Como maximizar as horas faturáveis ​​como freelancer

O número de freelancers nos EUA vem aumentando rapidamente desde 2014 — de acordo com as pesquisas mais recentes, existem 59 milhões de freelancers nos EUA. As pessoas optam por trabalhos freelance devido à flexibilidade de agendamento e renda adicional. Além disso, existem pessoas cujas principais fontes de renda vêm diretamente do freelancer. Os freelancers têm grandes benefícios, de fato, mas uma das principais dificuldades é como calcular as horas faturáveis.

Profissões físicas têm departamentos de recursos humanos que lidam com seus pagamentos, faturas e tempo de PTO. Quando você trabalha por conta própria, o gerenciamento de pagamentos pode agitar o barco. Muitas vezes é assustador e bastante comum os empregadores atrasarem o pagamento. De acordo com uma pesquisa da Freelance Union, 8 em cada 10 freelancers lidam com questões de pagamento.

Para evitar que isso aconteça, preparamos algumas estratégias éticas que podem ajudar você a gerenciar seus pagamentos e maximizar as horas faturáveis ​​como freelancer.

O que são horas faturáveis ​​e não faturáveis?

Os freelancers, ao contrário dos funcionários em tempo integral, têm a liberdade de organizar seu tempo de trabalho e lazer como desejarem. No entanto, as desvantagens de trabalhar como freelancer às vezes colocam as vantagens na sombra. Em muitos casos, essas desvantagens, como tempo de inatividade indesejado, férias não pagas, pensão e seguro. Mas, considerando que muitos freelancers cobram seu tempo por hora, o que muitas vezes os preocupa é como aumentar o número de horas faturáveis . Antes de nos aprofundarmos na maximização de horas faturáveis, vamos nos certificar de que você entende o que significam horas faturáveis ​​e não faturáveis.

Horas faturáveis

Quando você trabalha por conta própria, não tem um departamento de recursos humanos em quem confiar para fazer o trabalho administrativo para você. Em vez disso, você gerencia suas horas de trabalho, férias e horas faturáveis ​​por conta própria.

Horas faturáveis ​​são o número de horas trabalhadas pelas quais um freelancer fatura o cliente. Para calcular corretamente suas horas faturáveis, você precisa ser muito meticuloso e rigoroso – mas permanecer ético – caso contrário, você acabará trabalhando de graça ou demitido se cometer fraude.

Por exemplo, no caso de um tutor de idiomas, as atividades que constituem horas faturáveis ​​são exclusivamente de ensino. Em contraste, as horas faturáveis ​​de um advogado incluem reuniões com clientes, qualquer forma de correspondência com os clientes, incluindo telefonemas ou e-mails, e trabalhar no assunto real para um cliente.

Horas não faturáveis

O número de horas que um freelancer trabalha, mas não cobra do cliente, é chamado de horas não faturáveis ​​. As horas não faturáveis ​​incluem as horas adicionais que foram gastas para realizar o trabalho, mas não podem ser faturadas eticamente.

Por exemplo, tutores de idiomas freelancers passam horas adicionais preparando-se para a aula e fornecendo material extra pelo qual não são pagos. No caso do advogado, as horas não faturáveis ​​incluem reuniões com colegas de trabalho, atendimento de ligações e e-mails que não estão diretamente relacionados ao cliente, reflexão e elaboração de estratégias.

De acordo com uma pesquisa, um número significativo de freelancers trabalha horas extras para cumprir metas. Por exemplo, um desenvolvedor de software, da mesma pesquisa, afirma que trabalha 10% a mais do que cobra, cerca de 50 horas semanais. Uma das razões pelas quais isso acontece é devido à constante inovação de tecnologias que muitas vezes é difícil de acompanhar. Assim, os desenvolvedores passam horas extras executando testes e experimentando coisas novas para entregar resultados e finalizar o trabalho.

As atividades adicionais, como adquirir novas habilidades, obter certificações, trabalho administrativo, etc. referem-se a horas não faturáveis ​​que vários freelancers gastam fazendo seu trabalho, mas não podem faturar.

Quem trabalha horas faturáveis?

Freelancers compõem a maioria dos trabalhadores que trabalham horas faturáveis ​​- eles se referem às pessoas que trabalham por conta própria em vez de trabalhar para outra pessoa em tempo integral, ou seja, uma empresa. Muitos freelancers trabalham em atendimento ao cliente, setor de TI, redação, educação, contabilidade, etc.

No entanto, existem alguns outros tipos de profissionais que trabalham horas faturáveis ​​além dos freelancers. O cálculo das horas faturáveis, entre outras, aplica-se aos profissionais do direito , sejam eles freelancers ou trabalhem em tempo integral para uma empresa. Essa prática foi introduzida na década de 1960 com a invenção do computador principalmente para manter registros de horas faturáveis ​​e acabar com práticas antiéticas de cobrança.

Profissões que usam horas faturáveis ​​ao realizar o trabalho têm um trabalho árduo ao fazer julgamentos sobre quais atividades constituem como facturáveis ​​ética ou praticamente. Na seção a seguir deste post do blog, você pode descobrir como calcular suas horas faturáveis ​​com facilidade, mas também como maximizá-las, de maneira profissional e ética.

Estratégias para maximizar as horas faturáveis ​​e permanecer ético

Preparamos seis estratégias úteis que você pode adaptar para aumentar sua faturação e, ao mesmo tempo, permanecer sincero com os clientes. Portanto, se você estiver enfrentando atrasos nos pagamentos ou mesmo falta de pagamentos, aqui estão algumas estratégias que o ajudarão a aproveitar ao máximo os projetos pelos quais você é pago (ou simplesmente evitar perder tempo nos projetos errados).

Evite golpes de emprego

Talvez este seja o passo inicial que você precisa para marcar sua lista de tarefas. Faça uma pesquisa sobre a empresa pela qual você foi contratado como freelancer, veja se eles têm um site oficial ou presença nas mídias sociais. Além disso, procure avaliações em sites legítimos de avaliação de empregos ou tente entrar em contato com funcionários da empresa para a qual você está se candidatando.

Além disso, existem empresas que são legítimas, mas têm a reputação de serem pagadoras atrasadas ou mesmo não pagadoras. Faça sua pesquisa e acorde as condições de pagamento com seus clientes com antecedência para ter controle sobre seu fluxo de caixa. Evitar propostas comerciais fraudulentas evitará que você perca seu tempo e trabalhe de graça.

Forneça comprovante de seu horário de trabalho

Forneça aos seus clientes uma descrição clara e transparente de suas horas faturáveis. Descrições vagas como “teste” ou “pesquisa” podem fazer mais mal do que bem. Alguns clientes procurarão uma agulha no palheiro para contestar suas faturas, atrasar pagamentos ou não pagar nada. Assim, escreva uma descrição completa de cada atividade faturável, acompanhe seu tempo faturável para evitar mal-entendidos e crie confiança com seus clientes. Isso nos leva ao nosso próximo ponto.

Acompanhe seu tempo faturável

Para entender melhor como você pode maximizar suas horas faturáveis, primeiro é necessário rastreá-las e calculá-las . Quando você pensa sobre isso, calcular horas faturáveis ​​parece um passeio no parque – você multiplica suas horas de trabalho por sua taxa horária. No entanto, os freelancers geralmente gerenciam vários projetos para vários clientes ao mesmo tempo e cobram de maneira diferente para cada um. Para evitar confusão e falta de pagamento, um freelancer deve escolher um método confiável para calcular horas faturáveis ​​. É aqui que a tecnologia é útil, pois você não vai escrever tudo no papel (espero).

Com isso dito, você pode escolher uma ferramenta de rastreamento de tempo, como Clockify, para rastrear horas faturáveis ​​com facilidade. Simplesmente, defina sua taxa faturável e comece a rastrear suas horas faturáveis ​​sempre que trabalhar em um projeto, conforme mostrado na Captura de tela 1: Rastreamento de horas faturáveis ​​. Verifique se o cifrão está marcado (ou desativado para atividades não faturáveis).

Captura de tela 1: acompanhamento de horas faturáveis

Para ver e analisar suas horas faturáveis ​​rastreadas (e compará-las com seu tempo não faturável), vá para a seção Relatórios , onde Clockify inclui automaticamente horas faturáveis ​​em seus ganhos, conforme mostrado na Você também pode exportar seu relatório como um arquivo pdf ou Excel, ou até mesmo enviar um link de URL para seu cliente, o que melhor lhe convier.

Captura de tela 2: relatórios

Somente quando você começar a registrar seu tempo, poderá ver como gasta seu tempo enquanto trabalha e como pode organizar seu dia para dedicar mais tempo a atividades faturáveis.

Tome cuidado ao criar faturas

Tem certeza de que é sempre diligente ao incluir o tempo faturável nas faturas dos clientes? Talvez você não esteja cobrando tudo o que deveria, simplesmente porque não está incluindo todas as entradas faturáveis ​​em suas faturas. Para evitar isso, você pode usar um aplicativo que criará faturas para você.

Por exemplo, você também pode usar o Clockify para criar faturas com base no tempo faturável que acabou de acompanhar .

Simplesmente, ative o faturamento na seção de configurações , insira o endereço da sua empresa na seção abaixo e comece a criar faturas.

A melhor coisa sobre o gerenciamento de faturas dessa maneira é que você pode preencher automaticamente sua fatura importando seu tempo faturável rastreado . Quando sua fatura estiver pronta, você poderá baixá-la e salvá-la em formato pdf para ser facilmente compartilhável com seus clientes Captura de tela 3: exemplo de fatura

Usando uma ferramenta como Clockify, você pode evitar perder uma ou duas entradas faturáveis ​​e esquecer de cobrar por algo que deveria.

Ajuste sua abordagem à sua profissão

Ao procurar maneiras de maximizar seus ganhos, sempre ajuste sua abordagem à sua profissão. Veja os profissionais do direito, como exemplo. O trabalho jurídico inclui um grande número de atividades que não podem ser faturadas de forma prática ou ética. Um advogado não pode cobrar do cliente as horas gastas em reuniões, trabalho administrativo ou trabalho de comissão. Por exemplo, se um advogado cobra sete horas do cliente, isso significa que ele passará até doze horas no escritório.

Devido à natureza faturável de seu trabalho, eles sofrem de esgotamento, falta de vida privada e isolamento social. Além disso, a fraude de cobrança é comum e pode resultar em sérias consequências para os profissionais jurídicos que a experimentam.

Para evitar que isso aconteça, os profissionais jurídicos podem fazer o seguinte:

Forneça aos seus clientes faturas transparentes e detalhadas rastreando seu tempo faturável.

Comunique-se com seus clientes com frequência e tenha políticas claras em relação às taxas.

Delegue tarefas não faturáveis, como trabalho administrativo, a assistentes jurídicos ou secretários.

Use um gráfico de horas faturáveis ​​para preparar entradas de horas para faturamento com mais precisão e evite o preenchimento de horas, pois é antiético. Portanto, se você trabalhou por menos de uma hora em coisas relacionadas ao cliente e não sabe como cobrá-las corretamente - esse método será útil.

Este gráfico é usado para calcular facilmente partes de uma hora trabalhada. Baseia-se em incrementos de 1/10 de hora . Por exemplo, se você trabalhou por 20 minutos a uma taxa de US$ 180 por hora, observe o gráfico para encontrar o incremento de tempo. No seu caso, seria 0,4.

Para calcular seu tempo faturável, multiplique o incremento de tempo por sua taxa horária. Então, 0,4 x $ 180 = $ 72. Você deve faturar $ 72 para o seu cliente.

Para facilitar ainda mais sua vida, preparamos uma calculadora de horas faturáveis ​​gratuita para você.

Baixe a calculadora de horas faturáveis

Trate-se como uma marca

Como freelancer, você precisa se tratar como marca, estabelecimento e, como resultado, outros também o farão. Isso maximizará indiretamente suas horas faturáveis ​​— porque aumentará as chances de você ser pago. Portanto, seja profissional.

Não escreva e-mails descuidados e tente responder aos seus e-mails o mais rápido possível (se as diferenças de horário permitirem). De acordo com Jon Younger, coautor do Agile Talent , você deve enviar faturas semanalmente ou sempre que terminar o trabalho, pois é “um sinal de que você considera seu tempo valioso. ” No caso de projetos complexos que podem durar até alguns meses, ele sugere pagamentos por etapas ou pagamentos em parcelas. Younger diz: “ Você não quer trabalhar por três meses em um projeto apenas para que o cliente diga: 'Eu odeio isso. E eu só vou te pagar por 50%. ”

Além disso, não concorde em trabalhar em algo sem receber um contrato com o escopo do projeto, condições de pagamento visíveis e condições. Leia o contrato com atenção para evitar qualquer fraude ou mal-entendido mais tarde.

Apresente-se como um profissional que entrega um trabalho consistente e de qualidade, mas que respeita a comunicação honesta e transparente.

Conclusão

Se você é um freelancer ou trabalha em um setor que exige horas faturáveis, escolha uma estratégia que melhor se adapte a você e integre-a à sua rotina de trabalho. Claro, existem atividades que você simplesmente não pode cobrar, mas usar as estratégias deste artigo pode ajudá-lo a adquirir novas habilidades de gerenciamento e utilizar seu tempo com um pouco de eficiência.

Além disso, manter uma prática de cobrança aberta e verdadeira lhe dará o status de profissional valorizado e atrairá clientes de qualidade em troca.