Cum să răspunzi profesional la un e-mail nepoliticos și să-ți acoperi fundul

1. Pași înainte de a apăsa un răspuns la un e-mail supărat
2. Cum să răspunzi la un e-mail urât
3. Greșeli de evitat atunci când răspunzi la un e-mail nepoliticos

Instrumente utile:
1. Newoldstamp - Marketing de semnătură prin e-mail
2. SendGrid - Generator de e-mail și expeditor
3. Boomerang - Instrument pentru programarea e-mailurilor
4. Mailtrack - Link-ul de e-mail deschide urmărirea
5. Canva - Instrument online pentru realizarea de modele

Atâta timp cât vei fi în afaceri, vei primi e-mailuri de la oameni cu o atitudine. Uneori, clienții, colegii de muncă sau partenerii vă pot cere informații fără să vă întrebe măcar frumos, fără a folosi maniere de bază precum „Poți te rog” și „Mulțumesc”. În plus, veți convinge oamenii să vă spună cum ar trebui să vă conduceți afacerea și ceea ce faceți acum este greșit. De asemenea, veți primi un e-mail ciudat de la o persoană care este jignită de tot ce este în viața lor. Și, deși nu putem împiedica aceste e-mailuri să vină de la oameni, există câteva lucruri pe care le puteți face pentru a vă scuti de multe probleme și pentru a rămâne profesionist în situații complicate.

Pași înainte de a apăsa un răspuns la un e-mail supărat

Poate că ești norocos să ai colegi prietenoși și clienți grozavi, dar oricine se poate confrunta cu un moment în care trebuie să decizi cum să răspunzi la un e-mail neplăcut.

# 1 Respiră înainte de a avea de-a face cu clienți sau colegi nepoliticoși

Așa că iată-l, mesajul nepoliticos, neprofesionist și supărat din căsuța dvs. de e-mail. Desigur, poți alege să scapi de aburi și să răspunzi imediat „infractorului”. Dar înainte de a lua o decizie neplăcută, oprește-te și gândește-te bine. Merită această situație timpul și energia dvs.? Cum vă va afecta imaginea profesională? Ce diferență are dacă nu ai răspuns niciodată la acest e-mail? Amintiți-vă că unul dintre avantajele email-urilor este că nu trebuie să răspundeți imediat. Așa că mai întâi lăsați-vă temperamentul să se calmeze și planificați-vă răspunsul cu atenție.

# 2 Asigurați-vă că ați interpretat corect e-mailul nepoliticos

Recitiți scrisoarea pentru a vă asigura că ați înțeles corect. Uneori, glumele, sarcasmul și unele diferențe culturale pot fi interpretate ca nepoliticos. În plus, ar putea fi necesar să verificați dacă colegii dvs. au avut deja de-a face cu această persoană. Poate că acest stil de comunicare este cauzat de o experiență proastă cu compania dvs.

# 3 Definiți intenția expeditorului

Imaginați-vă că tocmai ați citit următorul mesaj sarcastic de la directorul dvs.: „John, sper că îți rezervi ceva timp din programul tău încărcat pentru a finaliza broșurile astăzi!” Indiferent dacă ești supărat sau fierbinte de furie, nu răspunde niciodată întrebând ceva de genul „Ce încerci să spui?”, „Ce ar trebui să însemne asta? Le-am terminat cu mult timp în urmă!” În schimb, păstrează-ți calmul și cere-ți șeful mai multe informații: „Toate broșurile sunt gata, cu excepția celei care urmează să fie vineri. Ai nevoie să o finalizez mai devreme?"

# 4 Luați în considerare ignorarea unui e-mail nepoliticos

După cum am menționat deja mai sus, uneori este mai bine să ignorați un e-mail supărat pentru a economisi timp și energie. Dacă aveți de-a face cu clienți nepoliticoși și nu vă permiteți să le ignorați plângerile, aveți răbdare și rămâneți întotdeauna profesioniști. Adesea, clienții nu se obosesc să citească un ghid al utilizatorului, un acord de licență pentru software sau orice alte informații disponibile pe site-ul dvs. web, dar s-au supărat și frustrați din cauza produsului dvs. „teribil” și s-ar putea să vi-l scoată prin e-mail. În acest caz, este o idee bună să luați câteva note despre ceea ce spun acești oameni, astfel încât să puteți fie să adăugați acele informații la o pagină de Întrebări frecvente, fie să creați o postare separată în jurul acesteia, astfel încât să direcționați întotdeauna clienții către acele pagini.

# 5 Faceți o copie a e-mailului nepoliticos

Deși este clar cum să te comporți cu clienții nepoliticoși și agresivi, s-ar putea să nu fie ușor să te confrunți cu grosolănia la locul de muncă. Când e-mailul colegului tău pare nepoliticos și lipsit de respect pentru tine, poate fi greu să știi cum să răspunzi. Iată câteva sfaturi pentru a trata colegii nepoliticoși:
Nu fi nepoliticos ca răspuns. De obicei, provocatorul se așteaptă să primească reacția ta rapidă. Îi vei oferi acel tip de satisfacție? Rămâneți calm și profesionist sau pur și simplu ignorați mesajul. Când răspunsul nu ajunge, îl lași pe expeditor să sufere.
Dacă e-mailurile nepoliticoase și jignitoare continuă să vină, asigurați-vă că le salvați pentru a fi folosite ca dovezi.

# 6 În caz de hărțuire, partajați-l cu HR

Verificați e-mailul primit pentru limbaj abuziv. Dacă mesajul conține discursuri dăunătoare sau atacuri personale, nu ezitați să discutați cu managerul sau HR.

#7 Verificați dacă e-mailul este cc

Când răspundeți la e-mailuri urâte, aveți grijă și amintiți-vă că nu toate e-mailurile sunt private. În primul rând, asigurați-vă că nimeni nu este trimis în cc pe acest e-mail. Cu toate acestea, rețineți că poate exista un BCC ascuns undeva sau destinatarul poate trimite răspunsul dvs. către cineva fără știrea dvs. Prin urmare, este important să nu lăsați emoțiile din răspunsul dvs., deoarece nu ar trebui să se reflecte prost asupra dvs.

Cum să răspunzi la un e-mail urât

# 1 Urmărește neticheta prin e-mail

Netiquette este o modalitate corectă de a interacționa cu alte persoane pe Internet. Când vine vorba de corespondența prin e-mail, nu uitați să vă păstrați mesajele scurte și la obiect, deoarece unii destinatari pot citi textul dvs. de pe un smartphone sau o tabletă. Atenție la gramatică și ortografie pentru a evita neînțelegerile. Evitați să folosiți toate majusculele în e-mailurile dvs., deoarece acestea sunt adesea percepute ca strigăte. Nu trimite remarci abuzive sau amenințătoare, deoarece acestea pot duce la dureri. Și includeți o semnătură de e-mail profesională care conține numărul dvs. de telefon, ceea ce va face mai convenabil ca destinatarul să vă contacteze dacă trebuie să vă vorbească în persoană.

Imagine prin amabilitatea bowvalleycollege

# 2 Clarificați detaliile

Ești sigur că persoana a vrut să fie nepoliticos? Unii oameni sunt foarte direcți și, făcând acest lucru, mesajele lor pot părea nepoliticose. Pot presupune că, dacă ai putea să te uiți în folderul „Trimis”, ai afla că multe dintre e-mailurile lor sunt scrise în același mod. Prin urmare, nu judeca o situație fără a avea suficiente informații. Dacă credeți că e-mailul a fost în mod intenționat nepoliticos, poate doriți să întrebați de ce expeditorul se comportă în acest fel. Există șansa ca persoana respectivă să realizeze cât de nepoliticos a fost și să-și ceară scuze imediat. Cu toate acestea, fii pregătit ca persoana să devină și mai angajată și să nu piardă ocazia de a lupta cu tine.

# 3 Gândiți-vă să o luați offline

E-mailul este doar un text care face imposibilă auzirea unui ton al vocii sau vizualizarea expresiilor faciale ale oamenilor. Deci, dacă sunteți nemulțumit de e-mailul primit, este mai bine să sunați sau să vorbiți față în față cu expeditorul.

# 4 Răspundeți la e-mail profesional

Dacă oamenii sunt nepoliticoși, nu se potrivesc cu atitudinea lor. Folosiți un limbaj corect din punct de vedere gramatical și moral, rămâneți la formatul de e-mail, comportați-vă ca de obicei. Dacă utilizați o semnătură de e-mail, păstrați-o în răspunsul la un e-mail nepoliticos. În acest fel, destinatarul tău va vedea că ești o persoană tolerantă și serioasă, care nu va accepta un comportament nepoliticos.

# 5 Folosiți fapte în răspunsul dvs

Imagine prin amabilitatea wikihow

Să presupunem că ați primit un e-mail nepoliticos de la un coleg care vă întreabă despre starea unui raport. Ideea principală este că răspunsul tău nu ar trebui să se concentreze pe reacția ta la grosolănie, ci pe raport. Discutați numai fapte precum termenele limită, termenele și subiectele conexe.

# 6 Schiță de e-mail înainte de a trimite

Gândește-te de două ori înainte de a face clic pe butonul „trimite”. Citiți mesajul cu voce tare pentru a vă asigura că sună mai degrabă profesional decât emoțional.

# 7 Faceți-vă mesajul scurt

Într-o zi, prietenul meu Mike mi-a povestit o poveste despre colegul său Phill, care s-a considerat odată criticul anului și i-a trimis lui Mike un e-mail enorm de lung, care conține peste douăzeci de remarci nedrepte despre performanța sa. Vă puteți imagina chipul lui Phil când a primit e-mailul lui Mike care spunea: „Mulțumesc foarte mult, Phill.”? Bine jucat, Mike!

Imagine prin amabilitatea wikihow

# 8 Rămâneți direct

Sarcasmul și ironia aparțin etichetei de bază prin e-mail. Evitați să le folosiți în comunicarea de afaceri.

Greșeli de evitat atunci când răspundeți la un e-mail nepoliticos

# 1 Răspuns imediat la e-mail nepoliticos

Imagine prin amabilitatea freepik

Dacă alegi să răspunzi imediat, s-ar putea să fii plin de emoții, iar mesajul tău va fi cel mai probabil nepoliticos sau chiar agresiv. Și dacă ai înțeles totul greșit? Dacă citești printre rânduri?

# 2 Fii emoționant

Adesea, oamenii scriu e-mailuri emoționante pentru a obține o reacție. Rămânând calm și profesionist, îi vei demonstra expeditorului cât de inutilă și lipsită de sens a fost grosolănia lor.

# 3 Partajarea de e-mailuri nepoliticoase cu colegii tăi

Am văzut multe articole, în care autorii sfătuiau să transmită un mesaj nepoliticos de la colegul tău către ceilalți membri ai echipei. Ei bine, poate fi distractiv, iar „infractorul” va fi predat o lecție, dar nu crezi că este departe de profesionist?

# 4 Folosind autoapărarea în răspunsul dvs

Oamenilor nepoliticoși le pasă rareori cum te simți și ce gândești. Așa că nu-ți pierde timpul să te aperi. În plus, acest lucru poate duce chiar la mai multe atacuri.

Concluzie

E-mailul este doar un text care elimină indicii precum tonul vocii și expresiile faciale. Dacă reacționați puternic la e-mailurile urâte, încercați să:

• Să presupunem că scriitorul a avut intenții bune;
• Folosiți telefonul sau întâlniți-vă personal pentru a clarifica mesajul;
• Luați o pauză pentru a vă calma;
• Adresați-vă managerului sau HR pentru asistență suplimentară.

Pentru a vă menține întotdeauna un profesionist în comunicarea prin e-mail:

• Folosiți subiecte clare;
• Identifica-te;
• Păstrați-vă scrisoarea scurtă și la obiect;
• Includeți un salut și o încheiere adecvate;
• Verificați-vă gramatica;
• Recunoașteți când e-mailul dvs. nu este productiv. Asigurați-vă că sunt ușor de înțeles și nu nepoliticos, gândiți-vă de trei ori înainte și de trei ori după scris. Abia apoi faceți clic pe „trimite”.
• Întrebați: „Ce mi-aș spune dacă ne-am întâlni față în față?” Și amintiți-vă, o altă ființă umană se află la celălalt capăt al mesajului vostru.