So erkennen Sie Zeitverschwendung und Ineffizienz

Ineffizienz und Zeitverschwendung bei der Arbeit führen zu einer Reihe chronischer Probleme in Ihrem Unternehmen – aber es gibt Möglichkeiten, wie Ihr Team diese erkennen und überwinden kann.

In diesem Artikel werden wir zunächst Ineffizienz bei der Arbeit definieren und verschiedene Möglichkeiten aufzeigen, wie wir bei der Arbeit Zeit verschwenden können . Sobald wir die Probleme diagnostiziert haben, werden wir ihre Auswirkungen auf unsere Produktivität untersuchen und Ratschläge geben, wie wir unseren Arbeitstag am besten strukturieren und das Beste aus unserer Zeit machen können.

Unser Weg zur Beseitigung von Zeitverschwendung und zur Maximierung unserer Arbeitszeit beginnt hier.

Was ist Ineffizienz am Arbeitsplatz?

Ineffizienz tritt auf, wenn:

• Ihr Team und Ihr Vorgesetzter wissen nicht wirklich, wer woran arbeitet.
• Ihr Team arbeitet nicht an den Projekten mit der höchsten Priorität.
• Ihr Team verfügt nicht über die erforderlichen Ressourcen.
• Ihr Team verfügt nicht über die Informationen, die es benötigt.
• Ihr Team berichtet nicht über den Projektfortschritt.
• Ihr Team delegiert Aufgaben nicht richtig.
• Es wird unklar, ob Ihr Team die Arbeit rechtzeitig beenden wird.

Als Ergebnis all dessen treten folgende Probleme auf:

• Sie verschwenden Geld – weil Sie viel Zeit mit den falschen Aufgaben und Projekten verschwenden, was zu ständigen Wiederholungen, Überarbeitungen und verschobenen Fristen führt.
• Sie leisten keine qualitativ hochwertige Arbeit – weil Sie nicht über die Informationen und Ressourcen verfügen, die Sie benötigen.
• Teammitglieder haben keine Zeit für vorrangige Aufgaben – weil alle Aufgaben nach dem Zufallsprinzip erledigen, anstatt sie an die Personen mit den richtigen Fähigkeiten, Ressourcen und Informationen zu delegieren.
• Sie verpassen Fristen – weil Sie nicht wissen, ob Sie den Kunden um eine Fristverlängerung bitten müssen oder nicht.
• Ihre Moral schwindet – weil Sie aufgrund allgemeiner Unorganisation im Job oft Termine verpassen.

Als Endfolge von Ineffizienz bei der Arbeit kann Ihr Team keine qualitativ hochwertigen Endprodukte liefern und Kunden zufriedenstellen, was dazu führt, dass Ihr Unternehmen oder Startup nie den Erfolg erreicht, den es hätte erreichen können.

Was ist Zeitverschwendung bei der Arbeit?

Wenn Sie Zeit bei der Arbeit verschwenden, kann dies bedeuten, dass Sie keine hochrangigen, vorrangigen Aufgaben erledigen, die Ihnen zugewiesen wurden – stattdessen können Sie:

• Arbeit an weniger wichtigen oder dringenden Aufgaben,
• Nimm an Besprechungen teil, in denen du nicht gebraucht wirst, oder
• Beantworte jede triviale E-Mail, die dir zugeschickt wird,

Als schlimmere Alternative können Sie überhaupt nicht arbeiten – private Anrufe, Feierabend wegen persönlicher Besorgungen oder zielloses Surfen im Internet sind alles Handlungen, die in diese Kategorie fallen.

Während Sie bei der Arbeit Zeit verschwenden, können Sie Opfer interner oder externer Zeitfresser werden – der Unterschied besteht darin, dass wir interne Zeitfresser kontrollieren ️ Häufige interne Zeitfresser bei der Arbeit sind:

• E-Mail checken
• Surfen im Internet und Social Media
• mit Kollegen chatten

️ Häufige externe Zeitfresser bei der Arbeit sind:

• Teilnahme an allen Sitzungen
• mit Aufgaben von geringerer Priorität betraut zu werden
• Anfragen von anderen annehmen
• unnütz telefonieren
• Arbeiten in einer lauten Umgebung

Als Folge dieser Zeitfresser fällt es Ihnen oft schwer, sich wieder auf vorrangige Aufgaben zu konzentrieren, selbst wenn Sie es versuchen – laut Gloria Mark, Wissenschaftlerin für digitale Ablenkung an der University of California, dauert es bis zu 23 Minuten sich nach einer Ablenkung wieder voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrieren.

Schlimmer noch, laut offizieller Zeitmanagement-Statistik beträgt die Zeit, die benötigt wird, um sich wieder zu konzentrieren, 2 Stunden pro Tag – was selbst für scheinbar harmlose, kurze Ablenkungen ein hoher Preis ist.

Wie viel Zeit verschwenden wir? Und warum verschwenden wir Zeit?

Laut verschiedenen Bekenntnissen im Reddit-Forum verschwenden die Menschen jeden Tag ungefähr 1,5 bis 4 Stunden – was bedeutet, dass die 40-Stunden-Woche manchmal auf nur 20 Stunden produktive und effiziente Arbeitszeit hinauslaufen kann.

Salary.com suchte nach mehr Details über die tatsächliche Zeitverschwendung bei der Arbeit und führte eine Umfrage unter 750 Mitarbeitern durch, die folgende Ergebnisse lieferte:

Die Umfrage zeigt, dass eine gleiche Anzahl von Menschen (31 %) zugab, 30 Minuten bis 1 Stunde pro Tag zu verschwenden – und dass nur 2 % zugaben, mehr als die Hälfte ihres Arbeitstages zu verschwenden.

Die Umfrage fragte auch danach, warum Menschen Zeit verschwenden:

Die Vorstellung, dass alle Pausen die Produktivität fördern, verleitet mehr als die Hälfte der Befragten (53 %) zur Zeitverschwendung – und die allgemeine Langeweile kommt mit einem Anteil von 20 % auf den zweiten Platz.

Darüber hinaus zeigt die Umfrage, dass Zeitverschwendung nicht das Ergebnis einer negativen Einstellung gegenüber dem Arbeitgeber sein muss, die sich in Untätigkeit äußert. Tatsächlich wurzelt es häufiger in den individuell erlebten Zuständen wie Langeweile, Aufschub oder Schmachten .

Wenn wir über verschwendete Zeit bei der Arbeit sprechen und nach ihren Wurzeln und Ursachen suchen, sollten wir natürlich nicht die häufigsten Ablenkungen vergessen, dh interne und externe Zeitfresser bei der Arbeit, die bereits erwähnt wurden – laut Statista, wie viele Menschen sie beeinflussen Forschung:

Diese Studie zeigt, dass bis zu 80 % der Menschen gesprächige Kollegen als das ablenkendste Element eines Arbeitsplatzes empfinden – dicht gefolgt von Bürolärm mit 70 %.

Überwältigende Veränderungen bei der Arbeit lenken einen Anteil von 61 % ab und Meetings lenken einen Anteil von 60 % ab – was die oft betonte Vorstellung, dass häufige Meetings unsere Produktivität beeinträchtigen und die Konzentration auf Prioritäten beeinträchtigen, zu einer berechtigten Aussage macht.

Selbst der am wenigsten prominente Ablenker liegt immer noch bei stolzen 56 % – mehr als die Hälfte der befragten Mitarbeiter sehen in Social Media ein enormes Zeitverschwendungspotenzial.

Wenn wir also nicht aufpassen, können wir in ein bodenloses Loch von Ablenkungen fallen, wo eine Ablenkung zu anderen Ablenkungen führt – was dazu führt, dass viel mehr Zeit verschwendet als richtig genutzt wird.

Wie hängen Ineffizienz und Zeitverschwendung zusammen?

Das ist eine einfache Frage.

Ineffizienz führt zu Zeitverschwendung, und Zeitverschwendung führt zu Ineffizienz – solange das eine existiert, wird das andere wahrscheinlich bald folgen.

Das hat viel mit der demoralisierenden Wirkung von Ineffizienz zu tun:

1. Wenn Sie nur über begrenzte Informationen und Ressourcen verfügen, um die Arbeit auszuführen, und sich nicht sicher sind, was Sie überhaupt tun müssen, ist es leicht, zu zögern und Zeitverschwendung zu erliegen.
2. Wenn verschwendete Zeit Ihre Arbeit bereits in Mitleidenschaft gezogen hat, werden Sie wahrscheinlich versuchen, härter zu arbeiten, um die verlorene Zeit auszugleichen – wenn Sie dies zur Gewohnheit machen, besteht auch die Gefahr, dass Sie ausbrennen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Ineffizienz und Zeitverschwendung auf den ersten Blick harmlos erscheinen, aber auf lange Sicht ein Einfallstor für eine Reihe großer Probleme sind.

Wie erkennt man Ineffizienz und Zeitverschwendung?

Denken Sie daran, dass allgemeine Zeitmanagement-Statistiken eine Sache sind und die Realität in Ihrem Unternehmen, Startup oder Team eine andere – so können Sie Ihre eigenen ineffizienten Zeitfresser identifizieren und mit ihnen umgehen, indem Sie:

1. Nachverfolgen , was Sie bei der Arbeit tun
2. Analysieren und neu bewerten, was man besser machen kann
3. Verwenden Sie Ihre Zeiterfassungsdaten, um zukünftige Verbesserungen vorzunehmen

Unser Benutzer Jason hat in seinem Review auf Capterra folgendes über Clockify gesagt:

Unsere Erfahrung war insgesamt sehr positiv. Clockify hat uns geholfen, verschwendete Zeit und Ineffizienz zu identifizieren, was unserer Technologieabteilung tatsächlich dabei geholfen hat, einige Prozesse neu zu organisieren, Geld und Zeit zu sparen und letztendlich unserem Zeitplan für die Produkteinführung deutlich voraus zu sein.

1. Verfolgen Sie, was Sie bei der Arbeit tun

Das erreichen Sie am besten, indem Sie die Zeit, die Sie für alle Ihre Aktivitäten bei der Arbeit aufwenden, über einen Timer verfolgen – einschließlich der Zeit, die Sie für Prioritäten, kleinere Aufgaben, Besprechungen, Telefonate, Posteingangsverwaltung und dergleichen aufwenden. Um richtig einschätzen zu können, wie Sie Ihre Zeit bei der Arbeit verbringen, sollten Sie auch die Pausenzeiten erfassen.

Die Zeiterfassung erfordert nur wenige einfache Schritte:

• Starten Sie einfach den Timer, sobald Sie eine Aktivität eingeben
• Fügen Sie eine kurze Beschreibung und andere Daten (Projekt, Aufgabe, Tag) hinzu, die die Aktivität weiter verdeutlichen
• Stoppen Sie den Timer, sobald Sie zu etwas anderem wechseln.
• Dann wiederholen.

Auf diese Weise erstellen Sie schließlich eine Liste mit Zeiteinträgen, die Sie später analysieren können.

Schauen wir uns ein Beispiel eines Tages an, an dem alle Aktivitäten bei der Arbeit aufgezeichnet wurden, mit besonderem Schwerpunkt auf der verschwendeten Zeit (hier rot markiert):

ZEITERFASSUNGSERGEBNISSE FÜR EINEN TAG – AKTUELLE SITUATION

Die Ergebnisse : Ja, die Zeiterfassung für Wie die Fülle der Farbe Rot zeigt, war dieser Tag nicht besonders produktiv.

Tatsächlich wurde viel Zeit für Besprechungen und Pausen aufgewendet, während nur eine vorrangige Aufgabe angegangen wurde – und das nicht lange.

Gesamtzeitverschwendung : 5,5 Stunden

Größter Zeitfresser : Meetings mit 1 Stunde und 25 Minuten

Gesamtzeitaufwand für vorrangige Aufgaben : 2,5 Stunden

Schauen wir uns nun an, was an diesem Tag genau schief gelaufen ist und wie Sie Verbesserungen vornehmen können:

2. Analysieren und neu bewerten, was Sie besser machen können

In Bezug auf den Beispiel-Tracked-Tag muss betont werden, dass Pausen an sich nicht das Problem sind – schließlich helfen sie, sich zu erholen und neue Energie zu tanken, also sollten Sie sie nicht eliminieren.

Das Gleiche gilt für die Mittagspause – mit Hunger kann man sich nicht richtig konzentrieren, also besser darauf verzichten.

Sie sollten jedoch darauf abzielen, die Wirkung Ihrer Pausen zu maximieren , indem Sie sie besser organisieren und planen:

Das Problem an diesem Tag war, dass die Pausen scheinbar willkürlich gemacht wurden und zu lange dauerten – kurze Pausen von 10-15 Minuten und eine Mittagspause von 1 Stunde werden immer Ihre Produktivität beeinträchtigen, da Sie nicht genug Zeit haben, um sich voll auszuruhen vertiefe dich in deine Arbeit.

Darüber hinaus ist eine Pause nach einer untergeordneten Aufgabe wie der Posteingangsverwaltung oder einem Meeting ebenfalls kontraproduktiv und manchmal sogar unnötig.

Ein weiteres Problem ist die Reihenfolge der angegangenen Aufgaben:

Wenn Sie morgens im Allgemeinen am konzentriertesten und produktivsten sind, dann ist es eine Schande, diese besondere Zeit mit einer untergeordneten Aufgabe wie Verwaltungsarbeit zu verschwenden.

Darüber hinaus ist es eine weitere schlechte Einschätzung des Zeitmanagements, eine hochrangige Aufgabe wie das Beheben kritischer Fehler in Ihrer App für die Geschäftsschlusszeiten zu lassen – Sie werden wahrscheinlich zu müde sein, um sich voll und ganz zu konzentrieren und mit Qualität zu liefern.

Alternativ zu diesem Tag hier ein Beispiel, wie Sie Ihre Arbeitszeit besser organisieren und einteilen können:

ERGEBNISSE DER ZEITERFASSUNG FÜR EINEN TAG – FEST

Die Ergebnisse : Das sieht nach einem viel versprechenderen Tag aus.

Die Pausen wurden verkürzt und besser umgesetzt, insgesamt wurde viel mehr Zeit für die vorrangige Aufgabe aufgewendet. Die Zeit, die für Besprechungen aufgewendet wurde, wurde ebenso verkürzt wie die Zeit, die für die Posteingangsverwaltung aufgewendet wurde.

Darüber hinaus wurde die vorrangige Aufgabe morgens als erstes bearbeitet, wenn wir wahrscheinlich am wachsamsten sind, während die administrative Aufgabe für die weniger produktive Zeit des Tages aufgegeben wurde.

Gesamtzeitverlust : 2 Stunden, aber Sie sollten zumindest einen Teil Ihrer Größter Zeitfresser : Immer noch Meetings, aber weniger, mit insgesamt 35 Minuten

Gesamtzeitaufwand für vorrangige Aufgaben : 5 Stunden und 45 Minuten, mit noch mehr Verbesserungspotenzial

Indem Sie die Zeit für alle Ihre Aktivitäten erfassen, erhalten Sie einen klaren und genauen Überblick über Ihre Arbeitszeit. Sie erhalten auch eine klare, mathematische Darstellung dessen, was Sie in Zukunft besser machen können – Sie sehen, wo Sie Zeit sparen und wo Sie mehr Zeit einplanen können, sowie wo Sie die Reihenfolge der Aufgaben ändern sollten angegangen.

Nachdem Sie eine Zeit lang jeden Tag die Zeit erfasst haben, können Sie Ihre eigenen, aber auch die größten persönlichen Zeitfresser Ihres Teams präzise identifizieren und daran arbeiten, Ihren Arbeitsalltag nachhaltig zu verbessern.

Clockify Profi-Tipp

Den Arbeitstag zu organisieren und ihn in effiziente Aktivitätsblöcke zu unterteilen, ist eine heikle Kunst. Erfahren Sie mit unserem Leitfaden, wie Sie einen effektiven Arbeitsplan erstellen und optimieren:

• So erstellen Sie eine Aufschlüsselung Ihres Arbeitstages (mit Vorlagen)

3. Verwenden Sie verfügbare Daten, um langfristige Verbesserungen vorzunehmen

Sobald Sie alle Ihre verfügbaren Zeiterfassungsdaten sortiert und analysiert haben, erhalten Sie die genaue Zeit, die Sie wichtigeren Aktivitäten zuweisen und auf eine bessere Arbeitseffizienz hinarbeiten könnten.

Schauen wir uns die beiden Beispieltage noch einmal im Vergleich an:

Trotz der Tatsache, dass Sie die gleiche Zeit bei der Arbeit verbracht haben (8 Stunden), waren die Produktivitätsniveaus im Vergleich der beiden Tage sehr unterschiedlich:

TAG 1	TAG 2
2 h 30 min abrechnungsfähige Gesamtzeit	5 h 45 min abrechnungsfähige Gesamtzeit
$125 Gesamtverdienst ($60/h)	$345 Gesamtverdienst ($60/h)

Wenn Sie am ersten Tag bis zu 5,5 Stunden verschwenden, haben Sie 220 US-Dollar weniger verdient als am zweiten Tag – und das ist nur ein Mitglied Ihres Teams, was bedeutet, dass sich die tatsächliche Menge an verschwendetem Geld auf Tausende von US-Dollar pro Tag summieren kann , auch für kleinere Teams .

Beispielsweise kann ein 5-Personen-Team bis zu 5.000 US-Dollar pro Woche verlieren, wenn es die Zeit falsch verwaltet und sich im Allgemeinen nicht bewusst ist, wie die Zeit bei der Arbeit verbracht wird.

Aber durch die Zeiterfassung mit Clockify können Sie Ihr Verdienstpotenzial maximieren – sobald Sie erkennen, wo Sie Zeit verschwenden, können Sie berechnen, wie viel Zeit Sie in Zukunft profitableren Aktivitäten widmen können.

Sie können auch sehen, wie Sie Ihren Zeitplan organisieren, um Ihre Arbeitszeit optimal zu nutzen, Ihr Team effizienter und Ihren Arbeitsablauf reibungsloser zu gestalten.

Clockify Profi-Tipp:

Clockify ermöglicht Ihnen einen Echtzeit-Einblick in Ihren Verdienst und die finanziellen Auswirkungen Ihrer Arbeitszeit, indem Stundensätze auf Ihre Zeiteinträge angewendet werden. In unserem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihre stündlichen, täglichen und Gesamteinnahmen festlegen und verfolgen:

• So wenden Sie mit Clockify Stundensätze auf abrechenbare Zeiteinträge an

Die Erfassung Ihrer Zeit ist der schnellste Weg, um Verbesserungspotenziale zu erkennen. Erfahren Sie, warum ein bekannter Zeitmanagement-Pädagoge auf Zeiterfassung schwört:

• Warum bei allem, was Sie tun, Zeit erfassen: ein Interview mit der Workflow Queen

SPEZIFISCHE BEISPIELE FÜR VERBESSERUNGEN

Wenn Ihr Team und Ihr Vorgesetzter nicht wirklich wissen, wer woran arbeitet … Das Team- Dashboard-Menü stellt die Daten darüber zusammen, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet und wie lange.

Wenn Sie sich Sorgen machen, dass Ihr Team nicht an Projekten mit hoher Priorität arbeitet … Mit dem bevorzugten Projektsystem können Sie wichtige Projekte mit Sternen markieren, um sie als Prioritäten hervorzuheben und sie bei der Arbeit leichter zu finden und auszuwählen.

Wenn Ihr Team nicht regelmäßig über den Projektfortschritt berichtet … Sie können den Arbeitsaufwand der vergangenen Woche, des vorangegangenen Tages oder der vorangegangenen Stunde ganz einfach überprüfen, indem Sie einen Blick auf den Abschnitt „Berichte“ der App werfen.

Wenn Ihr Team Aufgaben nicht richtig delegiert … Das Delegieren kann einfach werden, sobald Sie anfangen, Aufgaben zu einem Projekt hinzuzufügen und sie dann Mitgliedern Ihres Teams zuzuweisen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr Team die Arbeit rechtzeitig beenden wird … Um zu klären, ob Sie um eine Fristverlängerung bitten müssen, können Sie den Projektstatus anzeigen, um zu sehen, wie es Ihrem Team im Vergleich zu der von Ihnen für das Projekt veranschlagten Zeit geht Fertigstellung.

Abschließend

Zu erkennen, wie wir Zeit verschwenden, hilft uns, Ineffizienz zu minimieren und alle Vorteile eines verbesserten Arbeitsablaufs und einer gesteigerten Moral zu genießen – wir werden objektiv produktiver sein und uns motivierter, selbstbewusster, glücklicher und leistungsfähiger fühlen höhere Qualität.

Letztendlich hilft uns die Rationalisierung unserer Pausenzeiten, die Minimierung von Meetings und der Posteingangsverwaltung sowie die Umstrukturierung unseres Zeitplans, um die Zeit, die wir für Prioritäten aufwenden, zu erhöhen, nicht nur dabei, weniger zu tun und in kürzerer Zeit mehr zu verdienen – es hilft uns auch, mehr zu sein zufrieden bei der Arbeit.

️ Zeitverschwendung und Ineffizienz sind Arbeitsfallen, in die die meisten von uns irgendwann geraten. Wenn Sie Ihre eigenen einzigartigen Möglichkeiten haben, diese Fallstricke zu überwinden, würden wir gerne davon hören. Teilen Sie Ihre Erfahrungen unter [email protected] mit – vielleicht finden sie ihren Weg in einen zukünftigen Blogbeitrag!