무례한 이메일에 전문적으로 답장하고 엉덩이를 가리는 방법

1. 화난 이메일에 답장하기 전 단계
2. 불쾌한 이메일에 응답하는 방법
3. 무례한 이메일에 답장할 때 피해야 할 실수

유용한 도구:
1. Newoldstamp - 이메일 서명 마케팅
2. SendGrid - 이메일 빌더 및 발신자
3. Boomerang - 이메일 예약 도구
4. Mailtrack - 이메일 링크가 추적을 엽니다.
5. Canva - 디자인 제작을 위한 온라인 도구

당신이 사업을 하고 있는 한, 당신은 태도를 가진 사람들로부터 이메일을 받게 될 것입니다. 때로는 고객, 동료 또는 파트너가 "부탁해", "고마워요"와 같은 기본적인 매너 없이 친절하게도 묻지 않고 정보를 요구할 수 있습니다. 게다가, 당신은 사람들이 당신의 사업을 어떻게 운영해야 하는지, 그리고 당신이 지금 하고 있는 일이 잘못되었다는 말을 듣게 될 것입니다. 또한 인생의 모든 것에 기분이 상한 어떤 사람에게서 이상한 이메일을 받게 될 것입니다. 사람들로부터 이러한 이메일이 들어오는 것을 막을 수는 없지만 많은 문제를 해결하고 복잡한 상황에서 전문적인 태도를 유지하기 위해 할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

화난 이메일에 답장하기 전 단계

친절한 동료와 훌륭한 고객이 있어서 운이 좋을 수도 있지만 불쾌한 이메일에 어떻게 응답할지 결정해야 하는 순간에 누구나 닥칠 수 있습니다.

#1 무례한 고객이나 동료를 대하기 전에 숨을 들이쉬십시오.

받은 편지함의 무례하고 비전문적이며 화난 메시지입니다. 물론, 당신은 약간의 기세를 풀고 당신의 "범인"에게 즉시 답장을 보낼 수 있습니다. 그러나 성급한 결정을 내리기 전에 멈추고 생각해 보십시오. 이 상황이 당신의 시간과 에너지의 가치가 있습니까? 직업 이미지에 어떤 영향을 미칩니까? 이 이메일에 답장을 한 적이 없다면 무슨 차이가 있습니까? 이메일의 장점 중 하나는 즉시 응답할 필요가 없다는 점입니다. 그러므로 먼저 화를 진정시키고 신중하게 대답을 계획하십시오.

#2 무례한 이메일을 올바르게 해석했는지 확인하십시오.

편지를 다시 읽고 제대로 이해했는지 확인하십시오. 때로는 농담, 풍자, 약간의 문화적 차이가 무례한 것으로 해석될 수 있습니다. 게다가 동료가 이미 이 사람과 거래했는지 확인해야 할 수도 있습니다. 아마도 이러한 스타일의 의사 소통은 회사와의 좋지 않은 경험에서 비롯된 것입니다.

#3 발신자의 의도 정의

감독이 보낸 다음과 같은 비꼬는 메시지를 방금 읽었다고 상상해 보십시오. "존, 오늘 브로셔를 완성하기 위해 바쁜 일정에서 시간을 내기 바랍니다!" 화가 나거나 분노가 끓어오르더라도 "무슨 말을 하려는 겁니까?", "무슨 뜻이야?"와 같은 질문으로 대답하지 마십시오. 오래 전에 끝냈어!” 대신 침착하게 상사에게 더 많은 정보를 요청하십시오. “금요일 마감일을 제외한 모든 브로셔는 완료되었습니다. 빨리 끝내려면 내가 필요해?"

#4 무례한 이메일 무시 고려

위에서 이미 언급했듯이 때로는 시간과 에너지를 절약하기 위해 화난 이메일을 무시하는 것이 좋습니다. 무례한 고객을 대하고 그들의 불만을 무시할 수 없다면 인내심을 갖고 항상 전문적인 태도를 유지하십시오. 종종 고객은 사용자 가이드, 소프트웨어 사용권 계약 또는 웹사이트에서 제공되는 기타 정보를 읽는 것을 귀찮게 여기지 않지만 "끔찍한" 제품 때문에 화를 내고 좌절감을 느끼며 이메일을 통해 이를 꺼낼 수 있습니다. 이 경우 해당 정보를 자주 묻는 질문 페이지에 추가하거나 페이지 주변에 별도의 게시물을 만들어 항상 고객을 해당 페이지로 안내할 수 있도록 이 사람들이 말하는 내용에 대해 메모하는 것이 좋습니다.

#5 무례한 이메일의 사본을 만드십시오

불친절하고 공격적인 고객을 대하는 방법은 분명하지만 직장에서 무례한 행동을 처리하는 것은 쉽지 않을 수 있습니다. 동료의 이메일이 당신에게 무례하고 무례하게 보일 때 어떻게 응답해야 할지 모를 수 있습니다. 다음은 무례한 동료를 다루는 몇 가지 팁입니다.
무례하게 대답하지 마십시오. 일반적으로 도발자는 당신의 빠른 반응을 기대합니다. 당신은 그에게 일종의 만족을 줄 것입니까? 침착하고 전문적인 태도를 유지하거나 단순히 메시지를 무시하십시오. 응답이 도착하지 않으면 보낸 사람에게 고통을 줍니다.
무례하고 공격적인 이메일이 계속 들어오는 경우 증거로 사용할 수 있도록 저장해 두십시오.

#6 괴롭힘의 경우 HR과 공유

수신된 이메일에 욕설이 있는지 확인하세요. 메시지에 유해한 말이나 인신공격이 포함된 경우 주저하지 말고 관리자나 HR에 문의하십시오.

#7 이메일이 참조되었는지 확인

불쾌한 이메일에 응답할 때 주의하고 모든 이메일이 비공개인 것은 아니라는 점을 기억하십시오. 우선 이 이메일에 참조된 사람이 없는지 확인하세요. 그러나 어딘가에 숨은 참조가 숨겨져 있거나 수신자가 귀하가 알지 못하는 사이에 귀하의 답변을 다른 사람에게 전달할 수 있다는 점을 염두에 두십시오. 그러므로 감정이 당신에게 나쁘게 반영되어서는 안 되기 때문에 당신의 반응에서 감정을 배제하는 것이 중요합니다.

불쾌한 이메일에 응답하는 방법

#1 이메일 에티켓을 지켜라

네티켓은 인터넷에서 다른 사람들과 소통하는 올바른 방법입니다. 이메일 서신의 경우 일부 수신자가 스마트폰이나 태블릿에서 텍스트를 읽을 수 있으므로 메시지를 간결하고 요점으로 유지해야 합니다. 오해를 피하기 위해 문법과 맞춤법에 유의하십시오. 종종 소리치는 것으로 인식되므로 이메일에 모두 대문자를 사용하지 마십시오. 욕설이나 위협적인 말은 기분이 상할 수 있으므로 보내지 마세요. 또한 전화번호가 포함된 전문적인 이메일 서명을 포함하면 수신자가 직접 귀하와 대화해야 할 때 귀하에게 보다 편리하게 연락할 수 있습니다.

Bowvalleycollege의 이미지 제공

#2 세부사항을 명확히 하십시오

그 사람이 무례하게 말한 것이 확실합니까? 어떤 사람들은 매우 직설적이어서 그들의 메시지가 무례하게 보일 수 있습니다. 그들의 "Sent" 폴더를 들여다보면 그들의 이메일 중 상당수가 매우 유사한 방식으로 작성되었다는 것을 알 수 있을 것이라고 추측할 수 있습니다. 그러므로 충분한 정보 없이 상황을 판단하지 마십시오. 이메일이 의도적으로 무례하다고 생각되면 보낸 사람이 왜 이런 식으로 행동하는지 물어볼 수 있습니다. 그 사람은 자신이 얼마나 무례했는지 깨닫고 즉시 사과할 가능성이 있습니다. 그러나 그 사람이 훨씬 더 약혼하고 당신과 싸울 기회를 놓치지 않도록 준비하십시오.

#3 오프라인으로 전환하는 것을 고려하십시오.

이메일은 목소리나 표정을 볼 수 없게 만드는 문자일 뿐입니다. 따라서 수신된 이메일이 마음에 들지 않으면 발신자와 직접 전화를 하거나 직접 대화를 나누는 것이 좋습니다.

#4 전문적으로 이메일에 답하기

사람들이 무례하다면 그들의 태도에 맞추지 마십시오. 문법적으로나 도덕적으로 올바른 언어를 사용하고, 이메일 형식을 고수하고, 평소처럼 행동하십시오. 이메일 서명을 사용하는 경우 무례한 이메일에 대한 회신에 이를 보관하십시오. 이렇게 하면 받는 사람은 당신이 무례한 행동을 받아들이지 않는 관대하고 진지한 사람임을 알게 될 것입니다.

#5 답장에 사실을 사용하십시오

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보고서 상태에 대해 묻는 동료로부터 무례한 이메일을 받았다고 가정해 보겠습니다. 주요 아이디어는 귀하의 응답이 무례한 행동에 대한 귀하의 반응이 아니라 보고서에 초점을 맞추어야 한다는 것입니다. 마감일, 일정 및 관련 주제와 같은 사실만 논의하십시오.

#6 보내기 전에 이메일 초안

"보내기" 버튼을 클릭하기 전에 다시 한 번 생각하십시오. 감정적이기보다는 전문적으로 들리도록 메시지를 큰 소리로 읽으십시오.

#7 메시지를 짧게 만드세요

어느 날 내 친구 Mike가 한 때 자신을 올해의 비평가라고 생각하고 Mike에게 자신의 성과에 대해 20가지가 넘는 불공정한 발언이 나열된 엄청나게 긴 이메일을 보낸 동료 Phill에 대한 이야기를 들려주었습니다. Mike의 이메일을 받았을 때 Phil의 표정이 상상이 됩니까? "Phill, 대단히 감사합니다." 잘 놀았다, 마이크!

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#8 정직하게 유지

풍자와 아이러니는 기본적인 이메일 에티켓에 속하지 않습니다. 비즈니스 커뮤니케이션에 사용하지 마십시오.

무례한 이메일에 답장할 때 피해야 할 실수

#1 무례한 이메일에 즉시 응답

이미지 제공 freepik

즉시 응답하기로 선택하면 감정이 가득 차서 메시지가 무례하거나 공격적일 가능성이 큽니다. 그리고 모든 것이 잘못된 경우에는 어떻게 됩니까? 행 사이를 읽으면 어떻게 될까요?

#2 감정적이기

종종 사람들은 반응을 얻기 위해 감정적인 이메일을 작성합니다. 침착하고 전문적인 태도를 유지함으로써 발신자의 무례함이 얼마나 불필요하고 무의미했는지 보여줄 것입니다.

#3 동료와 무례한 이메일 공유하기

나는 작성자가 동료의 무례한 메시지를 다른 팀 구성원에게 전달하도록 조언하는 많은 기사를 보았습니다. 글쎄, 재미있을 수도 있고 "가해자"가 교훈을 얻을 것입니다. 그러나 그것이 전문적인 것과는 거리가 멀다고 생각하지 않습니까?

#4 회신에 자기 방어 사용하기

무례한 사람들은 당신이 어떻게 느끼고 생각하는지 거의 신경 쓰지 않습니다. 따라서 자신을 방어하는 데 시간을 낭비하지 마십시오. 게다가, 이것은 더 많은 공격으로 이어질 수도 있습니다.

결론

이메일은 어조나 표정과 같은 단서를 제거한 텍스트일 뿐입니다. 불쾌한 이메일에 강력하게 반응하는 경우 다음을 시도하십시오.

• 작가가 좋은 의도를 가졌다고 가정합니다.
• 메시지를 명확히 하기 위해 전화를 사용하거나 직접 만나십시오.
• 진정하기 위해 휴식을 취하십시오.
• 관리자나 HR에 추가 지원을 요청하십시오.

이메일 커뮤니케이션을 항상 전문가로 유지하려면:

• 명확한 제목을 사용하십시오.
• 자신을 식별하십시오.
• 편지를 짧고 요점으로 유지하십시오.
• 적절한 인사말과 마무리를 포함하십시오.
• 문법을 확인하십시오.
• 이메일이 생산적이지 않을 때를 인식합니다. 이해하기 쉽고 무례하지 않은지 확인하고 쓰기 전 3번, 쓰기 후 3번 생각하십시오. 그런 다음 "보내기"를 클릭하십시오.
• “만일 우리가 직접 만나면 뭐라고 말할까요?”라고 질문하십시오. 그리고 다른 사람이 당신의 메시지의 반대편 끝에 있다는 것을 기억하십시오.