Como identificar perda de tempo e ineficiência

A ineficiência e o desperdício de tempo no trabalho levam a uma série de problemas crônicos em sua empresa – mas existem maneiras de sua equipe identificá-los e superá-los.

Neste artigo, primeiro definiremos a ineficiência no trabalho e identificaremos uma variedade de maneiras pelas quais podemos perder tempo enquanto trabalhamos. Assim que diagnosticarmos os problemas, analisaremos seus efeitos em nossa produtividade e forneceremos conselhos sobre como estruturar melhor nosso dia de trabalho e aproveitar ao máximo nosso tempo.

Nossa jornada para eliminar o desperdício de tempo e maximizar nossas horas de trabalho começa aqui.

O que é ineficiência no trabalho?

A ineficiência ocorre quando:

• Sua equipe e gerente não sabem realmente quem está trabalhando no quê.
• Sua equipe não está trabalhando nos projetos de maior prioridade.
• Sua equipe não tem os recursos de que precisa.
• Sua equipe não tem as informações de que precisa.
• Sua equipe não está relatando o progresso do projeto.
• Sua equipe não delega tarefas corretamente.
• Não está claro se sua equipe terminará o trabalho a tempo.

Como resultado de tudo isso, ocorrem os seguintes problemas:

• Você desperdiça dinheiro – porque perde muito tempo com tarefas e projetos errados, o que resulta em constantes retrabalhos, revisões e prazos adiados.
• Você não realiza um trabalho de alta qualidade – porque não tem as informações e os recursos de que precisa.
• Os membros da equipe não têm tempo para tarefas prioritárias – porque todos estão realizando tarefas aleatoriamente, em vez de delegá-las às pessoas com as habilidades, recursos e informações certas.
• Você perde prazos – porque não sabe se precisa ou não pedir ao cliente uma prorrogação do prazo.
• Seu moral diminui – porque muitas vezes você perde prazos devido a uma falta geral de organização no trabalho.

Como consequência final da ineficiência no trabalho, sua equipe não consegue entregar produtos finais de qualidade e satisfazer os clientes, resultando em sua empresa ou startup nunca alcançar o sucesso que poderia.

O que é tempo perdido no trabalho?

Se você perde tempo no trabalho, pode significar que não está realizando tarefas prioritárias de alto nível para as quais foi designado - em vez disso, você pode:

• Trabalhar em tarefas menos importantes ou urgentes,
• Participe de reuniões nas quais você não é necessário, ou
• Responda a todos os e-mails triviais enviados para você,

Como alternativa pior, você pode não trabalhar – fazer ligações pessoais, sair do trabalho devido a recados pessoais ou navegar sem rumo na web são ações que se enquadram nessa categoria.

Ao perder tempo no trabalho, você pode ser vítima de desperdiçadores de tempo internos ou externos – a diferença é que ️ Os desperdícios de tempo internos comuns no trabalho incluem:

• verificando e-mail
• navegar na web e nas redes sociais
• conversando com colegas

️ Desperdícios de tempo externos comuns no trabalho incluem:

• participando de todas as reuniões
• sendo atribuído com tarefas de menor prioridade
• aceitar pedidos de outras pessoas
• fazer ligações inúteis
• trabalhando em um ambiente barulhento

Como resultado desses desperdícios de tempo, muitas vezes você achará difícil recuperar o foco em tarefas prioritárias, mesmo que tente – de acordo com Gloria Mark, uma acadêmica de distração digital da Universidade da Califórnia, leva até 23 minutos para re-foco totalmente em uma tarefa após uma distração.

O que é pior, de acordo com as estatísticas oficiais de gerenciamento de tempo, o tempo necessário para recuperar o foco totaliza 2 horas por dia – o que é um preço alto a pagar, mesmo para distrações aparentemente inofensivas e curtas.

Quanto tempo perdemos? E por que perdemos tempo?

De acordo com várias confissões no fórum do Reddit, as pessoas desperdiçam cerca de 1,5 a 4 horas todos os dias – o que significa que a semana de trabalho de 40 horas pode às vezes se resumir a apenas 20 horas de tempo de trabalho produtivo e eficiente.

Salary.com estava procurando mais detalhes sobre o tempo real desperdiçado no trabalho e fez uma pesquisa abrangendo 750 funcionários, que deu os seguintes resultados:

A pesquisa mostra que uma quantidade igual de pessoas (31%) admitiu desperdiçar de 30 minutos a 1 hora por dia – e que apenas 2% admitiram desperdiçar mais da metade do seu dia de trabalho.

A pesquisa também perguntou por que as pessoas perdem tempo:

A noção de que tudo quebra a produtividade leva mais da metade das pessoas pesquisadas (53%) a perder tempo – e o tédio geral vem em segundo lugar com uma participação de 20%.

Além disso, a pesquisa mostra que o desperdício de tempo não precisa ser resultado de atitudes negativas em relação ao empregador expressas por inação. Na verdade, é mais comumente enraizado nos estados de experiência individual, como tédio, procrastinação ou definhamento .

É claro que, ao falar de perda de tempo no trabalho e buscar suas raízes e causas, não devemos esquecer as distrações mais comuns, ou seja, os desperdiçadores de tempo internos e externos no trabalho mencionados anteriormente – eis quantas pessoas eles influenciam, de acordo com Statista pesquisar:

Esta pesquisa mostra que até 80% das pessoas consideram os colegas tagarelas o elemento mais perturbador de um local de trabalho - com o ruído do escritório sendo o segundo próximo com 70%.

Mudanças avassaladoras no trabalho distraem uma parcela de 61% e as reuniões distraem uma parcela de 60% – tornando válida a noção frequentemente enfatizada de que reuniões frequentes prejudicam nossa produtividade e foco nas prioridades.

Mesmo o distrator menos proeminente ainda está em robustos 56% – mais da metade dos funcionários pesquisados ​​consideram as mídias sociais um enorme potencial para perder tempo.

Então, se não tomarmos cuidado, podemos cair em um poço sem fundo de distrações, onde uma distração leva a outras distrações – resultando em muito mais tempo desperdiçado do que usado adequadamente.

Como a ineficiência e o tempo perdido se correlacionam?

Essa é uma pergunta bastante simples.

A ineficiência leva à perda de tempo e a perda de tempo leva à ineficiência – enquanto uma existir, a outra provavelmente seguirá em breve.

Isso tem muito a ver com o efeito desmoralizante da ineficiência:

1. Quando você tem informações e recursos limitados para realizar o trabalho, além de se sentir inseguro sobre o que precisa realizar em primeiro lugar, é fácil procrastinar e sucumbir aos desperdiçadores de tempo.
2. Uma vez que o tempo perdido já tenha afetado seu trabalho, você provavelmente tentará trabalhar mais para compensar o tempo perdido – se você fizer disso um hábito, também estará em risco de esgotamento.

Em resumo, a ineficiência e o desperdício de tempo podem parecer inofensivos no início, mas na verdade são uma porta de entrada para vários problemas enormes a longo prazo.

Como identificar ineficiência e perda de tempo?

Tenha em mente que as estatísticas gerais de gerenciamento de tempo são uma coisa e que a realidade em sua empresa, startup ou equipe é outra – veja como você pode identificar seus próprios desperdiçadores de tempo indutores de ineficiência e lidar com eles:

1. Acompanhando o que você faz no trabalho
2. Analisando e reavaliando o que você pode fazer melhor
3. Usando seus dados de rastreamento de tempo para fazer melhorias futuras

Nosso usuário Jason disse isso sobre Clockify em sua análise no Capterra:

Nossa experiência no geral foi muito positiva. O Clockify nos ajudou a identificar o desperdício de tempo e a ineficiência, o que realmente ajudou nosso departamento de tecnologia a reorganizar alguns processamentos, economizar dinheiro e tempo e, finalmente, antecipar significativamente o cronograma de lançamento de nossos produtos.

1. Acompanhe o que você faz no trabalho

Você pode fazer isso melhor rastreando o tempo gasto em todas as suas atividades no trabalho por meio de um cronômetro – incluindo o tempo gasto em prioridades, tarefas menores, reuniões, telefonemas, gerenciamento de caixa de entrada e similares. Para avaliar adequadamente como você gasta seu tempo no trabalho, você também deve acompanhar o tempo usado para pausas.

O tempo de rastreamento requer apenas alguns passos simples:

• Simplesmente, inicie o cronômetro assim que inserir uma atividade
• Adicione uma breve descrição e outros dados (projeto, tarefa, tag) que esclareçam ainda mais a atividade
• Pare o cronômetro quando passar para outra coisa.
• Então, repita.

Ao fazer isso, você eventualmente criará uma lista de entradas de tempo que poderá analisar posteriormente.

Vejamos um exemplo de um dia em que todas as atividades de trabalho foram rastreadas, com destaque especial para o tempo perdido (marcado aqui com vermelho):

RESULTADOS DE CONTROLE DE TEMPO PARA UM DIA - SITUAÇÃO ATUAL

Os resultados : Sim, acompanhar o tempo em Como fica evidente pela abundância da cor vermelha, este dia não foi tão produtivo.

Na verdade, muito tempo foi gasto em reuniões e intervalos, enquanto apenas uma tarefa prioritária foi abordada – e não por muito tempo.

Tempo total perdido : 5,5 horas

Maior desperdício de tempo : Reuniões, com 1 hora e 25 minutos

Tempo total gasto em tarefas prioritárias : 2,5 horas

Agora, vamos ver o que exatamente deu errado durante este dia e como você pode fazer melhorias:

2. Analise e reavalie o que você pode fazer melhor

Em relação ao exemplo de track day, é preciso enfatizar que as pausas em si não são o problema – afinal, elas ajudam você a descansar e recarregar as baterias, então você não deve eliminá-las.

O mesmo vale para a hora do almoço – você não consegue se concentrar adequadamente quando está com fome, então é melhor evitar tentar.

No entanto, você deve procurar maximizar o efeito de suas pausas , organizando-as e agendando-as melhor:

O problema com este dia é que as pausas eram aparentemente feitas aleatoriamente e demoravam muito – fazer pausas curtas que duram de 10 a 15 minutos e tirar 1 hora para o almoço sempre diminuirá sua produtividade porque você não terá tempo suficiente para mergulhar em seu trabalho.

Além disso, fazer uma pausa após uma tarefa de baixo nível, como gerenciamento de caixa de entrada ou reunião, também é contraproducente e às vezes até desnecessário.

Outro problema é a ordem das tarefas abordadas:

Se você geralmente é o mais focado e produtivo pela manhã, é uma pena desperdiçar esse tempo especial em uma tarefa de baixo nível, como trabalho administrativo.

Além disso, deixar uma tarefa de alto nível, como corrigir bugs críticos em seu aplicativo para o horário de fechamento, é outro julgamento ruim no gerenciamento de tempo – você provavelmente estará cansado demais para se concentrar totalmente e entregar com qualidade.

Como alternativa a este dia, aqui está um exemplo de como você pode organizar e programar melhor seu tempo no trabalho:

RESULTADOS DE CONTROLE DE TEMPO PARA UM DIA - FIXO

Os resultados : Este parece ser um dia muito mais promissor.

As pausas foram encurtadas e melhor implementadas, e muito mais tempo foi gasto na tarefa prioritária no total. O tempo gasto em reuniões também foi reduzido, assim como o tempo gasto no gerenciamento da caixa de entrada.

Além disso, a tarefa prioritária foi trabalhada na primeira hora da manhã, quando provavelmente estamos mais alertas, enquanto a tarefa administrativa foi deixada para o horário menos produtivo do dia.

Tempo total perdido : 2 horas, mas você deve ver pelo menos parte do seu Maior perda de tempo : Ainda reuniões, mas menos, com 35 minutos no total

Tempo total gasto em tarefas prioritárias : 5 horas e 45 minutos, com ainda mais potencial de melhorias

Ao acompanhar o tempo de todas as suas atividades, você terá uma visão clara e precisa do seu tempo no trabalho. Você também terá uma interpretação matemática clara do que pode fazer melhor no futuro – você verá onde pode reduzir o tempo e onde pode alocar mais tempo, bem como onde deve reorganizar a ordem das tarefas abordado.

Depois de acompanhar o tempo todos os dias por um tempo, você poderá identificar os seus, mas também os maiores desperdiçadores de tempo pessoais de sua equipe com precisão, e trabalhar para fazer melhorias de longo prazo em sua rotina de trabalho.

Dica profissional do Clockify

Organizar seu dia de trabalho e dividi-lo em blocos eficientes de atividade é uma arte delicada. Aprenda a criar e ajustar um cronograma de trabalho eficaz com nosso guia:

• Como fazer um detalhamento do seu dia de trabalho (com modelos)

3. Use os dados disponíveis para fazer melhorias de longo prazo

Depois de ter todos os dados de rastreamento de tempo disponíveis classificados e analisados, você obterá o tempo exato que poderia alocar para atividades mais importantes e trabalhar para melhorar a eficiência do trabalho.

Vejamos os dois dias de exemplo comparados, mais uma vez:

Apesar de você ter passado a mesma quantidade de tempo no trabalho (8 horas), os níveis de produtividade variaram muito quando comparamos os dois dias:

DIA 1	DIA 2
2 h 30 minutos tempo total faturável	5 h 45 minutos tempo total faturável
$ 125 ganhos totais ($ 60/h)	ganhos totais de US$ 345 (US$ 60/h)

Ao desperdiçar até 5,5 horas no primeiro dia, você ganhou $ 220 a menos do que no segundo dia – e isso é apenas um membro de sua equipe, o que significa que a quantidade real de dinheiro desperdiçado pode chegar a milhares de dólares por dia , mesmo para equipes menores .

Por exemplo, uma equipe de 5 pessoas pode perder até US$ 5.000 por semana por administrar mal o tempo e geralmente não saber como o tempo no trabalho é gasto.

Mas, ao rastrear o tempo com o Clockify, você poderá maximizar seu potencial de ganhos – assim que identificar onde perde tempo, poderá calcular quanto tempo pode começar a alocar para atividades mais lucrativas no futuro.

Você também poderá ver como organizar sua agenda para aproveitar ao máximo seu tempo no trabalho, além de tornar sua equipe mais eficiente e seu fluxo de trabalho mais suave.

Dica profissional do Clockify:

Clockify permite uma visão em tempo real de seus ganhos e os efeitos financeiros de suas horas de trabalho, aplicando taxas horárias às suas entradas de tempo. Saiba como definir e acompanhar seus ganhos por hora, diários e gerais com nosso guia:

• Como aplicar taxas horárias a entradas de horas faturáveis ​​com Clockify

Acompanhar seu tempo é a maneira mais rápida de identificar espaço para melhorias. Saiba por que um proeminente educador de gerenciamento de tempo jura pelo controle de tempo:

• Por que controlar o tempo em tudo que você faz: uma entrevista com a rainha do fluxo de trabalho

EXEMPLOS ESPECÍFICOS DE MELHORIA

Se o seu problema se originar de sua equipe e gerente não saberem realmente quem está trabalhando em quê... O menu Team Dashboard compila os dados sobre quem está trabalhando em qual tarefa e por quanto tempo.

Se você está preocupado que sua equipe não esteja trabalhando em projetos de alta prioridade... O sistema de projetos favoritos permite marcar projetos importantes com estrelas para destacá-los como prioridades e torná-los mais fáceis de encontrar e escolher ao trabalhar.

Se sua equipe não estiver relatando o progresso do projeto regularmente... Você pode verificar facilmente a quantidade de trabalho realizado na semana, dia ou hora anterior, olhando para a seção Relatórios do aplicativo.

Se sua equipe não delegar tarefas corretamente... A delegação pode se tornar fácil, uma vez que você começa a adicionar tarefas a um projeto e atribuí-las aos membros de sua equipe.

Se você não tiver certeza se sua equipe terminará o trabalho no prazo… Para esclarecer se você precisará solicitar uma prorrogação do prazo, você pode visualizar o status do projeto para ver como sua equipe está se saindo, em comparação com o tempo estimado para o projeto conclusão.

Em conclusão

Reconhecer como desperdiçamos tempo nos ajuda a minimizar a ineficiência e aproveitar todos os benefícios de um fluxo de trabalho aprimorado e moral aumentada – seremos objetivamente mais produtivos e nos sentiremos mais motivados, autoconfiantes, mais felizes e mais capazes de entregar um trabalho de Maior qualidade.

No final, simplificar nosso tempo de intervalo, minimizar reuniões e gerenciamento de caixa de entrada, bem como reorganizar nossa agenda para aumentar o tempo que dedicamos às prioridades não apenas nos ajuda a fazer menos e ganhar mais em menos tempo - também nos ajuda a ser mais satisfeito no trabalho.

️ A perda de tempo e a ineficiência são armadilhas de trabalho nas quais a maioria de nós cai em algum momento. Se você tem suas próprias maneiras únicas de superar essas armadilhas, adoraríamos ouvir sobre isso. Compartilhe suas experiências em [email protected] - elas podem encontrar o caminho para uma futura postagem no blog!