Come massimizzare le ore fatturabili come libero professionista

Il numero di liberi professionisti negli Stati Uniti è in rapido aumento dal 2014: secondo l'ultima ricerca, ci sono 59 milioni di liberi professionisti negli Stati Uniti. Le persone optano per lavori freelance grazie alla loro flessibilità di pianificazione e al reddito aggiuntivo. Inoltre, ci sono persone le cui principali fonti di reddito provengono direttamente dal freelance. I liberi professionisti hanno davvero grandi vantaggi, ma una delle difficoltà principali è come calcolare le ore fatturabili.

Le professioni di mattoni e malta hanno dipartimenti delle risorse umane che gestiscono i pagamenti, le fatture e il tempo della presa di forza. Quando sei un lavoratore autonomo, la gestione dei pagamenti può scuotere la barca. È spesso scoraggiante e abbastanza comune per i datori di lavoro essere in ritardo quando si tratta di pagare. Secondo una ricerca della Freelance Union, 8 liberi professionisti su 10 si occupano di problemi di pagamento.

Per evitare che ciò accada, abbiamo preparato alcune strategie etiche che possono aiutarti a gestire i tuoi pagamenti e massimizzare le ore fatturabili come libero professionista.

Cosa sono le ore fatturabili e non fatturabili?

I liberi professionisti, al contrario dei dipendenti a tempo pieno, hanno la libertà di organizzare il loro tempo di lavoro e il tempo libero come desiderano. Tuttavia, gli svantaggi di lavorare come freelance a volte mettono in ombra i vantaggi. In molti casi, questi aspetti negativi come tempi di inattività indesiderati, ferie non pagate, pensione e assicurazione. Ma, considerando che molti freelance addebitano il proprio tempo a ore, ciò che spesso li preoccupa è come aumentare il numero di ore fatturabili . Prima di approfondire la massimizzazione delle ore fatturabili, assicuriamoci di capire cosa rappresentano le ore fatturabili e non fatturabili.

Ore fatturabili

Quando sei un lavoratore autonomo, non hai un dipartimento delle risorse umane su cui fare affidamento per svolgere il lavoro amministrativo per te. Invece, gestisci autonomamente le ore di lavoro, le ferie e le ore fatturabili.

Le ore fatturabili sono il numero di ore lavorate per le quali un libero professionista fattura al cliente. Per calcolare correttamente le ore fatturabili, devi essere molto meticoloso e rigoroso, ma rimanere etico, altrimenti finirai per lavorare gratuitamente o licenziarti se commetti una frode.

Ad esempio, nel caso di un tutor di lingua, le attività che costituiscono le ore fatturabili sono esclusivamente didattiche. Al contrario, le ore fatturabili di un avvocato includono incontri con i clienti, qualsiasi forma di corrispondenza con i clienti comprese telefonate o e-mail e lavoro sulla questione reale per un cliente.

Ore non fatturabili

Il numero di ore in cui un libero professionista lavora ma non fattura al cliente è indicato come ore non fatturabili . Le ore non fatturabili includono le ore aggiuntive che sono state spese per portare a termine il lavoro ma non possono essere fatturate eticamente.

Ad esempio, i tutor di lingue freelance trascorrono ore aggiuntive a prepararsi per la lezione e fornendo materiale aggiuntivo per il quale non sono pagati. Nel caso dell'avvocato, le ore non fatturabili includono incontri con i colleghi, rispondere a chiamate ed e-mail che non sono direttamente correlate al cliente, pensare e elaborare strategie.

Secondo una ricerca, un numero significativo di liberi professionisti lavora ore aggiuntive per raggiungere le pietre miliari. Ad esempio, uno sviluppatore di software, della stessa ricerca, afferma di lavorare il 10% in più di quanto addebita, circa 50 ore a settimana. Uno dei motivi per cui ciò accade è dovuto alla costante innovazione di tecnologie con cui spesso è difficile stare al passo. Pertanto, gli sviluppatori trascorrono ore extra a eseguire test e provare nuove cose per fornire risultati e completare il lavoro.

Le attività aggiuntive come l'acquisizione di nuove competenze, l'ottenimento di certificazioni, il lavoro amministrativo, ecc. si riferiscono a ore non fatturabili che più liberi professionisti trascorrono facendo il proprio lavoro ma non possono fatturare.

Chi lavora con le ore fatturabili?

I liberi professionisti costituiscono la maggioranza dei lavoratori che lavorano a ore fatturabili: si riferiscono alle persone che sono lavoratori autonomi piuttosto che lavorare per qualcun altro a tempo pieno, cioè un'azienda. Molti liberi professionisti lavorano nel servizio clienti, nel settore IT, nella scrittura, nell'istruzione, nella contabilità, ecc.

Tuttavia, ci sono alcuni altri tipi di professionisti che lavorano con ore fatturabili oltre ai liberi professionisti. Il calcolo delle ore fatturabili, tra l'altro, si applica ai professionisti legali , siano essi liberi professionisti o che lavorino a tempo pieno per un'azienda. Questa pratica è stata introdotta negli anni '60 con l'invenzione del computer principalmente per tenere traccia delle ore fatturabili e porre fine a pratiche di fatturazione non etiche.

Le professioni che utilizzano ore fatturabili durante lo svolgimento del lavoro hanno un duro lavoro nel formulare giudizi su quali attività costituiscono fatturabili eticamente o praticamente. Nella sezione seguente di questo post del blog, puoi trovare come calcolare facilmente le ore fatturabili ma anche massimizzarle, in modo professionale ed etico.

Strategie per massimizzare le ore fatturabili e rimanere etici

Abbiamo preparato sei strategie utili che potresti adattare per aumentare la tua fatturabilità ma rimanere sincero con i clienti. Pertanto, se stai affrontando pagamenti ritardati o addirittura mancati, ecco alcune strategie che ti aiuteranno a ottenere il massimo dai progetti per cui vieni pagato (o semplicemente a evitare di perdere tempo con i progetti sbagliati).

Evita le truffe sul lavoro

Forse questo è il passaggio iniziale di cui hai bisogno per controllare la tua lista di cose da fare. Fai qualche ricerca sull'azienda da cui sei stato assunto come libero professionista, verifica se ha un sito Web ufficiale o una presenza sui social media. Inoltre, cerca le recensioni su siti Web di recensioni di lavoro legittimi o prova a contattare i dipendenti dell'azienda per cui ti stai candidando.

Inoltre, ci sono aziende che sono legittime ma hanno la reputazione di essere ritardatari o addirittura non paganti. Fai le tue ricerche e concorda in anticipo i termini di pagamento con i tuoi clienti per avere il controllo sul tuo flusso di cassa. Evitare proposte commerciali fraudolente ti eviterà di perdere tempo e di lavorare gratuitamente.

Fornisci una prova del tuo orario di lavoro

Fornisci ai tuoi clienti una descrizione chiara e trasparente delle tue ore fatturabili. Descrizioni vaghe come "test" o "fare ricerca" possono fare più male che bene. Alcuni clienti cercheranno un ago in un pagliaio per contestare le fatture, ritardare i pagamenti o non pagare affatto. Pertanto, scrivi una descrizione completa di ciascuna attività fatturabile, tieni traccia del tuo tempo fatturabile per evitare incomprensioni e crea fiducia con i tuoi clienti. Questo ci porta al nostro punto successivo.

Tieni traccia del tuo tempo fatturabile

Per capire meglio come massimizzare le ore fatturabili, dovrai prima tracciarle e calcolarle . Quando ci pensi, calcolare le ore fatturabili sembra una passeggiata: moltiplichi le ore di lavoro per la tua tariffa oraria. Tuttavia, i liberi professionisti spesso gestiscono più progetti per più clienti contemporaneamente e addebitano in modo diverso per ciascuno. Per evitare confusione e mancati pagamenti, un libero professionista dovrebbe scegliere un metodo affidabile per calcolare le ore fatturabili . È qui che la tecnologia torna utile poiché non scriverai tutto su carta (si spera).

Detto questo, puoi scegliere uno strumento di monitoraggio del tempo come Clockify, per monitorare facilmente le ore fatturabili. Semplicemente, imposta la tua tariffa fatturabile e inizia a monitorare le ore fatturabili ogni volta che lavori a un progetto, come mostrato nella schermata 1: Monitoraggio delle ore fatturabili . Assicurati che il simbolo del dollaro sia selezionato (o disabilitato per le attività non fatturabili).

Schermata 1: monitoraggio delle ore fatturabili

Per visualizzare e analizzare le ore fatturabili monitorate (e confrontarle con il tempo non fatturabile), vai alla sezione Rapporti in cui Clockify include automaticamente le ore fatturabili nelle tue entrate, come mostrato nella Puoi anche esportare il tuo rapporto come file pdf o Excel o persino inviare un collegamento URL al tuo cliente, come preferisci.

Schermata 2: Rapporti

Solo quando inizi a tenere traccia del tuo tempo, puoi vedere come trascorri il tuo tempo mentre lavori e come puoi organizzare la tua giornata per dedicare più tempo alle attività fatturabili.

Prestare attenzione durante la creazione delle fatture

Sei sicuro di essere sempre diligente quando includi il tempo fatturabile nelle fatture dei clienti? Forse non stai fatturando tutto ciò che dovresti, semplicemente perché non stai includendo tutte le voci fatturabili nelle tue fatture. Per evitare ciò, puoi utilizzare un'app che creerà fatture per te.

Ad esempio, puoi anche utilizzare Clockify a questo scopo per creare fatture in base al tempo fatturabile che hai appena monitorato .

Semplicemente, abilita la fatturazione nella sezione delle impostazioni , inserisci l'indirizzo della tua azienda nella sezione sottostante e inizia a creare le fatture.

La cosa migliore della gestione delle fatture in questo modo è che puoi compilare automaticamente la tua fattura importando il tuo tempo fatturabile tracciato . Quando la tua fattura sarà pronta, potrai scaricarla e salvarla in formato pdf per essere facilmente condivisibile con i tuoi clienti Schermata 3: Esempio di fattura

Utilizzando uno strumento come Clockify, puoi evitare di perdere una o due voci fatturabili e dimenticare di fatturare qualcosa che dovresti.

Modifica il tuo approccio alla tua professione

Quando cerchi modi per massimizzare i tuoi guadagni, adatta sempre il tuo approccio alla tua professione. Prendi i professionisti legali, come esempio. Il lavoro legale include un vasto numero di attività che non possono essere fatturate in modo pratico o etico. Un avvocato non può fatturare al cliente le ore trascorse in riunioni, lavori amministrativi o lavori di commissione. Ad esempio, se un avvocato fattura al cliente sette ore, significa che trascorrerà fino a dodici ore in ufficio.

A causa della natura fatturabile del loro lavoro, soffrono di burnout, mancanza di vita privata e isolamento sociale. Inoltre, la frode di fatturazione è comune e può comportare gravi conseguenze per i professionisti legali che la provano.

Per evitare che ciò accada, i professionisti legali possono fare quanto segue:

Fornisci ai tuoi clienti fatture trasparenti e dettagliate monitorando il tuo tempo fatturabile.

Comunica frequentemente con i tuoi clienti e stabilisci politiche chiare in merito alle tariffe.

Delega compiti non fatturabili come il lavoro amministrativo ad assistenti legali o segretari.

Utilizzare un grafico orario fatturabile per preparare le voci di tempo per la fatturazione in modo più accurato ed evitare di riempire le ore poiché non è etico. Quindi, se hai lavorato per meno di un'ora su cose relative ai clienti e non sai come fatturarle correttamente, questo metodo ti tornerà utile.

Questo grafico viene utilizzato per calcolare facilmente i blocchi di un'ora lavorata. Si basa su incrementi di 1/10 di un'ora . Ad esempio, se hai lavorato per 20 minuti a una tariffa di $ 180 l'ora, guarda il grafico per trovare l'incremento di tempo. Nel tuo caso, sarebbe 0,4.

Per calcolare il tuo tempo fatturabile, moltiplica l'incremento di tempo per la tua tariffa oraria. Quindi, 0,4 x $ 180 = $ 72. Dovresti fatturare $ 72 al tuo cliente.

Per semplificarti la vita, abbiamo preparato per te un calcolatore di ore fatturabile gratuito .

Scarica il Calcolatore delle ore fatturabili

Trattati come un marchio

Come libero professionista, devi trattarti come un marchio, un'istituzione e, di conseguenza, lo faranno anche gli altri. Ciò massimizzerà indirettamente le tue ore fatturabili, perché aumenterà le possibilità di essere pagato. Pertanto, sii professionale.

Non scrivere e-mail sciatte e cerca di rispondere alle tue e-mail il prima possibile (se le differenze di orario lo consentono). Secondo Jon Younger, il coautore di Agile Talent , dovresti inviare fatture settimanalmente o ogni volta che finisci il lavoro poiché è "un segnale che consideri il tuo tempo prezioso. ” Nel caso di progetti complessi che possono durare fino a pochi mesi, suggerisce pagamenti intermedi o pagamenti a blocchi. Younger dice: “ Non vuoi lavorare per tre mesi su un progetto solo per far dire al cliente: 'Lo odio. E ti pagherò solo per il 50%. "

Inoltre, non accettare di lavorare su qualcosa senza ricevere un contratto con l'ambito del progetto, termini di pagamento visibili e condizioni. Leggere attentamente il contratto per evitare frodi o incomprensioni in seguito.

Presentati come un professionista che offre un lavoro coerente e di qualità, ma rispetta una comunicazione onesta e trasparente.

Conclusione

Che tu sia un libero professionista o lavori in un settore che richiede ore fatturabili, scegli la strategia più adatta a te e integrala nella tua routine lavorativa. Certo, ci sono attività che semplicemente non puoi fatturare, ma l'utilizzo delle strategie di questo articolo può aiutarti ad acquisire nuove capacità di gestione e utilizzare il tuo tempo in modo un po' efficiente.

Inoltre, mantenere una pratica di fatturazione aperta e veritiera ti farà guadagnare lo status di professionista stimato e attirerà in cambio clienti di qualità.