Jak rozpoznać zmarnowany czas i nieefektywność

Nieefektywność i strata czasu w pracy prowadzą do wielu chronicznych problemów w Twojej firmie – ale istnieją sposoby, w jakie Twój zespół może je zidentyfikować i przezwyciężyć.

W tym artykule najpierw zdefiniujemy nieefektywność w pracy i zidentyfikujemy różne sposoby, w jakie możemy tracić czas podczas pracy. Po zdiagnozowaniu problemów przyjrzymy się ich wpływowi na naszą produktywność i doradzimy, jak najlepiej zorganizować nasz dzień pracy i jak najlepiej wykorzystać nasz czas.

Nasza droga do wyeliminowania marnowania czasu i maksymalizacji godzin pracy zaczyna się tutaj.

Czym jest nieefektywność w pracy?

Nieefektywność ma miejsce, gdy:

• Twój zespół i menedżer tak naprawdę nie wiedzą, kto nad czym pracuje.
• Twój zespół nie pracuje nad projektami o najwyższym priorytecie.
• Twój zespół nie ma zasobów, których potrzebuje.
• Twój zespół nie ma potrzebnych informacji.
• Twój zespół nie informuje o postępach projektu.
• Twój zespół nie potrafi prawidłowo delegować zadań.
• Nie jest jasne, czy Twój zespół zakończy pracę na czas.

W wyniku tego pojawiają się następujące problemy:

• Marnujesz pieniądze – ponieważ tracisz dużo czasu na niewłaściwe zadania i projekty, co skutkuje ciągłymi przeróbkami, korektami i odsuwaniem terminów.
• Nie wykonujesz wysokiej jakości pracy – ponieważ nie masz potrzebnych informacji i zasobów.
• Członkowie zespołu nie mają czasu na zadania priorytetowe – ponieważ każdy wykonuje zadania losowo, zamiast delegować je do osób z odpowiednimi umiejętnościami, zasobami i informacjami.
• Tracisz terminy – bo nie wiesz, czy musisz poprosić klienta o przedłużenie terminu, czy nie.
• Twoje morale spada – ponieważ często nie dotrzymujesz terminów z powodu ogólnego braku organizacji w pracy.

Końcową konsekwencją nieefektywności w pracy jest to, że Twój zespół nie dostarcza wysokiej jakości produktów końcowych i nie satysfakcjonuje klientów, co powoduje, że Twoja firma lub startup nigdy nie osiągają sukcesu, jaki mógłby osiągnąć.

Czym jest stracony czas w pracy?

Jeśli marnujesz czas w pracy, może to oznaczać, że nie wykonujesz zadań wysokiego poziomu, priorytetowych, do których zostałeś przydzielony – zamiast tego możesz:

• Pracuj przy mniej ważnych lub pilnych zadaniach,
• Bierz udział w spotkaniach, na których nie jesteś potrzebny lub
• Odpowiedz na każdy trywialny e-mail wysłany na Twój sposób,

Gorszą alternatywą jest to, że możesz w ogóle nie pracować – telefony osobiste, wychodzenie z pracy w związku z osobistymi sprawami lub bezcelowe surfowanie po Internecie to działania należące do tej kategorii.

Marnując czas w pracy, możesz paść ofiarą zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych niszczycieli czasu – różnica polega na tym, że ️ Powszechnymi wewnętrznymi pożeraczami czasu w pracy są:

• sprawdzanie poczty e-mail
• surfowanie po sieci i mediach społecznościowych
• rozmawianie z kolegami

️ Do powszechnych zewnętrznych osób marnujących czas w pracy należą:

• uczestnictwo we wszystkich spotkaniach
• przydzielanie zadań o niższym priorytecie
• przyjmowanie próśb od innych osób
• wykonywanie bezużytecznych rozmów telefonicznych
• praca w hałaśliwym otoczeniu

W wyniku tych marnotrawców czasu często trudno będzie się skupić na priorytetowych zadaniach, nawet jeśli spróbujesz – według Glorii Mark, naukowca zajmującego się cyfrowym rozpraszaniem uwagi na Uniwersytecie Kalifornijskim, potrzeba nawet 23 minut, aby całkowicie ponownie skoncentruj się na zadaniu po rozproszeniu uwagi.

Co gorsza, zgodnie z oficjalnymi statystykami zarządzania czasem, czas potrzebny na odzyskanie koncentracji wynosi 2 godziny dziennie – co jest ogromną ceną, nawet za pozornie nieszkodliwe, krótkie rozproszenie.

Ile czasu marnujemy? A dlaczego marnujemy czas?

Według różnych wyznań na forum Reddit, ludzie marnują z grubsza od 1,5 do 4 godzin dziennie – co oznacza, że ​​40-godzinny tydzień pracy może czasami sprowadzić się do zaledwie 20 godzin produktywnego i efektywnego czasu pracy.

Salary.com szukało więcej szczegółów na temat rzeczywistego czasu straconego w pracy i przeprowadziło ankietę obejmującą 750 pracowników, która dała następujące wyniki:

Z sondażu wynika, że ​​tyle samo osób (31%) przyznało się do marnowania od 30 minut do 1 godziny dziennie – a tylko 2% przyznało się do zmarnowania ponad połowy swojego dnia pracy.

W ankiecie zapytano również , dlaczego ludzie marnują czas:

Przekonanie, że wszystkie przerwy pomagają zwiększyć produktywność, prowadzi ponad połowę ankietowanych (53%) do marnowania czasu – a ogólna nuda znajduje się na odległym drugim miejscu z udziałem 20%.

Dodatkowo z sondażu wynika, że ​​marnowanie czasu nie musi wynikać z jakichkolwiek negatywnych postaw wobec pracodawcy wyrażanych bezczynnością. W rzeczywistości częściej jest ona zakorzeniona w doświadczaniu przez jednostkę stanów takich jak nuda, prokrastynacja czy marnowanie .

Oczywiście mówiąc o straconym czasie w pracy i szukając jego źródeł i przyczyn, nie powinniśmy zapominać o najczęstszych rozpraszaczach, czyli wspomnianych wcześniej wewnętrznych i zewnętrznych marnotrawcach czasu w pracy – oto na ile osób wpływają, według Statista Badania:

Z badań tych wynika, że ​​aż 80% ludzi uważa rozmownych kolegów za najbardziej rozpraszający element w miejscu pracy – przy 70% hałas w biurze jest na drugim miejscu.

Przytłaczające zmiany w pracy rozpraszają 61% udziału, a spotkania rozpraszają 60% – co sprawia, że ​​często podkreślany pogląd, że częste spotkania szkodzą naszej produktywności i skupieniu się na priorytetach, jest słuszny.

Nawet najmniej widoczny dystraktor wciąż stanowi mocne 56% – ponad połowa badanych pracowników uważa Social Media za ogromny potencjał do marnowania czasu.

Tak więc, jeśli nie będziemy ostrożni, możemy wpaść w bezdenną otchłań rozproszeń, gdzie jedno rozproszenie prowadzi do innych rozproszeń – co skutkuje znacznie większą stratą czasu niż właściwie wykorzystanym.

Jak koreluje nieefektywność i zmarnowany czas?

To dość proste pytanie.

Nieefektywność prowadzi do zmarnowania czasu, a zmarnowany czas prowadzi do nieefektywności – dopóki istnieje jeden, prawdopodobnie wkrótce pojawi się drugi.

Ma to wiele wspólnego z demoralizującym efektem nieefektywności:

1. Kiedy masz ograniczone informacje i zasoby do wykonania pracy, a także nie masz pewności, co musisz osiągnąć w pierwszej kolejności, łatwo jest zwlekać i ulec marnowaniu czasu.
2. Kiedy zmarnowany czas odbije się już na twojej pracy, prawdopodobnie będziesz starał się pracować ciężej, aby zrekompensować stracony czas – jeśli zrobisz z tego nawyk, również będziesz narażony na wypalenie.

Podsumowując, nieefektywność i zmarnowany czas mogą początkowo wydawać się nieszkodliwe, ale w rzeczywistości są bramą do wielu ogromnych problemów na dłuższą metę.

Jak rozpoznać nieefektywność i zmarnowany czas?

Pamiętaj, że ogólne statystyki dotyczące zarządzania czasem to jedno, a rzeczywistość w Twojej firmie, startupie lub zespole to drugie – oto jak możesz zidentyfikować własnych nieefektywnych marnotrawców czasu i radzić sobie z nimi poprzez:

1. Śledzenie tego, co robisz w pracy
2. Analizowanie i ponowne ocenianie tego, co możesz zrobić lepiej
3. Wykorzystywanie danych śledzenia czasu do wprowadzania przyszłych ulepszeń

Nasz użytkownik Jason miał to do powiedzenia na temat Clockify w swojej recenzji na temat Capterra:

Nasze doświadczenie jest ogólnie bardzo pozytywne. Clockify pomogło nam zidentyfikować zmarnowany czas i nieefektywność, co w rzeczywistości pomogło naszemu działowi technologicznemu zreorganizować część przetwarzania, zaoszczędzić pieniądze i czas, a ostatecznie znacznie wyprzedzić harmonogram wprowadzania naszych produktów.

1. Śledź, co robisz w pracy

Możesz to najlepiej zrobić, śledząc czas spędzony na wszystkich czynnościach w pracy za pomocą timera – w tym czas poświęcony na priorytety, drobne zadania, spotkania, rozmowy telefoniczne, zarządzanie skrzynką odbiorczą i tym podobne. Aby właściwie ocenić, jak spędzasz czas w pracy, powinieneś również śledzić czas poświęcony na przerwy.

Czas śledzenia wymaga tylko kilku prostych kroków:

• Po prostu uruchom minutnik po wprowadzeniu aktywności
• Dodaj krótki opis i inne dane (projekt, zadanie, tag), które dodatkowo wyjaśniają działanie
• Zatrzymaj minutnik, gdy przejdziesz do czegoś innego.
• Następnie powtórz.

W ten sposób ostatecznie zbudujesz listę wpisów czasu, które możesz później przeanalizować.

Spójrzmy na przykładowy dzień, w którym śledzono wszystkie czynności w pracy, ze szczególnym uwzględnieniem straconego czasu (tu zaznaczono na czerwono):

WYNIKI ŚLEDZENIA CZASU NA DZIEŃ – OBECNA SYTUACJA

Rezultaty : tak, śledzenie czasu na Jak widać po obfitości koloru czerwonego, ten dzień nie był spędzony tak produktywnie.

W rzeczywistości na spotkania i przerwy spędzano dużo czasu, a załatwiono tylko jedno zadanie priorytetowe – i to nie na długo.

Całkowity zmarnowany czas : 5,5 godziny

Największy pożeracz czasu : Spotkania trwające 1 godzinę i 25 minut

Całkowity czas spędzony na zadaniach priorytetowych : 2,5 godziny

Przyjrzyjmy się teraz, co dokładnie poszło nie tak w tym dniu i jak możesz wprowadzić ulepszenia:

2. Przeanalizuj i ponownie oceń, co możesz zrobić lepiej

W odniesieniu do przykładu śledzonego dnia należy podkreślić, że same przerwy nie są problemem – w końcu pomagają odpocząć i naładować baterie, więc nie należy ich eliminować.

To samo dotyczy przerwy na lunch – nie możesz się właściwie skoncentrować, gdy jesteś głodny, więc lepiej powstrzymaj się od prób.

Należy jednak dążyć do maksymalizacji efektu przerw , lepiej je organizując i planując:

Problem z tym dniem polegał na tym, że przerwy były pozornie brane losowo i trwały zbyt długo – krótkie przerwy trwające 10-15 minut i godzina na lunch zawsze odciągają Twoją produktywność, ponieważ nie będziesz mieć wystarczająco dużo czasu zanurz się w swojej pracy.

Ponadto zrobienie sobie przerwy po zadaniu niskiego poziomu, takim jak zarządzanie skrzynką odbiorczą czy spotkanie, również przynosi efekt przeciwny do zamierzonego, a czasem nawet niepotrzebny.

Kolejnym problemem jest kolejność wykonywanych zadań:

Jeśli rano jesteś najbardziej skoncentrowany i produktywny, szkoda marnować ten szczególny czas na zadania niskiego poziomu, takie jak praca administracyjna.

Co więcej, pozostawienie zadania wysokiego poziomu, takiego jak naprawianie krytycznych błędów w aplikacji, na godziny zamknięcia, to kolejny kiepski osąd w zarządzaniu czasem – prawdopodobnie będziesz zbyt zmęczony, aby w pełni się skoncentrować i dostarczać z jakością.

Jako alternatywę dla tego dnia, oto przykład, jak możesz lepiej zorganizować i zaplanować swój czas w pracy:

WYNIKI ŚLEDZENIA CZASU NA DZIEŃ – USTALONE

Wyniki : Wygląda na o wiele bardziej obiecujący dzień.

Przerwy zostały skrócone i lepiej zrealizowane, a w sumie na zadanie priorytetowe poświęcono znacznie więcej czasu. Skrócony został również czas spędzony na spotkaniach, a także czas poświęcony na zarządzanie skrzynką odbiorczą.

Co więcej, zadanie priorytetowe zostało wykonane z samego rana, kiedy prawdopodobnie jesteśmy najbardziej czujni, podczas gdy zadanie administracyjne pozostawiono na mniej produktywną porę dnia.

Całkowity stracony czas : 2 godziny, ale przynajmniej część Największe marnowanie czasu : Wciąż spotkania, ale mniej, w sumie 35 minut

Całkowity czas spędzony na zadaniach priorytetowych : 5 godzin i 45 minut, z jeszcze większym potencjałem ulepszeń

Śledząc czas wszystkich swoich czynności, zyskasz jasny i precyzyjny przegląd swojego czasu w pracy. Otrzymasz również jasne, matematyczne przedstawienie tego, co możesz zrobić lepiej w przyszłości – zobaczysz, gdzie możesz skrócić czas, a gdzie możesz przeznaczyć więcej czasu, a także gdzie powinieneś przetasować kolejność zadań Rozwiązany.

Po śledzeniu czasu każdego dnia przez jakiś czas będziesz w stanie precyzyjnie zidentyfikować swój własny, ale także swój zespół, który pochłania najwięcej czasu, i pracować nad wprowadzaniem długoterminowych ulepszeń w swojej rutynie pracy.

Wskazówka zegara dla profesjonalistów

Zorganizowanie dnia pracy i rozbicie go na efektywne bloki aktywności to delikatna sztuka. Dowiedz się, jak stworzyć i dostroić efektywny harmonogram pracy z naszym przewodnikiem:

• Jak zrobić podział swojego dnia pracy (z szablonami)

3. Korzystaj z dostępnych danych, aby wprowadzać długoterminowe ulepszenia

Po uporządkowaniu i przeanalizowaniu wszystkich dostępnych danych dotyczących śledzenia czasu otrzymasz dokładny czas, który możesz przeznaczyć na ważniejsze czynności i pracować nad lepszą wydajnością pracy.

Spójrzmy raz jeszcze na dwa przykładowe dni:

Pomimo tego, że spędziłeś tyle samo czasu w pracy (8 godzin), poziomy produktywności znacznie się różniły, gdy porównaliśmy te dwa dni:

DZIEŃ 1	DZIEŃ 2
Całkowity czas rozliczeniowy 2 godz. 30 min	Całkowity czas rozliczeniowy 5 godzin 45 minut
łączne zarobki 125 USD (60 USD/godz.)	łączne zarobki 345 USD (60 USD/godz.)

Marnując aż 5,5 godziny pierwszego dnia, zarobiłeś o 220 USD mniej niż drugiego dnia – a to tylko jeden członek Twojego zespołu, co oznacza, że ​​rzeczywista kwota zmarnowanych pieniędzy może wzrosnąć do tysięcy dolarów dziennie nawet dla mniejszych zespołów .

Na przykład pięcioosobowy zespół może stracić nawet 5000 USD tygodniowo, niewłaściwie zarządzając czasem i ogólnie nie wiedząc, jak spędza się czas w pracy.

Ale śledząc czas za pomocą Clockify, będziesz w stanie zmaksymalizować swój potencjał zarobkowy – gdy zidentyfikujesz, gdzie tracisz czas, będziesz w stanie obliczyć, ile czasu możesz zacząć poświęcać na bardziej dochodowe działania w przyszłości.

Będziesz także mógł zobaczyć, jak zorganizować swój harmonogram, aby jak najlepiej wykorzystać czas w pracy, a także aby Twój zespół był bardziej wydajny, a przepływ pracy płynniejszy.

Wskazówka Clockify dla profesjonalistów:

Clockify umożliwia wgląd w czasie rzeczywistym w swoje zarobki i skutki finansowe godzin pracy, stosując stawki godzinowe do wpisów czasu. Dowiedz się, jak ustawić i śledzić swoje godzinowe, dzienne i ogólne zarobki z naszego przewodnika:

• Jak zastosować stawki godzinowe do wpisów rozliczanych czasu za pomocą Clockify?

Śledzenie czasu to najszybszy sposób na zidentyfikowanie możliwości poprawy. Dowiedz się, dlaczego wybitny nauczyciel zarządzania czasem przysięga na śledzenie czasu:

• Po co śledzić czas na wszystkim, co robisz: wywiad z Workflow Queen

SZCZEGÓLNE PRZYKŁADY ULEPSZEŃ

Jeśli Twój problem wynika z tego, że Twój zespół i menedżer tak naprawdę nie wiedzą, kto nad czym pracuje… Menu zespołu Dashboard kompiluje dane o tym, kto aktualnie pracuje nad jakim zadaniem i jak długo.

Jeśli obawiasz się, że Twój zespół nie pracuje nad projektami o wysokim priorytecie… System ulubionych projektów pozwala oznaczać ważne projekty gwiazdkami, aby wyróżnić je jako priorytetowe i ułatwić ich znalezienie i wybranie podczas pracy.

Jeśli Twój zespół nie raportuje regularnie o postępach projektu… Możesz łatwo sprawdzić ilość pracy wykonanej w poprzednim tygodniu, dniu lub godzinie, zaglądając do sekcji Raporty w aplikacji.

Jeśli Twój zespół nie deleguje zadań prawidłowo… Delegowanie może stać się łatwe, gdy zaczniesz dodawać zadania do projektu, a następnie przydzielać je członkom zespołu.

Jeśli nie masz pewności, czy Twój zespół zakończy pracę na czas… Aby wyjaśnić, czy będziesz musiał poprosić o przedłużenie terminu, możesz wyświetlić stan projektu, aby zobaczyć, jak radzi sobie Twój zespół, w porównaniu z szacowanym czasem dla projektu ukończenie.

Podsumowując

Zrozumienie, w jaki sposób marnujemy czas, pomaga nam zminimalizować nieefektywność i cieszyć się wszystkimi korzyściami płynącymi z usprawnionego przepływu pracy i zwiększonego morale – obiektywnie będziemy bardziej produktywni, będziemy czuć się bardziej zmotywowani, pewni siebie, szczęśliwsi, a także bardziej zdolni do wykonywania pracy wyższa jakość.

W końcu usprawnienie czasu przerwy, zminimalizowanie spotkań i zarządzania skrzynką odbiorczą, a także przetasowanie naszego harmonogramu w celu wydłużenia czasu, który spędzamy na priorytetach, nie tylko pomaga nam robić mniej i zarabiać więcej w krótszym czasie – pomaga nam również być więcej zadowolony w pracy.

️ Marnowanie czasu i nieefektywność to pułapki pracy, w które w pewnym momencie wpada większość z nas. Jeśli masz własne, unikalne sposoby na pokonanie tych pułapek, chętnie o tym usłyszymy. Podziel się swoimi doświadczeniami na [email protected] — mogą po prostu znaleźć drogę do przyszłego wpisu na blogu!