Exemple de scrisoare de invitație bună pentru o întâlnire de afaceri importantă

Scrierea unei scrisori de invitație bună poate dura mai mult timp dacă nu știi de unde să începi. Am reunit câteva sfaturi și exemple de scrisori de invitație pentru a vă ajuta.

1. Structura scrisorii de invitație
2. Sfaturi valoroase
3. Exemple de scrisoare de invitație pentru o întâlnire de afaceri
4. Modele de scrisoare de invitație pentru o întâlnire de afaceri

Instrumente utile:
1. Newoldstamp - Marketing de semnătură prin e-mail
2. Expeditor - Platformă de marketing prin e-mail (funcții: automatizare, proiectare de buletine informative și trimitere către abonați)
3. Reply.io - Informații personale prin e-mail, apeluri și sarcini
4. Cărți poștale de la DesignModo - Creator de șabloane de e-mail prin glisare și plasare
5. GlockApps - Pentru a îmbunătăți plasarea în căsuța de e-mail
6. InVideo - Pentru realizarea de invitații video

Detalii cheie

Pentru a începe, determinați următoarele lucruri:

OMS? Cine va participa la întâlnire sau eveniment? Pot participanții să-i invite pe alții?

Ce? De ce? Care este scopul sau motivul întâlnirii tale? Există diferite motive pentru a trimite e-mailuri de invitație la întâlnire: o întâlnire săptămânală a personalului, un interviu de performanță între un șef și un angajat sau un argument de vânzare cu un prospect.
Unde? Care este o locație potrivită? Trebuie să rezervați un loc anume?
Când? Acesta poate fi o oră stabilită sau ceva de discutat mai departe.

După ce te-ai hotărât asupra acestor detalii, poți începe cu formatul scrisorii de invitație.

Cum să-ți scrii scrisoarea de invitație: o structură perfectă

Un subiect bun

Acesta este un factor foarte important de luat în considerare atunci când scrieți un e-mail de invitație de afaceri pentru întâlnire . Acesta va decide dacă destinatarul deschide cu adevărat e-mailul dvs. Includerea prenumelui persoanei în subiect este o modalitate foarte simplă de a face scrisorile de invitație pentru afaceri mai probabil să fie deschise.

Deschidere

Liniile tale de deschidere sunt primul lucru pe care persoana îl va vedea în e-mail. De aceea, aceste rânduri ar trebui să atragă atenția și să conducă cititorul la următorul paragraf.

Deschiderea e-mailului stabilește tonul vocii și stilul întregii scrisori de invitație. Ar trebui să iei în considerare relațiile tale anterioare cu persoana respectivă. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți dacă ar trebui să rămâneți strict și formal sau dacă puteți fi puțin mai casual.

Motivul întâlnirii tale de afaceri

Vrei ca partenerul tău de întâlnire de afaceri să fie pregătit. Menționați motivul sau subiectul întâlnirii dvs. Dacă aveți o agendă, includeți-o sau trimiteți-o ca atașament, dar nu le copleși cu o descriere detaliată. În schimb, menționați subiectele de discuție sau programul dvs. în puncte.

Specificați ora, data, locația și durata

Pentru a vă asigura că partenerul dvs. de întâlnire se va afla la locul potrivit la momentul potrivit, inclusiv detaliile despre setarea întâlnirii. Dacă nu aveți un plan stabilit, oferiți invitaților opțiuni dintre care să aleagă în loc să întrebați „ce funcționează cel mai bine” pentru ei. Acest lucru le face mai ușor să decidă și vă va oferi un răspuns mai rapid. Dacă vă întâlniți cu șeful sau altcineva cu un program încărcat, puteți adăuga o opțiune de calendar pentru a-i lăsa să aleagă o dată. În acest caz, deoarece doriți să respectați timpul persoanei, luați în considerare și includerea unui timp de încheiere.

Solicitați un RSVP

Ați trimis vreodată un mesaj de invitație la întâlnire în scrisoare, așteptându-vă să apară partenerul dvs. de întâlnire, doar pentru a afla că acea persoană nu plănuia să participe? Puteți evita această situație adăugând o opțiune RSVP la e-mailul dvs. Pentru ca destinatarul să răspundă și mai ușor, adăugați butoane de confirmare în partea de jos a e-mailului și colectați răspunsurile, ca în acest șablon de invitație la întâlnire.

Închidere

Încercați să înlocuiți „Have a nice day” - tastați închidere cu o solicitare prietenoasă pentru a vă încuraja cititorul să răspundă la scrisorile de invitație pentru afaceri. Încercați să adăugați un rând de genul „aștept cu nerăbdare răspunsul dvs.” va face ca oamenii să răspundă la scrisoarea dvs. de invitație la întâlnire și mai probabil.

Dacă aveți o semnătură de e -mail , probabil că aveți cea mai mare parte a muncii deja făcute pentru închidere. Dar, luați în considerare utilizarea unei semnături de e-mail într-un mod puțin mai profund.

Da, poate fi ceva mai mult decât un simplu text. Sau un buton CTA elegant cu mesaj de invitație la întâlnire online.

Faceți clic aici pentru a crea o semnătură de e-mail pentru a face e-mailul de invitație la întâlnire mai eficient.

Puteți crea o semnătură interactivă de e-mail cu un buton de îndemn sau un banner cu o cerere de acceptare a invitației. În plus, utilizarea semnăturilor de e-mail bine concepute poate face scrisoarea de invitație mai profesională și mai personală.

Cele mai bune semnături de e-mail vor avea următoarea structură:

• Numele complet;
• poziţie;
• companie;
• detalii de contact;
• icoane sociale;
• banner sau îndemn la acțiune.

Sfaturi valoroase pentru a scrie o scrisoare de invitație de afaceri

Fă-l personal

Mesajele personalizate au o rată de deschidere și de clic mai mare. O modalitate foarte simplă de a vă face e-mailurile în masă un pic mai personale este să utilizați numele destinatarului în linia de subiect și deschidere. Păstrați tonul mesajului prietenos, dar profesionist.

Ține-o pe scurt

Respectați elementele esențiale din introducerea de mai sus și nu includeți prea multe informații. Mesajele mai scurte sunt mai ușor de răspuns și vă vor primi un răspuns mai rapid. Orice altceva poate fi discutat în timpul întâlnirii.

Setați mementouri

Partenerul tău de întâlnire primește probabil o mulțime de invitații pentru evenimente de afaceri. Stabiliți o urmărire prietenoasă pentru a le aminti de întâlnire. Dacă scrieți o scrisoare de invitație pentru un eveniment, puteți seta un banner în semnătura dvs. de e-mail pentru a trimite la detalii.

Verificați

În cele din urmă, asigurați-vă că ați inclus detaliile potrivite, verificați adresele de e-mail și (de dragul lui Pete) verificați ortografia mesajului.

Acum, când știi cum să scrii o scrisoare de invitație, verifică un exemplu simplu de e-mail de invitație la întâlnire.

Trei exemple de scrisoare de invitație pentru o întâlnire de afaceri importantă

Acestea sunt câteva exemple reale de scrisori de invitație. În funcție de întâlnire sau eveniment, puteți ajusta tonul și detaliile.

1. Un exemplu de scrisoare de invitație pentru un eveniment de pornire. Deoarece acest e-mail este trimis startup-urilor, tonul este mai informal. După cum puteți vedea în exemplul oficial de e-mail de invitație la întâlnire de mai jos.

2. O invitație la un interviu de angajare. Aruncă o privire la acest exemplu de e-mail de invitație la întâlnire.

3. Un exemplu de e- mail de invitare la întâlnire pentru o întâlnire de personal care nu este de rutină. Iată un exemplu de invitație la întâlnire cu ordinea de zi.

Șabloane de scrisoare de invitație pentru o întâlnire de afaceri importantă

Cum se scrie scrisoarea de invitație în practică? Puteți verifica și alege unul dintre aceste mostre de scrisoare de invitație de pe Template.net

1. Iată un șablon de scrisoare de invitație pentru o întâlnire lunară a personalului. Un e-mail ca acesta este de obicei informal, dar profesional dacă lucrați într-o companie mare.

Stimate [numele angajatului],

Prin prezenta, aș dori să vă informez că întâlnirea lunară a personalului nostru va avea loc la [data] în [loc].

Am atașat ordinea de zi, dar nu ezitați să adăugați orice subiect, răspunzând la acest e-mail cu cel puțin o zi înainte de întâlnirea noastră.

Asigurați-vă că sunteți pregătit și actualizat cu privire la subiectele departamentelor dvs. În cazul în care nu vă puteți alătura acestei întâlniri, vă rugăm să ne anunțați și asigurați-vă că delegați colegului dvs. actualizări importante despre departamentul dvs.

Toate cele bune,

2. Un exemplu de scrisoare de invitație pentru întâlnirea cu un potențial client sau argument de vânzare.

Stimate [numele potențialului client]

Numele meu este […] și sunt [poziția] la [numele companiei], adică [descrieți activitățile companiei].

Cred că vă putem ajuta cu [problemă specifică] și am aprecia oportunitatea de a ne întâlni la biroul dumneavoastră pentru a vorbi despre [ce vindeți]. Pentru confortul dvs., am adăugat câteva sugestii pentru o dată și oră.

Așteptăm cu nerăbdare să discutăm mai detaliat ce putem face unul pentru celălalt.

Salutări calde,

[Numele dumneavoastră]

3. O mostră de scrisoare de invitație pentru o solicitare pentru un interviu de performanță.

Dragă [numele șefului tău],

În ultima [timp], am avut o mare plăcere să lucrez la [numele companiei].

Pentru a putea performa mai bine și pentru a-mi atinge mai bine obiectivele personale de carieră, aș dori să solicit un interviu de performanță [anual/bianual].
De asemenea, aș aprecia dacă ați putea evalua și raporta performanța mea pentru [timpul] trecut și să discutați acest lucru cu mine într-o întâlnire personală. Aș dori să sugerez [opțiuni pentru timp și loc].

Vă rog să-mi spuneți dacă acest lucru funcționează pentru dvs. și voi rezerva [sala/locul de întâlnire].