失礼なメールに専門的に返信し、お尻をカバーする方法

1.怒っているメールへの返信を打つ前の手順
2.厄介なメールに返信する方法
3.失礼なメールに返信するときに避けるべき間違い

便利なツール：
1.Newoldstamp-電子メール署名マーケティング
2.SendGrid-メールビルダーと送信者
3.ブーメラン-メールをスケジュールするためのツール
4.メールトラック-メールリンクはトラッキングを開きます
5.Canva-デザインを作成するためのオンラインツール

あなたがビジネスをしている限り、あなたは態度のある人々からメールを受け取るでしょう。 顧客、同僚、またはパートナーは、「お願いします」や「ありがとう」などの基本的なマナーを使用せずに、きちんと質問することなく、あなたに情報を要求することがあります。 その上、あなたはあなたがあなたのビジネスをどのように運営すべきか、そしてあなたが今していることは間違っているとあなたに言う人々を得るでしょう。 また、あなたは彼らの人生のすべてに腹を立てている誰かから奇妙な電子メールを受け取ります。 そして、これらの電子メールが人々から届くのを止めることはできませんが、多くのトラブルを回避し、複雑な状況でプロフェッショナルであり続けるためにできることがいくつかあります。

怒りのメールへの返信を打つ前の手順

友好的な同僚や素晴らしい顧客がいることは幸運なことかもしれませんが、厄介な電子メールへの返信方法を決定する必要がある瞬間に誰もが直面する可能性があります。

＃1失礼な顧客や同僚に対処する前に息を吸う

これが、受信トレイにある失礼で、専門的ではなく、怒っているメッセージです。 もちろん、蒸気を吹き飛ばしてすぐに「違反者」に返信することもできます。 しかし、急いで決断を下す前に、立ち止まって考えてみてください。 この状況はあなたの時間とエネルギーの価値がありますか？ それはあなたのプロのイメージにどのように影響しますか？ このメールに返信したことがない場合、どのような違いがありますか？ メールの利点の1つは、すぐに返信する必要がないことです。 ですから、最初に気性を落ち着かせ、慎重に答えを計画してください。

＃2失礼なメールを正しく解釈したことを確認してください

手紙を読み直して、正しいことを確認してください。 ジョーク、皮肉、文化の違いが無礼と解釈されることもあります。 その上、あなたはあなたの同僚がすでにこの人と取引したかどうかをチェックする必要があるかもしれません。 おそらく、このスタイルのコミュニケーションは、あなたの会社での悪い経験が原因です。

＃3送信者の意図を定義する

監督からの次の皮肉なメッセージを読んだと想像してみてください。「ジョン、忙しいスケジュールから少し時間を取って、今日のパンフレットを完成させてください。」 動揺したり、怒り狂ったりしても、「何を言おうとしているの？」「どういう意味？」などと答えないでください。 私はずっと前にそれらを終えました！」 代わりに、落ち着いて上司に詳細を尋ねてください。「金曜日に期限が切れるパンフレットを除いて、すべてのパンフレットが完成しています。 早く完成させる必要がありますか？」

＃4失礼なメールを無視することを検討する

すでに上で述べたように、時間とエネルギーを節約するために、怒っている電子メールを無視したほうがよい場合があります。 失礼な顧客と取引していて、彼らの苦情を無視する余裕がない場合は、辛抱強く、常に専門家であり続けてください。 多くの場合、顧客はユーザーガイド、ソフトウェアライセンス契約、またはWebサイトで入手可能なその他の情報をわざわざ読むことはありませんが、「ひどい」製品のために怒ったりイライラしたりして、電子メールでそれを取り上げることがあります。 この場合、これらの人々が言っ​​ていることについてメモを取り、その情報をよくある質問のページに追加するか、その周りに別の投稿を作成して、常に顧客をそれらのページに誘導できるようにすることをお勧めします。

＃5失礼なメールのコピーを作成する

不親切で攻撃的なクライアントとどのように行動するかは明らかですが、職場での無礼に対処するのは簡単ではないかもしれません。 同僚の電子メールが失礼で無礼であると思われる場合、応答方法を知るのは難しい場合があります。 失礼な同僚に対処するためのヒントを次に示します。
それに応じて失礼なことはしないでください。 通常、挑発者はあなたの迅速な反応を期待しています。 彼にある種の満足を与えてくれませんか？ 落ち着いてプロフェッショナルなままにするか、単にメッセージを無視してください。 答えが届かないときは、送信者を苦しめます。
失礼で不快なメールが引き続き届く場合は、証拠として使用できるように保存してください。

＃6ハラスメントの場合は、HRと共有してください

受信したメールで虐待的な言葉がないか確認してください。 メッセージに有害な発言や個人的な攻撃が含まれている場合は、上司または人事部に遠慮なく相談してください。

＃7メールがCCで送信されているかどうかを確認します

厄介なメールに返信するときは、すべてのメールが非公開であるとは限らないことに注意してください。 まず、このメールに誰もCCされていないことを確認してください。 ただし、どこかにBCCが隠されている可能性があること、または受信者が知らないうちに誰かに回答を転送する可能性があることに注意してください。 したがって、感情があなたにうまく反映されるべきではないので、あなたの反応から感情を除外することが重要です。

厄介なメールに返信する方法

＃1メールネチケットをフォローする

ネチケットは、インターネット上の他の人々と対話するための正しい方法です。 電子メールのやり取りに関しては、メッセージを簡潔かつ的確に保つことを忘れないでください。一部の受信者はスマートフォンやタブレットからテキストを読んでいる可能性があります。 誤解を避けるために、文法とスペルに注意してください。 メールでは大文字をすべて使用しないでください。大文字は叫び声として認識されることがよくあります。 虐待的または脅迫的な発言を送信しないでください。不快な気持ちになる可能性があります。 また、電話番号を含むプロの電子メール署名を含めます。これにより、受信者が直接あなたと話す必要がある場合に、受信者があなたに連絡しやすくなります。

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＃2詳細を明確にする

その人が失礼なことを意図していたと確信していますか？ 一部の人々は非常に直接的であり、そうすることで、彼らのメッセージは失礼に見えるかもしれません。 彼らの「送信済み」フォルダを調べると、彼らの電子メールの多くが非常によく似た方法で書かれていることがわかると思います。 したがって、十分な情報がなくても状況を判断しないでください。 電子メールが意図的に失礼であると思われる場合は、送信者がこのように動作する理由を尋ねることができます。 その人が自分がどれほど失礼であったかを理解し、すぐに謝罪する可能性があります。 ただし、その人がさらに積極的になり、あなたと戦う機会を逃さないように準備してください。

＃3オフラインにすることを考えてください

電子メールは、声のトーンを聞いたり、人々の表情を見たりすることを不可能にする単なるテキストです。 したがって、受信した電子メールに不満がある場合は、送信者と直接電話または話し合うことをお勧めします。

＃4専門的にメールに答える

人々が失礼であるならば、彼らの態度を一致させないでください。 文法的および道徳的に正しい言語を使用し、電子メール形式に固執し、通常どおりに動作します。 電子メールの署名を使用する場合は、失礼な電子メールへの返信にそれを残してください。 このようにして、受信者は、あなたが無礼な行動を受け入れない寛容で真面目な人であることがわかります。

＃5返信に事実を使用する

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同僚からレポートのステータスについて尋ねる失礼なメールを受け取ったとしましょう。 主な考えは、あなたの返事は無礼に対するあなたの反応に焦点を当てるべきではなく、報告に焦点を当てるべきであるということです。 締め切り、タイムライン、関連トピックなどの事実のみについて話し合います。

＃6送信前のドラフトメール

「送信」ボタンをクリックする前によく考えてください。 メッセージを声に出して読んで、感情的ではなくプロフェッショナルに聞こえることを確認してください。

＃7メッセージを短くする

ある日、友人のマイクが同僚のフィルの話をしてくれました。彼はかつて自分をその年の評論家だと思っていて、マイクに彼のパフォーマンスに関する20以上の不当な発言を記載した非常に長いメールを送信しました。 マイクが「ありがとう、フィル」というメールを受け取ったときのフィルの顔を想像できますか？ よくやった、マイク！

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＃8率直に

皮肉と皮肉は、基本的な電子メールのエチケットの禁止事項に属します。 ビジネスコミュニケーションでの使用はご遠慮ください。

失礼なメールに返信するときに避けるべき間違い

＃1失礼なメールにすぐに答える

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すぐに応答することを選択した場合、あなたは感情に満ちている可能性があり、あなたのメッセージはおそらく失礼または攻撃的ですらあります。 そして、あなたがすべてを間違えた場合はどうなりますか？ 行間を読んだらどうなりますか？

＃2感情的になる

多くの場合、人々は反応を得るために感情的な電子メールを書きます。 落ち着いてプロフェッショナルであり続けることで、あなたは送信者に彼らの無礼がどれほど不必要で無意味であったかを示します。

＃3同僚と失礼なメールを共有する

著者があなたの同僚から他のチームメンバーに失礼なメッセージを転送するようにアドバイスした多くの記事を見ました。 えーと、楽しいかもしれませんし、「犯人」にレッスンを教えてもらえますが、プロとは程遠いと思いませんか？

＃4返信に護身術を使用する

失礼な人は、あなたがどのように感じ、何を考えているかを気にすることはめったにありません。 ですから、自分を守るために時間を無駄にしないでください。 その上、これはさらに多くの攻撃につながる可能性があります。

結論

電子メールは、声のトーンや顔の表情などの手がかりを取り除く単なるテキストです。 厄介なメールに強く反応する場合は、次のことを試してください。

• 作家が善意を持っていたと仮定します。
• 電話を使用するか、直接会ってメッセージを明確にします。
• 落ち着くために休憩してください。
• 上司または人事部に追加のサポートを依頼してください。

メールコミュニケーションを常にプロフェッショナルに保つには：

• 明確な件名を使用してください。
• 自分自身を識別する;
• あなたの手紙を短くそして要点に留めてください。
• 適切な挨拶と締めくくりを含めます。
• 文法を確認してください。
• あなたの電子メールが生産的でないときを認識してください。 それらが理解しやすく、失礼ではないことを確認し、書く前に3回、書いた後に3回考えてください。 次に、[送信]をクリックします。
• 「顔を合わせたら何と言いますか？」と尋ねます。 そして、別の人間があなたのメッセージの反対側にいることを忘れないでください。