Cum să identifici timpul pierdut și ineficiența

Ineficiența și timpul pierdut la locul de muncă duc la o serie de probleme cronice în afacerea dvs., dar există modalități în care echipa dvs. le poate identifica și depăși.

În acest articol vom defini mai întâi ineficiența la locul de muncă și vom identifica o varietate de moduri în care putem pierde timpul în timp ce lucrăm. Odată ce diagnosticăm problemele, ne vom uita la efectele lor asupra productivității noastre și vom oferi sfaturi despre cum să ne organizăm cel mai bine ziua de lucru și să profităm la maximum de timpul nostru.

Călătoria noastră către eliminarea pierderii de timp și maximizarea orelor de lucru începe aici.

Ce este ineficiența la locul de muncă?

Ineficiența apare atunci când:

• Echipa și managerul tău nu prea știu cine lucrează la ce.
• Echipa ta nu lucrează la proiecte cu cea mai mare prioritate.
• Echipa ta nu are resursele necesare.
• Echipa ta nu are informațiile de care au nevoie.
• Echipa ta nu raportează despre progresul proiectului.
• Echipa ta nu reușește să delege sarcinile în mod corespunzător.
• Devine neclar dacă echipa ta va termina munca la timp.

Drept urmare, apar următoarele probleme:

• Risipești bani – pentru că pierzi mult timp cu sarcini și proiecte greșite, ceea ce duce la reluări constante, revizuiri și amânarea termenelor limită.
• Nu efectuați o muncă de înaltă calitate – pentru că nu aveți informațiile și resursele de care aveți nevoie.
• Membrii echipei nu au timp pentru sarcini prioritare – pentru că toată lumea realizează sarcini la întâmplare, în loc să le delege oamenilor cu abilitățile, resursele și informațiile potrivite.
• Pierzi termenele limită – pentru că nu știi dacă trebuie să ceri clientului o prelungire a termenului limită sau nu.
• Moralul îți scade – pentru că deseori ratezi termenele limită din cauza lipsei generale de organizare la locul de muncă.

Ca urmare a ineficienței la locul de muncă, echipa ta nu reușește să livreze produse finale de calitate și să-și satisfacă clienții, astfel încât compania sau startup-ul tău nu ating niciodată succesul pe care l-ar putea.

Ce este timpul pierdut la serviciu?

Dacă pierzi timpul la serviciu, ar putea însemna că nu faci sarcini prioritare de nivel înalt pe care ai fost desemnat să le faci – în schimb, poți:

• Lucrați la sarcini mai puțin importante sau urgente,
• Participați la întâlniri în care nu aveți nevoie sau
• Răspundeți la fiecare e-mail banal trimis în calea dvs.,

Ca o alternativă mai proastă, este posibil să nu lucrați deloc - primirea de apeluri personale, plecarea de la serviciu din cauza comisiilor personale sau navigarea fără scop pe internet sunt toate acțiunile care se încadrează în această categorie.

În timp ce pierdeți timpul la locul de muncă, puteți deveni victima pierderilor de timp interne sau externe - diferența este că ️ Pierderile interne comune de timp la locul de muncă includ:

• verificarea e-mailului
• navigarea pe web și rețelele sociale
• discutând cu colegii

️ Pierderile de timp externe comune la locul de muncă includ:

• participarea la toate întâlnirile
• fiind repartizați cu sarcini de prioritate mai mică
• preluarea cererilor altor persoane
• efectuarea de apeluri telefonice inutile
• lucru într-un mediu zgomotos

Ca urmare a acestor pierderi de timp, de multe ori vă va fi dificil să vă recăpătați concentrarea asupra sarcinilor prioritare, chiar dacă încercați – potrivit Gloria Mark, un cercetător în domeniul distracției digitale la Universitatea din California, durează până la 23 de minute pentru a re-concentrați-vă pe o sarcină după o distragere a atenției.

Ce este mai rău, conform statisticilor oficiale de gestionare a timpului, timpul necesar pentru a recăpăta concentrarea se ridică la 2 ore pe zi – care este un preț mare de plătit, chiar și pentru distragerile scurte și aparent inofensive.

Cât timp pierdem? Și de ce pierdem timpul?

Potrivit diverselor mărturisiri de pe forumul Reddit, oamenii pierd aproximativ de la 1,5 până la 4 ore în fiecare zi – ceea ce înseamnă că săptămâna de lucru de 40 de ore se poate reduce uneori la doar 20 de ore de timp de lucru productiv și eficient.

Salary.com a căutat mai multe detalii despre timpul efectiv pierdut la locul de muncă și a făcut un sondaj pe 750 de angajați, care a dat următoarele rezultate:

Sondajul arată că o cantitate egală de oameni (31%) au recunoscut că pierd de la 30 de minute la 1 oră pe zi – și că doar 2% au recunoscut că își pierd mai mult de jumătate din ziua de muncă.

Sondajul a întrebat și de ce oamenii pierd timpul:

Ideea că toate pauzele de productivitate a ajutorului determină mai mult de jumătate dintre cei chestionați (53%) să piardă timpul – iar plictiseala generală vine la o secundă îndepărtată, cu o pondere de 20%.

În plus, sondajul arată că pierderea timpului nu trebuie neapărat să fie rezultatul unor atitudini negative față de angajator exprimate prin inacțiune. De fapt, este mai frecvent înrădăcinată în individul care se confruntă cu stări precum plictiseala, tergiversarea sau languirea .

Desigur, atunci când vorbim despre timpul pierdut la locul de muncă și căutăm rădăcinile și cauzele acestuia, nu trebuie să uităm de cele mai frecvente distrageri, adică pierderile de timp interne și externe la locul de muncă menționate mai devreme – iată câți oameni influențează, potrivit Statista cercetare:

Această cercetare arată că până la 80% dintre oameni consideră că colegii vorbăreț sunt cel mai distragător al locului de muncă - zgomotul de la birou fiind un al doilea apropiat cu 70%.

Schimbările copleșitoare la locul de muncă distrag atenția la o pondere de 61%, iar întâlnirile distrag atenția la o pondere de 60% - făcând ca noțiunea adesea subliniată că întâlnirile frecvente ne afectează productivitatea și se concentrează pe priorități să fie una validă.

Chiar și cel mai puțin important factor de distracție se află în continuare la 56% - mai mult de jumătate dintre angajații cercetați consideră că Social Media este un potențial imens de pierdere a timpului.

Deci, dacă nu suntem atenți, s-ar putea să cădem într-o groapă fără fund de distragere a atenției, unde o distragere duce la alte distrageri - rezultând mult mai mult timp pierdut decât este folosit în mod corespunzător.

Cum se corelează ineficiența și timpul pierdut?

Aceasta este o întrebare destul de simplă.

Ineficiența duce la pierdere de timp, iar timpul pierdut duce la ineficiență – atâta timp cât unul există, celălalt va urma probabil în curând.

Acest lucru are mult de-a face cu efectul demoralizant al ineficienței:

1. Atunci când aveți informații și resurse limitate pentru a efectua munca, precum și nu sunteți sigur de ceea ce trebuie să realizați în primul rând, este ușor să amânați și să cedeți în fața pierderilor de timp.
2. Odată ce timpul pierdut ți-a afectat deja munca, probabil că vei încerca să muncești mai mult pentru a compensa timpul pe care l-ai pierdut – dacă faci din asta un obicei, vei fi, de asemenea, expus riscului de epuizare.

Pe scurt, ineficiența și timpul pierdut pot părea inofensive la început, dar sunt de fapt o poartă către o serie de probleme uriașe pe termen lung.

Cum să identifici ineficiența și timpul pierdut?

Rețineți că statisticile generale de gestionare a timpului sunt una și că realitatea din compania, start-up-ul sau echipa dvs. este alta - iată cum vă puteți identifica propriile pierderi de timp care induc ineficiență și să le faceți față prin:

1. Urmărirea a ceea ce faci la serviciu
2. Analizând și reevaluând ceea ce poți face mai bine
3. Utilizarea datelor de urmărire a timpului pentru a face îmbunătățiri viitoare

Utilizatorul nostru Jason a spus asta despre Clockify în recenzia sa pe Capterra:

Experiența noastră a fost în general foarte pozitivă. Clockify ne-a ajutat să identificăm timpul pierdut și ineficiența, ceea ce a ajutat de fapt departamentul nostru de tehnologie să reorganizeze unele procesări, să economisim bani și timp și, în cele din urmă, să avansăm semnificativ în programul nostru de lansare a produsului.

1. Urmăriți ceea ce faceți la serviciu

Puteți face acest lucru cel mai bine urmărind timpul petrecut cu toate activitățile dvs. la locul de muncă printr-un cronometru – inclusiv timpul petrecut cu priorități, sarcini minore, întâlniri, apeluri telefonice, gestionarea căsuței primite și altele asemenea. Pentru a evalua corect modul în care vă petreceți timpul la serviciu, ar trebui să urmăriți și timpul folosit pentru pauze.

Timpul de urmărire necesită doar câțiva pași simpli:

• Pur și simplu, porniți cronometrul odată ce intrați într-o activitate
• Adăugați o scurtă descriere și alte date (proiect, sarcină, etichetă) care clarifică și mai mult activitatea
• Opriți cronometrul odată ce treceți la altceva.
• Apoi, repeta.

Procedând astfel, veți construi în cele din urmă o listă de intrări de timp pe care le puteți analiza ulterior.

Să ne uităm la un exemplu de zi în care au fost urmărite toate activitățile de la locul de muncă, cu accent deosebit pe timpul pierdut (marcat aici cu roșu):

REZULTATELE URMĂRIREA TIMPULUI PENTRU O ZI – SITUAȚIA ACTUALĂ

Rezultatele : Da, urmărirea timpului pentru După cum este evident prin abundența culorii roșii, această zi nu a fost petrecută atât de productiv.

De fapt, s-a petrecut mult timp pe întâlniri și pauze, în timp ce o singură sarcină prioritară a fost abordată – și nu pentru mult timp.

Timp total pierdut : 5,5 ore

Cea mai mare pierdere de timp : Întâlniri, cu 1 oră și 25 de minute

Timp total petrecut pe sarcini prioritare : 2,5 ore

Acum, să vedem ce anume a mers prost în această zi și cum puteți aduce îmbunătățiri:

2. Analizează și reevaluează ceea ce poți face mai bine

În ceea ce privește exemplul de zi urmărită, trebuie subliniat că rupturile în sine nu sunt problema – la urma urmei, ele vă ajută să vă odihniți și să vă reîncărcați bateriile, așa că nu ar trebui să le eliminați.

Același lucru este valabil și pentru pauza de prânz – nu vă puteți concentra în mod corespunzător atunci când vă este foame, așa că mai bine vă abțineți de la a încerca.

Cu toate acestea, ar trebui să urmăriți să maximizați efectul pauzelor , organizându-le și programându-le mai bine:

Problema cu această zi a fost că pauzele au fost aparent luate la întâmplare și au durat prea mult - a avea pauze scurte care durează 10-15 minute și a lua 1 oră pentru prânz vă va duce întotdeauna la pierdere din productivitate, deoarece nu veți avea suficient timp pentru a vă ocupa pe deplin. scufundă-te în munca ta.

În plus, luarea unei pauze după o sarcină de nivel scăzut, cum ar fi gestionarea căsuței de e-mail sau o întâlnire, este, de asemenea, contraproductivă și uneori chiar inutilă.

O altă problemă este ordinea sarcinilor abordate:

Dacă în general ești cel mai concentrat și mai productiv dimineața, atunci este păcat să pierzi acest timp special cu o sarcină de nivel scăzut, cum ar fi munca administrativă.

Mai mult, lăsarea unei sarcini de nivel înalt, cum ar fi remedierea erorilor critice în aplicația dvs. pentru orele de închidere este o altă rațiune slabă în gestionarea timpului - probabil că veți fi prea obosit pentru a vă concentra pe deplin și a livra cu calitate.

Ca alternativă la această zi, iată un exemplu despre cum vă puteți organiza și programa mai bine timpul la serviciu:

REZULTATE URMĂRIREA TIMPULUI PENTRU O ZI – FIX

Rezultate : Aceasta pare o zi mult mai promițătoare.

Pauzele au fost scurtate și mai bine implementate și s-a alocat mult mai mult timp sarcinii prioritare în total. S-a scurtat și timpul petrecut pe întâlniri, precum și timpul petrecut cu gestionarea inbox-ului.

Mai mult, sarcina prioritară a fost lucrată la prima oră dimineața, când probabil că suntem cei mai atenți, în timp ce sarcina administrativă a fost lăsată pentru timpul mai puțin productiv al zilei.

Timp total pierdut : 2 ore, dar ar trebui să considerați cel puțin o parte din timpul Cea mai mare pierdere de timp : încă întâlniri, dar mai puțin, cu 35 de minute în total

Timp total petrecut pe sarcini prioritare : 5 ore și 45 de minute, cu și mai mult potențial de îmbunătățire

Urmărind timpul pentru toate activitățile tale, vei obține o imagine de ansamblu clară și precisă a timpului tău la serviciu. Veți obține, de asemenea, o redare matematică clară a ceea ce puteți face mai bine în viitor - veți vedea unde puteți reduce timpul și unde puteți aloca mai mult timp, precum și unde ar trebui să remaniere ordinea sarcinilor. abordat.

După ce urmăriți timpul în fiecare zi pentru o perioadă, veți putea să vă identificați cu precizie pe ai dvs., dar și pe cei mai mari pierderi de timp ai echipei dvs. și să lucrați la îmbunătățirea pe termen lung a rutinei dvs. de lucru.

Sfat pro Clockify

Organizarea zilei de lucru și împărțirea ei în blocuri eficiente de activitate este o artă delicată. Aflați cum să creați și să reglați un program de lucru eficient cu ghidul nostru:

• Cum să faci o defalcare a zilei de lucru (cu șabloane)

3. Utilizați datele disponibile pentru a face îmbunătățiri pe termen lung

După ce aveți toate datele disponibile de urmărire a timpului sortate și analizate, veți obține timpul exact pe care l-ați putea aloca unor activități mai importante și veți lucra pentru o mai bună eficiență a muncii.

Să ne uităm la cele două zile de exemplu comparate, încă o dată:

În ciuda faptului că ați petrecut același timp la serviciu (8 ore), nivelurile de productivitate au variat foarte mult atunci când am comparat cele două zile:

ZIUA 1	ZIUA 2
Timp total facturabil 2 h 30 min	Timp total facturabil 5 h 45 minute
Câștiguri totale de 125 USD (60 USD/h)	Câștiguri totale de 345 USD (60 USD/h)

Pierzând până la 5,5 ore în prima zi, ați câștigat cu 220 USD mai puțin decât în ​​a doua zi - și acesta este doar un membru al echipei dvs., ceea ce înseamnă că suma reală de bani irosit se poate ridica la mii de dolari pe zi. , chiar și pentru echipe mai mici .

De exemplu, o echipă de 5 persoane poate pierde până la 5.000 USD pe săptămână prin gestionarea greșită a timpului și, în general, neștiind cum este petrecut timpul la serviciu.

Dar, urmărind timpul cu Clockify, îți vei putea maximiza potențialul de câștig – odată ce ai identificat unde pierzi timpul, vei putea calcula cât timp poți începe să aloci activităților mai profitabile în viitor.

De asemenea, vei putea vedea cum să-ți organizezi programul pentru a profita la maximum de timpul tău la serviciu, precum și pentru a-ți face echipa mai eficientă și fluxul de lucru mai fluid.

Sfat pro Clockify:

Clockify vă permite o perspectivă în timp real a veniturilor dvs. și a efectelor financiare ale orelor de lucru, aplicând tarife orare înregistrărilor dvs. de timp. Aflați cum să setați și să urmăriți veniturile pe oră, zilnice și globale cu ghidul nostru:

• Cum să aplicați tarifele orare la intrările de timp facturabile cu Clockify

Urmărirea timpului este cel mai rapid mod de a identifica spațiul de îmbunătățire. Aflați de ce un educator proeminent în managementul timpului jură pe urmărirea timpului:

• De ce să urmăriți timpul pentru tot ceea ce faceți: un interviu cu Workflow Queen

EXEMPLE SPECIFICE DE ÎMBUNĂTĂȚIRE

Dacă problema dvs. provine de la faptul că echipa și managerul dvs. nu știu cu adevărat cine lucrează la ce... Meniul Tabloul de bord al echipei compilează datele despre cine lucrează în prezent la ce sarcină și pentru cât timp.

Dacă ești îngrijorat că echipa ta nu lucrează la proiecte cu prioritate înaltă... Sistemul de proiecte favorit vă permite să marcați proiectele importante cu stele pentru a le evidenția drept priorități și a le face mai ușor de găsit și de ales atunci când lucrați.

Dacă echipa dvs. nu raportează în mod regulat progresul proiectului... Puteți verifica cu ușurință cantitatea de muncă efectuată în săptămâna, ziua sau ora anterioară, aruncând o privire la secțiunea Rapoarte a aplicației.

Dacă echipa dvs. nu reușește să delege sarcini în mod corespunzător... Delegarea poate deveni ușoară, odată ce începeți să adăugați sarcini la un proiect și apoi să le atribuiți membrilor echipei dvs.

Dacă nu sunteți sigur dacă echipa dvs. va termina munca la timp... Pentru a clarifica dacă va trebui să solicitați o prelungire a termenului limită, puteți vedea starea proiectului pentru a vedea cum se descurcă echipa dvs., în comparație cu timpul estimat pentru proiect completare.

In concluzie

Recunoașterea modului în care pierdem timpul ne ajută să minimizăm ineficiența și să ne bucurăm de toate beneficiile unui flux de lucru îmbunătățit și ale moralului crescut - vom fi în mod obiectiv mai productivi și ne vom simți mai motivați, mai încrezători în sine, mai fericiți și mai capabili să furnizăm munca de calitate superioara.

În cele din urmă, eficientizarea timpului de pauză, minimizarea întâlnirilor și gestionarea căsuței de e-mail, precum și remanierea programului nostru pentru a crește timpul pe care îl petrecem priorităților nu ne ajută doar să facem mai puțin și să câștigăm mai mult în mai puțin timp, ci ne ajută și să fim mai mult. mulțumit la locul de muncă.

️ Pierderea timpului și ineficiența sunt capcane de muncă în care majoritatea dintre noi cădem la un moment dat. Dacă aveți propriile moduri unice de a depăși aceste capcane, ne-ar plăcea să auzim despre asta. Împărtășiți-vă experiențele la [email protected] – s-ar putea să-și găsească drumul într-o viitoare postare de blog!