낭비되는 시간과 비효율성을 식별하는 방법

직장에서의 비효율과 시간 낭비는 비즈니스에서 여러 가지 고질적인 문제로 이어지지만 팀이 이를 식별하고 극복할 수 있는 방법이 있습니다.

이 기사에서 우리는 먼저 직장에서의 비효율을 정의하고 우리가 일하는 동안 시간을 ​​낭비 할 수 있는 다양한 방법을 식별할 것 입니다. 문제를 진단한 후에는 생산성에 미치는 영향을 살펴보고 작업 시간을 가장 잘 구성하고 시간을 최대한 활용하는 방법에 대한 조언을 제공합니다.

시간 낭비를 없애고 근무 시간을 극대화하기 위한 여정은 여기에서 시작됩니다.

직장에서 비효율이란 무엇입니까?

비효율은 다음과 같은 경우에 발생합니다.

• 당신의 팀과 매니저는 누가 무엇을 하고 있는지 잘 모릅니다.
• 당신의 팀은 가장 높은 우선순위의 프로젝트를 진행하고 있지 않습니다.
• 팀에 필요한 리소스가 없습니다.
• 팀에 필요한 정보가 없습니다.
• 귀하의 팀은 프로젝트 진행 상황을 보고하지 않습니다.
• 팀이 작업을 제대로 위임하지 못합니다.
• 당신의 팀이 제시간에 일을 마칠지 여부가 불분명해진다.

그 결과 다음과 같은 문제가 발생합니다.

• 돈 을 낭비하는 것입니다. 잘못된 작업과 프로젝트에 많은 시간을 낭비하고 결과적으로 계속해서 반복, 수정 및 기한이 연기되기 때문입니다.
• 필요한 정보와 리소스가 없기 때문에 고품질 작업 을 수행하지 않습니다.
• 팀 구성원은 우선 순위 작업을 수행할 시간이 없습니다. 모든 사람이 적절한 기술, 리소스 및 정보를 가진 사람에게 작업을 위임하는 대신 무작위로 작업을 수행하기 때문입니다.
• 마감일을 놓치는 경우 – 고객에게 마감일 연장을 요청해야 하는지 여부를 모르기 때문입니다.
• 당신의 사기 가 떨어집니다. 직장에서 일반적으로 조직이 부족하여 마감일을 놓치는 경우가 많기 때문입니다.

직장에서의 비효율의 최종 결과로, 당신의 팀은 양질의 최종 제품을 제공하고 고객을 만족시키는 데 실패하여 회사 또는 신생 기업이 결코 성공할 수 없습니다.

직장에서 낭비되는 시간은 무엇입니까?

직장에서 시간을 낭비하는 경우 할당된 상위 수준의 우선 순위 작업을 수행하지 않고 있다는 의미일 수 있습니다. 대신 다음을 수행할 수 있습니다.

• 덜 중요하거나 긴급한 작업을 수행하고,
• 필요하지 않은 회의에 참석하거나
• 귀하가 보낸 모든 사소한 이메일에 응답하십시오.

더 나쁜 대안으로, 당신 은 전혀 일하지 않을 수 있습니다. 개인적인 전화를 받거나, 개인적인 심부름으로 인해 퇴근하거나, 목적 없이 웹 서핑을 하는 것은 모두 이 범주에 해당하는 행동입니다.

직장에서 시간을 낭비하는 동안 내부 또는 외부 시간 낭비 의 희생양이 될 수 있습니다. 차이점은 내부 시간 낭비를 제어 ️ 직장에서 흔히 발생하는 내부 시간 낭비는 다음과 같습니다.

• 이메일 확인
• 웹 서핑 및 소셜 미디어
• 동료와 채팅

️ 직장에서 일반적인 외부 시간 낭비는 다음과 같습니다.

• 모든 회의에 참석
• 우선 순위가 낮은 작업에 할당
• 다른 사람들의 요청을 받아
• 쓸데없는 전화 걸기
• 시끄러운 환경에서 작업

이러한 시간 낭비의 결과로, 시도하더라도 우선순위 작업에 다시 초점을 맞추는 것이 종종 어렵다는 것을 알게 될 것 입니다. 캘리포니아 대학의 디지털 주의 산만 학자인 Gloria Mark에 따르면 산만 한 후에 작업에 완전히 다시 집중하십시오.

설상가상으로 공식적인 시간 관리 통계에 따르면 초점을 다시 맞추는 데 필요한 시간 은 하루 2시간입니다 .

우리는 얼마나 많은 시간을 낭비하고 있습니까? 그리고 왜 우리는 시간을 낭비합니까?

Reddit 포럼의 다양한 고백에 따르면 사람들은 하루에 대략 1.5시간에서 4시간을 낭비합니다 . 이는 주당 40시간 근무가 때때로 20시간의 생산적이고 효율적인 근무 시간으로 요약될 수 있음을 의미합니다.

Salary.com은 직장에서 낭비되는 실제 시간에 대한 자세한 내용을 찾고 있었고 750명의 직원을 대상으로 설문 조사를 실시한 결과 다음과 같은 결과를 얻었습니다.

설문 조사에 따르면 동일한 양의 사람들(31%)이 하루에 30분에서 1시간을 낭비한다고 인정했으며 2%만이 근무 시간의 절반 이상을 낭비한다고 인정했습니다.

설문 조사는 사람들이 시간을 낭비하는 이유 에 대해서도 질문했습니다.

모든 휴식이 생산성을 돕는다는 생각은 설문조사에 응한 사람들의 절반 이상(53%)으로 하여금 시간을 낭비하게 만듭니다. 그리고 일반적인 지루함은 20%의 비율로 훨씬 뒤떨어져 있습니다.

또한 설문 조사에 따르면 시간 낭비가 고용주에 대한 부정적인 태도의 결과일 필요는 없습니다. 사실, 그것은 지루함, 미루기 또는 나른함 과 같은 상태를 경험하는 개인에 더 일반적으로 뿌리를 두고 있습니다.

물론, 직장에서 낭비되는 시간에 대해 이야기하고 그 뿌리와 원인을 찾을 때 우리는 가장 일반적인 주의 산만함, 즉 앞에서 언급한 직장 내 및 외부 시간 낭비를 잊어서는 안 됩니다. Statista에 따르면 이러한 요소가 영향을 미치는 사람의 수는 다음과 같습니다. 연구:

이 연구에 따르면 최대 80%의 사람들이 수다스러운 동료 를 직장에서 가장 산만하게 만드는 요소로 생각하며, 70%는 사무실 소음 을 두 번째로 꼽습니다.

직장에서의 압도적인 변화 는 61%의 주의를 산만하게 하고 회의 는 60%의 주의를 산만하게 하여 잦은 회의는 생산성을 손상시키고 우선 순위에 집중한다는 자주 강조되는 개념을 유효하게 만듭니다.

가장 눈에 띄지 않는 방해 요소조차도 여전히 56%에 달합니다. 조사 대상 직원의 절반 이상이 소셜 미디어 가 시간을 낭비할 수 있는 엄청난 잠재력을 발견했습니다.

따라서 우리가 주의하지 않으면 바닥 없는 산만함의 구덩이에 빠질 수 있습니다. 여기에서 한 주의 산만은 다른 주의 산만으로 이어져 적절하게 사용되는 것보다 훨씬 더 많은 시간을 낭비하게 됩니다.

비효율성과 시간 낭비는 어떤 상관관계가 있습니까?

충분히 간단한 질문입니다.

비효율은 시간 낭비를 낳고, 시간 낭비는 비효율을 낳습니다. 하나가 존재하는 한 다른 하나는 곧 뒤따를 것입니다.

이것은 비효율의 사기를 저하시키는 효과와 많은 관련이 있습니다.

1. 작업을 수행하는 데 필요한 정보와 리소스가 제한적일 뿐만 아니라 처음에 무엇을 성취해야 할지 확신이 서지 않을 때, 시간 낭비를 미루고 굴복하기 쉽습니다.
2. 낭비한 시간이 이미 일에 영향을 미치고 나면 잃어버린 시간을 보상하기 위해 더 열심히 일하게 될 것입니다. 이것을 습관화하면 탈진의 위험도 있습니다.

요약하면, 비효율과 시간 낭비는 처음에는 무해한 것처럼 보일 수 있지만 실제로는 장기적으로 보면 수많은 거대한 문제의 관문입니다.

비효율과 시간 낭비를 식별하는 방법은 무엇입니까?

일반적인 시간 관리 통계는 한 가지이고 회사, 신생 기업 또는 팀의 현실은 다른 것임을 명심하십시오. 다음은 자신의 비효율성을 유발하는 시간 낭비를 식별하고 다음과 같이 처리하는 방법입니다.

1. 직장에서 하는 일 추적
2. 당신이 더 잘할 수 있는 것을 분석 하고 재평가하기
3. 시간 추적 데이터를 사용 하여 향후 개선

우리 사용자 Jason은 Capterra에 대한 그의 리뷰에서 Clockify에 대해 다음과 같이 말했습니다.

우리의 경험은 전반적으로 매우 긍정적이었습니다. Clockify는 낭비된 시간과 비효율성을 식별하는 데 도움이 되었으며 실제로 기술 부서가 일부 처리를 재구성하고 비용과 시간을 절약하며 궁극적으로 제품 출시 일정보다 훨씬 앞서는 데 도움이 되었습니다.

1. 직장에서 하는 일 추적

우선 순위, 사소한 작업, 회의, 전화 통화, 받은 편지함 관리 등에 소요된 시간을 포함하여 타이머를 통해 직장에서 모든 활동에 소비한 시간을 추적하여 가장 잘 수행할 수 있습니다. 직장에서 시간을 어떻게 보내는지 제대로 평가하려면 휴식 시간도 추적해야 합니다.

시간을 추적하려면 몇 가지 간단한 단계만 거치면 됩니다.

• 활동을 입력하면 간단히 타이머를 시작하십시오.
• 활동을 더욱 명확히 하는 간단한 설명 및 기타 데이터(프로젝트, 작업, 태그) 추가
• 다른 것으로 이동하면 타이머를 중지하십시오.
• 그런 다음 반복합니다.

그렇게 하면 나중에 분석할 수 있는 시간 항목 목록을 작성하게 됩니다.

낭비되는 시간을 특히 강조하여 직장의 모든 활동을 추적한 날의 예를 살펴보겠습니다(여기에서 빨간색으로 표시).

하루의 시간 추적 결과 – 현재 상황

결과 : 예, 직장에서 하는 붉은 색의 풍부함에서 알 수 있듯이 이 날은 그렇게 생산적으로 보내지 않았습니다.

사실, 회의와 휴식 시간에 많은 시간을 보냈지만 우선 순위가 높은 작업은 하나만 처리했습니다.

총 낭비 시간 : 5.5시간

가장 큰 시간 낭비 : 회의, 1시간 25분

우선순위 작업에 소요된 총 시간 : 2.5시간

이제 이 날 정확히 무엇이 잘못되었는지, 어떻게 개선할 수 있는지 살펴보겠습니다.

2. 당신이 더 잘할 수 있는 것을 분석하고 재평가하라

추적된 요일의 예와 관련하여 휴식 자체가 문제가 아니라는 점을 강조해야 합니다. 결국 휴식을 취하고 배터리를 재충전하는 데 도움이 되므로 이를 제거해서는 안 됩니다.

점심 시간에도 마찬가지입니다. 배가 고프면 제대로 집중할 수 없으므로 시도를 삼가하는 것이 좋습니다.

그러나 더 잘 조직하고 일정을 잡아서 휴식 의 효과 를 극대화하는 것을 목표로 해야 합니다.

이 날의 문제는 휴식이 무작위로 취해져서 너무 오래 걸렸다는 것입니다. 10-15분에 걸친 짧은 휴식을 취하고 점심 시간에 1시간을 취하는 것은 완전히 휴식을 취하기에 충분한 시간이 없기 때문에 항상 생산성을 떨어뜨립니다. 일에 몰두하십시오.

또한 받은 편지함 관리나 회의와 같은 낮은 수준의 작업을 마친 후 휴식을 취하는 것도 비생산적이며 때로는 불필요하기까지 합니다.

또 다른 문제는 처리된 작업의 순서입니다.

일반적으로 아침에 가장 집중하고 생산적이라면 관리 작업과 같은 낮은 수준의 작업에 이 특별한 시간을 낭비하는 것은 부끄러운 일입니다.

게다가 마감 시간에 앱의 중요한 버그를 수정하는 것과 같은 높은 수준의 작업을 남겨두는 것은 시간 관리에 있어 또 다른 잘못된 판단입니다.

오늘의 대안으로 다음은 직장에서 시간을 더 잘 구성하고 일정을 잡을 수 있는 방법의 예입니다.

하루의 시간 추적 결과 – 고정

결과 : 이것은 훨씬 더 유망한 날처럼 보입니다.

휴식 시간이 단축되고 더 잘 구현되었으며 총 우선순위 작업에 훨씬 더 많은 시간을 할애했습니다. 회의에 소요되는 시간과 받은 편지함 관리에 소요되는 시간도 단축되었습니다.

더욱이, 우선순위 업무는 우리가 가장 깨어 있을 가능성이 높은 아침에 가장 먼저 수행된 반면, 관리 업무는 하루 중 생산성이 낮은 시간에 남겨졌습니다.

낭비된 총 시간 : 2시간, 그러나 가장 큰 시간 낭비 : 회의는 계속 진행되지만 회의 시간은 더 적음(총 35분)

우선순위 작업에 소요된 총 시간 : 5시간 45분, 개선 가능성이 훨씬 더 높음

모든 활동에 대한 시간을 추적하여 근무 시간에 대한 명확하고 정확한 개요를 얻을 수 있습니다. 또한 미래에 더 잘할 수 있는 것에 대한 명확하고 수학적인 해석을 얻을 수 있습니다. 시간을 단축할 수 있는 부분, 더 많은 시간을 할당할 수 있는 부분, 작업 순서를 바꿔야 하는 부분을 볼 수 있습니다. 다루었다.

한동안 매일 시간을 추적한 후에는 자신뿐만 아니라 팀에서 가장 큰 개인 시간 낭비를 정확하게 식별하고 작업 루틴을 장기적으로 개선하기 위해 노력할 수 있습니다.

Clockify 프로 팁

근무일을 조직하고 효율적인 활동 블록으로 나누는 것은 섬세한 기술입니다. 다음 가이드를 통해 효과적인 작업 일정을 만들고 미세 조정하는 방법을 알아보세요.

• 근무일을 분석하는 방법(템플릿 사용)

3. 사용 가능한 데이터를 사용하여 장기적 개선

사용 가능한 모든 시간 추적 데이터를 분류하고 분석하면 더 중요한 활동에 할당하고 작업 효율성을 높이는 데 사용할 수 있는 정확한 시간을 얻을 수 있습니다.

다시 한 번 비교한 두 가지 예를 살펴보겠습니다.

직장에서 같은 시간(8시간)을 보냈다는 사실에도 불구하고 이틀을 비교할 때 생산성 수준은 크게 달랐습니다.

첫째 날	2일차
총 청구 가능 시간 2시간 30분	총 청구 가능 시간 5시간 45분
$125 총 수입($60/h)	$345 총 수입($60/h)

첫날에 최대 5.5시간을 낭비함으로써 두 번째 날보다 $220 적게 벌었습니다. 이는 팀원 중 한 명일 뿐입니다. 즉, 낭비되는 실제 금액이 하루에 수천 달러에 달할 수 있음을 의미합니다. , 소규모 팀의 경우에도 마찬가지입니다 .

예를 들어, 5명으로 구성된 팀은 시간을 잘못 관리하고 일반적으로 직장에서 시간을 보내는 방법을 알지 못함으로써 주당 최대 5,000달러를 잃을 수 있습니다.

그러나 Clockify로 시간을 추적하면 잠재적인 수익을 극대화할 수 있습니다. 시간을 낭비하는 부분을 식별하면 앞으로 더 수익성 있는 활동에 할당할 수 있는 시간을 계산할 수 있습니다.

또한 직장에서 시간을 최대한 활용하고 팀을 보다 효율적으로 만들고 워크플로를 원활하게 만들기 위해 일정을 구성하는 방법을 확인할 수 있습니다.

Clockify 프로 팁:

Clockify를 사용하면 시간 항목에 시간당 요율을 적용하여 수입과 근무 시간의 재정적 영향에 대한 실시간 통찰력을 얻을 수 있습니다. 다음 가이드를 통해 시간당, 일별, 전체 수입을 설정하고 추적하는 방법을 알아보세요.

• Clockify로 청구 가능한 시간 항목에 시간당 요금을 적용하는 방법

시간을 추적하는 것은 개선의 여지를 식별하는 가장 빠른 방법입니다. 저명한 시간 관리 교육자가 시간 추적으로 맹세한 이유를 알아보세요.

• 모든 작업에서 시간을 추적해야 하는 이유: Workflow Queen과의 인터뷰

개선의 구체적인 예

문제가 팀과 관리자가 누가 무엇을 하고 있는지 제대로 알지 못하는 데서 비롯된 경우... 팀 대시보드 메뉴는 현재 누가 어떤 작업을 하고 있는지, 얼마나 오래 작업하고 있는지에 대한 데이터를 컴파일합니다.

팀이 우선 순위가 높은 프로젝트에서 작업하지 않는 것이 걱정된다면... 즐겨찾는 프로젝트 시스템을 사용하면 중요한 프로젝트를 별표로 표시하여 우선 순위로 강조하고 작업할 때 더 쉽게 찾고 선택할 수 있습니다.

팀에서 정기적으로 프로젝트 진행 상황을 보고하지 않는다면… 앱의 보고서 섹션에서 지난 주, 요일, 시간에 수행한 작업량을 쉽게 확인할 수 있습니다.

팀이 작업을 제대로 위임하지 못하는 경우... 프로젝트에 작업을 추가하고 팀 구성원에게 할당하기 시작하면 위임이 쉬워질 수 있습니다.

팀이 제시간에 작업을 마칠지 확신이 서지 않는 경우... 기한 연장을 요청해야 하는지 여부를 명확히 하기 위해 프로젝트 상태를 보고 예상한 프로젝트 시간과 팀이 어떻게 하고 있는지 확인할 수 있습니다. 완성.

결론적으로

우리가 시간을 낭비하는 방식을 인식하면 비효율성을 최소화하고 개선된 워크플로 및 사기 증가의 모든 이점을 누리는 데 도움이 됩니다. 우리는 객관적으로 더 생산적이며 동기 부여, 자신감, 행복감을 느낄 뿐만 아니라 업무 수행 능력도 향상됩니다. 더 높은 품질.

결국 휴식 시간을 간소화하고 회의 및 받은 편지함 관리를 최소화하고 일정을 재편하여 우선 순위에 보내는 시간을 늘리는 것은 더 적은 시간에 더 적은 비용으로 더 많은 수입을 올리는 데 도움이 될 뿐만 아니라 더 많은 도움이 됩니다. 직장에서 만족.

️ 시간 낭비와 비효율은 우리 대부분이 어느 시점에서 빠지는 작업 함정입니다. 이러한 함정을 극복하는 자신만의 고유한 방법이 있다면 그것에 대해 듣고 싶습니다. 당신의 경험을 [email protected]로 공유하세요. 그들이 미래의 블로그 게시물에 자신의 길을 찾을 수도 있습니다!