Bagaimana mengidentifikasi waktu yang terbuang dan inefisiensi

Inefisiensi dan waktu yang terbuang di tempat kerja menyebabkan sejumlah masalah kronis dalam bisnis Anda – tetapi ada cara tim Anda dapat mengidentifikasi dan mengatasinya.

Dalam artikel ini pertama-tama kita akan mendefinisikan inefisiensi di tempat kerja dan mengidentifikasi berbagai cara kita dapat membuang waktu saat bekerja. Setelah kami mendiagnosis masalah, kami akan melihat pengaruhnya terhadap produktivitas kami dan memberikan saran tentang cara terbaik menyusun hari kerja kami dan memanfaatkan waktu kami sebaik mungkin.

Perjalanan kami menuju menghilangkan pemborosan waktu dan memaksimalkan jam kerja kami dimulai di sini.

Apa itu inefisiensi di tempat kerja?

Inefisiensi terjadi ketika:

• Tim dan manajer Anda tidak benar-benar tahu siapa yang mengerjakan apa.
• Tim Anda tidak mengerjakan proyek dengan prioritas tertinggi.
• Tim Anda tidak memiliki sumber daya yang mereka butuhkan.
• Tim Anda tidak memiliki informasi yang mereka butuhkan.
• Tim Anda tidak melaporkan kemajuan proyek.
• Tim Anda gagal mendelegasikan tugas dengan benar.
• Menjadi tidak jelas apakah tim Anda akan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

Akibat dari semua itu, timbul masalah sebagai berikut:

• Anda membuang-buang uang – karena Anda membuang banyak waktu untuk tugas dan proyek yang salah, yang mengakibatkan pengulangan terus-menerus, revisi, dan tenggat waktu yang didorong mundur.
• Anda tidak melakukan pekerjaan berkualitas tinggi – karena Anda tidak memiliki informasi dan sumber daya yang Anda butuhkan.
• Anggota tim tidak punya waktu untuk tugas prioritas – karena semua orang melakukan tugas secara acak, alih-alih mendelegasikannya kepada orang-orang dengan keterampilan, sumber daya, dan informasi yang tepat.
• Anda melewatkan tenggat waktu – karena Anda tidak tahu apakah Anda perlu meminta perpanjangan tenggat waktu kepada klien atau tidak.
• Semangat Anda berkurang – karena Anda sering melewatkan tenggat waktu karena kurangnya organisasi di tempat kerja.

Sebagai konsekuensi akhir dari inefisiensi di tempat kerja, tim Anda gagal memberikan produk akhir yang berkualitas dan memuaskan klien, sehingga perusahaan atau startup Anda tidak pernah mencapai kesuksesan yang diharapkan.

Apa yang membuang waktu di tempat kerja?

Jika Anda membuang waktu di tempat kerja, itu mungkin berarti Anda tidak melakukan tugas prioritas tingkat tinggi yang ditugaskan kepada Anda – sebagai gantinya, Anda dapat:

• Mengerjakan tugas yang kurang penting atau mendesak,
• Menghadiri pertemuan di mana Anda tidak dibutuhkan, atau
• Jawab setiap email sepele yang dikirimkan kepada Anda,

Sebagai alternatif yang lebih buruk, Anda mungkin tidak bekerja sama sekali – melakukan panggilan pribadi, pulang kerja karena tugas pribadi, atau menjelajahi web tanpa tujuan adalah semua tindakan yang termasuk dalam kategori ini.

Saat membuang-buang waktu di tempat kerja, Anda mungkin menjadi korban pemborosan waktu internal atau eksternal – perbedaannya adalah bahwa kita ️ Pembuang waktu internal yang umum di tempat kerja meliputi:

• memeriksa email
• menjelajahi web dan Media Sosial
• mengobrol dengan rekan kerja

️ Pembuang waktu eksternal yang umum di tempat kerja meliputi:

• menghadiri semua pertemuan
• ditugaskan dengan tugas-tugas dengan prioritas lebih rendah
• menerima permintaan dari orang lain
• membuat panggilan telepon yang tidak berguna
• bekerja di lingkungan yang bising

Sebagai hasil dari pemborosan waktu ini, Anda akan sering merasa sulit untuk mendapatkan kembali fokus pada tugas-tugas prioritas, bahkan jika Anda mencoba – menurut Gloria Mark, seorang sarjana gangguan digital di University of California, dibutuhkan sebanyak 23 menit untuk sepenuhnya kembali fokus pada tugas setelah gangguan.

Yang lebih buruk, menurut statistik manajemen waktu resmi, waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan kembali total fokus pada 2 jam per hari – yang merupakan harga yang mahal untuk dibayar, bahkan untuk gangguan singkat yang tampaknya tidak berbahaya.

Berapa banyak waktu yang kita buang? Dan mengapa kita membuang waktu?

Menurut berbagai pengakuan di forum Reddit, orang secara kasar menyia-nyiakan 1,5 hingga 4 jam setiap hari – artinya 40 jam kerja per minggu terkadang dapat diringkas menjadi hanya 20 jam waktu kerja yang produktif dan efisien.

Salary.com mencari lebih detail tentang waktu aktual yang terbuang di tempat kerja, dan membuat jajak pendapat yang mencakup 750 karyawan, yang memberikan hasil sebagai berikut:

Jajak pendapat menunjukkan bahwa jumlah orang yang sama (31%) mengaku membuang waktu dari 30 menit hingga 1 jam per hari – dan hanya 2% yang mengaku membuang lebih dari setengah hari kerja mereka.

Jajak pendapat juga menanyakan mengapa orang membuang waktu:

Gagasan bahwa semua jeda membantu produktivitas membuat lebih dari setengah orang yang disurvei (53%) membuang waktu – dan kebosanan umum terjadi di urutan kedua dengan pangsa 20%.

Selain itu, jajak pendapat menunjukkan bahwa membuang-buang waktu tidak harus merupakan akibat dari sikap negatif apa pun terhadap majikan yang diungkapkan melalui kelambanan tindakan. Bahkan, itu lebih sering berakar pada kondisi individu yang mengalami seperti kebosanan, penundaan atau mendekam .

Tentu saja, ketika berbicara tentang pemborosan waktu di tempat kerja dan mencari akar dan penyebabnya, kita tidak boleh melupakan gangguan yang paling umum, yaitu pemborosan waktu internal dan eksternal di tempat kerja yang disebutkan sebelumnya – inilah berapa banyak orang yang mereka pengaruhi, menurut Statista riset:

Penelitian ini menunjukkan bahwa sebanyak 80% orang menganggap rekan kerja yang cerewet sebagai elemen yang paling mengganggu di tempat kerja – dengan kebisingan kantor berada di urutan kedua dengan 70%.

Perubahan besar di tempat kerja mengalihkan perhatian 61% dan rapat mengalihkan perhatian 60% – membuat anggapan yang sering ditekankan bahwa rapat yang sering merusak produktivitas dan fokus pada prioritas menjadi valid.

Bahkan distraktor yang paling tidak menonjol masih berdiri di 56% besar dan kuat - lebih dari setengah dari karyawan yang diteliti menemukan Media Sosial potensi besar untuk membuang-buang waktu.

Jadi, jika kita tidak hati-hati, kita mungkin jatuh ke dalam lubang gangguan yang tak berdasar, di mana satu gangguan mengarah ke gangguan lain – menghasilkan lebih banyak waktu yang terbuang daripada digunakan dengan benar.

Bagaimana inefisiensi dan waktu terbuang berkorelasi?

Itu pertanyaan yang cukup sederhana.

Inefisiensi mengarah pada pemborosan waktu, dan pemborosan waktu menyebabkan inefisiensi – selama satu ada, yang lain kemungkinan akan segera menyusul.

Ini banyak berkaitan dengan efek demoralisasi dari inefisiensi:

1. Ketika Anda memiliki informasi dan sumber daya yang terbatas untuk melakukan pekerjaan itu, serta merasa tidak yakin dengan apa yang harus Anda capai sejak awal, mudah untuk menunda-nunda dan menyerah pada pemborosan waktu.
2. Setelah waktu yang terbuang telah membebani pekerjaan Anda, kemungkinan besar Anda akan berusaha bekerja lebih keras untuk mengimbangi waktu yang hilang – jika Anda menjadikan ini kebiasaan, Anda juga akan berisiko mengalami kelelahan.

Singkatnya, inefisiensi dan waktu yang terbuang mungkin tampak tidak berbahaya pada awalnya, tetapi sebenarnya merupakan pintu gerbang ke sejumlah masalah besar dalam jangka panjang.

Bagaimana mengidentifikasi inefisiensi dan waktu yang terbuang?

Ingatlah bahwa statistik manajemen waktu umum adalah satu hal dan kenyataan di perusahaan, startup, atau tim Anda adalah hal lain – inilah cara Anda dapat mengidentifikasi pemborosan waktu yang menyebabkan inefisiensi, dan menanganinya dengan:

1. Melacak apa yang Anda lakukan di tempat kerja
2. Menganalisis dan menilai kembali apa yang dapat Anda lakukan dengan lebih baik
3. Menggunakan data pelacakan waktu Anda untuk melakukan perbaikan di masa mendatang

Pengguna kami Jason mengatakan ini tentang Clockify dalam ulasannya di Capterra:

Pengalaman kami secara keseluruhan sangat positif. Clockify telah membantu kami mengidentifikasi waktu yang terbuang dan ketidakefisienan yang sebenarnya telah membantu departemen teknologi kami mengatur ulang beberapa pemrosesan, menghemat uang dan waktu, dan pada akhirnya menjadi jauh lebih cepat dari jadwal peluncuran produk kami.

1. Lacak apa yang Anda lakukan di tempat kerja

Anda dapat melakukannya dengan paling baik dengan melacak waktu yang Anda habiskan untuk semua aktivitas Anda di tempat kerja melalui pengatur waktu – termasuk waktu yang dihabiskan untuk prioritas, tugas-tugas kecil, rapat, panggilan telepon, manajemen kotak masuk, dan sejenisnya. Untuk menilai dengan benar bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda di tempat kerja, Anda juga harus melacak waktu yang digunakan untuk istirahat.

Waktu pelacakan hanya membutuhkan beberapa langkah sederhana:

• Cukup, mulai penghitung waktu setelah Anda memasukkan aktivitas
• Tambahkan deskripsi singkat dan data lain (proyek, tugas, tag) yang lebih memperjelas aktivitas
• Hentikan penghitung waktu setelah Anda pindah ke sesuatu yang lain.
• Kemudian, ulangi.

Dengan melakukannya, Anda akhirnya akan membuat daftar entri waktu yang nantinya dapat Anda analisis.

Mari kita lihat contoh hari di mana semua aktivitas di tempat kerja dilacak, dengan penekanan khusus pada waktu yang terbuang (ditandai di sini dengan warna merah):

HASIL PELACAKAN WAKTU SEHARI – SITUASI SAAT INI

Hasilnya : Ya, melacak waktu pada Terbukti dengan banyaknya warna merah, hari ini tidak dihabiskan dengan produktif.

Faktanya, banyak waktu dihabiskan untuk rapat dan istirahat, sementara hanya satu tugas prioritas yang diselesaikan – dan tidak lama.

Total waktu yang terbuang : 5,5 jam

Pembuang waktu terbesar : Rapat, dengan 1 jam 25 menit

Total waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas prioritas : 2,5 jam

Sekarang, mari kita lihat apa yang sebenarnya salah selama hari ini, dan bagaimana Anda dapat melakukan perbaikan:

2. Menganalisis dan menilai kembali apa yang dapat Anda lakukan dengan lebih baik

Sehubungan dengan contoh hari yang dilacak, harus ditekankan bahwa kerusakan itu sendiri bukanlah masalahnya – bagaimanapun, mereka membantu Anda beristirahat dan mengisi ulang baterai Anda, jadi Anda tidak boleh menghilangkannya.

Hal yang sama berlaku untuk istirahat makan siang Anda – Anda tidak bisa fokus dengan benar saat lapar, jadi sebaiknya Anda menahan diri untuk tidak mencobanya.

Namun, Anda harus memaksimalkan efek istirahat Anda , dengan mengatur dan menjadwalkannya dengan lebih baik:

Masalah pada hari ini adalah bahwa istirahat tampaknya diambil secara acak dan memakan waktu terlalu lama – memiliki istirahat pendek yang berkisar 10-15 menit dan mengambil 1 jam untuk makan siang akan selalu mengurangi produktivitas Anda karena Anda tidak akan punya cukup waktu untuk sepenuhnya membenamkan diri ke dalam pekerjaan Anda.

Selain itu, istirahat setelah tugas tingkat rendah seperti manajemen kotak masuk atau rapat juga kontraproduktif, dan terkadang bahkan tidak perlu.

Masalah lain adalah urutan tugas yang ditangani:

Jika Anda biasanya paling fokus dan produktif di pagi hari, maka sayang sekali jika Anda menyia-nyiakan waktu khusus ini untuk tugas tingkat rendah seperti pekerjaan administrasi.

Selain itu, meninggalkan tugas tingkat tinggi seperti memperbaiki bug kritis pada aplikasi Anda selama jam tutup adalah penilaian buruk lainnya dalam manajemen waktu – Anda mungkin akan terlalu lelah untuk berkonsentrasi penuh dan memberikan kualitas.

Sebagai alternatif untuk hari ini, berikut adalah contoh bagaimana Anda dapat mengatur dan menjadwalkan waktu Anda dengan lebih baik di tempat kerja:

HASIL PELACAKAN WAKTU SEHARI – TETAP

Hasil : Ini terlihat seperti hari yang jauh lebih menjanjikan.

Waktu istirahat dipersingkat dan diimplementasikan dengan lebih baik, dan lebih banyak waktu dihabiskan untuk tugas prioritas secara total. Waktu yang dihabiskan untuk rapat juga dipersingkat, serta waktu yang dihabiskan untuk manajemen kotak masuk.

Apalagi, tugas prioritas dikerjakan di pagi hari, saat kita cenderung paling waspada, sedangkan tugas administratif ditinggalkan untuk waktu yang kurang produktif dalam sehari.

Total waktu yang terbuang : 2 jam, tetapi Anda harus melihat setidaknya sebagian dari Pembuang waktu terbesar : Masih rapat, tetapi kurang, dengan total 35 menit

Total waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas prioritas : 5 jam 45 menit, dengan potensi peningkatan yang lebih besar

Dengan melacak waktu untuk semua aktivitas Anda, Anda akan mendapatkan gambaran yang jelas dan tepat tentang waktu Anda di tempat kerja. Anda juga akan mendapatkan gambaran matematis yang jelas tentang apa yang dapat Anda lakukan dengan lebih baik di masa mendatang – Anda akan melihat di mana Anda dapat memangkas waktu, dan di mana Anda dapat mengalokasikan lebih banyak waktu, serta di mana Anda harus mengubah urutan tugas ditangani.

Setelah melacak waktu setiap hari untuk sementara waktu, Anda akan dapat mengidentifikasi waktu Anda sendiri, tetapi juga pembuang waktu pribadi terbesar tim Anda dengan presisi, dan berupaya membuat perbaikan jangka panjang pada rutinitas kerja Anda.

Tip pro clockify

Mengatur hari kerja Anda dan memecahnya menjadi blok-blok aktivitas yang efisien adalah seni yang rumit. Pelajari cara membuat dan menyempurnakan jadwal kerja yang efektif dengan panduan kami:

• Cara membuat rincian hari kerja Anda (dengan template)

3. Gunakan data yang tersedia untuk melakukan perbaikan jangka panjang

Setelah Anda memiliki semua data pelacakan waktu yang tersedia disortir dan dianalisis, Anda akan mendapatkan waktu yang tepat yang dapat Anda alokasikan untuk aktivitas yang lebih penting dan bekerja menuju efisiensi kerja yang lebih baik.

Mari kita lihat dua contoh hari yang dibandingkan, sekali lagi:

Terlepas dari kenyataan bahwa Anda telah menghabiskan jumlah waktu yang sama di tempat kerja (8 jam), tingkat produktivitas sangat bervariasi ketika kami membandingkan dua hari tersebut:

HARI 1	HARI KE-2
2 jam 30 menit total waktu yang dapat ditagih	5 jam 45 menit total waktu yang dapat ditagih
$125 total penghasilan ($60/jam)	$345 total penghasilan ($60/jam)

Dengan membuang sebanyak 5,5 jam pada hari pertama, Anda memperoleh $220 lebih sedikit dari pada hari kedua – dan itu hanya satu anggota tim Anda, yang berarti bahwa jumlah uang yang terbuang sebenarnya dapat mencapai ribuan dolar per hari , bahkan untuk tim yang lebih kecil .

Misalnya, tim yang terdiri dari 5 orang mungkin kehilangan sebanyak $5.000 per minggu karena salah mengatur waktu dan umumnya tidak menyadari bagaimana waktu di tempat kerja dihabiskan.

Namun, dengan melacak waktu dengan Clockify, Anda akan dapat memaksimalkan potensi penghasilan Anda – setelah Anda mengidentifikasi di mana Anda membuang waktu, Anda akan dapat menghitung berapa banyak waktu yang dapat Anda alokasikan untuk aktivitas yang lebih menguntungkan di masa depan.

Anda juga akan dapat melihat bagaimana mengatur jadwal Anda untuk memaksimalkan waktu Anda di tempat kerja, serta membuat tim Anda lebih efisien dan alur kerja Anda lebih lancar.

Tip pro clockify:

Clockify memungkinkan Anda mendapatkan wawasan real-time tentang penghasilan Anda dan efek keuangan dari jam kerja Anda dengan menerapkan tarif per jam ke entri waktu Anda. Pelajari cara mengatur dan melacak penghasilan per jam, harian, dan keseluruhan Anda dengan panduan kami:

• Bagaimana menerapkan tarif per jam ke entri waktu yang dapat ditagih dengan Clockify

Melacak waktu Anda adalah cara tercepat untuk mengidentifikasi ruang untuk perbaikan. Pelajari mengapa pendidik manajemen waktu terkemuka bersumpah dengan pelacakan waktu:

• Mengapa melacak waktu pada semua yang Anda lakukan: wawancara dengan Ratu Alur Kerja

CONTOH KHUSUS PENINGKATAN

Jika masalah Anda berasal dari tim dan manajer Anda yang tidak benar-benar mengetahui siapa yang mengerjakan apa… Menu Dasbor Tim mengumpulkan data tentang siapa yang sedang mengerjakan tugas apa, dan untuk berapa lama.

Jika Anda khawatir tim Anda tidak mengerjakan proyek dengan prioritas tinggi… Sistem proyek favorit memungkinkan Anda menandai proyek penting dengan bintang untuk menyorotnya sebagai prioritas dan membuatnya lebih mudah ditemukan dan dipilih saat bekerja.

Jika tim Anda tidak melaporkan kemajuan proyek secara teratur… Anda dapat dengan mudah memeriksa jumlah pekerjaan yang dilakukan pada minggu, hari, atau jam sebelumnya, dengan melirik bagian Laporan pada aplikasi.

Jika tim Anda gagal mendelegasikan tugas dengan benar… Delegasi bisa menjadi mudah, setelah Anda mulai menambahkan tugas ke proyek dan kemudian menetapkannya ke anggota tim Anda.

Jika Anda tidak yakin apakah tim Anda akan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu… Untuk memperjelas apakah Anda perlu meminta perpanjangan tenggat waktu, Anda dapat melihat status proyek untuk melihat kinerja tim Anda, dibandingkan dengan waktu yang Anda perkirakan untuk proyek penyelesaian.

Kesimpulannya

Menyadari bagaimana kita membuang waktu membantu kita meminimalkan inefisiensi dan menikmati semua manfaat dari alur kerja yang lebih baik dan moral yang meningkat – kita secara objektif akan menjadi lebih produktif, dan merasa lebih termotivasi, percaya diri, lebih bahagia, serta lebih mampu menyelesaikan pekerjaan kualitas yang lebih tinggi.

Pada akhirnya, merampingkan waktu istirahat kita, meminimalkan rapat dan manajemen kotak masuk, serta mengubah jadwal kita untuk meningkatkan waktu yang kita habiskan untuk prioritas tidak hanya membantu kita melakukan lebih sedikit dan menghasilkan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat – tetapi juga membantu kita menjadi lebih puas dalam bekerja.

️ Pemborosan waktu dan ketidakefisienan adalah jebakan pekerjaan yang sebagian besar dari kita jatuh ke dalam beberapa titik. Jika Anda memiliki cara unik Anda sendiri untuk mengatasi perangkap ini, kami akan senang mendengarnya. Bagikan pengalaman Anda di [email protected] — mereka mungkin akan menemukan jalan mereka ke entri blog mendatang!