如何識別浪費的時間和效率低下

已發表: 2022-05-07

工作效率低下和浪費時間會導致您的業務出現許多長期問題——但您的團隊可以通過多種方式識別和克服這些問題。

在本文中，我們將首先定義工作中的低效率，並確定我們在工作時可能浪費時間的各種方式。 一旦我們診斷出問題，我們將研究它們對我們生產力的影響，並就如何最好地安排我們的工作日和充分利用我們的時間提供建議。

我們消除浪費時間和最大化工作時間的旅程從這裡開始。

什麼是工作效率低下？

效率低下發生在：

你的團隊和經理並不真正知道誰在做什麼。
您的團隊沒有從事最高優先級的項目。
你的團隊沒有他們需要的資源。
您的團隊沒有他們需要的信息。
您的團隊未報告項目進度。
您的團隊未能正確委派任務。
不清楚您的團隊是否會按時完成工作。

因此，會出現以下問題：

你在浪費金錢——因為你在錯誤的任務和項目上浪費了很多時間，這導致不斷的重做、修訂和最後期限被推遲。
你沒有完成高質量的工作——因為你沒有你需要的信息和資源。
團隊成員沒有時間處理優先任務——因為每個人都在隨機執行任務，而不是把它們委派給具有正確技能、資源和信息的人。
您錯過了最後期限——因為您不知道是否需要要求客戶延長最後期限。
你的士氣低落——因為你經常因為工作缺乏組織而錯過最後期限。

作為工作效率低下的最終結果，您的團隊無法提供優質的最終產品並滿足客戶，導致您的公司或初創公司永遠無法取得成功。

什麼是浪費時間？

如果您在工作上浪費時間，這可能意味著您沒有執行分配給您的高級別優先任務——相反，您可以：

處理不太重要或緊急的任務，
參加不需要您的會議，或
回复您發送的每封微不足道的電子郵件，

作為一個更糟糕的選擇，你可能根本不工作——打私人電話、因私事下班或漫無目的地上網都是屬於這一類的行為。

在工作中浪費時間時，您可能會成為內部或外部浪費時間的受害者——不同之處在於我們️ 工作中常見的內部浪費時間包括：

檢查電子郵件
上網和社交媒體
與同事聊天

️ 工作中常見的外部浪費時間包括：

參加所有會議
被分配較低優先級的任務
接受其他人的請求
打無用的電話
在嘈雜的環境中工作

由於這些時間浪費，即使你嘗試了，你也經常會發現很難重新專注於優先任務——根據加州大學的數字分心學者 Gloria Mark 的說法，這需要 23 分鐘才能完成分心後完全重新專注於一項任務。

更糟糕的是，根據官方時間管理統計數據，重新集中註意力所需的時間總計為每天2 小時——即使對於看似無害的短暫分心來說，這是一個沉重的代價。

我們浪費了多少時間？我們為什麼要浪費時間？

根據 Reddit 論壇上的各種供述，人們每天大約浪費 1.5 到 4 小時——這意味著每週 40 小時的工作有時可能會歸結為只有 20 小時的高效工作時間。

Salary.com 正在尋找有關實際浪費在工作上的時間的更多詳細信息，並進行了一項涵蓋 750 名員工的民意調查，結果如下：

民意調查顯示，同樣數量的人 (31%) 承認每天浪費了 30 分鐘到 1 小時，只有 2% 的人承認浪費了一半以上的工作日。

民意調查還詢問人們為什麼浪費時間：

一切都會影響生產力的想法導致超過一半的受訪者 (53%) 浪費時間——而普遍的無聊則以 20% 的比例排在第二位。

此外，民意調查顯示，浪費時間不一定是由於不作為而對雇主表達的任何消極態度的結果。事實上，它更普遍地植根於個人經歷的狀態，如無聊、拖延或萎靡不振。

當然，當談到浪費在工作上的時間並尋找其根源和原因時，我們不應該忘記最常見的干擾，即前面提到的內部和外部浪費時間的工作——這是他們影響了多少人，根據 Statista研究：

這項研究表明，多達 80% 的人認為聊天同事是工作場所中最讓人分心的元素——辦公室噪音緊隨其後，佔 70%。

工作中壓倒性的變化分散了 61% 的注意力，而會議分散了 60% 的注意力——這使得經常強調的觀念，即頻繁的會議會損害我們的生產力並專注於優先事項是一個有效的觀念。

即使是最不顯眼的干擾因素，仍然高達 56%——超過一半的被調查員工發現社交媒體有巨大的浪費時間的潛力。

因此，如果我們不小心，我們可能會陷入無底洞的分心，其中一個分心會導致其他分心 - 導致浪費的時間比正確使用的時間多得多。

效率低下和浪費的時間有何關聯？

這是一個足夠簡單的問題。

效率低下會浪費時間，浪費時間會導致效率低下——只要一個存在，另一個可能很快就會出現。

這與效率低下的士氣低落有很大關係：

當您執行工作的信息和資源有限，並且不確定首先要完成什麼時，很容易拖延並屈服於浪費時間。
一旦浪費的時間已經對你的工作造成了影響，你可能會更加努力地工作來彌補你失去的時間——如果你養成了這種習慣，你也會面臨倦怠的風險。

Clockify 專業提示

拖延會影響五分之一的工作專業人士。通過我們的指南了解更多關於拖延的原因以及對抗它的不同方法：

如何戰勝拖延症：生產力教練的 8 條個人建議

總而言之，效率低下和浪費時間一開始似乎無害，但從長遠來看，實際上是通向許多巨大問題的途徑。

如何識別效率低下和浪費時間？

請記住，一般的時間管理統計數據是一回事，而您的公司、初創公司或團隊的實際情況則是另一回事——您可以通過以下方式識別導致效率低下的浪費時間的人，並通過以下方式處理它們：

跟踪您在工作中所做的事情
分析和重新評估你可以做得更好的地方
使用您的時間跟踪數據進行未來改進

我們的用戶 Jason 在他對 Capterra 的評論中對 Clockify 有這樣的評價：

我們的經驗總體上是非常積極的。 Clockify 幫助我們發現了浪費的時間和效率低下的問題，這實際上幫助我們的技術部門重組了一些流程，節省了資金和時間，並最終大大提前了我們的產品發布計劃。

1. 跟踪您在工作中所做的事情

您可以通過計時器跟踪您在所有工作活動上花費的時間來最好地做到這一點——包括花在優先事項、次要任務、會議、電話、收件箱管理等方面的時間。為了正確評估您如何度過工作時間，您還應該跟踪用於休息的時間。

跟踪時間只需要幾個簡單的步驟：

只需在您進入活動後啟動計時器
添加簡短描述和其他數據（項目、任務、標籤）以進一步闡明活動
一旦你移動到別的東西，就停止計時器。
然後，重複。

通過這樣做，您最終將構建一個時間條目列表，以便以後進行分析。

讓我們看一個跟踪所有工作活動的一天的例子，特別強調浪費的時間（這裡用紅色標記）：
一天的時間跟踪結果 - 當前情況
結果：是的，跟踪您在工作中所做的正如豐富的紅色所表明的那樣，這一天並沒有那麼富有成效地度過。
事實上，很多時間都花在了會議和休息上，而只處理了一項優先任務——而且時間不長。
浪費的總時間：5.5小時
最大的浪費時間：會議，1 小時 25 分鐘
在優先任務上花費的總時間：2.5 小時
現在，讓我們看看這一天到底出了什麼問題，以及如何進行改進：
2. 分析和重新評估你可以做得更好的地方
關於跟踪日的示例，必須強調休息本身不是問題——畢竟，它們可以幫助你休息和充電，所以你不應該消除它們。
你的午休時間也是如此——當你餓的時候你不能正確地集中註意力，所以你最好不要嘗試。

但是，您應該通過更好地組織和安排它們來最大化您的休息效果：
這一天的問題是，休息時間似乎很隨意，而且時間過長——10-15 分鐘的短暫休息和 1 小時的午餐時間總是會降低你的工作效率，因為你沒有足夠的時間來充分發揮讓自己沉浸在工作中。
此外，在收件箱管理或會議等低級任務後休息一下也會適得其反，有時甚至是不必要的。
另一個問題是處理任務的順序：
如果你早上通常是最專注和最有效率的，那麼將這段特殊的時間浪費在諸如行政工作之類的低級任務上是一種恥辱。
此外，將諸如修復應用程序中的關鍵錯誤等高級任務留給時間管理是另一個糟糕的時間管理判斷——您可能會太累而無法完全集中精力並高質量地交付。
作為這一天的替代方案，這裡有一個示例，說明如何更好地組織和安排工作時間：

一天的時間跟踪結果 - 固定
結果：這看起來是更有希望的一天。
休息時間縮短了，實施得更好了，更多的時間花在了優先任務上。花在會議上的時間以及花在收件箱管理上的時間也縮短了。
此外，優先任務是在早上的第一件事上進行的，那時我們可能是最警覺的，而管理任務則留給一天中生產力較低的時間。
浪費的總時間：2 小時，但您至少應該將最大的浪費時間：仍然是會議，但少了，總共 35 分鐘
在優先任務上花費的總時間：5 小時 45 分鐘，還有更大的改進潛力
通過跟踪所有活動的時間，您將獲得清晰準確的工作時間概覽。您還將獲得一個清晰的數學表述，說明您在未來可以做得更好——您會看到可以在哪些地方縮短時間，可以在哪些地方分配更多時間，以及應該在哪些地方重新調整任務的順序解決了。
在每天跟踪一段時間後，您將能夠準確地識別出您自己以及您的團隊最大的個人時間浪費者，並致力於對您的日常工作進行長期改進。
Clockify 專業提示
組織您的工作日並將其分解為有效的活動塊是一門精緻的藝術。通過我們的指南了解如何創建和微調有效的工作時間表：
如何分解您的工作日（使用模板）
3. 使用可用數據進行長期改進
整理和分析所有可用時間跟踪數據後，您將獲得可以分配給更重要活動並努力提高工作效率的確切時間。
讓我們再看一下比較的兩個示例天：
儘管您在工作上花費了相同的時間（8 小時），但當我們比較這兩天時，生產力水平差異很大：
第一天
第 2 天

2 小時 30 分鐘總計費時間
5 小時 45 分鐘總計費時間

125 美元的總收入（60 美元/小時）
總收入 345 美元（60 美元/小時）
通過在第一天浪費多達 5.5 小時，您比第二天少賺了 220 美元——這只是您團隊中的一個成員，這意味著實際浪費的錢可能每天高達數千美元，即使對於較小的團隊。
例如，一個 5 人團隊可能會因時間管理不善以及通常不知道如何花費工作時間而每週損失多達 5,000 美元。
但是，通過使用 Clockify 跟踪時間，您將能夠最大限度地發揮您的收入潛力——一旦您確定了您在哪裡浪費時間，您就可以計算出您可以開始將多少時間分配給未來更有利可圖的活動。
您還可以了解如何安排日程安排，以充分利用您的工作時間，並讓您的團隊更有效率，讓您的工作流程更順暢。
Clockify 專業提示：
Clockify 通過將小時費率應用於您的時間條目，使您能夠實時了解您的收入和工作時間的財務影響。通過我們的指南了解如何設置和跟踪您的每小時、每日和總體收入：
如何使用 Clockify 將小時費率應用於計費時間條目
跟踪您的時間是確定改進空間的最快方法。了解為什麼一位著名的時間管理教育者對時間跟踪發誓：
為什麼要在你所做的每件事上跟踪時間：對工作流程女王的採訪
改進的具體例子
如果您的問題源於您的團隊和經理並不真正了解誰在做什麼...... Team Dashboard 菜單會匯總有關誰目前在做什麼任務以及持續多長時間的數據。
如果您擔心您的團隊沒有處理高優先級項目……最喜歡的項目系統讓您可以用星號標記重要項目，以便將它們突出顯示為優先級，並在工作時更容易找到和選擇它們。
如果您的團隊沒有定期報告項目進度……您可以通過瀏覽應用程序的“報告”部分輕鬆檢查前一周、前一天或前一小時執行的工作量。
如果您的團隊未能正確委派任務……一旦您開始將任務添加到項目中，然後將它們分配給團隊成員，委派就會變得容易。
如果您不確定您的團隊是否會按時完成工作......為了明確您是否需要要求延長截止日期，您可以查看項目狀態以了解您的團隊的工作情況，與您為項目估計的時間相比完成。
綜上所述
認識到我們如何浪費時間有助於我們最大限度地減少效率低下並享受改進的工作流程和提高士氣的所有好處——我們將客觀地提高工作效率，感覺更有動力、自信、快樂，以及更有能力交付工作更高的質量。
最後，簡化我們的休息時間，盡量減少會議和收件箱管理，以及重新調整我們的日程安排以增加我們花在優先事項上的時間，這不僅有助於我們在更短的時間內做更少的事情並賺更多的錢——它還有助於我們變得更多對工作感到滿意。
️ 浪費時間和效率低下是我們大多數人在某些時候陷入的工作陷阱。如果您有自己獨特的方法來克服這些陷阱，我們很想听聽。在 [email protected] 分享您的經驗——他們可能會在未來的博客文章中找到自己的方式！