無駄な時間と非効率性を特定する方法

非効率性と仕事での無駄な時間は、ビジネスに多くの慢性的な問題を引き起こしますが、チームがそれらを特定して克服する方法はいくつかあります。

この記事では、最初に仕事での非効率性を定義し、仕事中に時間を無駄にする可能性のあるさまざまな方法を特定します。 問題を診断したら、生産性への影響を確認し、勤務時間を最適に構成して時間を最大限に活用する方法についてアドバイスを提供します。

時間の浪費をなくし、労働時間を最大化するための私たちの旅はここから始まります。

仕事の非効率性とは何ですか？

非効率は次の場合に発生します。

• あなたのチームとマネージャーは、誰が何に取り組んでいるのか本当にわかりません。
• あなたのチームは最も優先度の高いプロジェクトに取り組んでいません。
• あなたのチームには必要なリソースがありません。
• あなたのチームは彼らが必要とする情報を持っていません。
• あなたのチームはプロジェクトの進捗状況について報告していません。
• チームがタスクを適切に委任できません。
• あなたのチームが時間通りに仕事を終えるかどうかは不明確になります。

その結果、次の問題が発生します。

• あなたはお金を浪費します–間違ったタスクやプロジェクトに多くの時間を浪費するため、絶え間ないやり直し、改訂、締め切りが延期されます。
• 必要な情報やリソースがないため、質の高い作業を行うことはできません。
• チームメンバーには優先タスクの時間がありません。適切なスキル、リソース、および情報を持つ人々にタスクを委任するのではなく、全員がランダムにタスクを実行しているためです。
• クライアントに期限の延長を依頼する必要があるかどうかわからないため、期限を逃します。
• あなたの士気は低下します–仕事での組織の一般的な欠如のために、あなたはしばしば締め切りを逃すからです。

仕事での非効率性の最終的な結果として、あなたのチームは高品質の最終製品を提供し、クライアントを満足させることができず、その結果、あなたの会社やスタートアップは成功することができません。

仕事で無駄な時間は何ですか？

仕事で時間を無駄にする場合は、割り当てられた高レベルの優先タスクを実行していないことを意味する場合があります。代わりに、次のことを行うことができます。

• 重要性の低い、または緊急性の低いタスクに取り組み、
• 必要のない会議に出席する、または
• あなたの方法で送信されたすべての些細な電子メールに答えてください、

さらに悪い方法として、あなたはまったく仕事をしないかもしれません–個人的な電話をすること、個人的な用事のために仕事を辞めること、または意図せずにウェブをサーフィンすることはすべてこのカテゴリーに該当する行動です。

仕事で時間を無駄にしていると、内部または外部の時間の浪費の犠牲になる可能性があります。違いは、内部の時間の浪費者を制御️一般的な内部時間の浪費には次のものがあります。

• メールをチェックする
• ウェブとソーシャルメディアをサーフィンする
• 同僚とチャットする

️一般的な外部の時間の浪費は次のとおりです。

• すべての会議に出席する
• 優先度の低いタスクが割り当てられる
• 他の人からのリクエストを引き受ける
• 無駄な電話をかける
• 騒がしい環境での作業

これらの時間の浪費の結果として、たとえ試みたとしても、優先タスクに再び集中するのは難しいことがよくあります。カリフォルニア大学のデジタル注意散漫学者であるGloria Markによると、気が散った後、タスクに完全に集中し直します。

さらに悪いことに、公式の時間管理統計によると、フォーカスを取り戻すのに必要な時間は1日あたり2時間です。これは、一見無害で短い気晴らしであっても、高額な費用です。

どのくらいの時間を無駄にしますか？ そして、なぜ私たちは時間を無駄にするのですか？

Redditフォーラムのさまざまな告白によると、人々は毎日およそ1.5〜4時間無駄にしています。つまり、週40時間の労働時間は、生産的で効率的な労働時間の20時間にまで短縮される場合があります。

Salary.comは、実際に仕事で浪費された時間の詳細を探していて、750人の従業員を対象とした世論調査を行い、次の結果が得られました。

世論調査によると、同量の人々（31％）が1日あたり30分から1時間の浪費を認めており、就業時間の半分以上を浪費していると認めたのはわずか2％でした。

世論調査はまた、人々が時間を無駄にする理由についても尋ねました。

すべての休憩が生産性を高めるという考えは、調査対象者の半数以上（53％）が時間を浪費することにつながります。そして、一般的な退屈は20％のシェアで2番目に遠くなります。

さらに、世論調査は、時間の浪費は、怠慢によって表明された雇用主に対する否定的な態度の結果である必要はないことを示しています。 実際、それはより一般的に退屈、先延ばし、または衰弱などの状態を経験している個人に根ざしています。

もちろん、仕事での無駄な時間について話し、そのルーツと原因を探すときは、最も一般的な気晴らし、つまり前述の仕事での内外の時間の浪費を忘れてはなりません。Statistaによると、彼らが影響を与える人の数は次のとおりです。リサーチ：

この調査によると、80％もの人が、おしゃべりな同僚が職場で最も気が散る要素であると感じています。オフィスの騒音は70％で2番目に近いです。

職場での圧倒的な変化は61％のシェアをそらし、会議は60％のシェアをそらします。頻繁な会議は生産性を損ない、優先順位に焦点を当てることは有効なものであるという、しばしば強調される概念になります。

最も目立たない気晴らし者でさえ、依然として56％と非常に高く、調査対象の従業員の半数以上が、ソーシャルメディアが時間を浪費する大きな可能性を秘めていると感じています。

したがって、注意しないと、気晴らしの底なしの穴に陥る可能性があります。そこでは、1つの気晴らしが他の気晴らしにつながり、適切に使用するよりもはるかに多くの時間が無駄になります。

非効率性と無駄な時間はどのように相関していますか？

それは簡単な質問です。

非効率性は時間の浪費につながり、時間の浪費は非効率性につながります。一方が存在する限り、もう一方はすぐに続く可能性があります。

これは、非効率性の士気をくじく効果と多くの関係があります。

1. 仕事を遂行するための情報とリソースが限られている場合や、そもそも何を達成しなければならないかわからない場合は、先延ばしにして時間の浪費に屈するのは簡単です。
2. 無駄な時間がすでに仕事に悪影響を及ぼしていると、失った時間を補うためにもっと一生懸命努力するでしょう。これを習慣にすると、燃え尽き症候群のリスクもあります。

要約すると、非効率性と無駄な時間は、最初は無害に見えるかもしれませんが、実際には、長期的には多くの大きな問題への入り口です。

非効率性と無駄な時間を特定する方法は？

一般的な時間管理の統計は1つであり、会社、スタートアップ、またはチームの現実は別のものであることに注意してください。ここでは、非効率を引​​き起こす時間の浪費を特定し、次の方法で対処する方法を説明します。

1. 仕事で何をしているかを追跡する
2. あなたがより良くできることを分析し、再評価する
3. 時間追跡データを使用して将来の改善を行う

私たちのユーザーJasonは、Capterraに関する彼のレビューで、Clockifyについて次のように述べています。

私たちの経験は全体的に非常に前向きです。 Clockifyは、無駄な時間と非効率性を特定するのに役立ちました。これは、テクノロジー部門が処理を再編成し、費用と時間を節約し、最終的に製品の発売スケジュールを大幅に早めるのに役立ちました。

1.仕事で何をしているかを追跡する

これを行うには、優先順位、マイナータスク、会議、電話、受信トレイ管理などに費やした時間を含む、タイマーを介して仕事でのすべてのアクティビティに費やした時間を追跡します。 仕事での時間を適切に評価するには、休憩に使用した時間を追跡する必要もあります。

時間の追跡には、いくつかの簡単な手順が必要です。

• アクティビティを入力したら、タイマーを開始するだけです
• アクティビティをさらに明確にする簡単な説明とその他のデータ（プロジェクト、タスク、タグ）を追加します
• 他の場所に移動したら、タイマーを停止します。
• 次に、繰り返します。

そうすることで、最終的に、後で分析できる時間エントリのリストを作成します。

無駄な時間（ここでは赤でマーク）に特に重点を置いて、職場でのすべての活動が追跡された日の例を見てみましょう。

1日の時間追跡結果–現在の状況

結果：はい、仕事で行う赤の色が豊富であることから明らかなように、この日はそれほど生産的に費やされていませんでした。

実際、会議や休憩に多くの時間が費やされましたが、 1つの優先タスクのみが取り組まれ、長くはありませんでした。

無駄な合計時間：5.5時間

最大の時間の浪費：1時間25分の会議

優先タスクに費やされた合計時間：2.5時間

それでは、この日の何がうまくいかなかったのか、そしてどのように改善できるのかを見てみましょう。

2.あなたがより良くできることを分析して再評価します

追跡された日の例に関しては、休憩自体は問題ではないことを強調する必要があります。結局のところ、休憩はバッテリーの休息と充電に役立つため、休憩をなくすべきではありません。

同じことがあなたの昼休みにも当てはまります-あなたが空腹のときあなたはきちんと集中することができないので、あなたは試みを控えたほうがいいです。

ただし、休憩をより適切に整理してスケジュールすることにより、休憩の効果を最大化することを目指す必要があります。

この日の問題は、休憩がランダムに行われ、時間がかかりすぎることでした。10〜15分に及ぶ短い休憩があり、昼食に1時間かかると、十分な時間がないため、常に生産性が低下します。あなたの仕事に没頭してください。

さらに、受信トレイの管理や会議などの低レベルのタスクの後に休憩を取ることも逆効果であり、場合によっては不要ですらあります。

もう1つの問題は、取り組むタスクの順序です。

あなたが一般的に朝に最も集中して生産的であるならば、管理作業のような低レベルの仕事にこの特別な時間を無駄にするのは残念です。

さらに、アプリの重大なバグを営業時間外に修正するなどの高レベルのタスクを残すことは、時間管理におけるもう1つの不適切な判断です。疲れすぎて、完全に集中して高品質で提供できない可能性があります。

この日の代わりに、仕事での時間をより適切に整理してスケジュールする方法の例を次に示します。

1日の時間追跡結果–修正済み

結果：これははるかに有望な日のように見えます。

休憩は短縮され、より適切に実装され、合計で優先タスクにより多くの時間が費やされました。 会議に費やす時間と、受信トレイの管理に費やす時間も短縮されました。

さらに、優先タスクは、私たちが最も警戒している可能性が高い朝に最初に行われ、管理タスクは、その日の生産性の低い時間に残されました。

無駄な合計時間：2時間ですが、最大の時間の浪費：まだ会議ですが、それほどではなく、合計35分です

優先タスクに費やされた合計時間：5時間45分、さらに改善の可能性

すべての活動の時間を追跡することにより、勤務時間の明確で正確な概要を得ることができます。 また、将来何が改善できるかを明確に数学的に表現することもできます。時間を短縮できる場所、より多くの時間を割り当てることができる場所、およびタスクの順序を入れ替える必要がある場所がわかります。取り組まれました。

しばらく毎日時間を追跡した後、あなたは自分自身だけでなく、あなたのチームの最大の個人的な時間の浪費を正確に特定し、あなたの仕事のルーチンに長期的な改善を加えることに取り組むことができます。

Clockifyプロのヒント

仕事の日を整理し、それを効率的な活動のブロックに分割することは、繊細な芸術です。 ガイドを使用して、効果的な作業スケジュールを作成および微調整する方法を学びます。

• 勤務時間の内訳を作成する方法（テンプレートを使用）

3.利用可能なデータを使用して長期的な改善を行う

利用可能なすべての時間追跡データを整理して分析すると、より重要なアクティビティに割り当てて作業効率を向上させるための正確な時間を取得できます。

もう一度、比較した2つの例の日を見てみましょう。

同じ時間（8時間）を仕事に費やしたという事実にもかかわらず、2日間を比較すると、生産性レベルは大きく異なります。

1日目	2日目
2時間30分の合計請求可能時間	5時間45分の合計請求可能時間
総収益$125（$ 60 / h）	総収益345ドル（60ドル/時間）

初日に5.5時間も無駄にすることで、2日目よりも220ドル少なくなります。これは、チームの1人のメンバーにすぎません。つまり、実際に無駄になる金額は1日あたり数千ドルになる可能性があります。 、小規模なチームでも。

たとえば、5人のチームは、時間を誤って管理し、一般的に仕事での時間がどのように費やされているかを知らないために、週に5,000ドルも失う可能性があります。

ただし、Clockifyを使用して時間を追跡することで、収益の可能性を最大化できます。時間を無駄にする場所を特定すると、将来、より収益性の高い活動に割り当てることができる時間を計算できます。

また、仕事での時間を最大限に活用し、チームをより効率的にし、ワークフローをよりスムーズにするために、スケジュールを整理する方法を確認することもできます。

Clockifyプロのヒント：

Clockifyを使用すると、時間エントリに時給を適用することで、収益と勤務時間の経済的影響をリアルタイムで把握できます。 ガイドを使用して、時間単位、日単位、および全体的な収益を設定および追跡する方法を学びます。

• Clockifyを使用して請求可能な時間エントリに時給を適用する方法

時間を追跡することは、改善の余地を特定するための最速の方法です。 著名な時間管理教育者が時間追跡によって誓う理由を学びましょう。

• 何をするにも時間を追跡する理由：WorkflowQueenへのインタビュー

改善の具体例

チームとマネージャーが誰が何に取り組んでいるのか本当にわからないことが問題の原因である場合… [チームダッシュボード]メニューは、誰が現在どのタスクに取り組んでいるのか、どのくらいの期間作業しているのかに関するデータをまとめます。

チームが優先度の高いプロジェクトに取り組んでいないことが心配な場合…お気に入りのプロジェクトシステムでは、重要なプロジェクトに星印を付けて、優先度として強調表示し、作業中に見つけやすく、選択しやすくすることができます。

チームがプロジェクトの進捗状況を定期的に報告していない場合…アプリの[レポート]セクションを確認することで、前の週、日、または時間に実行された作業量を簡単に確認できます。

チームがタスクを適切に委任できない場合…プロジェクトにタスクを追加し、チームのメンバーにタスクを割り当て始めると、委任が簡単になります。

チームが時間どおりに作業を終了するかどうかわからない場合…期限の延長を要求する必要があるかどうかを明確にするために、プロジェクトのステータスを表示して、プロジェクトの見積もり時間と比較したチームの状況を確認できます。完了。

結論は

時間を無駄にする方法を認識することで、非効率性を最小限に抑え、ワークフローの改善と士気の向上のすべてのメリットを享受できます。客観的に生産性が向上し、意欲、自信、幸せを感じ、より高い品質。

結局、休憩時間を合理化し、会議と受信トレイの管理を最小限に抑え、スケジュールを変更して優先順位に費やす時間を増やすだけでなく、より少ない時間でより多くの収入を得ることができます。仕事で満足。

️時間の浪費と非効率性は、私たちのほとんどがいつか陥る仕事の落とし穴です。 これらの落とし穴を克服する独自の方法がある場合は、ぜひお知らせください。 [email protected]であなたの経験を共有してください—彼らは将来のブログ投稿への道を見つけるかもしれません！