Comment maximiser les heures facturables en tant que freelance

Le nombre de pigistes aux États-Unis a augmenté rapidement depuis 2014 - selon les dernières recherches, il y a 59 millions de pigistes aux États-Unis. Les gens optent pour des emplois indépendants en raison de leur flexibilité d'horaire et de leurs revenus supplémentaires. En outre, il existe des personnes dont les principales sources de revenus proviennent directement de la pige. Les pigistes ont en effet de grands avantages, mais l'une des principales difficultés est de savoir comment calculer les heures facturables.

Les métiers de la brique et du mortier ont des départements des ressources humaines qui gèrent leurs paiements, leurs factures et leur temps de prise de force. Lorsque vous êtes travailleur autonome, la gestion des paiements peut faire basculer le bateau. Il est souvent intimidant et assez courant pour les employeurs d'être en retard lorsqu'il s'agit de payer. Selon une étude du Freelance Union, 8 pigistes sur 10 sont confrontés à des problèmes de paiement.

Afin d'éviter que cela ne se produise, nous avons préparé des stratégies éthiques qui peuvent vous aider à gérer vos paiements et à maximiser les heures facturables en tant que pigiste.

Que sont les heures facturables et non facturables ?

Les indépendants, contrairement aux salariés à temps plein, ont la liberté d'organiser leur temps de travail et de loisirs comme ils le souhaitent. Cependant, les inconvénients du travail en tant qu'indépendant mettent parfois les avantages dans l'ombre. Dans de nombreux cas, ces inconvénients tels que les temps d'arrêt non désirés, les vacances non payées, la pension et l'assurance. Mais, étant donné que beaucoup de pigistes facturent leur temps à l'heure, ce qui les inquiète souvent, c'est comment augmenter le nombre d'heures facturables . Avant de plonger dans la maximisation des heures facturables, assurons-nous que vous comprenez ce que signifient les heures facturables et non facturables.

Heures facturables

Lorsque vous êtes travailleur autonome, vous n'avez pas de service des ressources humaines sur lequel compter pour faire le travail administratif à votre place. Au lieu de cela, vous gérez vous-même vos heures de travail, vos vacances et vos heures facturables.

Les heures facturables sont le nombre d'heures travaillées pour lesquelles un pigiste facture le client. Afin de calculer correctement vos heures facturables, vous devez être très méticuleux et rigoureux — mais rester éthique — sinon, vous finirez par travailler gratuitement ou viré si vous commettez une fraude.

Par exemple, dans le cas d'un tuteur de langue, les activités qui constituent des heures facturables sont exclusivement de l'enseignement. En revanche, les heures facturables d'un avocat comprennent les réunions avec les clients, toute forme de correspondance avec les clients, y compris les appels téléphoniques ou les e-mails, et le travail sur l'affaire réelle pour un client.

Heures non facturables

Le nombre d'heures qu'un pigiste travaille mais ne facture pas au client est appelé heures non facturables . Les heures non facturables comprennent les heures supplémentaires qui ont été consacrées à l'exécution du travail, mais qui ne peuvent pas être facturées de manière éthique.

Par exemple, les tuteurs de langue indépendants passent des heures supplémentaires à préparer le cours et à fournir du matériel supplémentaire pour lequel ils ne sont pas rémunérés. Dans le cas de l'avocat, les heures non facturables comprennent les réunions avec des collègues, la réponse aux appels et aux e-mails qui ne sont pas directement liés au client, la réflexion et l'élaboration de stratégies.

Selon une étude, un nombre important de pigistes travaillent des heures supplémentaires afin de respecter les jalons. Par exemple, un développeur de logiciels, issu de la même recherche, déclare qu'il travaille 10 % de plus que ce qu'il facture, environ 50 heures par semaine. L'une des raisons pour lesquelles cela se produit est due à l'innovation constante des technologies qui est souvent difficile à suivre. Ainsi, les développeurs passent des heures supplémentaires à exécuter des tests et à essayer de nouvelles choses pour obtenir des résultats et terminer le travail.

Les activités supplémentaires telles que l'acquisition de nouvelles compétences, l'obtention de certifications, le travail administratif, etc. font référence aux heures non facturables que plusieurs indépendants consacrent à leur travail mais ne peuvent pas facturer.

Qui travaille des heures facturables?

Les pigistes constituent la majorité des travailleurs qui travaillent des heures facturables - ils se réfèrent aux personnes qui sont des travailleurs indépendants plutôt que de travailler pour quelqu'un d'autre à temps plein, c'est-à-dire une entreprise. Beaucoup de pigistes travaillent dans le service à la clientèle, le secteur informatique, la rédaction, l'éducation, la comptabilité, etc.

Cependant, il existe quelques autres types de professionnels qui travaillent des heures facturables en plus des pigistes. Le calcul des heures facturables s'applique, entre autres, aux professionnels du droit , qu'ils soient indépendants ou qu'ils travaillent à temps plein pour une entreprise. Cette pratique a été introduite dans les années 1960 avec l'invention de l'ordinateur principalement pour tenir des registres des heures facturables et mettre fin aux pratiques de facturation contraires à l'éthique.

Les professions qui utilisent des heures facturables lorsqu'elles effectuent un travail ont du mal à juger quelles activités constituent des activités facturables sur le plan éthique ou pratique. Dans la section suivante de cet article de blog, vous pourrez découvrir comment calculer facilement vos heures facturables mais aussi les maximiser, de manière professionnelle et éthique.

Stratégies pour maximiser les heures facturables et rester éthique

Nous avons préparé six stratégies utiles que vous pourriez adapter pour augmenter votre facturation tout en restant sincères envers vos clients. Par conséquent, si vous faites face à des retards de paiement ou même à des non-paiements, voici quelques stratégies qui vous aideront à tirer le meilleur parti des projets pour lesquels vous êtes payé (ou simplement à éviter de perdre du temps sur les mauvais projets).

Évitez les arnaques à l'emploi

C'est peut-être la première étape dont vous avez besoin pour cocher votre liste de tâches. Faites des recherches sur l'entreprise qui vous a embauché en tant que pigiste, voyez si elle a un site Web officiel ou une présence sur les réseaux sociaux. De plus, recherchez des avis sur des sites Web légitimes d'évaluation des emplois ou essayez de contacter les employés de l'entreprise pour laquelle vous postulez.

De plus, certaines entreprises sont légitimes mais ont la réputation d'être des retardataires ou même des non-payeurs. Faites vos recherches et convenez à l'avance des conditions de paiement avec vos clients pour avoir le contrôle de vos flux de trésorerie. Éviter les propositions commerciales frauduleuses vous évitera de perdre votre temps et de travailler gratuitement.

Fournir une preuve de vos heures de travail

Fournissez à vos clients une description claire et transparente de vos heures facturables. Des descriptions vagues telles que « tester » ou « faire de la recherche » peuvent faire plus de mal que de bien. Certains clients chercheront une aiguille dans une botte de foin pour contester vos factures, retarder les paiements ou ne pas payer du tout. Ainsi, rédigez une description détaillée de chaque activité facturable, suivez votre temps facturable pour éviter les malentendus et établissez la confiance avec vos clients. Cela nous amène à notre point suivant.

Suivez votre temps facturable

Pour mieux comprendre comment optimiser vos heures facturables, vous devez d' abord les suivre et les calculer . Quand on y pense, le calcul des heures facturables semble être une promenade dans le parc - vous multipliez vos heures de travail par votre taux horaire. Cependant, les indépendants gèrent souvent plusieurs projets pour plusieurs clients à la fois et facturent différemment pour chacun. Pour éviter toute confusion et non-paiement, un pigiste doit choisir une méthode fiable de calcul des heures facturables . C'est là que la technologie est utile puisque vous n'allez pas tout écrire sur papier (espérons-le).

Cela dit, vous pouvez choisir un outil de suivi du temps tel que Clockify, pour suivre facilement les heures facturables. Définissez simplement votre taux facturable et commencez à suivre vos heures facturables chaque fois que vous travaillez sur un projet, comme illustré dans Capture d'écran 1 : Suivi des heures facturables . Assurez-vous que le signe dollar est coché (ou désactivé pour les activités non facturables).

Capture d'écran 1 : Suivi des heures facturables

Afin de voir et d'analyser vos heures facturables suivies (et de les comparer à votre temps non facturable), accédez à la section Rapports où Clockify inclut automatiquement les heures facturables dans vos revenus, comme indiqué dans Vous pouvez également exporter votre rapport sous forme de fichier pdf ou Excel, ou même envoyer un lien URL à votre client, selon ce qui vous convient le mieux.

Capture d'écran 2 : Création de rapports

Ce n'est que lorsque vous commencez à enregistrer votre temps que vous pouvez voir comment vous passez votre temps au travail et comment vous pouvez organiser votre journée pour passer plus de temps sur des activités facturables.

Soyez prudent lors de la création de factures

Êtes-vous sûr de toujours faire preuve de diligence lorsque vous incluez du temps facturable dans les factures des clients ? Peut-être que vous ne facturez pas tout ce que vous devriez, simplement parce que vous n'incluez pas toutes les entrées facturables dans vos factures. Pour éviter cela, vous pouvez utiliser une application qui créera des factures pour vous.

Par exemple, vous pouvez également utiliser Clockify à cette fin pour créer des factures basées sur le temps facturable que vous venez de suivre .

Activez simplement la facturation dans la section des paramètres , entrez l'adresse de votre entreprise dans la section ci-dessous et commencez à créer des factures.

La meilleure chose à propos de la gestion des factures de cette façon est que vous pouvez remplir automatiquement votre facture en important votre temps facturable suivi . Lorsque votre facture est prête, vous pouvez la télécharger et l'enregistrer au format pdf pour la partager facilement avec vos clients Capture d'écran 3 : Exemple de facture

En utilisant un outil tel que Clockify, vous pouvez éviter de manquer une ou deux entrées facturables et d'oublier de facturer quelque chose que vous êtes censé faire.

Ajustez votre approche à votre métier

Lorsque vous cherchez des moyens de maximiser vos revenus, adaptez toujours votre approche à votre profession. Prenez les professionnels du droit, par exemple. Le travail juridique comprend un grand nombre d'activités qui ne peuvent être pratiquement ou éthiquement facturées. Un avocat ne peut pas facturer les heures que le client consacre aux réunions, au travail administratif ou au travail en comité. Par exemple, si un avocat facture sept heures au client, cela signifie qu'il passera jusqu'à douze heures au bureau.

En raison de la nature facturable de leur travail, ils souffrent d'épuisement professionnel, de manque de vie privée et d'isolement social. De plus, la fraude à la facturation est courante et peut entraîner de graves conséquences pour les professionnels du droit qui l'essayent.

Pour éviter que cela ne se produise, les professionnels du droit peuvent procéder comme suit :

Fournissez à vos clients des factures transparentes et détaillées en suivant votre temps facturable.

Communiquez fréquemment avec vos clients et ayez des politiques claires concernant les tarifs.

Déléguez les tâches non facturables telles que le travail administratif à des assistants juridiques ou à des secrétaires.

Utilisez un tableau des heures facturables pour préparer les entrées de temps pour la facturation avec plus de précision et éviter de remplir les heures car cela est contraire à l'éthique. Donc, si vous avez travaillé moins d'une heure sur des choses liées aux clients et que vous ne savez pas comment les facturer correctement, cette méthode vous sera utile.

Ce tableau est utilisé pour calculer facilement des tranches d'une heure travaillée. Il est basé sur des incréments de 1/10e d'heure . Par exemple, si vous avez travaillé pendant 20 minutes à un taux de 180 $ de l'heure, consultez le tableau pour trouver l'incrément de temps. Dans votre cas, ce serait 0,4.

Afin de calculer votre temps facturable, multipliez l'incrément de temps par votre taux horaire. Donc, 0,4 x 180 $ = 72 $. Vous devriez facturer 72 $ à votre client.

Pour vous faciliter la vie, nous vous avons préparé un calculateur d'heures facturables gratuit .

Téléchargez le calculateur d'heures facturables

Traitez-vous comme une marque

En tant que pigiste, vous devez vous traiter comme une marque, un établissement et, par conséquent, les autres le feront aussi. Cela maximisera indirectement vos heures facturables, car cela augmentera les chances que vous soyez payé. Par conséquent, soyez professionnel.

N'écrivez pas d'e-mails bâclés et essayez de répondre à vos e-mails dès que possible (si le décalage horaire le permet). Selon Jon Younger, le co-auteur de Agile Talent , vous devriez envoyer des factures chaque semaine ou chaque fois que vous terminez le travail car c'est "un signal que vous considérez votre temps comme précieux. « Dans le cas de projets complexes pouvant durer jusqu'à quelques mois, il propose des paiements échelonnés ou des paiements par tranches. Younger dit : « Vous ne voulez pas travailler pendant trois mois sur un projet uniquement pour que le client dise : « Je déteste ça. Et je ne vous paierai que 50 %. ”

De plus, n'acceptez pas de travailler sur quelque chose sans recevoir un contrat avec la portée du projet, les modalités de paiement visibles et les conditions. Lisez attentivement le contrat pour éviter toute fraude ou malentendu par la suite.

Présentez-vous comme un professionnel qui fournit un travail cohérent et de qualité tout en respectant une communication honnête et transparente.

Conclusion

Que vous soyez indépendant ou que vous travailliez dans une industrie qui nécessite des heures facturables, choisissez une stratégie qui vous convient le mieux et intégrez-la à votre routine de travail. Bien sûr, il y a des activités que vous ne pouvez tout simplement pas facturer, mais l'utilisation des stratégies de cet article peut vous aider à acquérir de nouvelles compétences en gestion et à utiliser votre temps un peu plus efficacement.

De plus, le maintien d'une pratique de facturation ouverte et véridique vous fera gagner le statut de professionnel apprécié et attirera en retour des clients de qualité.