Productivitate vs eficiență: care este diferența și de ce contează

Probabil ați folosit cuvintele „productivitate” și „eficiență” în mod interschimbabil de atâtea ori. Dar te-ai oprit vreodată să te gândești dacă acești doi termeni sunt într-adevăr unul și același? Răspunsul este — Nu. Productivitatea se referă la cantitatea de muncă , în timp ce eficiența se referă la calitate.

Cu toate acestea, unul nu poate merge fără celălalt, deoarece sunt interdependenți și merg mână în mână.

În această postare pe blog, vom vorbi despre diferențele dintre productivitate și eficiență, corelarea lor și câteva sfaturi utile pentru a le crește.

Ce este productivitatea?

Productivitatea este performanță – tendința de a profita la maximum de resursele disponibile . Datorită pieței competitive de astăzi, antreprenorii sunt mai înclinați către rezultate și cifre. Cu toate acestea, productivitatea nu este doar numărul de produse produse sau de servicii furnizate într-o anumită perioadă.

Productivitatea este într-adevăr rezultatul (adică bunurile sau serviciile produse), dar unul care este rezultatul inputului (adică resursele utilizate). Sau, așa cum propune Biroul Național de Cercetare Economică, productivitatea se referă la „unitățile de producție produse pe unitatea unui anumit input”.

Dacă producem o producție mai mare sau mai bună folosind aceleași resurse, productivitatea va crește. În mod egal, dacă folosim mai puține resurse pentru a produce aceeași producție, creștem și productivitatea.

Deci, productivitatea înseamnă mult mai mult decât numere. Este măsurarea performanței care este obținută folosind o intrare specifică. Când vă concentrați pe productivitate, vă concentrați pe obținerea mai multor utilizând aceleași (sau mai puține) resurse.

Exemplu de productivitate la locul de muncă

Să presupunem că ești manager de resurse umane și că timpul tău mediu pentru a intervieva un potențial angajat este de treizeci de minute. Dacă compania dvs. se concentrează exclusiv pe productivitate, probabil că vă vor instrui să intervievezi doi candidați în același interval de timp (treizeci de minute).

Prin urmare, încercați să găsiți o modalitate de a accelera procesul, de a omite câteva întrebări standard și de a reduce timpul de vorbire al candidatului.

În cele din urmă, reușiți să intervievezi doi candidați în același interval de timp. Totuși, îți este teamă că nu ai luat decizia corectă din cauza lipsei de timp atunci când îți cunoști candidații. Mai mult, experimentezi burnout din cauza presiunii de a face mai mult folosind aceeași cantitate de resurse (care este timpul, în acest caz).

Pe scurt, concentrarea exclusivă pe productivitate și realizarea mai multor lucruri folosind aceleași resurse poate să nu aibă ca rezultat o calitate mai bună.

Ce este eficienta?

Sink și Tuttle (1989) descriu eficiența ca „a face lucrurile corect ”. Mai simplu spus, eficiența este gradul în care resursele sunt utilizate pentru a obține rezultatul. Când te concentrezi pe eficiență, te concentrezi pe realizarea aceluiași lucru folosind mai puține resurse .

Companiile care îmbunătățesc eficiența muncii reduc orele, forța de muncă sau bugetul pentru a produce același rezultat. Acest lucru se face pentru a economisi și a crește profitabilitatea.

Dacă productivitatea se concentrează pe rezultate, eficiența se referă la resursele investite pentru a obține acele rezultate.

Exemplu de eficiență la locul de muncă

Ești scriitor de conținut și scrii pentru un blog. Trebuie să finalizați postarea de pe blog în cinci zile lucrătoare. În medie, puteți scrie între 700 și 800 de cuvinte pe zi (împreună cu cercetare, brainstorming etc.).

Acum, managerul tău îți spune că va trebui să termini viitoarele postări de blog în termen de trei zile lucrătoare. A existat o lipsă de forță de muncă în companie în ultimul timp și un număr mai mic de angajați va trebui să obțină același rezultat. Prin urmare, trebuie să faceți aceeași muncă acum, dar folosind mai puține resurse, adică timp.

Reușești cumva să termini postarea de pe blog la timp, dar îți faci griji că nu ai făcut suficientă cercetare și nu ai răspuns bine la subiect.

În consecință, a face aceeași muncă în timp ce utilizați mai puține resurse poate să nu aibă ca rezultat o calitate mai bună.

Corelația dintre productivitate și eficiență

Deci, productivitatea înseamnă să faci mai multă muncă în același interval de timp, în timp ce eficiența înseamnă să faci aceeași cantitate de muncă în mai puțin timp. Chiar dacă productivitatea și eficiența sunt două lucruri separate, trebuie să știm că sunt interdependente . Dacă productivitatea se referă la cantitatea de producție produsă, eficiența ar fi calitatea producției respective. Deci, dacă există deficit de resurse, procesul de realizare a muncii este mai puțin eficient și se reflectă slab asupra producției - productivitate. Productivitatea depinde în cele din urmă de resurse, adică de utilizarea eficientă a acestora.

În esență, atunci când calitatea, adică eficiența este adăugată pentru a obține rezultatul, adică productivitatea, obținem o productivitate adevărată .

Exemplu de productivitate vs eficiență în producție

În anii 1970, primele țări producătoare de producție erau SUA, URSS și Japonia, ocupând China pe locul cinci. Cu toate acestea, în 2010, China a depășit SUA și s-a clasat pe primul loc în cea mai mare producție de producție din lume (pe care o deține și astăzi).

Conform cercetărilor din 2015, China este lider mondial cu producția de producție de 2,01 trilioane de dolari, plasând SUA pe locul doi cu 1,867 trilioane de dolari și Japonia cu 1,063 trilioane de dolari în producție. În plus, China reprezintă 20% din producția de producție la nivel mondial.

Cum au reușit chinezii asta?

China își datorează titlul măgulitor costurilor reduse de intrare. În 2018, salariile de producție în China erau de 5,51 USD pe oră, în timp ce în SUA, salariile erau de 26,99 USD pe oră. Costurile scăzute de producție, inclusiv forța de muncă, materialele și numeroase subvenții guvernamentale, toate contribuie la rezultate de producție ridicate.

Dar, trebuie să ne întrebăm, dacă productivitatea este rezultatul inputului - în cazul Chinei, forță de muncă și materii prime prost plătite - este un rezultat de calitate ?

Când luați în considerare salariile pe oră în China și SUA, există într-adevăr o abatere semnificativă. De aceea, prețul, de exemplu, al căștilor fără marcă în China (sau pe numeroasele lor site-uri de cumpărături) este de două sau trei ori mai mic decât în ​​SUA. Prin urmare, calitatea este și mai slabă. Astfel, primești ceea ce ai plătit.

Din acest exemplu, putem concluziona că o rată ridicată de productivitate nu are ca rezultat neapărat bunuri sau servicii de calitate. China este binecunoscută pentru produsele sale ieftine și vor avea întotdeauna cumpărători într-adevăr. Cu toate acestea, se poate obține cel mai bun raport atunci când se echilibrează cu succes atât productivitatea, cât și eficiența . Dar, mai întâi, va trebui să calculați productivitatea și eficiența afacerii dvs.

Cum calculezi productivitatea și eficiența?

Calcularea productivității vă ajută afacerea să se adapteze și să se ajusteze pentru a obține rezultate mai bune. Procedând astfel, puteți indica lipsuri sau acțiuni care trebuie întreprinse pentru a îmbunătăți productivitatea. Mai mult, puteți avea o perspectivă clară asupra dificultăților care ar fi putut interfera cu productivitatea.

Când calculezi productivitatea, controlezi:

• estimări și alocări de resurse,
• Stabilirea obiectivelor,
• Îmbunătăţire,
• Bugetarea.

De asemenea, atunci când calculați eficiența dvs. sau a companiei dvs., puteți vedea cum sunt utilizate resursele și puteți evita risipirea.

Formula de productivitate

Utilizați această ecuație simplă pentru a calcula productivitatea dvs. sau a angajatului dvs. Puteți face acest lucru pentru fiecare membru al echipei în mod individual sau pentru întreaga echipă.

TOTAL OUTPUT / TOTAL INPUT = PRODUCTIVITATE

Să aruncăm o privire la exemplul cu scriitorul de conținut. Deci, scriitorul de conținut scrie 800 de cuvinte și pentru a face acest lucru, îi iau 8 ore de lucru. Rezultatul ar fi de 800 de cuvinte, iar 8 ore de lucru ar fi input -ul, resursele (timp în acest caz) care sunt investite pentru a obține rezultate. Dacă dorim să calculăm productivitatea scriitorului de conținut, trebuie să împărțim 800 de cuvinte (ieșire) la 8 ore de lucru (intrare).

Ecuația merge după cum urmează:

800 / 8 = 100

Deci, scriitorul de conținut scrie 100 de cuvinte pe oră . Luând în considerare acest rezultat, poate avea o privire mai atentă asupra productivității sale și a lucrurilor pe care le poate face pentru a o îmbunătăți.

Dacă, de exemplu, doriți să calculați productivitatea afacerii dvs. la un nivel mai mare, puteți face acest lucru urmând aceeași ecuație. Să presupunem că afacerea dvs. produce bunuri sau servicii în valoare de 80.000 USD ( producție ) pe o săptămână. Pentru a produce bunurile și pentru a furniza serviciile, afacerea dvs. necesită 1.300 de ore de muncă ( input ).

Aruncă o privire din nou la ecuație:

80.000 / 1.300 = 61

Numărul pe care îl avem este 61, iar acest rezultat reprezintă câți dolari se câștigă pentru fiecare oră de muncă. Rezultatul: 61 USD pe 1 oră de muncă.

Măsurând productivitatea dvs. sau a afacerii dvs., puteți analiza mai atent utilizarea resurselor dvs. și vă va ajuta să fiți mai productiv cu acestea.

Formula de eficienta

Calcularea productivității vă va ajuta să obțineți o perspectivă mai atentă asupra cantității , în timp ce calcularea eficienței vă va ajuta să evaluați calitatea . Nu știm care este calitatea mărfurilor fabricate sau a serviciilor prestate atunci când calculăm productivitatea. Primim doar numerele. Poate 100 de cuvinte din exemplul anterior este o muncă productivă, dar nu știm dacă este conținut de înaltă calitate.

Utilizați următoarea ecuație pentru a calcula eficiența dvs. sau a companiei dvs.

( Ore de muncă așteptate / ore efective de muncă lucrate ) x 100% = EFICIENȚĂ

Poate că scriitorul de conținut este de așteptat să lucreze 8 ore pe zi. Dar, să presupunem că de fapt își termină munca în 6,5 ore pe zi. Dacă împărțim 8 (orele ei de muncă așteptate) la 6,5 ​​(ore efective lucrate) și înmulțim asta cu 100, vom obține eficiența muncii scriitorului de conținut .

Aruncă o privire la ecuație:

( 8 / 6,5 ) x 100 = 123% eficiență

Un raport mai mare de 100% indică o eficiență mai mare . Adică, scriitorul de conținut lucrează cu 1,5 ore mai puțin decât se aștepta, deci este cu 23% mai eficientă.

Să presupunem că doriți să calculați eficiența afacerii dvs. la nivel săptămânal. Dacă ne uităm la exemplul anterior, este nevoie de 1.300 de ore de muncă pe săptămână pentru a produce 80.000 USD.

În acest caz, nu ne interesează productivitatea, așa că lăsăm deoparte 80.000 USD. În schimb, luăm 1.000 (ore de muncă așteptate) și îl împărțim la 1.300 (ore efective lucrate) și îl înmulțim cu 100 pentru a obține eficiența lucrătorilor.

( 1.000 / 1.300 ) x 100 = 76% eficiență

Acest rezultat indică faptul că lucrătorii au nevoie de mai multe ore pentru a oferi rezultate, prin urmare, eficiența lor este mai mică decât se aștepta . Aceasta este o ecuație simplă care poate ajuta o companie să analizeze mai atent eficiența angajaților și să reacționeze dacă este necesar.

Un calculator gratuit de productivitate și eficiență

Am pregătit un calculator gratuit de productivitate și eficiență pentru dvs., astfel încât să nu vă mai confruntați niciodată cu o stagnare a productivității sau utilizarea ineficientă a resurselor. În Captura de ecran 1: Calculator de productivitate și eficiență , puteți vedea cum arată și cum este ușor de utilizat.

Captură de ecran 1: Calculator de productivitate și eficiență

Descărcați calculatorul gratuit de productivitate și eficiență

Cum să creșteți productivitatea și eficiența la locul de muncă?

Fie că sunteți o companie care dorește să crească productivitatea angajaților dvs. sau o persoană care încearcă să vă sporească performanța, acest lucru vă va oferi diverse beneficii. Creșterea productivității companiilor va avea ca rezultat profit și creștere economică mai bună. La nivel individual, creșterea productivității vă poate ajuta să obțineți salarii mai mari sau beneficii și avantaje suplimentare la locul de muncă. Angajații care sunt mulțumiți de condițiile lor de muncă tind să fie mai productivi la locul de muncă, prin urmare, oferă rezultate mai bune. În plus, angajații mulțumiți și implicați au mai multe șanse să fie eficienți și să arate o utilizare prudentă a resurselor.

Încercați să încorporați sfaturile pe care vi le-am pregătit în rutina zilnică pentru a crește productivitatea și eficiența dvs. sau a angajaților dvs.

Sfaturi pentru afaceri

Indiferent de cât de bine merge afacerea ta, trebuie să fii mereu atent la productivitate și la utilizarea eficientă a resurselor afacerii tale. Nu poți permite costuri neprevăzute și utilizarea slabă a resurselor, deoarece concurența este acolo, așteaptă să scapi. Dacă doriți să vă creșteți profiturile în timp ce profitați la maximum de resursele dvs., citiți următoarele sfaturi.

Solicitați feedback-ul angajaților

Efectuarea feedback-ului de la angajații dvs. vă poate ajuta să înțelegeți mai bine nevoile, opiniile și punctele de vedere ale acestora, astfel încât să creșteți productivitatea companiei dvs. Creați sondaje și organizați în mod regulat întâlniri ale echipei. Întâlnirile pot reflecta indirect cultura unei companii. Dacă toată lumea este tăcută în timpul întâlnirii sau chiar prea agreabilă, trebuie să fie ceva în neregulă. Atunci când o companie oferă un mediu primitor și sigur, angajaților nu le este frică să împărtășească idei și au șanse mai mari să obțină rezultate productive.

În acest fel, veți obține o mai bună înțelegere a productivității angajaților dvs., a modului în care aceștia utilizează resursele pe care le au la dispoziție și a ceea ce îi împiedică să își atingă obiectivele. Luați în considerare un check-in cu angajații dvs. cel puțin o dată pe săptămână.

Încurajează oportunitățile de învățare

Conform cercetărilor, formarea suplimentară și îmbunătățirea cunoștințelor privind locurile de muncă actuale au un impact benefic asupra productivității angajaților. Cheia este să continuați să îmbunătățiți și să îmbunătățiți abilitățile și cunoștințele angajaților dvs. Oferiți-le oportunități de învățare, inclusiv diferite seminarii, cursuri de limbi străine și ateliere. Mai mult, introduceți un program de mentorat la locul dvs. de muncă. Angajații începători vor beneficia de a avea un mentor, deoarece se vor simți mai încurajați și mai puțin speriați să facă munca. În plus, în calitate de angajator, puteți oferi asistență pentru școlarizare pentru a motiva angajații să-și îmbunătățească cunoștințele și să încurajeze dezvoltarea profesională.

Aveți o viziune clară a companiei

Atunci când o companie are o viziune clară, poate crea rezultate pe termen lung și consistente. Pe lângă crearea de rezultate, îi unește pe toți într-o echipă și promovează munca în echipă. În plus, crește moralul și motivația angajaților. Prin urmare, o viziune clară ajută la crearea unui mediu productiv la locul de muncă.

Pune-le angajaților să urmărească timpul

Urmărirea timpului angajaților dvs. poate fi benefică atât pentru dvs., cât și pentru performanța angajaților dvs. Puteți avea o perspectivă mai bună asupra activităților zilnice ale angajaților dvs. și puteți îmbunătăți distribuția volumului de muncă între echipe. Ei pot dobândi abilități de a-și folosi timpul mai eficient și de a evita utilizarea slabă a resurselor. Evitați instrumentele de urmărire a timpului învechite, cum ar fi un ceas cu perforare, și optați pentru un instrument care este bogat în funcții și ușor de utilizat.

Astfel, puteți încerca Clockify — un instrument de urmărire a timpului care oferă funcțiile de bază de urmărire a timpului pentru utilizatori și proiecte nelimitate și toate acestea gratuit.

Menținerea timpului în Clockify poate maximiza productivitatea în cadrul echipei și vă poate ajuta să utilizați eficient resursele (timp, membri ai echipei și buget) fără a le irosi.

Alocați eficient resursele

Este o responsabilitate și o preocupare uriașă alocarea eficientă a resurselor. Am spus deja că adevărata productivitate depinde de eficiență, adică de calitatea utilizării resurselor. Când alocați eficient timp, oameni, bani și echipamente, evitați termenele limită ratate, cheltuielile inutile și un loc de muncă disfuncțional. Amintiți-vă că productivitatea se referă la rezultatul pe care oamenii îl obțin prin utilizarea eficientă a banilor, a timpului și a echipamentelor însoțitoare.

Sfaturi pentru persoane fizice

Există momente în care toți experimentăm o stagnare a productivității și când ne apucăm de paie pentru a ne folosi resursele în mod eficient. Ceea ce poți face este să arunci o privire asupra lucrurilor care interferează cu productivitatea ta și să introduci schimbări în rutinele tale zilnice. Creșteți-vă productivitatea și folosiți-vă resursele eficient cu sfaturile pe care vi le-am pregătit.

Nu mai multitasking

Cercetările arată că jonglarea cu mai multe sarcini în același timp prelungește finalizarea sarcinilor și are un efect negativ asupra productivității. De asemenea, afirmă că, cu cât îți asumi mai multe sarcini, cu atât devii mai puțin productiv. Prin urmare, în loc să faci mai multe lucruri simultan, prioritizează-ți volumul de muncă și rezolvă mai întâi sarcinile importante (nu urgente). În acest fel, vă veți folosi resursele în mod eficient și nu veți mai experimenta niciodată un blocaj al productivității.

Organizează-ți mai bine viața

Dacă metodele organizatorice actuale pe care le utilizați fac mai mult rău decât bine, luați în considerare schimbarea lor și adoptarea altora noi în rutina dvs. zilnică. Încercați cu simplă dezordine la locul de muncă sau introducerea listelor de activități pentru a vă ajuta să vă urmăriți sarcinile mai eficient.

Ați auzit vreodată de o metodă de gestionare a timpului numită blocarea timpului?

Prin utilizarea acestei metode, vă împărțiți ziua de lucru în blocuri de timp. Dedici fiecare bloc de timp unei sarcini specifice și stabilești un interval de timp pentru fiecare. De exemplu, ora de cercetare de la 9:00 la 11:00, ora de scris de la 11:00 la 13:00, ora prânzului de la 13:00 la 14:00 etc. Urmați-vă blocurile de timp în consecință pentru a fi mai eficient cu timpul dvs. Profită la maximum de ziua ta de lucru prin implementarea unor schimbări organizaționale minore la locul de muncă.

Urmăriți-vă productivitatea

Ca persoană fizică, vă puteți urmări timpul pentru a fi mai eficient cu acesta și pentru a oferi rezultate consistente. Urmărindu-vă timpul, puteți vedea unde se duce timpul și vă puteți crește productivitatea. Dacă sunteți predispus la amânare, încercați tehnica Pomodoro care oferă lucru la intervale de 25 de minute, urmate de pauze de 5 minute. Vă ajută să vă concentrați asupra sarcinii la îndemână, iar milioane de oameni din întreaga lume îl folosesc pentru a îmbunătăți productivitatea. Prin urmare, urmăriți timpul pentru a vă crește productivitatea și pentru a vă îmbunătăți abilitățile de gestionare a timpului.

Eliminați distragerile

Aveți un impuls constant să vă verificați rețelele sociale? Potrivit unui studiu din 2017, rețelele sociale sunt unul dintre principalii vinovați pentru deteriorarea productivității. Opriți distragerile instalând software pentru blocarea aplicațiilor și site-urilor web irelevante în timpul orelor de lucru. În plus, dezactivați notificările și nu vă fie teamă să spuneți „Nu” colegilor. Rămâneți concentrat vă va ajuta să vă creșteți productivitatea și să vă folosiți resursele mai eficient.

Folosește tehnologia

Faceți din tehnologie o parte internă a zilelor dvs. de lucru. Vă poate economisi timp și accelera semnificativ procesele. Când utilizați tehnologia, vă alocați eficient resursele . Nu este nevoie să irosești resursele făcând lucrurile manual. Tehnologia vă va aloca eficient resursele și va minimiza riscul de greșeli. Rețineți că utilizați numai instrumente de încredere.

Concluzie

Echilibrarea eficienței și productivității înseamnă a merge pe frânghie, dar este esențială pentru a obține rezultate consistente. Indiferent dacă sunteți o persoană sau o organizație, luarea în considerare a ambilor factori joacă un rol esențial în obținerea succesului. Amintiți-vă că toată lumea se confruntă cu obstacole din când în când. Încercați să încorporați sfaturile pe care vi le-am pregătit în rutina zilnică pentru a depăși obstacolele cât mai eficient posibil.