Как определить потерянное время и неэффективность

Неэффективность и потерянное время на работе приводят к ряду хронических проблем в вашем бизнесе, но есть способы, с помощью которых ваша команда может их выявить и преодолеть.

В этой статье мы сначала дадим определение неэффективности на работе и определим различные способы, которыми мы можем тратить время впустую во время работы. После того, как мы диагностируем проблемы, мы рассмотрим их влияние на нашу производительность и предоставим советы о том, как лучше структурировать наш рабочий день и максимально эффективно использовать наше время.

Наш путь к сокращению потерь времени и максимальному увеличению рабочего времени начинается здесь.

Что такое неэффективность в работе?

Неэффективность возникает, когда:

• Ваша команда и менеджер на самом деле не знают, кто над чем работает.
• Ваша команда не работает над проектами с наивысшим приоритетом.
• У вашей команды нет необходимых ресурсов.
• У вашей команды нет необходимой информации.
• Ваша команда не отчитывается о ходе проекта.
• Ваша команда не может правильно делегировать задачи.
• Становится неясно, закончит ли ваша команда работу вовремя.

В результате всего этого возникают следующие проблемы:

• Вы тратите деньги впустую — потому что вы тратите много времени на неправильные задачи и проекты, что приводит к постоянным переделкам, пересмотрам и переносу сроков.
• Вы не выполняете работу качественно – потому что у вас нет необходимой информации и ресурсов.
• У членов команды нет времени на приоритетные задачи , потому что все выполняют задачи случайным образом, вместо того, чтобы делегировать их людям с нужными навыками, ресурсами и информацией.
• Вы упускаете сроки — потому что не знаете, нужно ли просить клиента о продлении срока или нет.
• Ваш моральный дух падает , потому что вы часто срываете сроки из-за общей неорганизованности на работе.

Конечным следствием неэффективности работы вашей команды является то, что ваша команда не может предоставлять качественные конечные продукты и удовлетворять потребности клиентов, в результате чего ваша компания или стартап никогда не достигают того успеха, на который могли бы.

Что такое потерянное время на работе?

Если вы тратите время на работе, это может означать, что вы не выполняете приоритетные задачи высокого уровня, которые вам поручили выполнять. Вместо этого вы можете:

• Работайте над менее важными или срочными задачами,
• Посещайте собрания, на которых вы не нужны, или
• Отвечайте на каждое тривиальное электронное письмо, отправленное вам,

В качестве худшего варианта вы можете вообще не работать — личные звонки, уход с работы по личным делам или бесцельный просмотр веб-страниц — все это действия, подпадающие под эту категорию.

Теряя время на работе, вы можете стать жертвой внутренних или внешних пожирателей времени — разница в том, что мы ️ К частым внутренним пожирателям рабочего времени относятся:

• проверка электронной почты
• серфинг в Интернете и социальных сетях
• общение с коллегами

️ Общие внешние пожиратели времени на работе включают в себя:

• посещение всех встреч
• получение задач с меньшим приоритетом
• прием запросов от других людей
• делать бесполезные телефонные звонки
• работа в шумной обстановке

Из-за этих пожирателей времени вам часто будет трудно снова сосредоточиться на приоритетных задачах, даже если вы попытаетесь — по словам Глории Марк, специалиста по цифровым отвлечениям из Калифорнийского университета, на это уходит целых 23 минуты. полностью перефокусироваться на задаче после отвлечения внимания.

Что еще хуже, согласно официальной статистике тайм-менеджмента, время, необходимое для восстановления концентрации, составляет 2 часа в день , что является огромной ценой даже за кажущиеся безобидными короткие отвлекающие факторы.

Сколько времени мы теряем? И зачем мы теряем время?

Согласно различным признаниям на форуме Reddit, люди грубо тратят от 1,5 до 4 часов каждый день , а это означает, что 40-часовая рабочая неделя иногда может сводиться всего к 20 часам продуктивного и эффективного рабочего времени.

Salary.com искал более подробную информацию о фактическом времени, потраченном впустую на работе, и провел опрос, охватывающий 750 сотрудников, который дал следующие результаты:

Опрос показывает, что равное количество людей (31%) признали, что тратят впустую от 30 минут до 1 часа в день, и только 2% признали, что тратят впустую более половины своего рабочего дня.

Опрос также задавался вопросом, почему люди тратят время впустую:

Представление о том, что все тормозит продуктивность, приводит к тому, что более половины опрошенных (53%) тратят время впустую, а общая скука наступает на втором плане с долей 20%.

Кроме того, опрос показывает, что потеря времени не обязательно должна быть следствием негативного отношения к работодателю, выражающегося в бездействии. На самом деле, это чаще коренится в состояниях, испытываемых отдельными людьми, таких как скука, прокрастинация или томление .

Конечно, говоря о потерянном рабочем времени и ища его корни и причины, мы не должны забывать о самых распространенных отвлекающих факторах, т.е. внутренних и внешних пожирателях рабочего времени, упомянутых ранее – вот на скольких людей они влияют, по данным Statista. исследовать:

Это исследование показывает, что до 80% людей считают болтливых коллег самым отвлекающим элементом на рабочем месте, а офисный шум занимает второе место с 70%.

Резкие изменения на работе отвлекают 61% сотрудников, а встречи отвлекают 60% сотрудников, что делает часто подчеркиваемое мнение о том, что частые встречи снижают нашу производительность и фокусируют внимание на приоритетах, является верным.

Даже наименее заметный отвлекающий фактор по-прежнему составляет внушительные 56% — более половины опрошенных сотрудников считают социальные сети огромным потенциалом для пустой траты времени.

Итак, если мы не будем осторожны, мы можем упасть в бездонную яму отвлечений, где одно отвлечение ведет к другим отвлечениям, в результате чего теряется гораздо больше времени, чем используется должным образом.

Как соотносятся неэффективность и потеря времени?

Это достаточно простой вопрос.

Неэффективность ведет к напрасной трате времени, а трата времени ведет к неэффективности: пока существует одно, скорее всего вскоре последует и другое.

Это во многом связано с деморализующим эффектом неэффективности:

1. Когда у вас ограниченная информация и ресурсы для выполнения работы, а также вы не уверены в том, что вам нужно сделать в первую очередь, легко прокрастинировать и поддаться пожирателям времени.
2. Как только потраченное впустую время уже сказалось на вашей работе, вы, вероятно, попытаетесь работать усерднее, чтобы компенсировать потерянное время — если вы сделаете это привычкой, вы также будете подвержены риску эмоционального выгорания.

Подводя итог, можно сказать, что неэффективность и напрасная трата времени на первый взгляд могут показаться безобидными, но на самом деле они ведут к ряду серьезных проблем в долгосрочной перспективе.

Как выявить неэффективность и потерянное время?

Имейте в виду, что общая статистика управления временем — это одно, а реальность в вашей компании, стартапе или команде — другое. Вот как вы можете определить свои собственные неэффективные траты времени и бороться с ними следующим образом:

1. Отслеживание того, что вы делаете на работе
2. Анализ и переоценка того, что вы можете сделать лучше
3. Использование данных отслеживания времени для будущих улучшений

Наш пользователь Джейсон сказал о Clockify в своем обзоре на Capterra:

Наш опыт в целом очень положительный. Clockify помог нам определить потери времени и неэффективность, что на самом деле помогло нашему технологическому отделу реорганизовать некоторые процессы, сэкономить деньги и время и, в конечном итоге, значительно опередить график запуска нашего продукта.

1. Отслеживайте, что вы делаете на работе

Вы можете лучше всего сделать это, отслеживая время, которое вы тратите на все свои действия на работе, с помощью таймера, включая время, потраченное на приоритеты, второстепенные задачи, встречи, телефонные звонки, управление почтовыми ящиками и тому подобное. Чтобы правильно оценить, как вы проводите свое время на работе, вы также должны отслеживать время, используемое на перерывы.

Для отслеживания времени требуется всего несколько простых шагов:

• Просто запустите таймер, как только вы войдете в действие
• Добавьте краткое описание и другие данные (проект, задача, тег), которые дополнительно уточняют деятельность
• Остановите таймер, как только вы перейдете к чему-то другому.
• Затем повторите.

Поступая таким образом, вы в конечном итоге создадите список записей времени, которые впоследствии сможете проанализировать.

Давайте рассмотрим пример дня, когда отслеживались все действия на работе, с особым акцентом на потраченное впустую время (отмечено здесь красным):

РЕЗУЛЬТАТЫ УЧЕТА ВРЕМЕНИ ЗА ДЕНЬ – ТЕКУЩАЯ СИТУАЦИЯ

Результаты : Да, отслеживание времени на Судя по обилию красного цвета, этот день прошел не слишком продуктивно.

На самом деле много времени уходило на встречи и перерывы, а решалась только одна первоочередная задача – и то ненадолго.

Всего потрачено времени : 5,5 часов

Самая большая трата времени : совещания продолжительностью 1 час 25 минут.

Общее время, потраченное на приоритетные задачи : 2,5 часа

Теперь давайте посмотрим, что именно пошло не так в течение дня, и как вы можете исправить ситуацию:

2. Проанализируйте и переоцените, что вы можете сделать лучше

Что касается примера с отслеживаемым днем, следует подчеркнуть, что перерывы сами по себе не являются проблемой — в конце концов, они помогают вам отдохнуть и перезарядить батареи, поэтому вам не следует их исключать.

То же самое касается обеденного перерыва — вы не можете должным образом сосредоточиться, когда голодны, поэтому вам лучше воздержаться от попыток.

Тем не менее, вы должны стремиться максимизировать эффект от ваших перерывов , лучше организуя и планируя их:

Проблема этого дня заключалась в том, что перерывы, по-видимому, делались случайным образом и длились слишком долго : короткие перерывы продолжительностью 10-15 минут и 1 час на обед всегда снижают вашу продуктивность, потому что у вас не будет достаточно времени, чтобы полностью погрузиться в свою работу.

Кроме того, перерыв после низкоуровневой задачи, такой как управление почтовыми ящиками или собрание, также контрпродуктивен, а иногда даже не нужен.

Другой проблемой является порядок решаемых задач:

Если вы, как правило, наиболее сосредоточены и продуктивны по утрам, то стыдно тратить это особое время на низкоуровневую задачу, такую ​​как административная работа.

Кроме того, оставлять задачу высокого уровня, такую ​​как исправление критических ошибок в вашем приложении, на время закрытия — еще один неверный подход к управлению временем — вы, вероятно, слишком устанете, чтобы полностью сконцентрироваться и выполнить работу качественно.

В качестве альтернативы этому дню, вот пример того, как вы могли бы лучше организовать и распланировать свое рабочее время:

РЕЗУЛЬТАТЫ ОТСЛЕЖИВАНИЯ ВРЕМЕНИ ЗА ДЕНЬ – ИСПРАВЛЕНО

Результаты : Этот день выглядит гораздо более многообещающим.

Перерывы были сокращены и лучше реализованы, и в сумме на приоритетную задачу уходило гораздо больше времени. Время, затрачиваемое на встречи, также сократилось, как и время, затрачиваемое на управление почтовыми ящиками.

Более того, приоритетная задача была проработана первым делом с утра, когда мы, вероятно, наиболее бдительны, а административная задача была оставлена ​​на менее продуктивное время дня.

Общее потраченное время : 2 часа, но вы должны рассматривать хотя бы часть Самая большая трата времени : все еще встречи, но меньше, всего 35 минут.

Общее время, потраченное на приоритетные задачи : 5 часов 45 минут, с еще большим потенциалом для улучшений.

Отслеживая время для всех ваших действий, вы получите четкий и точный обзор своего времени на работе. Вы также получите четкое математическое представление того, что вы можете сделать лучше в будущем — вы увидите, где можно сократить время, а где выделить больше времени, а также где следует изменить порядок задач. занялся.

Отслеживая время каждый день в течение некоторого времени, вы сможете с точностью определить свои собственные, а также самые большие личные потери времени вашей команды, и работать над внесением долгосрочных улучшений в свою рабочую рутину.

Профессиональный совет Clockify

Организовать свой рабочий день и разбить его на эффективные блоки деятельности — тонкое искусство. Узнайте, как создать и настроить эффективный рабочий график с помощью нашего руководства:

• Как разбить свой рабочий день (с шаблонами)

3. Используйте имеющиеся данные для долгосрочных улучшений

После того, как вы отсортируете и проанализируете все доступные данные отслеживания времени, вы получите точное время, которое вы могли бы выделить на более важные дела и работать над повышением эффективности работы.

Давайте еще раз посмотрим на два дня сравнения:

Несмотря на то, что вы провели на работе одинаковое количество времени (8 часов), уровни производительности сильно различались, когда мы сравнивали два дня:

1 ДЕНЬ	ДЕНЬ 2
2 часа 30 минут общее оплачиваемое время	5 часов 45 минут общее оплачиваемое время
Общий заработок 125 долларов (60 долларов в час)	Общий заработок 345 долларов (60 долларов в час)

Потратив целых 5,5 часов в первый день, вы заработали на 220 долларов меньше , чем во второй день — и это всего лишь один член вашей команды, а это означает, что фактическая сумма потраченных впустую денег может достигать тысяч долларов в день. , даже для небольших команд .

Например, команда из 5 человек может терять до 5000 долларов в неделю из-за неправильного управления временем и, как правило, незнания того, как тратится рабочее время.

Но, отслеживая время с помощью Clockify, вы сможете максимизировать свой потенциальный доход — как только вы определите, где вы тратите время впустую, вы сможете рассчитать, сколько времени вы можете начать выделять на более прибыльные виды деятельности в будущем.

Вы также сможете увидеть, как организовать свое расписание, чтобы максимально использовать свое время на работе, а также сделать вашу команду более эффективной, а рабочий процесс - более плавным.

Профессиональный совет Clockify:

Clockify позволяет вам в режиме реального времени получать информацию о ваших доходах и финансовых последствиях вашего рабочего времени, применяя почасовые ставки к вашим записям времени. Узнайте, как установить и отслеживать почасовой, дневной и общий доход с помощью нашего руководства:

• Как применить почасовые ставки к записям оплачиваемого времени с помощью Clockify

Отслеживание своего времени — это самый быстрый способ определить возможности для улучшения. Узнайте, почему известный преподаватель тайм-менеджмента клянется отслеживать время:

• Зачем отслеживать время на все, что вы делаете: интервью с королевой рабочего процесса

КОНКРЕТНЫЕ ПРИМЕРЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ

Если ваша проблема возникает из-за того, что ваша команда и менеджер не знают, кто над чем работает… В меню Team Dashboard собраны данные о том, кто в настоящее время работает над какой задачей и как долго.

Если вы обеспокоены тем, что ваша команда не работает над высокоприоритетными проектами... Система избранных проектов позволяет вам помечать важные проекты звездочками, чтобы выделить их как приоритетные и облегчить их поиск и выбор во время работы.

Если ваша команда не отчитывается о ходе проекта на регулярной основе… Вы можете легко проверить объем работы, выполненной за предыдущую неделю, день или час, заглянув в раздел «Отчеты» приложения.

Если ваша команда не может делегировать задачи должным образом… Делегирование может стать простым, как только вы начнете добавлять задачи в проект, а затем назначать их членам вашей команды.

Если вы не уверены, завершит ли ваша команда работу вовремя... Чтобы уточнить, нужно ли вам просить о продлении срока, вы можете просмотреть статус проекта, чтобы увидеть, как работает ваша команда, по сравнению со временем, которое вы оценили для проекта. завершение.

В заключение

Понимание того, как мы тратим время впустую, помогает нам свести к минимуму неэффективность и пользоваться всеми преимуществами улучшенного рабочего процесса и повышения морального духа — мы объективно станем более продуктивными и почувствуем себя более мотивированными, уверенными в себе, счастливее, а также более способными выполнять работу. более высокое качество.

В конце концов, оптимизация времени перерыва, минимизация совещаний и управления почтовыми ящиками, а также перераспределение нашего графика, чтобы увеличить время, которое мы тратим на приоритеты, не только помогают нам делать меньше и зарабатывать больше за меньшее время, но и помогают нам быть лучше. на работе доволен.

️ Трата времени и неэффективность — это рабочие ловушки, в которые рано или поздно попадает большинство из нас. Если у вас есть свои уникальные способы преодоления этих ловушек, мы будем рады услышать о них. Поделитесь своим опытом по адресу [email protected] — возможно, он попадет в будущую запись в блоге!