Cómo identificar el tiempo perdido y la ineficiencia

La ineficiencia y la pérdida de tiempo en el trabajo provocan una serie de problemas crónicos en su negocio, pero hay formas en que su equipo puede identificarlos y superarlos.

En este artículo, primero definiremos la ineficiencia en el trabajo e identificaremos una variedad de formas en las que podemos perder el tiempo mientras trabajamos. Una vez que diagnostiquemos los problemas, veremos sus efectos en nuestra productividad y brindaremos consejos sobre cómo estructurar mejor nuestra jornada laboral y aprovechar al máximo nuestro tiempo.

Nuestro viaje hacia la eliminación de la pérdida de tiempo y la maximización de nuestras horas de trabajo comienza aquí.

¿Qué es la ineficiencia en el trabajo?

La ineficiencia ocurre cuando:

• Su equipo y gerente no saben realmente quién está trabajando en qué.
• Su equipo no está trabajando en los proyectos de mayor prioridad.
• Tu equipo no tiene los recursos que necesita.
• Tu equipo no tiene la información que necesita.
• Su equipo no informa sobre el progreso del proyecto.
• Su equipo no puede delegar tareas correctamente.
• No está claro si su equipo terminará el trabajo a tiempo.

Como consecuencia de todo ello, se producen los siguientes problemas:

• Desperdicias dinero , porque desperdicias mucho tiempo en las tareas y proyectos equivocados, lo que da como resultado constantes repeticiones, revisiones y plazos retrasados.
• No realiza un trabajo de alta calidad porque no tiene la información y los recursos que necesita.
• Los miembros del equipo no tienen tiempo para tareas prioritarias , porque todos están haciendo tareas al azar, en lugar de delegarlas a las personas con las habilidades, los recursos y la información adecuados.
• No cumple con los plazos porque no sabe si necesita pedirle al cliente una extensión del plazo o no.
• Su moral decae , porque a menudo no cumple con los plazos debido a la falta general de organización en el trabajo.

Como consecuencia final de la ineficiencia en el trabajo, su equipo no logra entregar productos finales de calidad ni satisfacer a los clientes, lo que hace que su empresa o startup nunca alcance el éxito que podría.

¿Qué es el tiempo perdido en el trabajo?

Si pierde el tiempo en el trabajo, puede significar que no está haciendo las tareas prioritarias de alto nivel que se le asignaron; en cambio, puede:

• Trabajar en tareas menos importantes o urgentes,
• Asistir a reuniones en las que no se le necesita, o
• Responde a todos los correos electrónicos triviales que te envíen,

Como peor alternativa, es posible que no trabaje en absoluto : tener llamadas personales, salir del trabajo debido a diligencias personales o navegar sin rumbo por la web son acciones que se incluyen en esta categoría.

Mientras pierde el tiempo en el trabajo, puede ser víctima de pérdidas de tiempo internas o externas ; la diferencia es que ️ Las pérdidas de tiempo internas comunes en el trabajo incluyen:

• revisando el correo electronico
• navegar por la web y las redes sociales
• charlando con colegas

️ Las pérdidas de tiempo externas comunes en el trabajo incluyen:

• asistir a todas las reuniones
• ser asignado con tareas de menor prioridad
• aceptando solicitudes de otras personas
• hacer llamadas telefónicas inútiles
• trabajar en un ambiente ruidoso

Como resultado de estas pérdidas de tiempo, a menudo le resultará difícil volver a concentrarse en las tareas prioritarias, incluso si lo intenta; según Gloria Mark, una académica de distracción digital de la Universidad de California, se necesitan hasta 23 minutos para volver a concentrarse por completo en una tarea después de una distracción.

Lo que es peor, de acuerdo con las estadísticas oficiales de administración del tiempo, el tiempo necesario para recuperar el enfoque totaliza 2 horas por día , lo cual es un alto precio a pagar, incluso para distracciones breves aparentemente inofensivas.

¿Cuánto tiempo perdemos? ¿Y por qué perdemos el tiempo?

Según varias confesiones en el foro de Reddit, las personas desperdician aproximadamente de 1,5 a 4 horas todos los días , lo que significa que la semana laboral de 40 horas a veces puede reducirse a solo 20 horas de tiempo de trabajo productivo y eficiente.

Salary.com estaba buscando más detalles sobre el tiempo real perdido en el trabajo e hizo una encuesta que cubría a 750 empleados, que arrojó los siguientes resultados:

La encuesta muestra que una cantidad igual de personas (31%) admitió perder de 30 minutos a 1 hora por día, y que solo el 2% admitió perder más de la mitad de su jornada laboral.

La encuesta también preguntó por qué la gente pierde el tiempo:

La noción de que todas las interrupciones ayudan a la productividad lleva a más de la mitad de los encuestados (53 %) a perder el tiempo, y el aburrimiento general ocupa un distante segundo lugar con una proporción del 20 %.

Además, la encuesta muestra que la pérdida de tiempo no tiene por qué ser el resultado de actitudes negativas hacia el empleador expresadas a través de la inacción. De hecho, está más comúnmente arraigado en estados que experimentan el individuo como aburrimiento, procrastinación o languidez .

Por supuesto, cuando hablamos de la pérdida de tiempo en el trabajo y buscamos sus raíces y causas, no debemos olvidarnos de las distracciones más comunes, es decir, las pérdidas de tiempo internas y externas en el trabajo mencionadas anteriormente : aquí está la cantidad de personas a las que influyen, según Statista. investigar:

Esta investigación muestra que hasta el 80 % de las personas consideran que los colegas conversadores son el elemento que más distrae del lugar de trabajo, y el ruido de la oficina ocupa un segundo lugar cercano con el 70 %.

Los cambios abrumadores en el trabajo distraen a una parte del 61 % y las reuniones distraen a una parte del 60 %, lo que hace que la noción a menudo enfatizada de que las reuniones frecuentes dañan nuestra productividad y se centran en las prioridades sea válida.

Incluso el distractor menos prominente todavía se encuentra en un considerable 56%: más de la mitad de los empleados investigados consideran que las redes sociales tienen un gran potencial para perder el tiempo.

Por lo tanto, si no tenemos cuidado, podemos caer en un pozo sin fondo de distracciones, donde una distracción conduce a otras distracciones, lo que resulta en mucho más tiempo perdido que utilizado adecuadamente.

¿Cómo se correlacionan la ineficiencia y la pérdida de tiempo?

Esa es una pregunta bastante simple.

La ineficiencia conduce a la pérdida de tiempo, y la pérdida de tiempo conduce a la ineficiencia: mientras exista una, es probable que la otra siga pronto.

Esto tiene mucho que ver con el efecto desmoralizador de la ineficiencia:

1. Cuando tiene información y recursos limitados para realizar el trabajo, además de sentirse inseguro de lo que tiene que lograr en primer lugar, es fácil posponer las cosas y sucumbir a las pérdidas de tiempo.
2. Una vez que el tiempo perdido ya ha pasado factura a su trabajo, es probable que intente trabajar más para compensar el tiempo perdido; si convierte esto en un hábito, también correrá el riesgo de agotarse.

En resumen, la ineficiencia y la pérdida de tiempo pueden parecer inofensivas al principio, pero en realidad son una puerta de entrada a una serie de grandes problemas a largo plazo.

¿Cómo identificar la ineficiencia y el tiempo perdido?

Tenga en cuenta que las estadísticas generales de gestión del tiempo son una cosa y que la realidad de su empresa, puesta en marcha o equipo es otra: así es como puede identificar sus propias pérdidas de tiempo que inducen a la ineficiencia y tratarlas de la siguiente manera:

1. Seguimiento de lo que haces en el trabajo
2. Analizar y reevaluar lo que puede hacer mejor
3. Usar sus datos de seguimiento del tiempo para realizar mejoras futuras

Nuestro usuario Jason dijo esto sobre Clockify en su revisión en Capterra:

Nuestra experiencia ha sido en general muy positiva. Clockify nos ha ayudado a identificar el tiempo perdido y la ineficiencia, lo que en realidad ha ayudado a nuestro departamento de tecnología a reorganizar algunos procesos, ahorrar dinero y tiempo y, en última instancia, adelantarse significativamente a nuestro programa de lanzamiento de productos.

1. Haz un seguimiento de lo que haces en el trabajo

Puede hacerlo mejor haciendo un seguimiento del tiempo que dedica a todas sus actividades en el trabajo a través de un temporizador, incluido el tiempo dedicado a prioridades, tareas menores, reuniones, llamadas telefónicas, administración de la bandeja de entrada y similares. Para evaluar adecuadamente cómo pasa su tiempo en el trabajo, también debe realizar un seguimiento del tiempo utilizado para los descansos.

El tiempo de seguimiento requiere solo unos pocos pasos simples:

• Simplemente, inicie el temporizador una vez que ingrese una actividad
• Agregue una breve descripción y otros datos (proyecto, tarea, etiqueta) que aclaren aún más la actividad
• Detenga el temporizador una vez que pase a otra cosa.
• Luego, repite.

Al hacerlo, eventualmente creará una lista de entradas de tiempo que luego podrá analizar.

Veamos un ejemplo de un día donde se realizó un seguimiento de todas las actividades en el trabajo, con especial énfasis en el tiempo perdido (marcado aquí con rojo):

RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO DEL TIEMPO PARA UN DÍA - SITUACIÓN ACTUAL

Los resultados : sí, el seguimiento del tiempo en Como es evidente por la abundancia del color rojo, este día no fue tan productivo.

De hecho, se dedicó mucho tiempo a reuniones y descansos, mientras que solo se abordó una tarea prioritaria, y no por mucho tiempo.

Tiempo total perdido : 5,5 horas

Mayor pérdida de tiempo : Reuniones, con 1 hora y 25 minutos

Tiempo total dedicado a tareas prioritarias : 2,5 horas

Ahora, veamos qué fue exactamente lo que salió mal durante este día y cómo puedes hacer mejoras:

2. Analiza y vuelve a evaluar lo que puedes hacer mejor

Con respecto al ejemplo del día rastreado, se debe enfatizar que los descansos en sí mismos no son el problema ; después de todo, lo ayudan a descansar y recargar sus baterías, por lo que no debe eliminarlos.

Lo mismo ocurre con la hora del almuerzo: no puede concentrarse adecuadamente cuando tiene hambre, por lo que es mejor que se abstenga de intentarlo.

Sin embargo, debe intentar maximizar el efecto de sus descansos , organizándolos y programándolos mejor:

El problema con este día fue que los descansos aparentemente se tomaron al azar y tomaron demasiado tiempo : tener descansos cortos que abarquen 10-15 minutos y tomar 1 hora para almorzar siempre le quitará productividad porque no tendrá tiempo suficiente para sumérgete en tu trabajo.

Además, tomarse un descanso después de una tarea de bajo nivel como la administración de la bandeja de entrada o una reunión también es contraproducente y, en ocasiones, incluso innecesario.

Otro problema es el orden de las tareas abordadas:

Si por lo general eres el más concentrado y productivo de la mañana, es una pena perder este tiempo especial en una tarea de bajo nivel como el trabajo administrativo.

Además, dejar una tarea de alto nivel, como corregir errores críticos en su aplicación, para el horario de cierre es otro mal juicio en la gestión del tiempo: es probable que esté demasiado cansado para concentrarse por completo y entregar con calidad.

Como alternativa a este día, aquí tienes un ejemplo de cómo podrías organizar y programar mejor tu tiempo en el trabajo:

RESULTADOS DE SEGUIMIENTO DE TIEMPO PARA UN DÍA - FIJO

Los resultados : Este parece un día mucho más prometedor.

Los descansos se acortaron y se implementaron mejor, y se dedicó mucho más tiempo a la tarea prioritaria en total. También se redujo el tiempo dedicado a las reuniones, así como el tiempo dedicado a la gestión de la bandeja de entrada.

Además, la tarea prioritaria se trabajó a primera hora de la mañana, cuando probablemente estamos más alerta, mientras que la tarea administrativa se dejó para el momento menos productivo del día.

Tiempo total perdido : 2 horas, pero debe ver al menos parte de su Mayor pérdida de tiempo : todavía reuniones, pero menos, con 35 minutos en total

Tiempo total dedicado a tareas prioritarias : 5 horas y 45 minutos, con aún más posibilidades de mejora

Al realizar un seguimiento del tiempo de todas sus actividades, obtendrá una visión general clara y precisa de su tiempo en el trabajo. También obtendrá una interpretación matemática clara de lo que puede hacer mejor en el futuro: verá dónde puede reducir el tiempo y dónde puede asignar más tiempo, así como dónde debe reorganizar el orden de las tareas. abordado

Después de realizar un seguimiento del tiempo todos los días durante un tiempo, podrá identificar con precisión los que más le hacen perder el tiempo, pero también los de su equipo, y trabajar para realizar mejoras a largo plazo en su rutina de trabajo.

Consejo profesional de Clockify

Organizar su jornada laboral y dividirla en bloques eficientes de actividad es un arte delicado. Aprenda a crear y afinar un horario de trabajo eficaz con nuestra guía:

• Cómo hacer un desglose de tu jornada laboral (con plantillas)

3. Utilice los datos disponibles para realizar mejoras a largo plazo

Una vez que haya ordenado y analizado todos los datos de seguimiento del tiempo disponibles, obtendrá el tiempo exacto que podría estar asignando a actividades más importantes y trabajando para lograr una mayor eficiencia en el trabajo.

Veamos los dos días de ejemplo comparados, una vez más:

A pesar de que has pasado la misma cantidad de tiempo en el trabajo (8 horas), los niveles de productividad variaron mucho cuando comparamos los dos días:

DÍA 1	DIA 2
2 h 30 min tiempo total facturable	5 h 45 min tiempo total facturable
$125 ganancias totales ($60/h)	$345 ganancias totales ($60/h)

Al desperdiciar hasta 5,5 horas el primer día, ganó $220 menos que el segundo día, y eso es solo un miembro de su equipo, lo que significa que la cantidad real de dinero desperdiciado puede llegar a ser de miles de dólares por día. , incluso para equipos más pequeños .

Por ejemplo, un equipo de 5 personas puede perder hasta $5,000 por semana si administra mal el tiempo y, en general, no sabe cómo se emplea el tiempo en el trabajo.

Pero, al realizar un seguimiento del tiempo con Clockify, podrá maximizar su potencial de ingresos: una vez que identifique dónde pierde el tiempo, podrá calcular cuánto tiempo puede comenzar a asignar a actividades más rentables en el futuro.

También podrá ver cómo organizar su agenda para aprovechar al máximo su tiempo en el trabajo, así como hacer que su equipo sea más eficiente y su flujo de trabajo más fluido.

Consejo profesional de Clockify:

Clockify le permite obtener información en tiempo real sobre sus ganancias y los efectos financieros de sus horas de trabajo al aplicar tarifas por hora a sus entradas de tiempo. Aprenda a configurar y realizar un seguimiento de sus ganancias por hora, diarias y generales con nuestra guía:

• Cómo aplicar tarifas por hora a entradas de tiempo facturables con Clockify

El seguimiento de su tiempo es la forma más rápida de identificar el margen de mejora. Descubra por qué un destacado educador en gestión del tiempo apuesta por el seguimiento del tiempo:

• Por qué controlar el tiempo en todo lo que haces: una entrevista con Workflow Queen

EJEMPLOS ESPECÍFICOS DE MEJORA

Si su problema se debe a que su equipo y gerente no saben realmente quién está trabajando en qué... El menú Panel de equipo recopila los datos sobre quién está trabajando actualmente en qué tarea y durante cuánto tiempo.

Si le preocupa que su equipo no esté trabajando en proyectos de alta prioridad... El sistema de proyectos favoritos le permite marcar proyectos importantes con estrellas para resaltarlos como prioridades y hacerlos más fáciles de encontrar y elegir cuando esté trabajando.

Si su equipo no informa sobre el progreso del proyecto de forma regular... Puede comprobar fácilmente la cantidad de trabajo realizado en la semana, el día o la hora anterior, echando un vistazo a la sección Informes de la aplicación.

Si su equipo no puede delegar tareas correctamente... La delegación puede volverse fácil, una vez que comience a agregar tareas a un proyecto y luego asignárselas a los miembros de su equipo.

Si no está seguro de si su equipo terminará el trabajo a tiempo... Para aclarar si necesitará solicitar una extensión del plazo, puede ver el estado del proyecto para ver cómo le está yendo a su equipo, en comparación con el tiempo que estimó para el proyecto. terminación.

En conclusión

Reconocer cómo desperdiciamos el tiempo nos ayuda a minimizar la ineficiencia y disfrutar de todos los beneficios de un flujo de trabajo mejorado y una mayor moral: seremos objetivamente más productivos y nos sentiremos más motivados, seguros de nosotros mismos, más felices y más capaces de entregar un trabajo de mejor calidad.

Al final, optimizar nuestro tiempo de descanso, minimizar las reuniones y la gestión de la bandeja de entrada, así como reorganizar nuestro horario para aumentar el tiempo que dedicamos a las prioridades no solo nos ayuda a hacer menos y ganar más en menos tiempo, sino que también nos ayuda a ser más satisfecho en el trabajo.

️ La pérdida de tiempo y la ineficiencia son trampas laborales en las que la mayoría de nosotros cae en algún momento. Si tiene sus propias formas únicas de superar estos obstáculos, nos encantaría saberlo. Comparta sus experiencias en [email protected]; ¡podrían encontrar su camino en una futura publicación de blog!