Come identificare tempo perso e inefficienza

L'inefficienza e la perdita di tempo sul lavoro portano a una serie di problemi cronici nella tua azienda, ma ci sono modi in cui il tuo team può identificarli e superarli.

In questo articolo definiremo prima l' inefficienza sul lavoro e identificheremo una varietà di modi in cui potremmo perdere tempo mentre lavoriamo. Una volta diagnosticati i problemi, esamineremo i loro effetti sulla nostra produttività e forniremo consigli su come strutturare al meglio la nostra giornata lavorativa e sfruttare al meglio il nostro tempo.

Il nostro viaggio verso l'eliminazione delle perdite di tempo e la massimizzazione dell'orario di lavoro inizia qui.

Che cos'è l'inefficienza sul lavoro?

L'inefficienza si verifica quando:

• Il tuo team e il tuo manager non sanno davvero chi sta lavorando su cosa.
• Il tuo team non sta lavorando ai progetti con la massima priorità.
• Il tuo team non ha le risorse di cui ha bisogno.
• Il tuo team non ha le informazioni di cui ha bisogno.
• Il tuo team non sta segnalando lo stato di avanzamento del progetto.
• Il tuo team non riesce a delegare i compiti correttamente.
• Non è chiaro se la tua squadra finirà il lavoro in tempo.

Di conseguenza, si verificano i seguenti problemi:

• Sprechi denaro , perché sprechi molto tempo con compiti e progetti sbagliati, il che si traduce in continui rifacimenti, revisioni e scadenze posticipate.
• Non svolgi un lavoro di alta qualità , perché non hai le informazioni e le risorse di cui hai bisogno.
• I membri del team non hanno tempo per le attività prioritarie, perché tutti svolgono attività a caso, invece di delegarle alle persone con le giuste competenze, risorse e informazioni.
• Perdi le scadenze , perché non sai se devi chiedere al cliente una proroga della scadenza o meno.
• Il tuo morale si affievolisce , perché spesso perdi le scadenze a causa di una generale mancanza di organizzazione sul lavoro.

Come conseguenza finale dell'inefficienza sul lavoro, il tuo team non riesce a fornire prodotti finali di qualità e soddisfare i clienti, con il risultato che la tua azienda o startup non raggiunge mai il successo che potrebbe.

Cos'è il tempo perso al lavoro?

Se perdi tempo al lavoro, potrebbe significare che non stai svolgendo compiti prioritari di alto livello che ti è stato assegnato, invece, potresti:

• Lavorare su compiti meno importanti o urgenti,
• Partecipa a riunioni in cui non sei necessario, o
• Rispondi a ogni banale email che ti viene inviata,

Come alternativa peggiore, potresti non lavorare affatto : fare chiamate personali, lasciare il lavoro per commissioni personali o navigare senza meta sono tutte azioni che rientrano in questa categoria.

Mentre perdi tempo al lavoro, potresti essere vittima di perditempo interni o esterni - la differenza è che ️ I comuni perditempo interni al lavoro includono:

• controllare la posta elettronica
• navigare sul web e sui social media
• chiacchierando con i colleghi

️ I comuni perditempo esterni al lavoro includono:

• partecipare a tutti gli incontri
• ricevere assegnazioni di compiti di minore priorità
• accogliere le richieste di altre persone
• fare telefonate inutili
• lavorare in un ambiente rumoroso

Come risultato di queste perdite di tempo, spesso è difficile ritrovare la concentrazione sui compiti prioritari, anche se ci provi – secondo Gloria Mark, studiosa di distrazione digitale presso l'Università della California, ci vogliono fino a 23 minuti per concentrarsi nuovamente su un compito dopo una distrazione.

Quel che è peggio, secondo le statistiche ufficiali sulla gestione del tempo, il tempo necessario per riconquistare la concentrazione è di 2 ore al giorno , il che è un prezzo pesante da pagare, anche per brevi distrazioni apparentemente innocue.

Quanto tempo perdiamo? E perché perdiamo tempo?

Secondo varie confessioni sul forum Reddit, le persone sprecano all'incirca da 1,5 a 4 ore al giorno , il che significa che la settimana lavorativa di 40 ore a volte può ridursi a sole 20 ore di lavoro produttivo ed efficiente.

Salary.com stava cercando maggiori dettagli sul tempo effettivamente perso sul lavoro e ha condotto un sondaggio su 750 dipendenti, che ha dato i seguenti risultati:

Il sondaggio mostra che una pari quantità di persone (31%) ha ammesso di sprecare da 30 minuti a 1 ora al giorno e che solo il 2% ha ammesso di sprecare più della metà della propria giornata lavorativa.

Il sondaggio ha anche chiesto perché le persone perdono tempo:

L'idea che tutte le rotture aiutino la produttività porta più della metà degli intervistati (53%) a perdere tempo e la noia generale arriva in un secondo lontano con una quota del 20%.

Inoltre, il sondaggio mostra che la perdita di tempo non deve essere il risultato di atteggiamenti negativi nei confronti del datore di lavoro espressi attraverso l'inazione. In effetti, è più comunemente radicato negli stati che sperimentano l'individuo come noia, procrastinazione o languore .

Naturalmente, quando si parla di tempo perso sul lavoro e si cercano le sue radici e cause, non bisogna dimenticare le distrazioni più comuni, ovvero le perdite di tempo interne ed esterne al lavoro menzionate in precedenza : ecco quante persone influenzano, secondo Statista ricerca:

Questa ricerca mostra che fino all'80% delle persone ritiene che i colleghi loquaci siano l'elemento più distraente di un posto di lavoro, con il rumore dell'ufficio al secondo posto con il 70%.

I cambiamenti schiaccianti sul lavoro distraggono una quota del 61% e le riunioni distraggono una quota del 60%, rendendo valida l'idea spesso enfatizzata che le riunioni frequenti danneggiano la nostra produttività e ci concentriamo sulle priorità.

Anche il distrattore meno importante è ancora al 56%: più della metà dei dipendenti ricercati ritiene che i social media rappresentino un enorme potenziale per perdere tempo.

Quindi, se non stiamo attenti, potremmo cadere in un pozzo senza fondo di distrazioni, dove una distrazione porta ad altre distrazioni, con conseguente perdita di molto più tempo di quanto non venga utilizzato correttamente.

Come si correlano inefficienza e perdita di tempo?

Questa è una domanda abbastanza semplice.

L'inefficienza porta allo spreco di tempo e il tempo sprecato porta all'inefficienza: finché esiste uno, l'altro probabilmente seguirà presto.

Questo ha molto a che fare con l'effetto demoralizzante dell'inefficienza:

1. Quando hai informazioni e risorse limitate per svolgere il lavoro, oltre a non essere sicuro di ciò che devi realizzare in primo luogo, è facile procrastinare e soccombere alle perdite di tempo.
2. Una volta che il tempo perso ha già messo a dura prova il tuo lavoro, probabilmente cercherai di lavorare di più per compensare il tempo perso: se prendi questa abitudine, sarai anche a rischio di esaurimento.

In sintesi, l'inefficienza e la perdita di tempo possono sembrare innocue all'inizio, ma a lungo termine sono in realtà una via d'accesso a una serie di enormi problemi.

Come identificare inefficienza e tempo perso?

Tieni presente che le statistiche generali sulla gestione del tempo sono una cosa e che la realtà nella tua azienda, nella tua startup o nel tuo team sono un'altra: ecco come puoi identificare le tue perdite di tempo che causano inefficienza e gestirle:

1. Tieni traccia di ciò che fai al lavoro
2. Analizzare e rivalutare ciò che puoi fare meglio
3. Utilizzare i dati di monitoraggio del tempo per apportare miglioramenti futuri

Il nostro utente Jason ha detto questo su Clockify nella sua recensione su Capterra:

La nostra esperienza è stata nel complesso molto positiva. Clockify ci ha aiutato a identificare il tempo perso e l'inefficienza che ha effettivamente aiutato il nostro dipartimento tecnologico a riorganizzare alcune elaborazioni, risparmiare tempo e denaro e, in definitiva, anticipare notevolmente il nostro programma di lancio del prodotto.

1. Tieni traccia di ciò che fai al lavoro

Puoi farlo al meglio monitorando il tempo che dedichi a tutte le tue attività al lavoro tramite un timer, incluso il tempo dedicato alle priorità, attività minori, riunioni, telefonate, gestione della posta in arrivo e simili. Per valutare correttamente come trascorri il tuo tempo al lavoro, dovresti anche tenere traccia del tempo utilizzato per le pause.

Il monitoraggio del tempo richiede pochi semplici passaggi:

• Avvia semplicemente il timer una volta inserita un'attività
• Aggiungi una breve descrizione e altri dati (progetto, attività, tag) che chiariscano ulteriormente l'attività
• Ferma il timer quando passi a qualcos'altro.
• Quindi, ripeti.

In questo modo, alla fine creerai un elenco di voci temporali che potrai analizzare in seguito.

Diamo un'occhiata ad un esempio di una giornata in cui tutte le attività lavorative sono state tracciate, con particolare attenzione al tempo perso (contrassegnato qui in rosso):

RISULTATI DEL TEMPO PER UN GIORNO – SITUAZIONE ATTUALE

I risultati : Sì, tenere traccia del tempo su Come evidente dall'abbondanza del colore rosso, questa giornata non è stata trascorsa in modo così produttivo.

In effetti, molto tempo è stato dedicato a riunioni e pause, mentre è stato affrontato un solo compito prioritario, e non per molto.

Tempo totale perso : 5,5 ore

La più grande perdita di tempo : Riunioni, con 1 ora e 25 minuti

Tempo totale dedicato alle attività prioritarie : 2,5 ore

Ora, diamo un'occhiata a cosa è andato storto esattamente durante questa giornata e come puoi apportare miglioramenti:

2. Analizza e rivaluta ciò che puoi fare meglio

Per quanto riguarda l'esempio del tracked day, va sottolineato che le rotture stesse non sono un problema , dopotutto ti aiutano a riposare e ricaricare le batterie, quindi non dovresti eliminarle.

Lo stesso vale per la tua pausa pranzo: non riesci a concentrarti correttamente quando hai fame, quindi è meglio che ti astieni dal provarci.

Tuttavia, dovresti mirare a massimizzare l'effetto delle tue pause , organizzandole e programmandole meglio:

Il problema di questo giorno era che le pause erano apparentemente casuali e duravano troppo a lungo : fare pause brevi che durano 10-15 minuti e prendersi 1 ora per il pranzo toglierà sempre la tua produttività perché non avrai abbastanza tempo per immergiti nel tuo lavoro.

Inoltre, anche prendersi una pausa dopo un'attività di basso livello come la gestione della posta in arrivo o una riunione è controproducente e talvolta addirittura inutile.

Un altro problema è l'ordine dei compiti affrontati:

Se sei generalmente il più concentrato e produttivo al mattino, allora è un peccato sprecare questo tempo speciale in un'attività di basso livello come il lavoro amministrativo.

Inoltre, lasciare un'attività di alto livello come la correzione di bug critici sulla tua app per l'orario di chiusura è un altro pessimo giudizio nella gestione del tempo: probabilmente sarai troppo stanco per concentrarti completamente e fornire con qualità.

In alternativa a questa giornata, ecco un esempio di come organizzare e programmare al meglio il tuo tempo al lavoro:

RISULTATI DEL RILEVAMENTO DEL TEMPO PER UN GIORNO – FISSI

I risultati : sembra una giornata molto più promettente.

Le interruzioni sono state abbreviate e implementate meglio e molto più tempo è stato dedicato all'attività prioritaria in totale. Anche il tempo dedicato alle riunioni è stato ridotto, così come il tempo dedicato alla gestione della posta in arrivo.

Inoltre, l'attività prioritaria è stata svolta come prima cosa al mattino, quando è probabile che fossimo i più vigili, mentre l'attività amministrativa è stata lasciata per l'ora meno produttiva della giornata.

Tempo totale perso : 2 ore, ma dovresti considerare almeno una parte del tuo La più grande perdita di tempo : ancora riunioni, ma meno, con 35 minuti in totale

Tempo totale dedicato alle attività prioritarie : 5 ore e 45 minuti, con un potenziale di miglioramento ancora maggiore

Tracciando il tempo per tutte le tue attività, otterrai una panoramica chiara e precisa del tuo tempo al lavoro. Avrai anche una chiara rappresentazione matematica di ciò che puoi fare meglio in futuro: vedrai dove puoi ridurre il tempo e dove puoi allocare più tempo, oltre a dove dovresti rimescolare l'ordine delle attività affrontato.

Dopo aver monitorato il tempo ogni giorno per un po', sarai in grado di identificare con precisione i tuoi, ma anche i più grandi perditempo personali del tuo team, e lavorare per apportare miglioramenti a lungo termine alla tua routine lavorativa.

Suggerimento per il professionista di Clockify

Organizzare la propria giornata lavorativa e scomporla in blocchi efficienti di attività è un'arte delicata. Scopri come creare e mettere a punto un programma di lavoro efficace con la nostra guida:

• Come fare una ripartizione della tua giornata lavorativa (con i modelli)

3. Utilizzare i dati disponibili per apportare miglioramenti a lungo termine

Una volta che tutti i dati di monitoraggio del tempo disponibili sono stati ordinati e analizzati, otterrai il tempo esatto che potresti destinare ad attività più importanti e lavorare per una migliore efficienza del lavoro.

Diamo un'occhiata ai due giorni di esempio confrontati, ancora una volta:

Nonostante tu abbia trascorso la stessa quantità di tempo al lavoro (8 ore), i livelli di produttività variavano ampiamente quando abbiamo confrontato i due giorni:

GIORNO 1	GIORNO 2
2 h 30 min di tempo totale fatturabile	5 h 45 min tempo totale fatturabile
Guadagno totale di $ 125 ($ 60/h)	Guadagno totale di $ 345 ($ 60/h)

Sprecando fino a 5,5 ore il primo giorno, hai guadagnato $ 220 in meno rispetto al secondo giorno – e questo è solo un membro del tuo team, il che significa che la quantità effettiva di denaro sprecato può arrivare a migliaia di dollari al giorno , anche per squadre più piccole .

Ad esempio, un team di 5 persone può perdere fino a $ 5.000 a settimana a causa di una cattiva gestione del tempo e generalmente inconsapevole di come viene speso il tempo al lavoro.

Tuttavia, monitorando il tempo con Clockify, sarai in grado di massimizzare il tuo potenziale di guadagno : una volta identificato dove perdi tempo, sarai in grado di calcolare quanto tempo puoi iniziare a dedicare ad attività più redditizie in futuro.

Sarai anche in grado di vedere come organizzare il tuo programma per sfruttare al meglio il tuo tempo al lavoro, oltre a rendere il tuo team più efficiente e il tuo flusso di lavoro più fluido.

Suggerimento per il professionista di Clockify:

Clockify ti consente di avere una visione in tempo reale dei tuoi guadagni e degli effetti finanziari delle tue ore di lavoro applicando tariffe orarie ai tuoi inserimenti di tempo. Scopri come impostare e monitorare le tue entrate orarie, giornaliere e complessive con la nostra guida:

• Come applicare tariffe orarie alle voci di tempo fatturabili con Clockify

Tenere traccia del tuo tempo è il modo più veloce per identificare margini di miglioramento. Scopri perché un importante educatore di gestione del tempo giura sul monitoraggio del tempo:

• Perché tenere traccia del tempo su tutto ciò che fai: un'intervista con la Workflow Queen

ESEMPI SPECIFICI DI MIGLIORAMENTO

Se il tuo problema deriva dal fatto che il tuo team e il tuo manager non sanno davvero chi sta lavorando su cosa... Il menu Team Dashboard raccoglie i dati su chi sta attualmente lavorando su quale attività e per quanto tempo.

Se sei preoccupato che il tuo team non stia lavorando su progetti ad alta priorità... Il sistema di progetto preferito ti consente di contrassegnare i progetti importanti con stelle per evidenziarli come priorità e renderli più facili da trovare e scegliere quando lavori.

Se il tuo team non segnala regolarmente lo stato di avanzamento del progetto... Puoi facilmente controllare la quantità di lavoro svolto nella settimana, nel giorno o nell'ora precedenti, dando un'occhiata alla sezione Rapporti dell'app.

Se il tuo team non riesce a delegare correttamente le attività... La delega può diventare facile, una volta che inizi ad aggiungere attività a un progetto e poi le assegni ai membri del tuo team.

Se non sei sicuro che il tuo team finirà il lavoro in tempo... Per chiarire se dovrai chiedere un'estensione della scadenza, puoi visualizzare lo stato del progetto per vedere come sta andando il tuo team, rispetto al tempo stimato per il progetto completamento.

In conclusione

Riconoscere il modo in cui perdiamo tempo ci aiuta a ridurre al minimo l'inefficienza e a godere di tutti i vantaggi di un flusso di lavoro migliorato e di un aumento del morale: saremo oggettivamente più produttivi e ci sentiremo più motivati, sicuri di noi stessi, più felici e più capaci di svolgere il lavoro di qualità migliore.

Alla fine, ottimizzare le nostre pause, ridurre al minimo le riunioni e la gestione della posta in arrivo, nonché riorganizzare i nostri programmi per aumentare il tempo che dedichiamo alle priorità non solo ci aiuta a fare di meno e guadagnare di più in meno tempo, ma ci aiuta anche a essere più soddisfatto sul lavoro.

️ Perdite di tempo e inefficienza sono insidie ​​lavorative in cui la maggior parte di noi cade ad un certo punto. Se hai i tuoi modi unici per superare queste insidie, ci piacerebbe saperlo. Condividi le tue esperienze su [email protected]: potrebbero semplicemente trovare la loro strada in un futuro post sul blog!