Cum se scrie un e-mail de anulare a unui eveniment?
Publicat: 2022-06-03
1. Ce este un e-mail de anulare a unui eveniment?
2. Când ar trebui să scrieți o scrisoare de anulare a evenimentului?
3. De ce trebuie să scrieți o scrisoare de anulare a evenimentului?
4. Pas cu pas: Cum se scrie un e-mail de anulare a evenimentului
Instrumente utile:
1. Newoldstamp - Marketing de semnătură prin e-mail
2. Mailchimp - Generator de e-mail și expeditor
3. Reply.io - Informații personale prin e-mail, apeluri și sarcini
4. Mailtrack - Link-ul de e-mail deschide urmărirea
5. Canva - Instrument online pentru realizarea de modele
Aveți o situație în care trebuie să anulați un eveniment după ce oamenii s-au înscris? Încercați să găsiți modalitatea corectă de a face acest lucru? Ei bine, ai venit la locul potrivit. Vă vom ajuta să scrieți e-mailul potrivit pentru a vă anula evenimentul, ceea ce nu va răni audiența.
Acest articol va oferi toate informațiile referitoare la importanța e-mailului de anulare a evenimentului. De asemenea, vom explica pas cu pas cum să scrieți e- mailul de anulare pentru un eveniment . Așadar, stați bine și citiți mai departe!
Ce este un e-mail de anulare a unui eveniment?
Scrierea unui e-mail de anulare a unui eveniment poate fi o sarcină dificilă dacă nu cunoașteți tactica scrisului. Un e-mail care informează publicul despre anularea evenimentului se numește e-mail de anulare a evenimentului. În mod ideal, ar trebui să fie trimis cu cel puțin câteva săptămâni sau luni înainte. Poate conține informații despre următorul eveniment. De asemenea, multe organizații au recunoscut că e-mailurile de anulare sunt unul dintre lucrurile dificil de scris, deoarece zdrobești visele multor participanți de a participa la el.
Anularea unui eveniment vă poate costa pe unii dintre participanții dvs. care anticipau acest eveniment. Prin urmare, este important să atingeți acordurile potrivite în e-mail și să le spuneți că vă pare rău de acest lucru și, dacă este posibil, să oferiți stimulente pentru următorul eveniment, cum ar fi o mică reducere sau ceva similar.
Conținut important dintr-un e-mail de anulare a evenimentului:
- Motive relevante pentru anulare,
- Detalii despre eveniment de ce a fost anulat,
- Alți pași pe care trebuie să îi facă un participant,
- Rambursări, dacă este necesar.
Când ar trebui să scrieți o scrisoare de anulare a unui eveniment?
E-mailurile de anulare trebuie trimise participanților dumneavoastră înainte de a avea loc un eveniment. Trebuie să indicați locul unde trebuia să aibă loc evenimentul, să scrieți data, ora și locația. De asemenea, trebuie să includeți detalii despre anulare și din ce circumstanțe inevitabile a fost închis. Ar trebui trimis cât mai curând posibil înainte de eveniment, astfel încât să oferiți timp participanților să-și schimbe programul.
De asemenea, dacă există unele speculații cu privire la anulare, nu trimiteți e-mailul. Este recomandabil să informați solicitanții înregistrării numai după ce a fost luată decizia finală. Dar nu anulați un eveniment cu doar câteva zile înainte de ziua evenimentului. Acest lucru poate fi văzut de către participanți ca neprofesionalism sau gazde neorganizate.
De asemenea, trebuie să țineți cont de faptul că unii participanți vin din alte țări pentru conferințe sau seminarii internaționale și au rezervări de zbor și cazare. De asemenea, trebuie anulate.
De ce trebuie să scrieți o scrisoare de anulare a evenimentului?
Ei bine, motivul principal pentru a scrie o scrisoare de anulare a unui eveniment este evident. Dacă nu scrieți un e-mail despre un eveniment anulat, veți pierde toți cei înregistrați și participanții. Ei nu vor participa niciodată la niciun alt eveniment găzduit de dvs. sau de organizația dvs., companie în viitor.
În primul rând, găzduiește un eveniment doar dacă ești sigur de el. Desigur, în cazul situațiilor de anulare, veți scrie un scurt e-mail în care să explicați circumstanțele pentru care organizatorii anulează evenimentul. Dar trebuie să te asiguri că oamenii vor înțelege raționamentul tău în cazul în care este cu adevărat de netăgăduit.
Când oamenii au întrebări sau reclamații cu privire la anulare, răspundeți-le cu un ton explicativ simplu și încercați să îi faceți să înțeleagă necesitatea anulării.
Pas cu pas: Cum să scrieți un e-mail de anulare a evenimentului
Acum că știți toate informațiile referitoare la „ce”, „când” și „de ce” să trecem direct în ghidul pas cu pas. Vă vom prezenta pe scurt întreaga procedură și vom încerca să explicăm fiecare parte din ea. Pentru a scrie un e-mail de anulare, urmați pașii de mai jos:
Alegeți formatul potrivit pentru scrisoarea dvs. de anulare a evenimentului
A face acest lucru ar putea fi puțin dificil, deoarece nu știi ce format este mai bun pentru publicul tău. Mai întâi, să trecem prin elementele de bază. Există două tipuri de format, unul formal care necesită o formulare profesională și este scris pentru evenimente mari, cum ar fi webinarii internaționale sau seminarii, iar celălalt este formatul mai puțin formal, care include o abordare prietenoasă.
Formatul mai puțin formal poate fi folosit pentru evenimente locale sau petreceri, care nu sunt atât de mari și se concentrează pe publicul local și pe tineri. Evenimentele oficiale trebuie să urmeze formatul formal pentru a menține decorul biroului.
Informați destinatarii despre anulare
Este de cea mai mare importanță să scrieți un subiect adecvat, cum ar fi „Evenimentul a fost anulat”, „Eveniment anulat” sau „Anulare nefericită”. Astfel de rânduri de subiect evidențiază scopul acestui eveniment - că evenimentul a fost anulat - și astfel informează destinatarul despre acesta.
După ce subiectul a dovedit în mod clar motivul acestui e-mail, apoi în text, puteți începe să descrieți restul detaliilor, dar începeți prin a spune și adăuga conținut ca „evenimentul a fost anulat”, „din păcate, evenimentul a fost anulat. ” și alte expresii similare.
Spuneți motivul pentru care evenimentul a fost anulat:
Menționați motivul în detaliu în e-mail. Acest lucru trebuie să ocupe spațiul maxim printre alte detalii în corpul e-mailului. Chiar dacă am menționat că ar trebui să fie o explicație „elaborată” și „detaliată”, ar trebui să fie scurtă, de maximum 100-200 de cuvinte. Încercați să rămâneți profesionist și la obiect.
Scrieți scuze pentru anularea evenimentului în e-mailul dvs
Aceasta este o necesitate absolută în mesajul de anulare a evenimentului. O scuze este obligatorie fie când începeți câteva rânduri, fie când le adăugați în paragraful următor înainte de a explica motivele.
Puteți scrie exemplele de mai jos pentru a vă cere scuze:
- „Ne pare rău să vă informăm”,
- „În numele comitetului/organizației îmi cer scuze”,
- „Vă rugăm să acceptați scuzele noastre sincere” și așa mai departe.
A oferi scuze pentru anularea evenimentului este una dintre cele mai importante părți ale e-mailului fără de care s-ar putea să sune nepoliticos și lipsit de respect.
Emiteți termenii de rambursare în mesajul dvs. de anulare a evenimentului
Într-un e-mail de anulare, un destinatar caută termeni de rambursare sau este gata să vă răspundă, scriind un e-mail în care cere rambursarea. Acest lucru poate dezvolta tensiune între tine și participantul tău din cauza banilor, în cele mai multe cazuri, banii acționează ca rădăcină a tuturor disputelor. Prin urmare, menționați în mod clar termenii și condițiile de rambursare și modul în care participanții își vor primi banii din cauza evenimentului anulat .
De asemenea, mentionati si suma care va fi luata ca comision sau ca taxa de serviciu. O organizație mare și renumită care a luat o sumă mare de bani trebuie să returneze banii așa cum se prevede în reguli și regulamente.
Încheiați scrisoarea cu apreciere
În sfârșit, după ce ați scris întregul e-mail, la final, scrieți câteva cuvinte de apreciere. Acest lucru va adăuga o atingere moale copiei dvs. profesionale și va lăsa e-mailul dvs. să arate elegant. Această apreciere este importantă pentru a informa participanții că timpul și banii pe care au cheltuit pentru înregistrare au fost luate în considerare și apreciate.
Puteți adăuga propoziții precum:
- Apreciem cu adevărat timpul pe care ni l-ați acordat,
- Interesul dumneavoastră pentru această conferință este foarte apreciat,
- Ne pare rău pentru neplăcerile cauzate,
- A fost o plăcere să vorbesc cu dumneavoastră și vă dorim toate cele bune.
Trimiteți scrisoarea cât mai curând posibil
Publicul va aștepta cu nerăbdare acest eveniment și se va programa în funcție de acesta. Asemenea știri despre anulare le-ar putea frânge inimile, mai ales dacă sunt trimise cu câteva zile înainte de eveniment.
Pentru a evita toate problemele, anunțul de anulare a evenimentului trebuie făcut cu mult înainte de data efectivă a evenimentului. Și numai după ce a fost luată decizia finală, trimiteți e-mailul de anulare cât mai curând posibil.
Cele mai bune exemple de e-mail de anulare a evenimentului
Iată câteva exemple care vor explica toate punctele prezentate mai sus. Este mai ușor să vezi vizual aceste e-mailuri după ce ai citit toate aceste sfaturi. Acest lucru vă va ușura sarcina de a scrie o notificare de anulare a evenimentului .
Iată câteva exemple de e-mailuri de anulare a evenimentului:
sursă
În exemplul de mai sus, modul în care au explicat de ce evenimentul a fost anulat este foarte bun și clar - ajută la prevenirea confuziei. De asemenea, au oferit un link pentru evenimentul viitor.
Această imagine este mai mult ca un șablon, dar explică multe despre cum să-ți ceri scuze, motivele anulării, cuvintele de apreciere și arată evenimentul viitor.
sursă
E-mailul de mai sus oferă participanților detaliile de anulare împreună cu informații de finanțare - acest lucru este foarte important pentru orice campanie de e-mail. Este grozav să fii clar și concis. Ar trebui să explicați în anularea evenimentului de ce participanții nu au putut participa la el și cum să faceți imediat rambursarea.
Gândiți-vă la întregul e-mail
Sperăm că acest articol sa dovedit a fi util, deoarece am încercat să explicăm toate aspectele unui e-mail de anulare. De asemenea, toți pașii care sunt dați în e-mailul de mai sus trebuie folosiți în e-mail în funcție de tipul de eveniment. Încearcă să-l păstrezi cât mai profesionist și mai prietenos pentru evenimentele informale.
În plus, ori de câte ori primiți un e-mail de la participanți cu întrebări, încercați să le răspundeți cu informațiile necesare cât mai curând posibil. Dacă nu le puteți furniza aceste informații, puteți doar să scrieți că nu aveți informații despre acestea în acest moment și le veți anunța într-o anumită perioadă de timp.
În plus, încercați întotdeauna să verificați textul pentru gramatică, greșeli de scriere și greșeli de ortografie înainte de a trimite e-mailul. Asigurați-vă că adăugați toate informațiile relevante despre evenimentul care este anulat și informațiile de contact ale persoanei responsabile sau ale gazdei. Puteți face acest lucru adăugând o semnătură la subsolul e-mailului.
Folosind serviciul NEWOLDSTAMP , puteți atașa semnătura de e-mail cu datele de contact și bannerul profesional în câțiva pași simpli.
Acum, că știi cum să scrii un e-mail de anulare a unui eveniment, fii curajos și continuă!