Cómo maximizar las horas facturables como autónomo

El número de autónomos en los EE. UU. ha aumentado rápidamente desde 2014: según las últimas investigaciones, hay 59 millones de autónomos en los EE. UU. Las personas optan por trabajos independientes debido a su flexibilidad de horarios e ingresos adicionales. Además, hay personas cuyas principales fuentes de ingresos provienen directamente del trabajo independiente. Los autónomos tienen grandes beneficios, pero uno de los principales problemas es cómo calcular las horas facturables.

Las profesiones físicas tienen departamentos de recursos humanos que manejan sus pagos, facturas y tiempo de PTO. Cuando trabaja por cuenta propia, la gestión de los pagos puede sacudir el barco. A menudo, es desalentador y bastante común que los empleadores se retrasen cuando se trata de pagar. Según una investigación de Freelance Union, 8 de cada 10 trabajadores independientes se enfrentan a problemas de pago.

Para evitar que esto suceda, hemos preparado algunas estrategias éticas que pueden ayudarlo a administrar sus pagos y maximizar las horas facturables como trabajador independiente.

¿Qué son las horas facturables y las no facturables?

Los autónomos, a diferencia de los empleados a tiempo completo, tienen la libertad de organizar su tiempo de trabajo y tiempo libre como lo deseen. Sin embargo, las desventajas de trabajar como autónomo a veces ocultan las ventajas. En muchos casos, estas desventajas, como el tiempo de inactividad no deseado, las vacaciones no pagadas, la pensión y el seguro. Pero, teniendo en cuenta que muchos autónomos cobran su tiempo por horas, lo que muchas veces les preocupa es cómo aumentar el número de horas facturables . Antes de profundizar en la maximización de las horas facturables, asegurémonos de que comprende qué significan las horas facturables y las no facturables.

Horas facturables

Cuando trabaja por cuenta propia, no tiene un departamento de recursos humanos en quien confiar para que haga el trabajo administrativo por usted. En su lugar, usted mismo administra sus horas de trabajo, vacaciones y horas facturables.

Las horas facturables son el número de horas trabajadas por las que un freelancer factura al cliente. Para calcular correctamente sus horas facturables, debe ser muy meticuloso y riguroso, pero debe seguir siendo ético; de lo contrario, terminará trabajando gratis o despedido si comete un fraude.

Por ejemplo, en el caso de un tutor de idiomas, las actividades que constituyen horas facturables son exclusivamente docentes. Por el contrario, las horas facturables de un abogado incluyen reuniones con clientes, cualquier forma de correspondencia con los clientes, incluidas llamadas telefónicas o correos electrónicos, y trabajar en el asunto real para un cliente.

Horas no facturables

El número de horas que trabaja un autónomo pero que no factura al cliente se denomina horas no facturables . Las horas no facturables incluyen las horas adicionales que se dedicaron a realizar el trabajo pero que no se pueden facturar éticamente.

Por ejemplo, los tutores de idiomas independientes pasan horas adicionales preparándose para la clase y brindando material adicional por el cual no se les paga. En el caso del abogado, las horas no facturables incluyen reuniones con compañeros de trabajo, atención de llamadas y correos electrónicos que no están directamente relacionados con el cliente, pensar y hacer estrategias.

Según una investigación, un número significativo de autónomos trabaja horas adicionales para cumplir con los hitos. Por ejemplo, un desarrollador de software, de la misma investigación, afirma que trabaja un 10% más de lo que cobra, unas 50 horas a la semana. Una de las razones por las que esto sucede se debe a la constante innovación de tecnologías que a menudo es difícil de seguir. Por lo tanto, los desarrolladores dedican horas adicionales a realizar pruebas y probar cosas nuevas para obtener resultados y finalizar el trabajo.

Las actividades adicionales como la adquisición de nuevas habilidades, la obtención de certificaciones, el trabajo administrativo, etc. se refieren a las horas no facturables que varios autónomos dedican a su trabajo pero que no pueden facturar.

¿Quién trabaja horas facturables?

Los autónomos constituyen la mayoría de los trabajadores que trabajan horas facturables: se refieren a las personas que trabajan por cuenta propia en lugar de trabajar para otra persona a tiempo completo, es decir, una empresa. Muchos freelancers trabajan en atención al cliente, sector de TI, redacción, educación, contabilidad, etc.

Sin embargo, hay algunos otros tipos de profesionales que trabajan horas facturables además de los autónomos. El cómputo de horas facturables, entre otros, se aplica a los profesionales del derecho , ya sean autónomos o trabajen a tiempo completo para una empresa. Esta práctica se introdujo en la década de 1960 con la invención de la computadora principalmente para mantener registros de las horas facturables y poner fin a las prácticas de facturación poco éticas.

Las profesiones que usan horas facturables cuando realizan el trabajo tienen un trabajo difícil al hacer juicios sobre qué actividades constituyen ética o prácticamente facturables. En la siguiente sección de esta publicación de blog, puede encontrar cómo calcular sus horas facturables fácilmente pero también maximizarlas, de manera profesional y ética.

Estrategias para maximizar las horas facturables y permanecer ético

Hemos preparado seis estrategias útiles que puede adaptar para aumentar su facturación y seguir siendo sincero con los clientes. Por lo tanto, si enfrenta retrasos en los pagos o incluso falta de pago, aquí hay algunas estrategias que lo ayudarán a aprovechar al máximo los proyectos por los que le pagan (o simplemente evitar perder el tiempo en los proyectos equivocados).

Evite las estafas laborales

Quizás este sea el paso inicial que necesita para marcar su lista de tareas pendientes. Investigue un poco sobre la empresa que lo contrató como trabajador independiente, vea si tienen un sitio web oficial o presencia en las redes sociales. Además, busque reseñas en sitios web legítimos de reseñas de trabajos, o intente comunicarse con los empleados de la empresa que está solicitando.

Además, hay empresas que son legítimas pero que tienen la reputación de ser morosas o incluso morosas. Investigue y acuerde las condiciones de pago con sus clientes por adelantado para tener control sobre su flujo de efectivo. Evitar propuestas comerciales fraudulentas te ahorrará perder el tiempo y trabajar gratis.

Proporcionar prueba de sus horas de trabajo

Proporcione a sus clientes una descripción clara y transparente de sus horas facturables. Las descripciones vagas como "probando" o "investigando" pueden hacer más daño que bien. Algunos clientes buscarán una aguja en un pajar para disputar sus facturas, retrasar los pagos o no pagar en absoluto. Por lo tanto, escriba una descripción detallada de cada actividad facturable, realice un seguimiento de su tiempo facturable para evitar malentendidos y genere confianza con sus clientes. Esto nos lleva a nuestro siguiente punto.

Seguimiento de su tiempo facturable

Para comprender mejor cómo puede maximizar sus horas facturables, primero deberá realizar un seguimiento y calcularlas . Cuando lo piensa, calcular las horas facturables parece un paseo por el parque: multiplica sus horas de trabajo por su tarifa por hora. Sin embargo, los autónomos a menudo gestionan varios proyectos para varios clientes a la vez y cobran de forma diferente por cada uno. Para evitar confusiones y falta de pago, un freelancer debe elegir un método confiable para calcular las horas facturables . Aquí es donde la tecnología es útil ya que no vas a escribir todo en papel (con suerte).

Dicho esto, puede elegir una herramienta de seguimiento de tiempo como Clockify, para realizar un seguimiento de las horas facturables con facilidad. Simplemente, establezca su tarifa facturable y comience a realizar un seguimiento de sus horas facturables cada vez que trabaje en un proyecto, como se muestra en la Captura de pantalla 1: Seguimiento de las horas facturables . Asegúrese de que el signo de dólar esté marcado (o deshabilitado para actividades no facturables).

Captura de pantalla 1: seguimiento de las horas facturables

Para ver y analizar sus horas facturables rastreadas (y compararlas con su tiempo no facturable), vaya a la sección Informes donde Clockify incluye automáticamente las horas facturables en sus ganancias, como se muestra en la También puede exportar su informe como un archivo pdf o Excel, o incluso enviar un enlace URL a su cliente, lo que más le convenga.

Captura de pantalla 2: Informes

Solo cuando comienza a llevar un registro de su tiempo, puede ver cómo pasa su tiempo mientras trabaja y cómo puede organizar su día para dedicar más tiempo a actividades facturables.

Tenga cuidado al crear facturas

¿Está seguro de que siempre es diligente al incluir el tiempo facturable en las facturas de los clientes? Tal vez no esté facturando todo lo que debería, simplemente porque no está incluyendo todas las entradas facturables en sus facturas. Para evitar esto, puede usar una aplicación que creará facturas por usted.

Por ejemplo, también puede usar Clockify para este propósito para crear facturas basadas en el tiempo facturable que acaba de rastrear .

Simplemente, habilite la facturación en la sección de configuración , ingrese la dirección de su empresa en la sección a continuación y comience a crear facturas.

Lo mejor de administrar facturas de esta manera es que puede completar automáticamente su factura importando su tiempo facturable rastreado . Cuando su factura esté lista, puede descargarla y guardarla en formato pdf para poder compartirla fácilmente con sus clientes Captura de pantalla 3: Ejemplo de factura

Con una herramienta como Clockify, puede evitar perder una o dos entradas facturables y olvidarse de facturar algo que se supone que debe hacer.

Adapta tu enfoque a tu profesión

Cuando busque formas de maximizar sus ganancias, siempre ajuste su enfoque a su profesión. Tomemos como ejemplo a los profesionales del derecho. El trabajo legal incluye una gran cantidad de actividades que no pueden ser facturadas ni práctica ni éticamente. Un abogado no puede facturar al cliente las horas dedicadas a reuniones, trabajo administrativo o trabajo de comité. Por ejemplo, si un abogado factura al cliente siete horas, significa que pasará hasta doce horas en la oficina.

Debido a la naturaleza facturable de su trabajo, sufren de agotamiento, falta de vida privada y aislamiento social. Además, el fraude de facturación es común y puede tener graves consecuencias para los profesionales del derecho que lo intentan.

Para evitar que esto suceda, los profesionales del derecho pueden hacer lo siguiente:

Proporcione a sus clientes facturas transparentes y detalladas mediante el seguimiento de su tiempo facturable.

Comuníquese con sus clientes con frecuencia y tenga políticas claras con respecto a las tarifas.

Delegar tareas no facturables como labores administrativas a asistentes legales o secretarias.

Utilice un gráfico de horas facturables para preparar las entradas de tiempo para la facturación con mayor precisión y evite el relleno de horas, ya que no es ético. Por lo tanto, si trabajó durante menos de una hora en cosas relacionadas con el cliente y no sabe cómo facturar correctamente, este método será útil.

Este gráfico se utiliza para calcular fácilmente porciones de una hora trabajada. Se basa en incrementos de 1/10 de hora . Por ejemplo, si trabajó durante 20 minutos a una tarifa de $180 por hora, mire la tabla para encontrar el incremento de tiempo. En tu caso, eso sería 0.4.

Para calcular su tiempo facturable, multiplique el incremento de tiempo por su tarifa por hora. Entonces, 0.4 x $180 = $72. Debe facturar $72 a su cliente.

Para facilitarle aún más la vida, hemos preparado una calculadora de horas facturables gratuita para usted.

Descarga la calculadora de horas facturables

Trátate como una marca

Como trabajador independiente, debe tratarse a sí mismo como una marca, un establecimiento y, como resultado, los demás también lo harán. Esto maximizará indirectamente sus horas facturables, porque aumentará las posibilidades de que le paguen. Por lo tanto, sea profesional.

No escriba correos electrónicos descuidados e intente responder a sus correos electrónicos lo antes posible (si las diferencias horarias lo permiten). Según Jon Younger, coautor de Agile Talent , debes enviar facturas semanalmente o cada vez que termines el trabajo ya que es “una señal de que consideras que tu tiempo es valioso. En el caso de proyectos complejos que pueden durar hasta algunos meses, sugiere pagos por hitos o pagos en trozos. Younger dice: “ No querrás trabajar durante tres meses en un proyecto solo para que el cliente diga: 'Lo odio. Y solo te pagaré el 50%. ”

Además, no acepte trabajar en algo sin recibir un contrato con el alcance del proyecto, términos y condiciones de pago visibles. Lea atentamente el contrato para evitar cualquier fraude o malentendido más adelante.

Preséntese como un profesional que ofrece un trabajo consistente y de calidad, pero que respeta la comunicación honesta y transparente.

Conclusión

Ya sea que trabaje por cuenta propia o trabaje en una industria que requiere horas facturables, elija la estrategia que más le convenga e intégrela en su rutina de trabajo. Claro, hay actividades que simplemente no puede facturar, pero usar las estrategias de este artículo puede ayudarlo a adquirir nuevas habilidades de administración y utilizar su tiempo de manera un poco eficiente.

Además, mantener una práctica de facturación abierta y veraz le otorgará el estatus de profesional valioso y atraerá a cambio clientes de calidad.