Boşa harcanan zaman ve verimsizlik nasıl belirlenir

İş yerinde verimsizlik ve boşa harcanan zaman, işinizde bir dizi kronik soruna yol açar - ancak ekibinizin bunları belirleyip üstesinden gelebileceği yollar vardır.

Bu yazıda önce iş yerinde verimsizliği tanımlayacağız ve çalışırken zaman kaybetmenin çeşitli yollarını belirleyeceğiz . Sorunları teşhis ettikten sonra, üretkenliğimiz üzerindeki etkilerine bakacağız ve iş günümüzü en iyi nasıl yapılandıracağımız ve zamanımızdan en iyi şekilde nasıl yararlanacağımız konusunda tavsiyeler vereceğiz.

Zaman kaybını ortadan kaldırma ve çalışma saatlerimizi maksimize etme yolculuğumuz burada başlıyor.

İş yerinde verimsizlik nedir?

Verimsizlik şu durumlarda olur:

• Ekibiniz ve yöneticiniz kimin ne üzerinde çalıştığını gerçekten bilmiyor.
• Ekibiniz en yüksek öncelikli projeler üzerinde çalışmıyor.
• Ekibiniz ihtiyaç duydukları kaynaklara sahip değil.
• Ekibiniz ihtiyaç duydukları bilgilere sahip değil.
• Ekibiniz proje ilerlemesini raporlamıyor.
• Ekibiniz görevleri uygun şekilde devredemiyor.
• Ekibinizin işi zamanında bitirip bitiremeyeceği belirsiz hale geliyor.

Tüm bunların sonucunda aşağıdaki sorunlar ortaya çıkar:

• Para harcarsınız - çünkü yanlış görevler ve projeler üzerinde çok zaman harcarsınız, bu da sürekli yeniden yapılanmalara, revizyonlara ve teslim tarihlerinin geri itilmesine neden olur.
• Yüksek kaliteli iş yapmıyorsunuz çünkü ihtiyacınız olan bilgi ve kaynaklara sahip değilsiniz.
• Ekip üyelerinin öncelikli görevler için zamanları yoktur - çünkü herkes görevleri doğru becerilere, kaynaklara ve bilgilere sahip kişilere devretmek yerine rastgele yapıyor.
• Son teslim tarihlerini kaçırıyorsunuz - çünkü müşteriden bir süre uzatması isteyip istemediğinizi bilmiyorsunuz.
• Moraliniz düşer – çünkü işteki genel organizasyon eksikliğinden dolayı genellikle teslim tarihlerini kaçırırsınız.

İş yerindeki verimsizliğin nihai sonucu olarak, ekibiniz kaliteli nihai ürünler sunamaz ve müşterileri memnun edemez, bu da şirketinizin veya girişiminizin asla başarabileceği başarıya ulaşamamasına neden olur.

İş yerinde boşa harcanan zaman nedir?

İşyerinde zaman kaybederseniz, bu, size verilen üst düzey, öncelikli görevleri yapmadığınız anlamına gelebilir – bunun yerine şunları yapabilirsiniz:

• Daha az önemli veya acil görevlerde çalışmak,
• Size ihtiyaç duyulmayan toplantılara katılın veya
• Yolunuza gönderilen her önemsiz e-postayı yanıtlayın,

Daha kötü bir alternatif olarak, hiç çalışmayabilirsiniz - kişisel aramalar yapmak, kişisel işler nedeniyle işten çıkmak veya amaçsızca web'de gezinmek bu kategoriye giren tüm eylemlerdir.

İşyerinde zaman kaybederken, hem dahili hem de harici zaman harcayanların kurbanı olabilirsiniz - aradaki fark, dahili zaman harcayanları kontrol ️ İşyerinde sık görülen dahili zaman kaybı şunları içerir:

• e-postayı kontrol etmek
• internette gezinmek ve sosyal medya
• iş arkadaşlarıyla sohbet etmek

️ İşyerinde yaygın harici zaman alıcılar şunları içerir:

• tüm toplantılara katılmak
• daha az öncelikli görevlerle atanmak
• diğer insanlardan gelen istekleri almak
• gereksiz telefon görüşmeleri yapmak
• gürültülü bir ortamda çalışmak

Bu zaman kaybının bir sonucu olarak, denerseniz bile, öncelikli görevlere yeniden odaklanmayı genellikle zor bulacaksınız – California Üniversitesi'nde dijital bir dikkat dağıtma uzmanı olan Gloria Mark'a göre, bunu yapmak 23 dakika kadar sürüyor. Dikkatiniz dağıldıktan sonra bir göreve tamamen yeniden odaklanın.

Daha da kötüsü, resmi zaman yönetimi istatistiklerine göre, yeniden odaklanmak için gereken süre günde 2 saattir - bu, görünüşte zararsız, kısa süreli dikkat dağıtıcılar için bile ödenmesi gereken ağır bir bedeldir.

Ne kadar zaman harcıyoruz? Ve neden zaman harcıyoruz?

Reddit forumundaki çeşitli itiraflara göre, insanlar her gün kabaca 1,5 ila 4 saat harcıyor - bu, 40 saatlik çalışma haftasının bazen yalnızca 20 saatlik üretken ve verimli çalışma süresine dönüşebileceği anlamına geliyor.

Salary.com işte harcanan gerçek zamanla ilgili daha fazla ayrıntı arıyordu ve 750 çalışanı kapsayan bir anket yaptı ve aşağıdaki sonuçları verdi:

Anket, eşit sayıda insanın (%31) günde 30 dakikadan 1 saate kadar boşa harcamayı kabul ettiğini ve sadece %2'sinin iş günlerinin yarısından fazlasını boşa harcamayı kabul ettiğini gösteriyor.

Anket ayrıca insanların neden zaman harcadıklarını da sorguladı:

Tüm molaların üretkenliğe yardımcı olduğu fikri, ankete katılanların yarısından fazlasının (%53) zaman kaybetmesine yol açar ve genel can sıkıntısı, %20'lik bir payla uzak bir saniyede gelir.

Ek olarak, anket, zaman kaybının, işverene karşı eylemsizlik yoluyla ifade edilen herhangi bir olumsuz tutumun sonucu olması gerekmediğini gösteriyor. Aslında, daha yaygın olarak, can sıkıntısı, erteleme veya can sıkıntısı gibi durumları deneyimleyen bireylerde köklenir .

Tabii ki, işte harcanan zamandan bahsederken ve bunun köklerini ve nedenlerini ararken, en yaygın dikkat dağıtıcıları, yani daha önce bahsedilen işteki dahili ve harici zaman alıcıları unutmamalıyız - işte Statista'ya göre kaç kişiyi etkiledikleri. Araştırma:

Bu araştırma, insanların %80 kadarının konuşkan meslektaşlarını bir iş yerinin en dikkat dağıtıcı unsuru olarak bulduğunu ve %70 ile ofis gürültüsünün ikinci sırada yer aldığını gösteriyor.

İş yerindeki ezici değişiklikler %61'lik bir payın dikkatini dağıtıyor ve toplantılar %60'lık bir payın dikkatini dağıtıyor; bu da sık sık vurgulanan toplantıların üretkenliğimize zarar verdiği ve önceliklere odaklanmanın geçerli olduğu fikrini geçerli kılıyor.

En az göze çarpan çeldirici bile hala %56 gibi yüksek bir oranda duruyor – araştırılan çalışanların yarısından fazlası Sosyal Medyayı zaman kaybetmek için büyük bir potansiyel olarak görüyor.

Bu nedenle, dikkatli olmazsak, bir dikkat dağınıklığının diğer dikkat dağıtıcılara yol açtığı dipsiz bir dikkat dağınıklığı çukuruna düşebiliriz - bu da uygun şekilde kullanıldığından çok daha fazla zaman kaybına neden olur.

Verimsizlik ve boşa harcanan zaman nasıl ilişkilidir?

Bu yeterince basit bir soru.

Verimsizlik, boşa harcanan zamana yol açar ve boşa harcanan zaman, verimsizliğe yol açar - biri var olduğu sürece, diğeri muhtemelen yakında onu takip edecektir.

Bunun verimsizliğin moral bozucu etkisiyle çok ilgisi var:

1. İşi yapmak için sınırlı bilgi ve kaynaklara sahip olduğunuzda ve ilk etapta neyi başarmanız gerektiğinden emin olmadığınızda, ertelemek ve zaman harcayanlara boyun eğmek kolaydır.
2. Boşa harcanan zaman, işinize zarar verdiğinde, muhtemelen kaybettiğiniz zamanı telafi etmek için daha çok çalışmaya çalışacaksınız - bunu bir alışkanlık haline getirirseniz, tükenme riskiyle de karşı karşıya kalacaksınız.

Özetle, verimsizlik ve boşa harcanan zaman ilk bakışta zararsız gibi görünse de aslında uzun vadede çok sayıda büyük soruna açılan bir kapıdır.

Verimsizlik ve boşa harcanan zaman nasıl belirlenir?

Genel zaman yönetimi istatistiklerinin bir şey olduğunu ve şirketiniz, girişiminiz veya ekibinizdeki gerçeklerin başka bir şey olduğunu unutmayın - işte kendi verimsizliğe neden olan zaman kaybınızı nasıl tanımlayabileceğiniz ve bunlarla nasıl başa çıkacağınız:

1. İş yerinde ne yaptığınızı takip etme
2. Neleri daha iyi yapabileceğinizi analiz etmek ve yeniden değerlendirmek
3. Gelecekteki iyileştirmeler yapmak için zaman izleme verilerinizi kullanma

Kullanıcımız Jason, Capterra'daki incelemesinde Clockify hakkında şunları söyledi:

Deneyimlerimiz genel olarak çok olumlu oldu. Clockify, teknoloji departmanımızın bazı işlemleri yeniden düzenlemesine, paradan ve zamandan tasarruf etmesine ve nihayetinde ürün lansman programımızın önemli ölçüde önüne geçmesine gerçekten yardımcı olan, boşa harcanan zamanı ve verimsizliği belirlememize yardımcı oldu.

1. İşyerinde ne yaptığınızı takip edin

Bunu en iyi şekilde, öncelikler, küçük görevler, toplantılar, telefon görüşmeleri, gelen kutusu yönetimi ve benzerleri için harcanan zaman da dahil olmak üzere, işteki tüm etkinliklerinize harcadığınız zamanı bir zamanlayıcı aracılığıyla izleyerek yapabilirsiniz. İşyerinde zamanınızı nasıl harcadığınızı doğru bir şekilde değerlendirmek için molalar için kullanılan süreyi de izlemelisiniz.

İzleme süresi yalnızca birkaç basit adım gerektirir:

• Basitçe, bir aktiviteye girdikten sonra zamanlayıcıyı başlatın
• Aktiviteyi daha da netleştiren kısa bir açıklama ve diğer verileri (proje, görev, etiket) ekleyin
• Başka bir şeye geçtiğinizde zamanlayıcıyı durdurun.
• Ardından, tekrarlayın.

Bunu yaparak, daha sonra analiz edebileceğiniz bir zaman girişleri listesi oluşturacaksınız.

İş yerindeki tüm aktivitelerin izlendiği, boşa harcanan zamana özel vurgu yapılarak (burada kırmızı ile işaretlenmiştir) bir gün örneğine bakalım:

BİR GÜN İÇİN ZAMAN TAKİP SONUÇLARI – MEVCUT DURUM

Sonuçlar : Evet, işte yaptığınız Kırmızı rengin bolluğundan da anlaşılacağı gibi, bu gün o kadar verimli geçmedi.

Aslında, toplantılara ve molalara çok zaman harcanırken, yalnızca bir öncelikli görev ele alındı ​​ve bu uzun sürmedi.

Toplam zaman kaybı : 5.5 saat

En büyük zaman kaybı : Toplantılar, 1 saat 25 dakika

Öncelikli görevlere harcanan toplam süre : 2,5 saat

Şimdi, bu gün boyunca tam olarak neyin yanlış gittiğine ve nasıl iyileştirmeler yapabileceğinize bakalım:

2. Neleri daha iyi yapabileceğinizi analiz edin ve yeniden değerlendirin

Takip edilen gün örneğiyle ilgili olarak, molaların kendilerinin sorun olmadığı vurgulanmalıdır - sonuçta, dinlenmenize ve pillerinizi şarj etmenize yardımcı olurlar, bu yüzden onları ortadan kaldırmamalısınız.

Aynı şey öğle yemeği molanız için de geçerlidir - aç olduğunuzda düzgün bir şekilde odaklanamazsınız, bu yüzden denemekten kaçınsanız iyi olur.

Ancak, molalarınızı daha iyi organize ederek ve planlayarak, molalarınızın etkisini en üst düzeye çıkarmayı hedeflemelisiniz :

Bu günle ilgili sorun, molaların görünüşte rastgele ve çok uzun sürmesiydi - 10-15 dakikalık kısa molalar vermek ve öğle yemeği için 1 saat ayırmak her zaman üretkenliğinizi azaltacaktır çünkü tam olarak için yeterli zamanınız olmayacaktır. kendinizi işinize verin.

Ayrıca, gelen kutusu yönetimi veya toplantı gibi düşük seviyeli bir görevden sonra ara vermek de verimsiz ve hatta bazen gereksizdir.

Başka bir sorun, ele alınan görevlerin sırasıdır:

Sabahları genellikle en odaklı ve üretkenseniz, bu özel zamanı idari işler gibi düşük seviyeli bir görevle harcamak utanç vericidir.

Ayrıca, kapanış saatleri için uygulamanızdaki kritik hataları düzeltmek gibi üst düzey bir görev bırakmak, zaman yönetiminde başka bir kötü karardır - muhtemelen tam olarak konsantre olamayacak ve kaliteli bir şekilde teslim edemeyecek kadar yorgun olacaksınız.

Bu güne alternatif olarak işte zamanınızı nasıl daha iyi organize edebileceğinize ve planlayabileceğinize dair bir örnek:

BİR GÜN İÇİN ZAMAN TAKİP SONUÇLARI – SABİT

Sonuçlar : Bu çok daha umut verici bir gün gibi görünüyor.

Molalar kısaltıldı ve daha iyi uygulandı ve toplamda öncelikli göreve çok daha fazla zaman harcandı. Gelen kutusu yönetimine harcanan zamanın yanı sıra toplantılara harcanan süre de kısaltıldı.

Ayrıca, öncelikli görev sabah ilk iş olarak, muhtemelen en uyanık olacağımız zaman üzerinde çalışıldı, idari görev ise günün daha az üretken zamanına bırakıldı.

Toplam harcanan zaman : 2 saat, ancak En büyük zaman kaybı : Toplamda 35 dakika ile yine toplantılar, ancak daha az

Öncelikli görevlere harcanan toplam süre : 5 saat 45 dakika, iyileştirmeler için daha da fazla potansiyel

Tüm aktiviteleriniz için zamanı takip ederek, işte geçirdiğiniz zamanın net ve kesin bir özetini elde edeceksiniz. Ayrıca gelecekte neyi daha iyi yapabileceğinize dair net, matematiksel bir yorum elde edeceksiniz – nerede zamanı kesebileceğinizi ve nereye daha fazla zaman ayırabileceğinizi ve ayrıca görevlerin sırasını nerede yeniden düzenlemeniz gerektiğini göreceksiniz. ele alındı.

Bir süre her gün zamanı takip ettikten sonra, kendinizinkini ve aynı zamanda ekibinizin en büyük kişisel zaman kaybettiricilerini hassasiyetle belirleyebilecek ve çalışma rutininizde uzun vadeli iyileştirmeler yapmaya çalışabileceksiniz.

Clockify profesyonel ipucu

İş gününüzü organize etmek ve verimli faaliyet bloklarına bölmek hassas bir sanattır. Rehberimizle etkili bir çalışma programını nasıl oluşturacağınızı ve ince ayar yapacağınızı öğrenin:

• İş gününüzün dökümü nasıl yapılır (şablonlarla)

3. Uzun vadeli iyileştirmeler yapmak için mevcut verileri kullanın

Mevcut tüm zaman izleme verilerini sıralayıp analiz ettikten sonra, daha önemli faaliyetlere ayırabileceğiniz ve daha iyi iş verimliliği için çalışabileceğiniz tam zamanı elde edeceksiniz.

Karşılaştırılan iki örnek güne bir kez daha bakalım:

İşyerinde aynı miktarda zaman geçirmenize (8 saat) rağmen, iki günü karşılaştırdığımızda üretkenlik seviyeleri çok farklıydı:

1.GÜN	2. GÜN
2 saat 30 dakika toplam faturalandırılabilir süre	5 saat 45 dakika toplam faturalandırılabilir süre
125$ toplam kazanç (60$/saat)	345 $ toplam kazanç (60 $/saat)

İlk gün 5.5 saat kadar boşa harcayarak, ikinci güne göre 220$ daha az kazandınız – ve bu ekibinizin sadece bir üyesi, yani harcanan gerçek para miktarı günde binlerce dolara kadar çıkabilir. , daha küçük takımlar için bile .

Örneğin, 5 kişilik bir ekip, zamanı yanlış yöneterek ve genellikle işte zamanın nasıl harcandığını bilmeyerek haftada 5.000 ABD Doları kadar kaybedebilir.

Ancak Clockify ile zamanı takip ederek , kazanç potansiyelinizi en üst düzeye çıkarabileceksiniz - nerede zaman kaybettiğinizi belirledikten sonra, gelecekte daha karlı faaliyetlere ne kadar zaman ayırmaya başlayabileceğinizi hesaplayabileceksiniz.

Ayrıca, işteki zamanınızdan en iyi şekilde yararlanmak, ekibinizi daha verimli ve iş akışınızı daha sorunsuz hale getirmek için programınızı nasıl düzenleyeceğinizi de görebileceksiniz.

Clockify profesyonel ipucu:

Clockify, zaman girişlerinize saatlik ücretler uygulayarak kazançlarınız ve çalışma saatlerinizin finansal etkileri hakkında gerçek zamanlı bir içgörü sağlar. Rehberimizle saatlik, günlük ve genel kazançlarınızı nasıl ayarlayacağınızı ve takip edeceğinizi öğrenin:

• Clockify ile faturalandırılabilir zaman girişlerine saatlik ücretler nasıl uygulanır?

Zamanınızı takip etmek, iyileştirme için yer belirlemenin en hızlı yoludur. Tanınmış bir zaman yönetimi eğitimcisinin neden zaman takibine güvendiğini öğrenin:

• Neden yaptığınız her şeyde zamanı takip edin: Workflow Queen ile bir röportaj

ÖZEL İYİLEŞTİRME ÖRNEKLERİ

Sorununuz ekibinizin ve yöneticinizin kimin ne üzerinde çalıştığını bilmemesinden kaynaklanıyorsa… Team Dashboard menüsü, kimin o anda hangi görev üzerinde ve ne kadar süredir çalıştığına ilişkin verileri derler.

Ekibinizin yüksek öncelikli projeler üzerinde çalışmadığından endişeleniyorsanız... Favori proje sistemi, önemli projeleri öncelikler olarak öne çıkarmak ve çalışırken daha kolay bulunup seçilmesini sağlamak için yıldızlarla işaretlemenize olanak tanır.

Ekibiniz proje ilerlemesini düzenli olarak raporlamıyorsa… Uygulamanın Raporlar bölümüne göz atarak önceki hafta, gün veya saatte yapılan iş miktarını kolayca kontrol edebilirsiniz.

Ekibiniz görevleri uygun şekilde devredemezse… Bir projeye görevler eklemeye ve ardından bunları ekibinizin üyelerine atamaya başladığınızda, yetkilendirme kolaylaşabilir.

Ekibinizin işi zamanında bitirip bitiremeyeceğinden emin değilseniz… Son teslim tarihi uzatması istemeniz gerekip gerekmediğini netleştirmek için, proje durumunu, proje için tahmin ettiğiniz süreye kıyasla ekibinizin nasıl yaptığını görmek için görüntüleyebilirsiniz. tamamlama.

Sonuç olarak

Zamanı nasıl boşa harcadığımızın farkına varmak, verimsizliği en aza indirmemize ve iyileştirilmiş bir iş akışının ve artan moralin tüm avantajlarından yararlanmamıza yardımcı olur - nesnel olarak daha üretken olacağız ve daha motive, özgüvenli, daha mutlu ve aynı zamanda işi teslim etme konusunda daha yetenekli olacağız. daha yüksek kalite.

Sonuç olarak, mola süremizi düzene sokmak, toplantıları ve gelen kutusu yönetimini en aza indirmek ve öncelikler için harcadığımız zamanı artırmak için programımızı yeniden düzenlemek, yalnızca daha az zamanda daha az iş yapmamıza ve daha çok kazanmamıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda daha fazla olmamıza da yardımcı olur. iş yerinde memnun.

️ Zaman kaybı ve verimsizlik, çoğumuzun bir noktada içine düştüğü iş tuzaklarıdır. Bu tuzakların üstesinden gelmek için kendi benzersiz yöntemleriniz varsa, bunu duymayı çok isteriz. Deneyimlerinizi [email protected] adresinde paylaşın - gelecekteki bir blog gönderisine girmenin yolunu bulabilirler!