كيفية التعرف على الوقت الضائع وعدم الكفاءة

يؤدي عدم الكفاءة والوقت الضائع في العمل إلى عدد من المشكلات المزمنة في عملك - ولكن هناك طرقًا يمكن لفريقك من خلالها التعرف عليها والتغلب عليها.

في هذه المقالة سنحدد أولاً عدم الكفاءة في العمل ونحدد مجموعة متنوعة من الطرق التي قد نضيع فيها الوقت أثناء العمل. بمجرد تشخيص المشكلات ، سننظر في آثارها على إنتاجيتنا ونقدم المشورة حول أفضل طريقة لتنظيم يوم عملنا والاستفادة القصوى من وقتنا.

تبدأ رحلتنا نحو القضاء على إضاعة الوقت وزيادة ساعات العمل لدينا من هنا.

ما هو عدم الكفاءة في العمل؟

يحدث عدم الكفاءة عندما:

• فريقك ومديرك لا يعرفان حقًا من يعمل على ماذا.
• فريقك لا يعمل على المشاريع ذات الأولوية القصوى.
• فريقك ليس لديه الموارد التي يحتاجون إليها.
• فريقك ليس لديه المعلومات التي يحتاجون إليها.
• فريقك لا يبلغ عن تقدم المشروع.
• فشل فريقك في تفويض المهام بشكل صحيح.
• يصبح من غير الواضح ما إذا كان فريقك سينتهي من العمل في الوقت المحدد.

ونتيجة لذلك تحدث المشكلات التالية:

• أنت تهدر المال - لأنك تضيع الكثير من الوقت في المهام والمشاريع الخاطئة ، مما يؤدي إلى تأجيل المهام والمراجعات والمواعيد النهائية المستمرة.
• أنت لا تقوم بعمل عالي الجودة - لأنك لا تملك المعلومات والموارد التي تحتاجها.
• ليس لدى أعضاء الفريق وقت للمهام ذات الأولوية - لأن كل شخص يقوم بالمهام بشكل عشوائي ، بدلاً من تفويضها إلى الأشخاص الذين لديهم المهارات والموارد والمعلومات المناسبة.
• تفوتك المواعيد النهائية - لأنك لا تعرف ما إذا كنت بحاجة إلى مطالبة العميل بتمديد الموعد النهائي أم لا.
• تتضاءل معنوياتك - لأنك غالبًا ما تفوتك المواعيد النهائية بسبب الافتقار العام للتنظيم في العمل.

كنتيجة نهائية لعدم الكفاءة في العمل ، يفشل فريقك في تقديم منتجات نهائية عالية الجودة وإرضاء العملاء ، مما يؤدي إلى عدم وصول شركتك أو شركتك الناشئة إلى النجاح الذي يمكن أن تحققه.

ما هو الوقت الضائع في العمل؟

إذا كنت تضيع الوقت في العمل ، فقد يعني ذلك أنك لا تقوم بمهام عالية المستوى وذات أولوية تم تكليفك بها - بدلاً من ذلك ، يمكنك:

• العمل في مهام أقل أهمية أو عاجلة ،
• احضر الاجتماعات التي لا تحتاج إليها ، أو
• أجب على كل بريد إلكتروني تافه أرسلته إليك ،

كبديل أسوأ ، قد لا تعمل على الإطلاق - إجراء مكالمات شخصية ، أو الخروج من العمل بسبب مهام شخصية ، أو تصفح الويب بلا هدف ، كلها إجراءات تندرج تحت هذه الفئة.

أثناء تضييع الوقت في العمل ، قد تقع ضحية لإهدار الوقت الداخلي أو الخارجي - والفرق هو أنه ️ تشمل ضياعات الوقت الداخلية الشائعة في العمل:

• التحقق من البريد الإلكتروني
• تصفح الويب ووسائل التواصل الاجتماعي
• الدردشة مع الزملاء

تشمل ضياعات الوقت الخارجية الشائعة في العمل:

• حضور جميع الاجتماعات
• الحصول على مهام ذات أولوية أقل
• تلقي طلبات من أشخاص آخرين
• إجراء مكالمات هاتفية غير مجدية
• العمل في بيئة صاخبة

نتيجة لإهدار الوقت ، ستجد غالبًا صعوبة في استعادة التركيز على المهام ذات الأولوية ، حتى إذا حاولت - وفقًا لجلوريا مارك ، عالمة الإلهاء الرقمي بجامعة كاليفورنيا ، فإن الأمر يستغرق ما يصل إلى 23 دقيقة إعادة التركيز بشكل كامل على مهمة بعد تشتيت الانتباه.

ما هو أسوأ من ذلك ، وفقًا لإحصاءات إدارة الوقت الرسمية ، هو الوقت اللازم لاستعادة إجماليات التركيز عند ساعتين يوميًا - وهو ثمن باهظ يجب دفعه ، حتى لو كانت عوامل الإلهاء القصيرة التي تبدو غير ضارة.

كم من الوقت نضيعه؟ ولماذا نضيع الوقت؟

وفقًا للاعترافات المختلفة في منتدى Reddit ، يضيع الناس تقريبًا من 1.5 إلى 4 ساعات يوميًا - مما يعني أن أسبوع العمل البالغ 40 ساعة قد يتلخص أحيانًا في 20 ساعة فقط من وقت العمل المنتج والفعال.

كان موقع الرواتب يبحث عن مزيد من التفاصيل حول الوقت الفعلي الضائع في العمل ، وأجرى استطلاعًا شمل 750 موظفًا ، والذي أعطى النتائج التالية:

أظهر الاستطلاع أن نسبة متساوية من الناس (31٪) اعترفوا بهدر 30 دقيقة إلى ساعة واحدة في اليوم - وأن 2٪ فقط اعترفوا بهدر أكثر من نصف يوم عملهم.

استفسر الاستطلاع أيضًا عن سبب إضاعة الناس للوقت:

إن الفكرة القائلة بأن جميع فترات الراحة تساعد في الإنتاجية تؤدي إلى إضاعة أكثر من نصف الأشخاص الذين شملهم الاستطلاع (53٪) - ويأتي الملل العام في المرتبة الثانية بنسبة 20٪.

بالإضافة إلى ذلك ، أظهر الاستطلاع أن إهدار الوقت لا يجب أن يكون نتيجة أي مواقف سلبية تجاه صاحب العمل يتم التعبير عنها من خلال التقاعس عن العمل. في الواقع ، إنه متجذر بشكل أكثر شيوعًا في حالات الفرد التي يعاني منها مثل الملل أو التسويف أو الضعف .

بالطبع ، عند الحديث عن الوقت الضائع في العمل والبحث عن جذوره وأسبابه ، يجب ألا ننسى أكثر عوامل التشتيت شيوعًا ، أي ضياعات الوقت الداخلية والخارجية في العمل المذكورة سابقًا - إليك عدد الأشخاص الذين يؤثرون عليهم ، وفقًا لـ Statista ابحاث:

يُظهر هذا البحث أن ما يصل إلى 80٪ من الأشخاص يجدون الزملاء الثرثارين العنصر الأكثر تشتيتًا في مكان العمل - مع احتلال ضجيج المكتب المرتبة الثانية بنسبة 70٪.

تؤدي التغييرات الهائلة في العمل إلى تشتيت انتباه حصة تبلغ 61٪ والاجتماعات تشتت انتباه 60٪ - مما يجعل الفكرة التي غالبًا ما يتم التأكيد عليها بأن الاجتماعات المتكررة تلحق الضرر بإنتاجيتنا والتركيز على الأولويات فكرة صحيحة.

حتى أقل العوامل التي تشتت الانتباه لا تزال تقف عند 56٪ - أكثر من نصف الموظفين الذين شملتهم الدراسة يجدون وسائل التواصل الاجتماعي فرصة هائلة لإضاعة الوقت.

لذلك ، إذا لم نتوخى الحذر ، فقد نقع في حفرة لا نهاية لها من المشتتات ، حيث يؤدي أحدها إلى عوامل تشتيت أخرى - مما يؤدي إلى إهدار وقت أكثر بكثير من الاستخدام الصحيح.

كيف يرتبط عدم الكفاءة والوقت الضائع؟

هذا سؤال بسيط بما فيه الكفاية.

يؤدي عدم الكفاءة إلى إضاعة الوقت ، ويؤدي الوقت الضائع إلى عدم الكفاءة - طالما أن أحدهما موجود ، فمن المحتمل أن يتبع الآخر قريبًا.

هذا له علاقة كبيرة بالتأثير المحبط لعدم الكفاءة:

1. عندما يكون لديك معلومات وموارد محدودة لأداء الوظيفة ، وكذلك تشعر بعدم اليقين مما عليك إنجازه في المقام الأول ، فمن السهل المماطلة والاستسلام لمبددات الوقت.
2. بمجرد أن يكون الوقت الضائع قد أثر بالفعل على عملك ، فمن المحتمل أن تحاول العمل بجدية أكبر لتعويض الوقت الذي فقدته - إذا جعلت هذه العادة ، فستكون أيضًا عرضة لخطر الإرهاق.

باختصار ، قد يبدو عدم الكفاءة والوقت الضائع غير ضارين في البداية ، لكنهما في الواقع بوابة لعدد من المشاكل الضخمة على المدى الطويل.

كيفية التعرف على عدم الكفاءة والوقت الضائع؟

ضع في اعتبارك أن الإحصائيات العامة لإدارة الوقت هي شيء وأن الواقع في شركتك أو شركتك الناشئة أو فريقك شيء آخر - إليك كيف يمكنك تحديد مضيعات الوقت التي تسبب عدم الكفاءة لديك ، والتعامل معها من خلال:

1. تتبع ما تفعله في العمل
2. تحليل وإعادة تقييم ما يمكنك القيام به بشكل أفضل
3. استخدام بيانات تتبع الوقت لإجراء تحسينات مستقبلية

قال مستخدمنا Jason هذا عن Clockify في مراجعته على Capterra:

كانت تجربتنا بشكل عام إيجابية للغاية. لقد ساعدنا Clockify في تحديد الوقت الضائع وعدم الكفاءة الذي ساعد بالفعل قسم التكنولوجيا لدينا على إعادة تنظيم بعض المعالجة ، وتوفير المال والوقت ، وفي النهاية المضي قدمًا بشكل كبير في جدول إطلاق منتجاتنا.

1. تتبع ما تفعله في العمل

يمكنك فعل ذلك بشكل أفضل من خلال تتبع الوقت الذي تقضيه في جميع أنشطتك في العمل عبر جهاز توقيت - بما في ذلك الوقت الذي تقضيه في الأولويات والمهام الصغيرة والاجتماعات والمكالمات الهاتفية وإدارة البريد الوارد وما شابه. لتقييم كيف تقضي وقتك في العمل بشكل صحيح ، يجب عليك أيضًا تتبع الوقت المستغرق في فترات الراحة.

يتطلب تتبع الوقت بضع خطوات بسيطة فقط:

• ببساطة ، ابدأ المؤقت بمجرد إدخال نشاط
• أضف وصفًا موجزًا ​​وبيانات أخرى (مشروع ، مهمة ، علامة) توضح النشاط بشكل أكبر
• أوقف المؤقت بمجرد أن تنتقل إلى شيء آخر.
• ثم كرر.

من خلال القيام بذلك ، ستنشئ في النهاية قائمة بإدخالات الوقت التي يمكنك تحليلها لاحقًا.

لنلقِ نظرة على مثال ليوم تم فيه تتبع جميع الأنشطة في العمل ، مع التركيز بشكل خاص على الوقت الضائع (المميز هنا باللون الأحمر):

نتائج تتبع الوقت ليوم واحد - الوضع الحالي

النتائج : نعم ، يمكن أن يكون تتبع الوقت في كما يتضح من كثرة اللون الأحمر ، فإن هذا اليوم لم يقضِ كل ذلك بشكل مثمر.

في الواقع ، تم إنفاق الكثير من الوقت على الاجتماعات والاستراحات ، بينما تم التعامل مع مهمة واحدة فقط ذات أولوية - وليس لفترة طويلة.

إجمالي الوقت الضائع : 5.5 ساعة

أكبر مضيعة للوقت : الاجتماعات ، بساعة و 25 دقيقة

إجمالي الوقت المنقضي في المهام ذات الأولوية : 2.5 ساعة

الآن ، دعنا نلقي نظرة على الخطأ الذي حدث بالضبط خلال هذا اليوم ، وكيف يمكنك إجراء تحسينات:

2. قم بتحليل وإعادة تقييم ما يمكنك القيام به بشكل أفضل

فيما يتعلق بمثال اليوم الذي تم تتبعه ، يجب التأكيد على أن فترات الراحة ليست هي المشكلة - فهي تساعدك على الراحة وإعادة شحن البطاريات ، لذلك لا يجب التخلص منها.

الشيء نفسه ينطبق على استراحة الغداء - لا يمكنك التركيز بشكل صحيح عندما تكون جائعًا ، لذلك من الأفضل الامتناع عن المحاولة.

ومع ذلك ، يجب أن تهدف إلى تعظيم تأثير فترات الراحة ، من خلال تنظيمها وجدولتها بشكل أفضل:

تكمن المشكلة في هذا اليوم في أن فترات الراحة أخذت على ما يبدو بشكل عشوائي واستغرقت وقتًا طويلاً - فالاستراحة القصيرة التي تمتد من 10 إلى 15 دقيقة وأخذ ساعة واحدة لتناول طعام الغداء ستأخذ دائمًا من إنتاجيتك لأنه لن يكون لديك وقت كافٍ للاستمتاع بشكل كامل. انغمس في عملك.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن أخذ استراحة بعد مهمة منخفضة المستوى مثل إدارة البريد الوارد أو الاجتماع يؤدي أيضًا إلى نتائج عكسية ، وفي بعض الأحيان غير ضروري.

مشكلة أخرى هي ترتيب المهام المعالجة:

إذا كنت عمومًا الأكثر تركيزًا وإنتاجية في الصباح ، فمن العار أن تضيع هذا الوقت الخاص في مهمة منخفضة المستوى مثل العمل الإداري.

علاوة على ذلك ، فإن ترك مهمة عالية المستوى مثل إصلاح الأخطاء الحرجة في تطبيقك لساعات الإغلاق يعد حكمًا سيئًا آخر في إدارة الوقت - من المحتمل أن تكون متعبًا جدًا بحيث لا يمكنك التركيز بشكل كامل وتقديم الجودة.

كبديل لهذا اليوم ، إليك مثال على كيفية تنظيم وجدولة وقتك في العمل بشكل أفضل:

نتائج تتبع الوقت ليوم واحد - ثابتة

النتائج : هذا يبدو وكأنه يوم واعد أكثر من ذلك بكثير.

تم تقصير فترات الراحة وتنفيذها بشكل أفضل ، وتم إنفاق المزيد من الوقت على المهمة ذات الأولوية بشكل إجمالي. تم أيضًا تقصير الوقت المستغرق في الاجتماعات ، بالإضافة إلى الوقت الذي يقضيه في إدارة البريد الوارد.

علاوة على ذلك ، تم العمل على المهمة ذات الأولوية في أول شيء في الصباح ، حيث من المحتمل أن نكون في حالة تأهب قصوى ، بينما تُركت المهمة الإدارية للوقت الأقل إنتاجية من اليوم.

إجمالي الوقت الضائع : ساعتان ، ولكن يجب أن تنظر على الأقل إلى بعض أكبر مضيعة للوقت : لا تزال الاجتماعات ، ولكن أقل من ذلك ، مع إجمالي 35 دقيقة

إجمالي الوقت المنقضي في المهام ذات الأولوية : 5 ساعات و 45 دقيقة ، مع المزيد من إمكانية التحسينات

من خلال تتبع الوقت لجميع أنشطتك ، ستحصل على نظرة عامة واضحة ودقيقة عن وقتك في العمل. ستحصل أيضًا على عرض رياضي واضح لما يمكنك القيام به بشكل أفضل في المستقبل - سترى أين يمكنك تقليل الوقت ، وأين يمكنك تخصيص المزيد من الوقت ، وكذلك المكان الذي يجب عليك فيه تعديل ترتيب المهام معالجة.

بعد تتبع الوقت كل يوم لفترة من الوقت ، ستكون قادرًا على تحديد الوقت الخاص بك ، ولكن أيضًا أكبر مضيعة للوقت الشخصي لفريقك بدقة ، والعمل على إجراء تحسينات طويلة المدى لروتين عملك.

Clockify نصيحة احترافية

يعد تنظيم يوم عملك وتقسيمه إلى كتل فعالة من النشاط فنًا دقيقًا. تعرف على كيفية إنشاء جدول عمل فعال وضبطه بدقة من خلال دليلنا:

• كيفية عمل تفصيل ليوم عملك (باستخدام القوالب)

3. استخدام البيانات المتاحة لإجراء تحسينات طويلة المدى

بمجرد الانتهاء من فرز وتحليل بيانات تتبع الوقت المتاح لديك ، ستحصل على الوقت المحدد الذي يمكنك تخصيصه لأنشطة أكثر أهمية والعمل من أجل تحسين كفاءة العمل.

دعنا نلقي نظرة على المثالين السابقين مقارنة ، مرة أخرى:

على الرغم من حقيقة أنك قضيت نفس القدر من الوقت في العمل (8 ساعات) ، فقد اختلفت مستويات الإنتاجية بشكل كبير عندما قارنا اليومين:

اليوم 1	اليوم الثاني
ساعتان و 30 دقيقة إجمالي الوقت المستحق الدفع	5 ساعات و 45 دقيقة إجمالي الوقت المستحق الدفع
إجمالي الأرباح 125 دولارًا (60 دولارًا / ساعة)	إجمالي الأرباح 345 دولارًا (60 دولارًا في الساعة)

من خلال إضاعة ما يصل إلى 5.5 ساعة في اليوم الأول ، تكون قد ربحت 220 دولارًا أقل من اليوم الثاني - وهذا مجرد عضو واحد في فريقك ، مما يعني أن المبلغ الفعلي للمال المهدر قد يصل إلى آلاف الدولارات يوميًا ، حتى للفرق الأصغر .

على سبيل المثال ، قد يخسر فريق مكون من 5 أشخاص ما يصل إلى 5000 دولار في الأسبوع عن طريق سوء إدارة الوقت وعدم إدراكه بشكل عام لكيفية قضاء الوقت في العمل.

ولكن ، من خلال تتبع الوقت مع Clockify ، ستتمكن من زيادة أرباحك المحتملة - بمجرد تحديد المكان الذي تضيع فيه الوقت ، ستتمكن من حساب مقدار الوقت الذي يمكنك البدء في تخصيصه لأنشطة أكثر ربحية في المستقبل.

ستتمكن أيضًا من معرفة كيفية تنظيم جدولك لتحقيق أقصى استفادة من وقتك في العمل ، بالإضافة إلى جعل فريقك أكثر كفاءة وسير عملك أكثر سلاسة.

نصيحة للمحترفين Clockify:

يمكّنك Clockify من إلقاء نظرة ثاقبة في الوقت الفعلي على أرباحك والآثار المالية لساعات عملك من خلال تطبيق الأسعار بالساعة على إدخالات الوقت. تعرف على كيفية تعيين وتتبع أرباحك بالساعة واليومية والشاملة من خلال دليلنا:

• كيفية تطبيق الأسعار بالساعة على إدخالات الوقت القابلة للفوترة باستخدام Clockify

يعد تتبع وقتك أسرع طريقة لتحديد مجال التحسين. تعرف على سبب إيمان معلم إدارة الوقت البارز بتتبع الوقت:

• لماذا تتبع الوقت في كل ما تفعله: مقابلة مع Workflow Queen

أمثلة محددة للتحسين

إذا كانت مشكلتك ناجمة عن فريقك ومديرك لا يعرفان حقًا من يعمل على ماذا ... تجمع قائمة لوحة معلومات الفريق البيانات حول من يعمل حاليًا على المهمة والمدة.

إذا كنت قلقًا من أن فريقك لا يعمل في مشاريع ذات أولوية عالية ... يتيح لك نظام المشروع المفضل تمييز المشاريع المهمة بالنجوم من أجل إبرازها كأولويات وتسهيل العثور عليها واختيارها عند العمل.

إذا كان فريقك لا يقوم بالإبلاغ عن تقدم المشروع بشكل منتظم ... يمكنك بسهولة التحقق من حجم العمل المنجز في الأسبوع أو اليوم أو الساعة السابقة ، من خلال إلقاء نظرة سريعة على قسم التقارير في التطبيق.

إذا فشل فريقك في تفويض المهام بشكل صحيح ... يمكن أن يصبح التفويض سهلاً ، بمجرد البدء في إضافة المهام إلى مشروع ثم تعيينها لأعضاء فريقك.

إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان فريقك سينتهي من العمل في الوقت المحدد ... لتوضيح ما إذا كنت ستحتاج إلى طلب تمديد الموعد النهائي ، يمكنك عرض حالة المشروع لمعرفة أداء فريقك ، مقارنة بالوقت الذي قدرته للمشروع إكمال.

ختاماً

إن إدراك كيف نضيع الوقت يساعدنا على تقليل عدم الكفاءة إلى الحد الأدنى والاستمتاع بجميع مزايا سير العمل المحسن والروح المعنوية المتزايدة - سنكون أكثر إنتاجية بشكل موضوعي ، ونشعر بمزيد من الحافز والثقة بالنفس والسعادة ، فضلاً عن القدرة على تقديم عمل جودة أعلى.

في النهاية ، لا يساعد تبسيط وقت استراحتنا ، وتقليل الاجتماعات وإدارة البريد الوارد ، بالإضافة إلى تعديل جدولنا الزمني لزيادة الوقت الذي نقضيه في الأولويات ، على عمل أقل وكسب المزيد في وقت أقل فحسب - بل يساعدنا أيضًا على أن نكون أكثر راضي في العمل.

إهدار الوقت وعدم الكفاءة من عيوب العمل التي يقع معظمنا فيها في مرحلة ما. إذا كانت لديك طرق فريدة خاصة بك للتغلب على هذه المزالق ، فنحن نحب أن نسمع عنها. شارك تجاربك على [email protected] - فقد يجدون طريقهم إلى منشور مدونة مستقبلي!