Cómo responder profesionalmente a un correo electrónico grosero y cubrir tu trasero

1. Pasos antes de responder a un correo electrónico enojado
2. Cómo responder a un correo electrónico desagradable
3. Errores que debes evitar al responder un correo electrónico grosero

Herramientas útiles:
1. Newoldstamp - Marketing de firma de correo electrónico
2. SendGrid: generador y remitente de correo electrónico
3. Boomerang - Herramienta para programar correos electrónicos
4. Mailtrack: el enlace del correo electrónico abre el seguimiento
5. Canva - Herramienta online para hacer diseños

Mientras esté en el negocio, recibirá correos electrónicos de personas con actitud. A veces, los clientes, compañeros de trabajo o socios pueden exigirle información sin siquiera pedírselo amablemente, sin usar modales básicos como "¿Puede por favor?" y "Gracias". Además, obtendrá personas que le dirán cómo debe administrar su negocio y que lo que está haciendo en este momento está mal. Además, recibirá algún correo electrónico extraño de alguna persona que se siente ofendida por todo en su vida. Y aunque no podemos evitar que estos correos electrónicos lleguen de personas, hay algunas cosas que puede hacer para ahorrarse muchos problemas y seguir siendo profesional en situaciones complicadas.

Pasos antes de responder a un correo electrónico enojado

Tal vez tenga suerte de tener compañeros de trabajo amigables y excelentes clientes, pero cualquiera puede enfrentarse a un momento en el que necesita decidir cómo responder a un correo electrónico desagradable.

#1 Respira antes de tratar con clientes o compañeros de trabajo groseros

Así que aquí está, el mensaje grosero, poco profesional y enojado en su bandeja de entrada. Por supuesto, puede optar por desahogarse e inmediatamente responder a su "infractor". Pero antes de tomar una decisión precipitada, deténgase y reflexione sobre esto. ¿Esta situación vale su tiempo y energía? ¿Cómo afectará a su imagen profesional? ¿Qué diferencia hay si nunca has respondido a este correo electrónico? Recuerda que una de las ventajas de los correos electrónicos es que no tienes que responder inmediatamente. Así que deja que tu temperamento se calme primero y planea tu respuesta con cuidado.

#2 Asegúrate de haber interpretado correctamente el correo electrónico grosero

Vuelve a leer la carta para asegurarte de que lo hiciste bien. A veces, las bromas, el sarcasmo y algunas diferencias culturales pueden interpretarse como mala educación. Además, es posible que deba verificar si sus colegas ya han tratado con esta persona. Tal vez, este estilo de comunicación sea causado por alguna mala experiencia con su empresa.

#3 Define la intención del remitente

Imagina que acabas de leer el siguiente mensaje sarcástico de tu director: “¡John, espero que dediques algo de tiempo de tu apretada agenda para terminar los folletos hoy!”. No importa si está molesto o hirviendo de rabia, nunca responda preguntando algo como "¿Qué estás tratando de decir?", "¿Qué se supone que significa eso?" ¡Los terminé hace mucho tiempo!” En cambio, mantén la calma y pídele más información a tu jefe: “Todos los folletos están listos excepto el que vence el viernes. ¿Necesitas que lo finalice antes?"

#4 Considere ignorar un correo electrónico grosero

Como ya mencioné anteriormente, a veces es mejor ignorar un correo electrónico enojado para ahorrar tiempo y energía. Si está tratando con clientes maleducados y no puede darse el lujo de ignorar sus quejas, sea paciente y siempre sea profesional. A menudo, los clientes no se molestan en leer una guía de usuario, un acuerdo de licencia de software o cualquier otra información disponible en su sitio web, pero se enojaron y frustraron debido a su producto "terrible" y pueden desquitarse con usted por correo electrónico. En este caso, es una buena idea tomar algunas notas sobre lo que dicen estas personas para que pueda agregar esa información a una página de Preguntas frecuentes o crear una publicación separada a su alrededor para que siempre dirija a los clientes a esas páginas.

#5 Haz una copia del correo electrónico grosero

Si bien está claro cómo comportarse con clientes desagradables y agresivos, puede que no sea fácil lidiar con la mala educación en el lugar de trabajo. Cuando el correo electrónico de su colega le parece grosero e irrespetuoso, puede ser difícil saber cómo responder. Estos son algunos consejos para tratar con compañeros de trabajo groseros:
No seas grosero en la respuesta. Por lo general, el provocador espera recibir tu rápida reacción. ¿Le darás el tipo de satisfacción? Mantén la calma y la profesionalidad o simplemente ignora el mensaje. Cuando la respuesta no llega, dejas que el remitente sufra.
Si los correos electrónicos groseros y ofensivos continúan llegando, asegúrese de guardarlos para usarlos como evidencia.

#6 En caso de acoso compártelo con RRHH

Verifique el correo electrónico recibido en busca de lenguaje abusivo. Si el mensaje contiene lenguaje ofensivo o ataques personales, no dude en hablar con su gerente o con RRHH.

#7 Verifica si el correo electrónico está copiado

Cuando responda correos electrónicos desagradables, tenga cuidado y recuerde que no todos los correos electrónicos son privados. En primer lugar, asegúrese de que nadie esté copiado en este correo electrónico. Sin embargo, tenga en cuenta que puede haber una BCC oculta en algún lugar o que el destinatario puede reenviar su respuesta a otra persona sin su conocimiento. Por lo tanto, es importante dejar las emociones fuera de su respuesta, porque no debe reflejarse mal en usted.

Cómo responder a un correo electrónico desagradable

#1 Siga la etiqueta de la red de correo electrónico

Netiqueta es una forma correcta de interactuar con otras personas en Internet. Cuando se trata de correspondencia por correo electrónico, recuerde mantener sus mensajes breves y directos, ya que algunos destinatarios pueden estar leyendo su texto desde un teléfono inteligente o una tableta. Cuida tu gramática y ortografía para evitar malentendidos. Evite usar todas las letras mayúsculas en sus correos electrónicos, ya que a menudo se perciben como gritos. No envíe comentarios abusivos o amenazantes, ya que pueden provocar resentimientos. E incluya una firma de correo electrónico profesional que contenga su número de teléfono, lo que hará que sea más conveniente para el destinatario comunicarse con usted si necesita hablar con usted en persona.

Imagen cortesía de bowvalleycollege

#2 Aclara los detalles

¿Estás seguro de que la persona pretendía ser grosera? Algunas personas son muy directas y, al hacerlo, sus mensajes pueden parecer descorteses. Puedo suponer que si pudiera mirar en su carpeta "Enviados", descubriría que muchos de sus correos electrónicos están escritos de manera muy similar. Por lo tanto, no juzgues una situación sin tener suficiente información. Si cree que el correo electrónico fue intencionalmente grosero, es posible que desee preguntar por qué el remitente se comporta de esta manera. Existe la posibilidad de que la persona se dé cuenta de lo grosero que ha sido y se disculpe de inmediato. Sin embargo, prepárate para que la persona se involucre aún más y no pierda la oportunidad de pelear contigo.

#3 Piensa en desconectarlo

El correo electrónico es solo un texto que hace imposible escuchar un tono de voz o ver las expresiones faciales de las personas. Entonces, si no está satisfecho con el correo electrónico recibido, es mejor llamar o hablar cara a cara con el remitente.

#4 Responda el correo electrónico profesionalmente

Si la gente es grosera, no coincida con su actitud. Use un lenguaje gramatical y moralmente correcto, apéguese al formato de correo electrónico, compórtese como lo haría normalmente. Si usa una firma de correo electrónico, manténgala en su respuesta a un correo electrónico grosero. De esta manera tu destinatario verá que eres una persona tolerante y seria que no aceptará comportamientos groseros.

#5 Usa hechos en tu respuesta

Imagen cortesía de wikihow

Supongamos que recibió un correo electrónico grosero de un compañero de trabajo preguntándole sobre el estado de un informe. La idea principal es que su respuesta no debe centrarse en su reacción a la grosería sino en el informe. Discuta solo hechos como fechas límite, cronogramas y temas relacionados.

#6 Borrador de correo electrónico antes de enviar

Piense dos veces antes de hacer clic en el botón "enviar". Lea su mensaje en voz alta para asegurarse de que suene profesional en lugar de emotivo.

#7 Haz tu mensaje corto

Un día, mi amigo Mike me contó una historia sobre su colega Phill, quien una vez se imaginó a sí mismo como el crítico del año y le envió a Mike un correo electrónico enormemente largo con una lista de más de veinte comentarios injustos sobre su desempeño. ¿Te imaginas la cara de Phil cuando recibió el correo electrónico de Mike diciendo: "Muchas gracias, Phill"? ¡Bien jugado, Mike!

Imagen cortesía de wikihow

#8 Mantente directo

El sarcasmo y la ironía pertenecen a lo que no se debe hacer en la etiqueta básica del correo electrónico. Abstenerse de utilizarlos en la comunicación empresarial.

Errores a evitar al responder a un correo electrónico grosero

#1 Responda inmediatamente a un correo electrónico grosero

Imagen cortesía de freepik

Si elige responder de inmediato, es posible que esté lleno de emociones y su mensaje probablemente será grosero o incluso agresivo. ¿Y si te equivocas en todo? ¿Y si lees entre líneas?

#2 Sé emotivo

A menudo, las personas escriben correos electrónicos emocionales para obtener una reacción. Al mantener la calma y la profesionalidad, le demostrará al remitente cuán innecesaria y sin sentido fue su rudeza.

#3 Compartir correos electrónicos groseros con tus compañeros de trabajo

Vi muchos artículos en los que los autores aconsejaban enviar un mensaje grosero de su colega a otros miembros del equipo. Bueno, puede ser divertido, y el "infractor" aprenderá una lección, pero ¿no crees que está lejos de ser profesional?

#4 Usar la autodefensa en tu respuesta

A las personas groseras rara vez les importa cómo te sientes y lo que piensas. Así que no pierdas tu tiempo defendiéndote. Además, esto puede incluso conducir a más ataques.

Conclusión

El correo electrónico es solo un texto que elimina señales como el tono de voz y las expresiones faciales. Si reacciona fuertemente a los correos electrónicos desagradables, intente:

• Suponga que el escritor tenía buenas intenciones;
• Use el teléfono o reúnase en persona para aclarar el mensaje;
• Tómese un descanso para calmarse;
• Solicite asistencia adicional a su gerente o al departamento de recursos humanos.

Para que sus comunicaciones por correo electrónico siempre sean profesionales:

• Utilice líneas de asunto claras;
• Identifícate;
• Mantenga su carta breve y al punto;
• Incluya un saludo y un cierre adecuados;
• Revisa tu gramática;
• Reconozca cuando su correo electrónico no es productivo. Asegúrese de que sean fáciles de entender y no groseros, piense tres veces antes y tres veces después de escribir. Solo entonces haga clic en "enviar".
• Pregunte: "¿Qué diría si nos encontráramos cara a cara?" Y recuerda, otro ser humano está al otro lado de tu mensaje.