ich hasse es. Und ich bezahle dir nur 50%. ”

Stimmen Sie außerdem nicht zu, an etwas zu arbeiten, ohne einen Vertrag mit dem Umfang des Projekts, sichtbaren Zahlungsbedingungen und Konditionen zu erhalten. Lesen Sie den Vertrag sorgfältig durch, um später Betrug oder Missverständnisse zu vermeiden.

Präsentieren Sie sich als Profi, der konsistente und qualitativ hochwertige Arbeit leistet und dabei ehrliche und transparente Kommunikation respektiert.

Fazit

Egal, ob Sie Freiberufler sind oder in einer Branche arbeiten, die abrechenbare Stunden erfordert, wählen Sie eine Strategie, die am besten zu Ihnen passt, und integrieren Sie sie in Ihren Arbeitsalltag. Sicher, es gibt Aktivitäten, die Sie einfach nicht abrechnen können, aber die Strategien aus diesem Artikel können Ihnen dabei helfen, neue Managementfähigkeiten zu erwerben und Ihre Zeit ein wenig effizienter zu nutzen.

Darüber hinaus wird Ihnen die Aufrechterhaltung einer offenen und wahrheitsgemäßen Abrechnungspraxis den Status eines geschätzten Fachmanns einbringen und im Gegenzug hochwertige Kunden anziehen.