Jak zmaksymalizować rozliczane godziny jako freelancer

Liczba freelancerów w USA gwałtownie rośnie od 2014 roku — według najnowszych badań w USA jest 59 milionów freelancerów. Ludzie wybierają pracę jako freelancer ze względu na elastyczność planowania i dodatkowy dochód. Są też osoby, których podstawowe źródła dochodów pochodzą bezpośrednio z freelancerów. Freelancerzy mają rzeczywiście ogromne korzyści, ale jednym z głównych problemów jest sposób obliczania rozliczanych godzin.

Zawody murarskie mają działy zasobów ludzkich, które zajmują się ich płatnościami, fakturami i czasem WOM. Kiedy jesteś samozatrudniony, zarządzanie płatnościami może wstrząsnąć łodzią. Często zdarza się, że pracodawcy spóźniają się z płaceniem. Według badań przeprowadzonych przez Freelance Union, 8 na 10 freelancerów ma do czynienia z problemami z płatnościami.

Aby temu zapobiec, przygotowaliśmy kilka etycznych strategii, które pomogą Ci zarządzać płatnościami i zmaksymalizować rozliczane godziny jako freelancer.

Co to są godziny płatne i nierozliczane?

Freelancerzy, w przeciwieństwie do pracowników etatowych, mają swobodę organizowania czasu pracy i czasu wolnego według własnego uznania. Jednak wady pracy jako freelancer czasami rzucają cień na korzyści. W wielu przypadkach są to wady, takie jak niechciane przestoje, bezpłatne urlopy, emerytura i ubezpieczenie. Biorąc jednak pod uwagę, że wielu freelancerów pobiera opłaty godzinowe, często martwi ich to , jak zwiększyć liczbę godzin rozliczanych . Zanim zagłębimy się w maksymalizację rozliczanych godzin, upewnijmy się, że rozumiesz, co oznaczają godziny płatne i nierozliczane.

Rozliczalne godziny

Kiedy jesteś samozatrudniony, nie masz działu zasobów ludzkich, na którym mógłbyś polegać przy wykonywaniu zadań administracyjnych. Zamiast tego sam zarządzasz godzinami pracy, urlopami i godzinami rozliczanymi.

Godziny rozliczane to liczba przepracowanych godzin , za które freelancer rozlicza klienta. Aby poprawnie obliczyć rozliczane godziny, musisz być bardzo skrupulatny i rygorystyczny — ale zachować etykę — w przeciwnym razie będziesz pracować za darmo lub zwolniony, jeśli popełnisz oszustwo.

Na przykład w przypadku lektora językowego czynności, które stanowią godziny płatne, to wyłącznie nauczanie. W przeciwieństwie do tego, rozliczane godziny pracy prawnika obejmują spotkania z klientami, każdą formę korespondencji z klientami, w tym rozmowy telefoniczne lub e-maile oraz pracę nad faktyczną sprawą dla klienta.

Godziny niepodlegające rozliczeniu

Liczba godzin, przez które freelancer pracuje, ale nie obciąża klienta, nazywana jest godzinami niepodlegającymi rozliczeniu . Godziny niepodlegające rozliczeniu obejmują dodatkowe godziny, które zostały poświęcone na wykonanie pracy, ale nie mogą być rozliczane etycznie.

Na przykład, korepetytorzy-freelancerzy spędzają dodatkowe godziny na przygotowywaniu się do zajęć i dostarczaniu dodatkowych materiałów, za które nie są opłacani. W przypadku adwokata godziny niepodlegające rozliczeniu obejmują spotkania ze współpracownikami, odbieranie telefonów i e-maili niezwiązanych bezpośrednio z klientem, myślenie i tworzenie strategii.

Według jednego z badań znaczna liczba freelancerów pracuje w dodatkowych godzinach, aby osiągnąć kamienie milowe. Na przykład programista z tego samego badania stwierdza, że ​​pracuje o 10% więcej niż pobiera, około 50 godzin tygodniowo. Jednym z powodów, dla których tak się dzieje, są ciągłe innowacje technologii, za którymi często trudno nadążyć. W ten sposób programiści spędzają dodatkowe godziny na przeprowadzaniu testów i próbowaniu nowych rzeczy, aby dostarczyć wyniki i zakończyć pracę.

Dodatkowe czynności, takie jak zdobywanie nowych umiejętności, uzyskiwanie certyfikatów, praca administracyjna itp., odnoszą się do niepodlegających rozliczeniu godzin, które wielu freelancerów spędza wykonując swoją pracę, ale nie może ich rozliczyć.

Kto pracuje rozliczane godziny?

Wolni strzelcy stanowią większość pracowników, którzy pracują w płatnych godzinach — odnoszą się one do osób samozatrudnionych, a nie pracujących na pełny etat dla kogoś innego, np. firmy. Wielu freelancerów pracuje w obsłudze klienta, sektorze IT, piśmie, edukacji, księgowości itp.

Istnieje jednak kilka innych typów profesjonalistów, którzy pracują poza wolnymi strzelcami, którzy pracują w płatnych godzinach. Obliczanie rozliczanych godzin dotyczy m.in. prawników , niezależnie od tego, czy są freelancerami, czy też pracują na pełny etat dla firmy. Ta praktyka została wprowadzona w latach 60. XX wieku wraz z wynalezieniem komputera głównie po to, aby prowadzić rejestry rozliczanych godzin i położyć kres nieetycznym praktykom rozliczeniowym.

Zawody, które wykorzystują rozliczane godziny podczas wykonywania pracy, mają ciężką pracę, oceniając, które czynności stanowią etycznie lub praktycznie rozliczalne. W dalszej części tego wpisu na blogu dowiesz się, jak łatwo obliczyć rozliczane godziny, ale także je zmaksymalizować, w profesjonalny i etyczny sposób.

Strategie maksymalizacji rozliczanych godzin i zachowania etyki

Przygotowaliśmy sześć przydatnych strategii, które możesz dostosować, aby zwiększyć rozliczalność, a jednocześnie pozostać szczerym wobec klientów. Dlatego jeśli masz do czynienia z opóźnionymi płatnościami lub nawet brakiem płatności, oto kilka strategii, które pomogą Ci w pełni wykorzystać projekty, za które otrzymujesz zapłatę (lub po prostu uniknąć marnowania czasu na niewłaściwe projekty).

Unikaj oszustw związanych z pracą

Być może jest to pierwszy krok, który musisz odhaczyć na swojej liście rzeczy do zrobienia. Zrób rozeznanie w firmie, w której zostałeś zatrudniony jako freelancer, sprawdź, czy ma oficjalną stronę internetową lub obecność w mediach społecznościowych. Ponadto szukaj recenzji w legalnych witrynach z recenzjami pracy lub staraj się dotrzeć do pracowników firmy, o którą się ubiegasz.

Ponadto istnieją firmy, które działają legalnie, ale mają reputację spóźniających się z płatnościami, a nawet niepłacących. Przeprowadź badania i uzgodnij z klientami warunki płatności z wyprzedzeniem, aby mieć kontrolę nad przepływem gotówki. Unikanie oszukańczych propozycji biznesowych zaoszczędzi Ci marnowania czasu i pracy za darmo.

Podaj dowód godzin pracy

Zapewnij swoim klientom jasny i przejrzysty opis rozliczanych godzin. Niejasne opisy, takie jak „testowanie” lub „przeprowadzanie badań”, mogą wyrządzić więcej szkody niż pożytku. Niektórzy klienci będą szukać igły w stogu siana, aby zakwestionować faktury, opóźnić płatności lub w ogóle nie zapłacić. Dlatego napisz dokładny opis każdej rozliczanej czynności, śledź rozliczany czas , aby uniknąć nieporozumień i buduj zaufanie klientów. To prowadzi nas do następnego punktu.

Śledź swój rozliczony czas

Aby lepiej zrozumieć, jak zmaksymalizować rozliczane godziny, musisz je najpierw śledzić i obliczać . Kiedy się nad tym zastanowisz, obliczanie rozliczanych godzin wydaje się być spacerkiem po parku — mnożysz swoje godziny pracy przez stawkę godzinową. Jednak freelancerzy często zarządzają wieloma projektami dla kilku klientów jednocześnie i pobierają różne opłaty za każdego. Aby uniknąć zamieszania i braku płatności, freelancer powinien wybrać niezawodną metodę obliczania rozliczanych godzin . Tutaj przydaje się technologia, ponieważ nie zamierzasz spisywać wszystkiego na papierze (miejmy nadzieję).

Mając to na uwadze, możesz wybrać narzędzie do śledzenia czasu, takie jak Clockify, aby z łatwością śledzić rozliczane godziny. Po prostu ustaw rozliczaną stawkę i zacznij śledzić rozliczane godziny za każdym razem, gdy pracujesz nad projektem, jak pokazano na zrzucie ekranu 1: Śledzenie rozliczanych godzin . Upewnij się, że znak dolara jest zaznaczony (lub wyłączony w przypadku działań niepodlegających rozliczeniu).

Zrzut ekranu 1: Śledzenie rozliczanych godzin

Aby zobaczyć i przeanalizować śledzone godziny podlegające rozliczeniu (i porównać je z czasem niepodlegającym rozliczeniu), przejdź do sekcji Raporty , gdzie Clockify automatycznie uwzględnia rozliczane godziny w Twoich zarobkach, jak pokazano na Zrzucie Możesz również wyeksportować swój raport jako plik PDF lub Excel, a nawet wysłać łącze URL do klienta, cokolwiek Ci najbardziej odpowiada.

Zrzut ekranu 2: Raportowanie

Dopiero gdy zaczniesz ewidencjonować swój czas, możesz zobaczyć, jak spędzasz czas podczas pracy i jak możesz zorganizować swój dzień, aby spędzać więcej czasu na czynnościach płatnych.

Zachowaj ostrożność podczas tworzenia faktur

Czy na pewno zawsze starasz się uwzględniać czas rozliczeniowy na fakturach klientów? Być może nie rozliczasz wszystkiego, co powinieneś, po prostu dlatego, że nie uwzględniasz wszystkich wpisów podlegających rozliczeniu na swoich fakturach. Aby tego uniknąć, możesz skorzystać z aplikacji, która utworzy dla Ciebie faktury.

Możesz na przykład użyć w tym celu funkcji Clockify do tworzenia faktur na podstawie właśnie śledzonego czasu rozliczenia .

Po prostu włącz fakturowanie w sekcji ustawień , wpisz adres swojej firmy w sekcji poniżej i zacznij tworzyć faktury.

Najlepszą rzeczą w zarządzaniu fakturami w ten sposób jest to, że możesz automatycznie wypełnić fakturę, importując śledzony czas rozliczeniowy . Gdy faktura jest gotowa, możesz ją pobrać i zapisać w formacie pdf, aby można ją było łatwo udostępniać klientom Zrzut ekranu 3: Przykład faktury

Korzystając z narzędzia takiego jak Clockify, możesz uniknąć pominięcia wpisu lub dwóch podlegających rozliczeniu i zapomnienia o rozliczeniu za coś, co powinieneś.

Dostosuj swoje podejście do swojego zawodu

Szukając sposobów na maksymalizację zarobków, zawsze dostosuj swoje podejście do wykonywanego zawodu. Weźmy na przykład prawników. Praca prawna obejmuje ogromną liczbę czynności, które nie mogą być rozliczane praktycznie ani etycznie. Prawnik nie może rozliczać godzin spędzonych przez klienta na spotkaniach, pracach administracyjnych lub pracach komisji. Na przykład, jeśli prawnik wystawia klientowi rachunek za siedem godzin, oznacza to, że spędzi w biurze do dwunastu godzin.

Ze względu na płatny charakter swojej pracy cierpią na wypalenie zawodowe, brak życia prywatnego i izolację społeczną. Ponadto oszustwa związane z rozliczeniami są powszechne i mogą skutkować poważnymi konsekwencjami dla prawników, którzy je próbują.

Aby tego uniknąć, prawnicy mogą wykonać następujące czynności:

Zapewnij swoim klientom przejrzyste i szczegółowe faktury, śledząc czas rozliczeniowy.

Często komunikuj się ze swoimi klientami i miej jasne zasady dotyczące stawek.

Deleguj zadania niepodlegające rozliczeniu, takie jak prace administracyjne, asystentom prawnym lub sekretarkom.

Użyj płatnego wykresu godzinowego, aby dokładniej przygotować wpisy czasu do fakturowania i unikaj godzin wypełniania, ponieważ jest to nieetyczne. Tak więc, jeśli pracowałeś krócej niż godzinę nad sprawami związanymi z klientem i nie wiesz, jak prawidłowo ich rozliczyć — ta metoda się przyda.

Ten wykres służy do łatwego obliczania porcji przepracowanej godziny. Opiera się na przyrostach 1/10 godziny . Na przykład, jeśli pracowałeś przez 20 minut po stawce 180 USD za godzinę, spójrz na wykres, aby znaleźć przyrost czasu. W twoim przypadku byłoby to 0,4.

Aby obliczyć rozliczany czas, pomnóż przyrost czasu przez stawkę godzinową. Tak więc 0,4 x 180 USD = 72 USD. Powinieneś zapłacić klientowi 72 USD.

Aby Twoje życie było jeszcze prostsze, przygotowaliśmy dla Ciebie darmowy kalkulator godzin rozliczeń .

Pobierz kalkulator rozliczanych godzin

Traktuj siebie jako markę

Jako freelancer musisz traktować siebie jak markę, firmę, dzięki czemu inni też to zrobią. To pośrednio zmaksymalizuje Twoje rozliczane godziny — ponieważ zwiększy to szanse, że otrzymasz zapłatę. Dlatego bądź profesjonalny.

Nie pisz niechlujnych e-maili i staraj się odpowiadać na e-maile tak szybko, jak to możliwe (jeśli pozwalają na to różnice czasowe). Według Jona Youngera, współautora Agile Talent , faktury należy wysyłać co tydzień lub za każdym razem, gdy kończysz pracę, ponieważ jest to „sygnał, że uważasz swój czas za cenny. „W przypadku złożonych projektów, które mogą trwać nawet kilka miesięcy, sugeruje płatności za kamienie milowe lub płatności w kawałkach. Younger mówi: „ Nie chcesz pracować przez trzy miesiące nad projektem tylko po to, by klient powiedział: „Nienawidzę tego. A ja zapłacę ci tylko za 50%. ”

Dodatkowo nie zgadzaj się na pracę nad czymś bez otrzymania umowy z zakresem projektu, widocznymi warunkami i warunkami płatności. Przeczytaj uważnie umowę, aby później uniknąć oszustwa lub nieporozumień.

Zaprezentuj się jako profesjonalista, który zapewnia spójną i wysokiej jakości pracę, a jednocześnie szanuje uczciwą i przejrzystą komunikację.

Wniosek

Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, czy pracujesz w branży, która wymaga rozliczanych godzin, wybierz strategię, która najbardziej Ci odpowiada i zintegruj ją ze swoją rutyną pracy. Jasne, są czynności, których po prostu nie można rozliczyć, ale korzystanie ze strategii z tego artykułu może pomóc w nabyciu nowych umiejętności zarządzania i efektywniejszym wykorzystaniu czasu.

Co więcej, utrzymywanie otwartej i zgodnej z prawdą praktyki rozliczeniowej zapewni Ci status cenionego profesjonalisty i przyciągnie w zamian wysokiej jakości klientów.