Comment identifier le temps perdu et l'inefficacité

L'inefficacité et la perte de temps au travail entraînent un certain nombre de problèmes chroniques dans votre entreprise, mais il existe des moyens pour votre équipe de les identifier et de les surmonter.

Dans cet article, nous définirons d'abord l' inefficacité au travail et identifierons diverses façons de perdre du temps au travail. Une fois que nous aurons diagnostiqué les problèmes, nous examinerons leurs effets sur notre productivité et fournirons des conseils sur la meilleure façon de structurer notre journée de travail et de tirer le meilleur parti de notre temps.

Notre voyage vers l'élimination des pertes de temps et la maximisation de nos heures de travail commence ici.

Qu'est-ce que l'inefficacité au travail ?

L'inefficacité se produit lorsque :

• Votre équipe et votre manager ne savent pas vraiment qui travaille sur quoi.
• Votre équipe ne travaille pas sur les projets les plus prioritaires.
• Votre équipe n'a pas les ressources dont elle a besoin.
• Votre équipe ne dispose pas des informations dont elle a besoin.
• Votre équipe ne rend pas compte de l'avancement du projet.
• Votre équipe ne parvient pas à déléguer correctement les tâches.
• Il devient difficile de savoir si votre équipe terminera le travail à temps.

À la suite de tout cela, les problèmes suivants surviennent :

• Vous gaspillez de l'argent - parce que vous perdez beaucoup de temps sur les mauvaises tâches et les mauvais projets, ce qui entraîne des refontes, des révisions et des délais constants.
• Vous n'effectuez pas un travail de qualité , car vous ne disposez pas des informations et des ressources dont vous avez besoin.
• Les membres de l'équipe n'ont pas le temps pour les tâches prioritaires, car tout le monde effectue des tâches au hasard, au lieu de les déléguer aux personnes disposant des compétences, des ressources et des informations appropriées.
• Vous manquez des délais – parce que vous ne savez pas si vous devez demander au client une prolongation de délai ou non.
• Votre moral baisse – car vous manquez souvent des délais en raison d'un manque général d'organisation au travail.

En tant que conséquence finale de l'inefficacité au travail, votre équipe ne parvient pas à fournir des produits finaux de qualité et à satisfaire les clients, ce qui fait que votre entreprise ou votre startup n'atteint jamais le succès qu'elle pourrait avoir.

Qu'est-ce que le temps perdu au travail ?

Si vous perdez du temps au travail, cela peut signifier que vous n'effectuez pas des tâches prioritaires de haut niveau qui vous ont été assignées. Au lieu de cela, vous pouvez :

• Travailler sur des tâches moins importantes ou urgentes,
• Assister à des réunions dans lesquelles vous n'êtes pas nécessaire, ou
• Répondez à tous les e-mails triviaux qui vous sont envoyés,

Pire alternative, vous pouvez ne pas travailler du tout – avoir des appels personnels, quitter le travail en raison de courses personnelles ou surfer sans but sur le Web sont toutes des actions qui entrent dans cette catégorie.

Lorsque vous perdez du temps au travail, vous pouvez être victime de pertes de temps internes ou externes - la différence est que nous ️ Les pertes de temps internes courantes au travail incluent :

• vérification des e-mails
• surfer sur le web et les réseaux sociaux
• discuter avec des collègues

️ Les pertes de temps externes courantes au travail incluent :

• assister à toutes les réunions
• se voir confier des tâches de moindre priorité
• répondre aux demandes d'autres personnes
• passer des appels téléphoniques inutiles
• travailler dans un environnement bruyant

En raison de ces pertes de temps, vous aurez souvent du mal à vous concentrer sur les tâches prioritaires, même si vous essayez - selon Gloria Mark, spécialiste de la distraction numérique à l'Université de Californie, il faut jusqu'à 23 minutes pour se recentrer entièrement sur une tâche après une distraction.

Pire encore, selon les statistiques officielles de gestion du temps, le temps nécessaire pour retrouver la concentration s'élève à 2 heures par jour , ce qui est un prix élevé à payer, même pour de courtes distractions apparemment inoffensives.

Combien de temps perdons-nous ? Et pourquoi perdons-nous du temps ?

Selon diverses confessions sur le forum Reddit, les gens perdent environ 1,5 à 4 heures par jour - ce qui signifie que la semaine de travail de 40 heures peut parfois se résumer à seulement 20 heures de temps de travail productif et efficace.

Salary.com cherchait plus de détails sur le temps réel perdu au travail et a réalisé un sondage auprès de 750 employés, qui a donné les résultats suivants :

Le sondage montre qu'un nombre égal de personnes (31%) admettent perdre de 30 minutes à 1 heure par jour - et que seulement 2% admettent perdre plus de la moitié de leur journée de travail.

Le sondage a également demandé pourquoi les gens perdent du temps :

L'idée que toutes les pauses contribuent à la productivité conduit plus de la moitié des personnes interrogées (53%) à perdre du temps – et l'ennui général arrive loin derrière avec une part de 20%.

De plus, le sondage montre que la perte de temps ne doit pas nécessairement être le résultat d'attitudes négatives envers l'employeur exprimées par l'inaction. En fait, elle est plus communément enracinée dans l'individu qui éprouve des états tels que l'ennui, la procrastination ou l' agonie .

Bien sûr, lorsque l'on parle de temps perdu au travail et que l'on cherche ses racines et ses causes, il ne faut pas oublier les distractions les plus courantes, c'est-à-dire les pertes de temps internes et externes au travail mentionnées précédemment - voici combien de personnes elles influencent, selon Statista rechercher:

Cette recherche montre que jusqu'à 80 % des personnes trouvent que les collègues bavards sont l'élément le plus distrayant d'un lieu de travail - le bruit du bureau venant en deuxième position avec 70 %.

Des changements accablants au travail distrait une part de 61 % et les réunions une part de 60 % - ce qui rend valable la notion souvent soulignée selon laquelle des réunions fréquentes nuisent à notre productivité et se concentrent sur les priorités.

Même le distracteur le moins important se situe toujours à 56% - plus de la moitié des employés interrogés trouvent que les médias sociaux représentent un énorme potentiel de perte de temps.

Ainsi, si nous ne faisons pas attention, nous pouvons tomber dans un gouffre sans fond de distractions, où une distraction mène à d'autres distractions - résultant en beaucoup plus de temps perdu que correctement utilisé.

Quelle est la corrélation entre l'inefficacité et la perte de temps ?

C'est une question assez simple.

L'inefficacité conduit à une perte de temps, et la perte de temps conduit à l'inefficacité - tant qu'il en existe un, l'autre suivra probablement bientôt.

Cela a beaucoup à voir avec l'effet démoralisant de l'inefficacité :

1. Lorsque vous disposez d'informations et de ressources limitées pour effectuer le travail, et que vous n'êtes pas sûr de ce que vous devez accomplir en premier lieu, il est facile de tergiverser et de succomber aux pertes de temps.
2. Une fois que le temps perdu aura déjà fait des ravages dans votre travail, vous essaierez probablement de travailler plus fort pour compenser le temps perdu. Si vous en faites une habitude, vous risquez également de vous épuiser.

En résumé, l'inefficacité et la perte de temps peuvent sembler inoffensives au premier abord, mais sont en fait une porte d'entrée vers un certain nombre de problèmes énormes à long terme.

Comment identifier les inefficacités et les pertes de temps ?

Gardez à l'esprit que les statistiques générales sur la gestion du temps sont une chose et que la réalité de votre entreprise, startup ou équipe en est une autre - voici comment vous pouvez identifier vos propres pertes de temps qui induisent de l'inefficacité et les gérer en :

1. Suivre ce que vous faites au travail
2. Analyser et réévaluer ce que vous pouvez faire mieux
3. Utilisation de vos données de suivi du temps pour apporter des améliorations futures

Notre utilisateur Jason avait ceci à dire à propos de Clockify dans son avis sur Capterra :

Notre expérience a été globalement très positive. Clockify nous a aidés à identifier le temps perdu et l'inefficacité, ce qui a en fait aidé notre service technologique à réorganiser certains traitements, à économiser de l'argent et du temps et, finalement, à prendre une longueur d'avance sur notre calendrier de lancement de produits.

1. Suivez ce que vous faites au travail

Pour ce faire, vous pouvez mieux suivre le temps que vous consacrez à toutes vos activités au travail via une minuterie, y compris le temps consacré aux priorités, aux tâches mineures, aux réunions, aux appels téléphoniques, à la gestion de la boîte de réception, etc. Pour bien évaluer comment vous passez votre temps au travail, vous devez également suivre le temps utilisé pour les pauses.

Le suivi du temps ne nécessite que quelques étapes simples :

• Démarrez simplement le chronomètre une fois que vous entrez dans une activité
• Ajoutez une courte description et d'autres données (projet, tâche, tag) qui clarifient davantage l'activité
• Arrêtez le chronomètre une fois que vous passez à autre chose.
• Ensuite, répétez.

Ce faisant, vous finirez par créer une liste d'entrées de temps que vous pourrez analyser ultérieurement.

Regardons un exemple d'une journée où toutes les activités au travail ont été suivies, avec un accent particulier sur le temps perdu (marqué ici en rouge) :

RÉSULTATS DU SUIVI DU TEMPS POUR UNE JOURNÉE – SITUATION ACTUELLE

Les résultats : Oui, le suivi du temps consacré à Comme en témoigne l'abondance de la couleur rouge, cette journée n'a pas été très productive.

En fait, beaucoup de temps était consacré aux réunions et aux pauses, alors qu'une seule tâche prioritaire était abordée – et pas pour longtemps.

Temps total perdu : 5,5 heures

La plus grande perte de temps : Réunions, avec 1 heure et 25 minutes

Temps total consacré aux tâches prioritaires : 2,5 heures

Voyons maintenant ce qui n'a pas fonctionné exactement au cours de cette journée et comment vous pouvez apporter des améliorations :

2. Analysez et réévaluez ce que vous pouvez améliorer

En ce qui concerne l'exemple de la journée suivie, il faut souligner que les pauses elles-mêmes ne sont pas le problème - après tout, elles vous aident à vous reposer et à recharger vos batteries, vous ne devez donc pas les éliminer.

Il en va de même pour votre pause déjeuner - vous ne pouvez pas vous concentrer correctement lorsque vous avez faim, alors vous feriez mieux de vous abstenir d'essayer.

Cependant, vous devez viser à maximiser l'effet de vos pauses , en les organisant et en les programmant mieux :

Le problème avec cette journée était que les pauses étaient apparemment prises au hasard et prenaient trop de temps - avoir de courtes pauses de 10 à 15 minutes et prendre 1 heure pour le déjeuner réduira toujours votre productivité car vous n'aurez pas assez de temps pour immergez-vous dans votre travail.

De plus, faire une pause après une tâche de bas niveau comme la gestion de la boîte de réception ou une réunion est également contre-productif, et parfois même inutile.

Un autre problème est l'ordre des tâches abordées :

Si vous êtes généralement le plus concentré et le plus productif le matin, alors il est dommage de perdre ce temps spécial sur une tâche de bas niveau comme du travail administratif.

De plus, laisser une tâche de haut niveau telle que la correction de bogues critiques sur votre application pendant les heures de fermeture est un autre mauvais jugement dans la gestion du temps - vous serez probablement trop fatigué pour vous concentrer pleinement et livrer avec qualité.

En guise d'alternative à cette journée, voici un exemple de la façon dont vous pourriez mieux organiser et planifier votre temps au travail :

RÉSULTATS DU SUIVI DU TEMPS POUR UNE JOURNÉE - CORRIGÉ

Les résultats : Cela s'annonce comme une journée beaucoup plus prometteuse.

Les pauses ont été raccourcies et mieux mises en œuvre, et beaucoup plus de temps a été consacré à la tâche prioritaire au total. Le temps consacré aux réunions a également été raccourci, ainsi que le temps consacré à la gestion de la boîte de réception.

De plus, la tâche prioritaire a été travaillée à la première heure du matin, lorsque nous sommes susceptibles d'être les plus alertes, tandis que la tâche administrative a été laissée au moment le moins productif de la journée.

Temps total perdu : 2 heures, mais vous devriez considérer au moins une partie de votre La plus grande perte de temps : Toujours des réunions, mais moins, avec 35 minutes au total

Temps total consacré aux tâches prioritaires : 5 heures et 45 minutes, avec encore plus de potentiel d'amélioration

En suivant le temps de toutes vos activités, vous obtiendrez un aperçu clair et précis de votre temps de travail. Vous obtiendrez également une interprétation mathématique claire de ce que vous pouvez améliorer à l'avenir - vous verrez où vous pouvez gagner du temps et où vous pouvez allouer plus de temps, ainsi que où vous devriez remanier l'ordre des tâches abordé.

Après avoir suivi le temps chaque jour pendant un certain temps, vous serez en mesure d'identifier avec précision les vôtres, mais aussi les plus gros gaspilleurs de temps personnels de votre équipe, et de travailler à apporter des améliorations à long terme à votre routine de travail.

Conseil de pro Clockify

Organiser sa journée de travail et la décomposer en blocs d'activités efficaces est un art délicat. Apprenez à créer et à affiner un horaire de travail efficace avec notre guide :

• Comment faire une répartition de votre journée de travail (avec des modèles)

3. Utiliser les données disponibles pour apporter des améliorations à long terme

Une fois que vous avez trié et analysé toutes vos données de suivi du temps disponibles, vous obtiendrez le temps exact que vous pourriez consacrer à des activités plus importantes et travailler à une meilleure efficacité de travail.

Regardons les deux jours d'exemple comparés, encore une fois :

Malgré le fait que vous ayez passé le même temps au travail (8 heures), les niveaux de productivité varient considérablement lorsque nous comparons les deux jours :

JOUR 1	JOUR 2
2h30 de temps total facturable	5 h 45 min total de temps facturable
125 $ de gains totaux (60 $/h)	Gains totaux de 345 $ (60 $/h)

En perdant jusqu'à 5,5 heures le premier jour, vous avez gagné 220 $ de moins que le deuxième jour - et ce n'est qu'un membre de votre équipe, ce qui signifie que le montant réel d'argent gaspillé peut atteindre des milliers de dollars par jour. , même pour les petites équipes .

Par exemple, une équipe de 5 personnes peut perdre jusqu'à 5 000 $ par semaine en gérant mal son temps et en ignorant généralement comment le temps de travail est dépensé.

Mais, en suivant le temps avec Clockify, vous serez en mesure de maximiser votre potentiel de gain - une fois que vous aurez identifié où vous perdez du temps, vous pourrez calculer combien de temps vous pouvez commencer à allouer à des activités plus rentables à l'avenir.

Vous pourrez également voir comment organiser votre emploi du temps afin de tirer le meilleur parti de votre temps au travail, ainsi que de rendre votre équipe plus efficace et votre flux de travail plus fluide.

Conseil de pro Clockify :

Clockify vous permet d'avoir un aperçu en temps réel de vos revenus et des effets financiers de vos heures de travail en appliquant des taux horaires à vos entrées de temps. Découvrez comment définir et suivre vos revenus horaires, quotidiens et globaux grâce à notre guide :

• Comment appliquer des taux horaires aux entrées de temps facturables avec Clockify

Le suivi de votre temps est le moyen le plus rapide d'identifier les possibilités d'amélioration. Découvrez pourquoi un éminent éducateur en gestion du temps ne jure que par le suivi du temps :

• Pourquoi suivre le temps sur tout ce que vous faites : une entrevue avec la reine du flux de travail

EXEMPLES SPÉCIFIQUES D'AMÉLIORATION

Si votre problème provient du fait que votre équipe et votre responsable ne savent pas vraiment qui travaille sur quoi… Le menu Tableau de bord de l'équipe compile les données sur qui travaille actuellement sur quelle tâche et pendant combien de temps.

Si vous craignez que votre équipe ne travaille pas sur des projets hautement prioritaires… Le système de projets favoris vous permet de marquer des projets importants avec des étoiles afin de les mettre en évidence comme prioritaires et de les rendre plus faciles à trouver et à sélectionner lorsque vous travaillez.

Si votre équipe ne rend pas compte régulièrement de l'avancement du projet… Vous pouvez facilement vérifier la quantité de travail effectuée au cours de la semaine, de la journée ou de l'heure précédente en consultant la section Rapports de l'application.

Si votre équipe ne parvient pas à déléguer correctement les tâches… La délégation peut devenir facile, une fois que vous commencez à ajouter des tâches à un projet, puis à les affecter aux membres de votre équipe.

Si vous n'êtes pas sûr que votre équipe finira le travail à temps… Pour clarifier si vous devrez demander une prolongation de délai, vous pouvez afficher l'état du projet pour voir comment votre équipe s'en sort, par rapport au temps que vous avez estimé pour le projet achèvement.

En conclusion

Reconnaître la façon dont nous perdons du temps nous aide à minimiser l'inefficacité et à profiter de tous les avantages d'un flux de travail amélioré et d'un moral accru - nous serons objectivement plus productifs et nous nous sentirons plus motivés, confiants, plus heureux et plus capables de fournir un travail de meilleure qualité.

En fin de compte, rationaliser notre temps de pause, minimiser les réunions et la gestion de la boîte de réception, ainsi que réorganiser notre emploi du temps pour augmenter le temps que nous consacrons aux priorités ne nous aide pas seulement à faire moins et à gagner plus en moins de temps - cela nous aide également à être plus satisfait au travail.

️ La perte de temps et l'inefficacité sont des pièges de travail dans lesquels la plupart d'entre nous tombons à un moment donné. Si vous avez vos propres moyens uniques de surmonter ces pièges, nous aimerions en entendre parler. Partagez vos expériences sur [email protected] - elles pourraient bien se retrouver dans un futur article de blog !