Cum să scrieți un e-mail de invitație de succes pentru a izbucni un eveniment grozav

1. Anatomia unei scrisori de invitație
2. Sfaturi pentru scrierea unui e-mail de invitație
3. 6 exemple grozave de e-mail de invitație

Instrumente utile:
1. Newoldstamp - Marketing de semnătură prin e-mail
2. Mailchimp - Generator de e-mail și expeditor
3. Reply.io - Informații personale prin e-mail, apeluri și sarcini
4. Mailtrack - Link-ul de e-mail deschide urmărirea
5. Canva - Instrument online pentru realizarea de modele

Evenimentele care ies cu adevărat în evidență necesită o bună strategie de marketing. Una dintre cele mai eficiente strategii atunci când planificați o campanie de eveniment este să scrieți un e-mail de invitație de succes. Dacă ați căutat câteva sfaturi grozave despre astfel de e-mailuri, atunci este posibil să încetați să căutați pe tot internetul, deoarece aceasta este oprirea perfectă pentru a verifica exemplele și sfaturile despre cum să scrieți un e-mail de invitație de succes pentru evenimentul dvs.

Anatomia unei scrisori de invitație

Scrisoarea de invitație trebuie să inspire publicul să participe la eveniment și trebuie să includă toate detaliile pe care participantul trebuie să le cunoască.

Scrisoarea de invitație trebuie să conțină un pic de formalitate, împreună cu formulări prietenoase, care oferă un sentiment de profesionalism în timp ce vă invită publicul. Următoarele sunt câteva dintre punctele importante de care trebuie să țineți cont pentru a crea anatomia scrisorii de invitație:

• Linia de subiect adecvată pentru invitația prin e-mail la eveniment:

Alegerea unui subiect adecvat va face e-mailul dvs. mai atrăgător pentru publicul țintă, deoarece acesta este unul dintre primele lucruri pe care un destinatar le vede la primirea e-mailului. E-mailul de invitație pentru un eveniment trebuie să conțină un subiect relevant pentru corpul e-mailului.

De exemplu, o linie de subiect precum „câteva înregistrări rămase“ pentru un e-mail care vorbește despre înregistrările care au fost deschise nu este adecvată. Un astfel de e-mail de invitație te face să arăți de-a dreptul neprofesionist ca organizație gazdă.

• Invitație elegantă prin e-mail la eveniment:

Un e-mail de invitație elegant este cel mai formal mod de a invita oameni la evenimentul tău. Aceasta este cea mai folosită opțiune pentru evenimente internaționale cu o mare varietate de oameni în rândul publicului.

Este mai bine să începeți invitația la eveniment prin e-mail cu salutări care vor adăuga o notă personală e-mailului dvs. Invitația la eveniment, cu un format elegant, va ajunge la mulți oameni, iar salutul personal către publicul dvs. îi va face să se simtă prețuiți de ideea că toată lumea este considerată importantă.

• Introducere personală:

După ce ați oferit salutări la începutul e-mailului, furnizați o scurtă prezentare personală despre detaliile evenimentului. Asigurați-vă că această parte este puțin informală, dar, în același timp, relevantă pentru informațiile furnizate în restul e-mailului. Introducerea personală în mesajul de invitație la eveniment ar putea începe așa:

Bună [Adăugați numele destinatarului],

Sperăm că aveți o zi minunată!

Vă scriem acest e-mail pentru a vă informa despre conferința online la care v-ați înregistrat. Ne-ar plăcea să vă avem alături de noi și să facem un succes.

Cu toate acestea, termenul limită de plată vine în curând și nu am auzit de dvs. Următoarele sunt detaliile de plată: [includeți detaliile, bannerul sau linkul]

Mulțumesc anticipat,

[Numele gazdei sau companiei]

Sau, un alt exemplu este:

• Detalii necesare:

Odată ce ați oferit o scurtă introducere și ați descris evenimentul în scurt timp, este timpul să treceți direct în detaliile necesare în cel mai scurt mod posibil. Indicarea detaliilor într-un format cu marcatori reduce timpul de citire a e-mailului complet, în timp ce obțineți detaliile necesare, cum ar fi data sau ora.

O altă metodă este să faci acele date în format aldine pentru a atrage atenția destinatarului asupra evenimentului de invitație prin e-mail. Un e-mail care va distruge un eveniment grozav nu trebuie să conțină prea multe informații simultan. Încercați să împărțiți aceste informații în mai multe secvențe de e-mail.

• Scopul e-mailului de invitație:

Această parte a e-mailului este o versiune extinsă a liniei de subiect. Puteți adăuga acest lucru pe introducerea personală sau la începutul textului unde veți oferi detalii. Păstrați-l scurt, ca maximum una sau două propoziții.

Nu exagerați cu el, păstrați-l puțin oficial. Mulți scriitori de e-mailuri sau companii ratează această parte importantă a unui e-mail de invitație la eveniment, care oferă esența e-mailului.

• Propunere de valoare:

Ar trebui să explicați publicului dvs. în câteva cuvinte de ce ar trebui să participe la acest eveniment și ce vor câștiga din acesta. Nu trebuie să furnizați astfel de informații în fiecare e-mail pe care îl trimiteți unui participant, ci să le distribuiți în două sau trei e-mailuri. Puteți adăuga linkul la informațiile anterioare, dacă doriți să amintiți detaliile.

Primul e-mail în care le cereți participanților să se înregistreze este e-mailul în care trebuie să oferiți cele mai semnificative propuneri de valoare și stimulente. Dar nu toate, ar trebui să păstrați ceva care să-i surprindă la eveniment.

• Ora, data și locul exacte:

Pentru evenimentele offline, aceste trei informații sunt precum aerul, apa și pământul. Cum aceste lucruri sunt esențiale pentru viață, furnizarea exactă a datei, orei și locației este linia de salvare a evenimentului. În timp ce trimiteți un e-mail de memento, cu câteva zile înainte de eveniment, furnizați invitaților detaliile exacte.

De exemplu, pentru evenimentele online, nu trebuie să furnizați informații despre locație. În schimb, ar trebui să includeți adresa URL a paginii evenimentului împreună cu numele de utilizator sau parola, dacă există în e-mail. Este mai bine să scrieți ora în funcție de orele militare pentru a preveni confuzia între am și pm Sau puteți indica fusul orar și trimite notificarea înainte de începere.

• Menționați alți invitați:

Pentru a induce entuziasmul în rândul înscrișilor și al participanților, puteți menționa numele altor invitați care vor participa la același eveniment și, de asemenea, numele invitaților care urmează să susțină câteva prelegeri. Când scrieți e-mailul de invitație cu nume VIP, nu uitați să adăugați și câteva mici detalii.

• Cerere de confirmare:

După ce ați menționat toate detaliile necesare, informațiile exacte și unele stimulente, asigurați-vă că cereți audienței să-și confirme prezența prin apăsarea unui buton furnizat la sfârșit/subsol sau vizitând site-ul web.

De asemenea, este important să rețineți să nu cereți confirmarea de prea multe ori. De fapt, în primul e-mail, este posibil să nu furnizați butoanele „conectare” sau „înregistrați-vă aici”. Doar scrieți ceva de genul „Înregistrarea începe în curând” sau „Stai bine pentru înregistrarea viitoare”. Acest lucru va crea o mai mare anticipare în rândul participanților.

• În așteptarea acceptării cititorului:

Dacă trimiteți o invitație la eveniment, trebuie să cereți să trimiteți prin e-mail o confirmare sau acceptare până la o anumită oră. Și, în sfârșit, ar fi frumos să exprim entuziasmul pentru acceptarea cititorului în ultima parte a anatomiei scrisorii de invitație. Vă va ajuta să-l faceți pe potențialul dvs. înregistrat să se simtă mai pasionat de eveniment.

Dacă doriți să atrageți și mai multă atenție asupra evenimentului, ar fi bine să atașați semnătura de e-mail cu bannerul de la subsolul e-mailului. Puteți adăuga numele dvs., detaliile principale de contact și adresa de e-mail în blocul de semnătură.

Așadar, dacă aveți un eveniment de făcut publicitate, puteți utiliza generatorul de semnături de e-mail NEWOLDSTAMP pentru a vă agita campania de marketing și pentru a vă ușura viața. Acest serviciu vă ajută să construiți e-mailuri profesionale și atractive din punct de vedere vizual în câțiva pași simpli.

Sfaturi pentru scrierea unui e-mail de invitație

Acum, când ați compus coloana vertebrală a invitației prin e-mail, este timpul să improvizați și să scrieți un e-mail de invitație de succes pentru a izbucni un eveniment grozav. Am reunit câteva dintre sfaturi grozave pentru a îmbunătăți stilul de scriere, a face e-mailul captivant și a crește rata de deschidere a e-mailului. Iată câteva dintre sfaturile de verificat:

• Segregați audiența în anumite grupuri în funcție de locația geografică sau în funcție de calificarea lor profesională. După aceea, în timp ce scrieți o invitație la eveniment prin e-mail, va fi mai ușor să realizați personalizarea.
• Personalizează-ți subiectul în scrisoarea de invitație în funcție de publicul segmentat. După cum s-a menționat deja, vă ajută să ajungeți mai mult la participanți. Desigur, invitarea individuală a oamenilor la un eveniment necesită foarte mult timp, dar este important să personalizați fiecare e-mail.
• Atrageți atenția asupra evenimentului dvs. - așa cum am menționat deja mai sus, adăugarea în evenimentul de invitație prin e-mail a unui text mic despre cum vor beneficia oamenii de pe urma unui astfel de eveniment este o idee bună. De asemenea, puteți face un sentiment de urgență adăugând anumite linii de subiect sau exclusivitate care pot crește ratele de deschidere a e-mailurilor cu 20%.
• O invitație prin email pentru eveniment care nu conține stimulente, imagini și oferte în cadrul evenimentului cu siguranță nu va ieși în evidență în ochii destinatarului. E-mailurile evenimentului cu astfel de detalii vor atrage cu siguranță mai mulți destinatari la eveniment.
• Adăugați butonul CTA (îndemn la acțiune) pentru a face mai ușor ca oamenii să răspundă la e-mailul de invitație pentru eveniment. Puteți adăuga un CTA, dar nu mai mult, deoarece ar putea deruta destinatarul și puteți pierde un potențial participant. De asemenea, amintiți-vă „mai puțin este mai mult”, așa că atunci când nici măcar nu adăugați un CTA, dar evenimentul dvs. este exact ceea ce persoana a căutat, atunci destinatarul va fi deja nerăbdător să participe la el. Deci, trebuie să acordați mai multă atenție publicului țintă potrivit.
• Nu doriți ca e-mailul dvs. să aibă greșeli de scriere și greșeli gramaticale, astfel de e-mailuri vă vor face ca audiența să renunțe la acelea. Așadar, verificați de două ori tot textul, inclusiv linia de subiect și copierea corpului.
• Nu în ultimul rând, crearea de secvențe de urmărire pentru evenimentul tău nu este o idee inovatoare. Asigurați-vă că creați secvențe de e-mail pre-scrise pentru fiecare dintre listele dvs. de e-mail. Credeți că secvențele de automatizare a e-mailului sunt un schimbător de joc pentru fiecare afacere.

6 exemple grozave de e-mail de invitație

Înțelegem că a sfătui toate sfaturile de mai sus este mai ușor decât a le folosi în mod practic. Ar putea fi destul de dificil să găsiți acțiunile și instrumentele exacte potrivite. Așadar, am decis să arătăm câteva exemple care să te inspire și să te ajute să stăpânești formatul. Prin urmare, iată-ne cu cele mai bune 6 exemple de e-mail de invitație:

      1. SumoCon

Acest exemplu are o structură realizată profesional, care îi ajută pe destinatari să înțeleagă despre ce este evenimentul, unde este locația și, în același timp, ajută la salvarea cititorilor de a fi nevoiți să facă ipoteza în jur:

- dedicarea evenimentului și prețul,

- Experții care vor preda tactici,

- Ce fel de beneficii includ toate sesiunile,

- Cum să rezervați biletele și multe altele.

De asemenea, e-mailul evenimentului include zona de antet evidențiată, conținutul corpului mare care poate părea destul de copleșitor, dar arată toate informațiile necesare. Oferă participanților posibilitatea de a examina rapid campania și toate detaliile într-un singur loc. Este bine că au împărțit e-mailul în câteva segmente mai mici. În plus, este o idee minunată să faci un e-mail de invitație sub forma infograficului.

2. Clubul de mic dejun Big Sea

Putem găsi aici un conținut și un design grozav și profesional. Structura e-mailului de invitație și imaginile sunt confortabile pentru lectură, iar conținutul este primitor și atrage atenția.

Pur și simplu îi obligă pe spectatori să continue să învețe restul invitației pentru a verifica mai multe detalii. Se adresează direct potențialilor participanți și arată că evenimentul este extrem de relevant pentru oricine dorește să-și dezvolte afacerile de web design și marketing digital. Oaspetele special și natura invitată fac să simtă exclusivitatea în jurul evenimentului și care ajută la atragerea participanților să viziteze și să discute perspectivele excepționale.

3. Neil Patel

Invitația în sine este minunat concepută. Puteți vedea o utilizare plăcută a CTA care face mesajul transparent și clar pentru potențialii participanți. Arată care sunt exact următorii pași. Butonul de îndemn, precum și linkurile către următorii pași și informații, facilitează RSVP pentru spectatori.

Efectuarea unei propuneri de valoare aici care să arate pe scurt despre ce este vorba despre eveniment și care sunt avantajele vizitei - de mare ajutor într-un mod de a atrage atenția. Îi ajută pe cititori să verifice ultima parte a invitației și să-i convingă să convertească.

4. Trei de lucru

Imaginile, structura, precum și conținutul și corpul textului campaniei de evenimente sociale arată ușor și atrăgător din punct de vedere vizual. Te inspiră să verifici întregul e-mail și oferă gazdelor un sentiment de încredere și autoritate. Un astfel de conținut și design vor ajuta cu siguranță cititorii să îi asigure că detaliile pe care le primesc sunt valide și valoroase. Va crește entuziasmul și va încuraja să participați la discuție.

Unde?, Când? iar părțile RSVP sunt foarte folosite pentru a informa oamenii despre detaliile necesare. Acest lucru ajută deja la o mai bună înțelegere a evenimentului. Acest lucru arată, de asemenea, autoritatea și reduce anxietatea pe care oamenii o pot avea în legătură cu scopul pe care îl vor câștiga din vizită.

5. Turnesol live

CTA-urile din e-mailul de invitație sunt text mic cu butoane și arată destul de clar - puteți salva data, trimite propuneri și obține un șablon personalizabil. E-mailul include bannerul sub forma unui infografic și are link-uri către informații suplimentare.

Designul și imaginile invitației sunt individuale și absolut în concordanță cu site-ul și brandul companiei. Puteți vedea că invitația are mai puține detalii despre eveniment decât celelalte descrise în acest articol. Pur și simplu creează un sentiment de curiozitate.

6. Cina ascunsă

Acest exemplu atrage cu siguranță participanții să facă clic pe linkuri și să rezerve locurile. Textul CTA pe care echipa de marketing îl folosește în invitație este excelent. „Vezi meniul și rezervă-ți locurile” este extrem de clar și detaliat. Nu oferă spectatorului nicio îndoială ce va fi după ce face clic pe link.

În plus, după ce fac clic pe linkul de la sfârșitul e-mailului, potențialii participanți vor ajunge la pagina de destinație unde vor găsi mai multe detalii. Astfel de metode permit participanților să răspundă rapid și să rezerve biletele cu ușurință. De asemenea, ajută la creșterea vânzărilor și a prezenței.

rezumat

Toate tacticile menționate mai sus au fost efectiv folosite și au avut un mare succes de către diverse organizații. Deci, pur și simplu nu citi pentru a merge mai departe, ia un pix și hârtie pentru a nota aceste puncte. Mai mult, puteți folosi NEWOLDSTAMP   serviciu și adăugați imediat semnături de e-mail cu bannerul la invitație.

În plus, puteți face publicitate evenimentului dvs. pe rețelele sociale pentru a genera noutăți. Ulterior, puteți trimite e-mailuri persoanelor care sunt interesate de eveniment. Rețelele de socializare au distrus complet o mulțime de metode de comunicare, cu toate acestea, e-mailurile rămân în continuare o platformă autentică și formală pentru a intra în legătură cu oamenii. Așadar, păstrați-vă calmul, mergeți mai departe și creați un e-mail de invitație de succes pentru a derula un eveniment grozav.