如何识别浪费的时间和效率低下

已发表: 2022-05-07

工作效率低下和浪费时间会导致您的业务出现许多长期问题——但您的团队可以通过多种方式识别和克服这些问题。

在本文中，我们将首先定义工作中的低效率，并确定我们在工作时可能浪费时间的各种方式。 一旦我们诊断出问题，我们将研究它们对我们生产力的影响，并就如何最好地安排我们的工作日和充分利用我们的时间提供建议。

我们消除浪费时间和最大化工作时间的旅程从这里开始。

什么是工作效率低下？

效率低下发生在：

你的团队和经理并不真正知道谁在做什么。
您的团队没有从事最高优先级的项目。
你的团队没有他们需要的资源。
您的团队没有他们需要的信息。
您的团队未报告项目进度。
您的团队未能正确委派任务。
不清楚您的团队是否会按时完成工作。

因此，会出现以下问题：

你在浪费金钱——因为你在错误的任务和项目上浪费了很多时间，这导致不断的重做、修订和最后期限被推迟。
你没有完成高质量的工作——因为你没有你需要的信息和资源。
团队成员没有时间处理优先任务——因为每个人都在随机执行任务，而不是把它们委派给具有正确技能、资源和信息的人。
您错过了最后期限——因为您不知道是否需要要求客户延长最后期限。
你的士气低落——因为你经常因为工作缺乏组织而错过最后期限。

作为工作效率低下的最终结果，您的团队无法提供优质的最终产品并满足客户，导致您的公司或初创公司永远无法取得成功。

什么是浪费时间？

如果您在工作上浪费时间，这可能意味着您没有执行分配给您的高级别优先任务——相反，您可以：

处理不太重要或紧急的任务，
参加不需要您的会议，或
回复您发送的每封微不足道的电子邮件，

作为一个更糟糕的选择，你可能根本不工作——打私人电话、因私事下班或漫无目的地上网都是属于这一类的行为。

在工作中浪费时间时，您可能会成为内部或外部浪费时间的受害者——不同之处在于我们️ 工作中常见的内部浪费时间包括：

检查电子邮件
上网和社交媒体
与同事聊天

️ 工作中常见的外部浪费时间包括：

参加所有会议
被分配较低优先级的任务
接受其他人的请求
打无用的电话
在嘈杂的环境中工作

由于这些时间浪费，即使你尝试了，你也经常会发现很难重新专注于优先任务——根据加州大学的数字分心学者 Gloria Mark 的说法，这需要 23 分钟才能完成分心后完全重新专注于一项任务。

更糟糕的是，根据官方时间管理统计数据，重新集中注意力所需的时间总计为每天2 小时——即使对于看似无害的短暂分心来说，这是一个沉重的代价。

我们浪费了多少时间？我们为什么要浪费时间？

根据 Reddit 论坛上的各种供述，人们每天大约浪费 1.5 到 4 小时——这意味着每周 40 小时的工作有时可能会归结为只有 20 小时的高效工作时间。

Salary.com 正在寻找有关实际浪费在工作上的时间的更多详细信息，并进行了一项涵盖 750 名员工的民意调查，结果如下：

民意调查显示，同样数量的人 (31%) 承认每天浪费了 30 分钟到 1 小时，只有 2% 的人承认浪费了一半以上的工作日。

民意调查还询问人们为什么浪费时间：

一切都会影响生产力的想法导致超过一半的受访者 (53%) 浪费时间——而普遍的无聊则以 20% 的比例排在第二位。

此外，民意调查显示，浪费时间不一定是由于不作为而对雇主表达的任何消极态度的结果。事实上，它更普遍地植根于个人经历的状态，如无聊、拖延或萎靡不振。

当然，当谈到浪费在工作上的时间并寻找其根源和原因时，我们不应该忘记最常见的干扰，即前面提到的内部和外部浪费时间的工作——这是他们影响了多少人，根据 Statista研究：

这项研究表明，多达 80% 的人认为聊天同事是工作场所中最让人分心的元素——办公室噪音紧随其后，占 70%。

工作中压倒性的变化分散了 61% 的注意力，而会议分散了 60% 的注意力——这使得经常强调的观念，即频繁的会议会损害我们的生产力并专注于优先事项是一个有效的观念。

即使是最不显眼的干扰因素，仍然高达 56%——超过一半的被调查员工发现社交媒体有巨大的浪费时间的潜力。

因此，如果我们不小心，我们可能会陷入无底洞的分心，其中一个分心会导致其他分心 - 导致浪费的时间比正确使用的时间多得多。

效率低下和浪费的时间有何关联？

这是一个足够简单的问题。

效率低下会浪费时间，浪费时间会导致效率低下——只要一个存在，另一个可能很快就会出现。

这与效率低下的士气低落有很大关系：

当您执行工作的信息和资源有限，并且不确定首先要完成什么时，很容易拖延并屈服于浪费时间。
一旦浪费的时间已经对你的工作造成了影响，你可能会更加努力地工作来弥补你失去的时间——如果你养成了这种习惯，你也会面临倦怠的风险。

Clockify 专业提示

拖延会影响五分之一的工作专业人士。通过我们的指南了解更多关于拖延的原因以及对抗它的不同方法：

如何战胜拖延症：生产力教练的 8 条个人建议

总而言之，效率低下和浪费时间一开始似乎无害，但从长远来看，实际上是通向许多巨大问题的途径。

如何识别效率低下和浪费时间？

请记住，一般的时间管理统计数据是一回事，而您的公司、初创公司或团队的实际情况则是另一回事——您可以通过以下方式识别导致效率低下的浪费时间的人，并通过以下方式处理它们：

跟踪您在工作中所做的事情
分析和重新评估你可以做得更好的地方
使用您的时间跟踪数据进行未来改进

我们的用户 Jason 在他对 Capterra 的评论中对 Clockify 有这样的评价：

我们的经验总体上是非常积极的。 Clockify 帮助我们发现了浪费的时间和效率低下的问题，这实际上帮助我们的技术部门重组了一些流程，节省了资金和时间，并最终大大提前了我们的产品发布计划。

1. 跟踪您在工作中所做的事情

您可以通过计时器跟踪您在所有工作活动上花费的时间来最好地做到这一点——包括花在优先事项、次要任务、会议、电话、收件箱管理等方面的时间。为了正确评估您如何度过工作时间，您还应该跟踪用于休息的时间。

跟踪时间只需要几个简单的步骤：

只需在您进入活动后启动计时器
添加简短描述和其他数据（项目、任务、标签）以进一步阐明活动
一旦你移动到别的东西，就停止计时器。
然后，重复。

通过这样做，您最终将构建一个时间条目列表，以便以后进行分析。

让我们看一个跟踪所有工作活动的一天的例子，特别强调浪费的时间（这里用红色标记）：
一天的时间跟踪结果 - 当前情况
结果：是的，跟踪您在工作中所做的正如丰富的红色所表明的那样，这一天并没有那么富有成效地度过。
事实上，很多时间都花在了会议和休息上，而只处理了一项优先任务——而且时间不长。
浪费的总时间：5.5小时
最大的浪费时间：会议，1 小时 25 分钟
在优先任务上花费的总时间：2.5 小时
现在，让我们看看这一天到底出了什么问题，以及如何进行改进：
2. 分析和重新评估你可以做得更好的地方
关于跟踪日的示例，必须强调休息本身不是问题——毕竟，它们可以帮助你休息和充电，所以你不应该消除它们。
你的午休时间也是如此——当你饿的时候你不能正确地集中注意力，所以你最好不要尝试。

但是，您应该通过更好地组织和安排它们来最大化您的休息效果：
这一天的问题是，休息时间似乎很随意，而且时间过长——10-15 分钟的短暂休息和 1 小时的午餐时间总是会降低你的工作效率，因为你没有足够的时间来充分发挥让自己沉浸在工作中。
此外，在收件箱管理或会议等低级任务后休息一下也会适得其反，有时甚至是不必要的。
另一个问题是处理任务的顺序：
如果你早上通常是最专注和最有效率的，那么将这段特殊的时间浪费在诸如行政工作之类的低级任务上是一种耻辱。
此外，将诸如修复应用程序中的关键错误等高级任务留给时间管理是另一个糟糕的时间管理判断——您可能会太累而无法完全集中精力并高质量地交付。
作为这一天的替代方案，这里有一个示例，说明如何更好地组织和安排工作时间：

一天的时间跟踪结果 - 固定
结果：这看起来是更有希望的一天。
休息时间缩短了，实施得更好了，更多的时间花在了优先任务上。花在会议上的时间以及花在收件箱管理上的时间也缩短了。
此外，优先任务是在早上的第一件事上进行的，那时我们可能是最警觉的，而管理任务则留给一天中生产力较低的时间。
浪费的总时间：2 小时，但您至少应该将最大的浪费时间：仍然是会议，但少了，总共 35 分钟
在优先任务上花费的总时间：5 小时 45 分钟，还有更大的改进潜力
通过跟踪所有活动的时间，您将获得清晰准确的工作时间概览。您还将获得一个清晰的数学表述，说明您在未来可以做得更好——您会看到可以在哪些地方缩短时间，可以在哪些地方分配更多时间，以及应该在哪些地方重新调整任务的顺序解决了。
在每天跟踪一段时间后，您将能够准确地识别出您自己以及您的团队最大的个人时间浪费者，并致力于对您的日常工作进行长期改进。
Clockify 专业提示
组织您的工作日并将其分解为有效的活动块是一门精致的艺术。通过我们的指南了解如何创建和微调有效的工作时间表：
如何分解您的工作日（使用模板）
3. 使用可用数据进行长期改进
整理和分析所有可用时间跟踪数据后，您将获得可以分配给更重要活动并努力提高工作效率的确切时间。
让我们再看一下比较的两个示例天：
尽管您在工作上花费了相同的时间（8 小时），但当我们比较这两天时，生产力水平差异很大：
第一天
第 2 天

2 小时 30 分钟总计费时间
5 小时 45 分钟总计费时间

125 美元的总收入（60 美元/小时）
总收入 345 美元（60 美元/小时）
通过在第一天浪费多达 5.5 小时，您比第二天少赚了 220 美元——这只是您团队中的一个成员，这意味着实际浪费的钱可能每天高达数千美元，即使对于较小的团队。
例如，一个 5 人团队可能会因时间管理不善以及通常不知道如何花费工作时间而每周损失多达 5,000 美元。
但是，通过使用 Clockify 跟踪时间，您将能够最大限度地发挥您的收入潜力——一旦您确定了您在哪里浪费时间，您就可以计算出您可以开始将多少时间分配给未来更有利可图的活动。
您还可以了解如何安排日程安排，以充分利用您的工作时间，并让您的团队更有效率，让您的工作流程更顺畅。
Clockify 专业提示：
Clockify 通过将小时费率应用于您的时间条目，使您能够实时了解您的收入和工作时间的财务影响。通过我们的指南了解如何设置和跟踪您的每小时、每日和总体收入：
如何使用 Clockify 将小时费率应用于计费时间条目
跟踪您的时间是确定改进空间的最快方法。了解为什么一位著名的时间管理教育者对时间跟踪发誓：
为什么要在你所做的每件事上跟踪时间：对工作流程女王的采访
改进的具体例子
如果您的问题源于您的团队和经理并不真正了解谁在做什么...... Team Dashboard 菜单会汇总有关谁目前在做什么任务以及持续多长时间的数据。
如果您担心您的团队没有处理高优先级项目……最喜欢的项目系统让您可以用星号标记重要项目，以便将它们突出显示为优先级，并在工作时更容易找到和选择它们。
如果您的团队没有定期报告项目进度……您可以通过浏览应用程序的“报告”部分轻松检查前一周、前一天或前一小时执行的工作量。
如果您的团队未能正确委派任务……一旦您开始将任务添加到项目中，然后将它们分配给团队成员，委派就会变得容易。
如果您不确定您的团队是否会按时完成工作......为了明确您是否需要要求延长截止日期，您可以查看项目状态以了解您的团队的工作情况，与您为项目估计的时间相比完成。
综上所述
认识到我们如何浪费时间有助于我们最大限度地减少效率低下并享受改进的工作流程和提高士气的所有好处——我们客观上会更有效率、更有动力、更自信、更快乐，以及更有能力交付工作更高的质量。
最后，简化我们的休息时间，尽量减少会议和收件箱管理，以及重新调整我们的日程安排以增加我们花在优先事项上的时间，这不仅有助于我们在更短的时间内做更少的事情并赚更多的钱——它还有助于我们变得更多对工作感到满意。
️ 浪费时间和效率低下是我们大多数人在某些时候陷入的工作陷阱。如果您有自己独特的方法来克服这些陷阱，我们很想听听。在 [email protected] 分享您的经验——他们可能会在未来的博客文章中找到自己的方式！