วิธีตอบกลับอีเมลหยาบคายอย่างมืออาชีพและปกปิดก้นของคุณ

1. ขั้นตอนก่อนกดตอบกลับอีเมลโกรธ
2. วิธีตอบกลับอีเมลที่น่ารังเกียจ
3. ข้อผิดพลาดที่ควรเลี่ยงเมื่อตอบอีเมลหยาบคาย

เครื่องมือที่มีประโยชน์:
1. Newoldstamp - การตลาดลายเซ็นอีเมล
2. SendGrid - ตัวสร้างอีเมลและผู้ส่ง
3. Boomerang - เครื่องมือสำหรับตั้งเวลาอีเมล
4. Mailtrack - ลิงก์อีเมลเปิดการติดตาม
5. Canva - เครื่องมือออนไลน์สำหรับการออกแบบ

ตราบใดที่คุณกำลังอยู่ในธุรกิจ คุณจะได้รับอีเมลจากผู้ที่มีทัศนคติ บางครั้งลูกค้า เพื่อนร่วมงาน หรือคู่ค้าสามารถเรียกร้องข้อมูลจากคุณโดยไม่ต้องถามอย่างสุภาพ โดยไม่ต้องใช้มารยาทพื้นฐาน เช่น “คุณช่วยได้ไหม” และ “ขอบคุณ” นอกจากนี้ คุณจะมีคนบอกคุณว่าคุณควรดำเนินธุรกิจอย่างไร และสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ตอนนี้เป็นสิ่งที่ผิด นอกจากนี้ คุณจะได้รับอีเมลแปลกๆ จากบุคคลที่ไม่พอใจทุกอย่างในชีวิต และในขณะที่เราไม่สามารถหยุดอีเมลเหล่านี้ไม่ให้เข้ามาจากคนอื่น มีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อช่วยตัวเองให้พ้นจากปัญหาและยังคงความเป็นมืออาชีพในสถานการณ์ที่ซับซ้อน

ขั้นตอนก่อนกดตอบกลับอีเมลโกรธ

บางทีคุณอาจโชคดีที่มีเพื่อนร่วมงานที่เป็นมิตรและลูกค้าที่ดี แต่ใครๆ ก็เจอช่วงเวลาที่คุณต้องตัดสินใจว่าจะตอบกลับอีเมลที่น่ารังเกียจอย่างไร

#1 หายใจเข้าก่อนจัดการกับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานที่หยาบคาย

นี่คือข้อความที่หยาบคาย ไม่เป็นมืออาชีพ และโกรธเคืองในกล่องจดหมายของคุณ แน่นอน คุณสามารถเลือกที่จะระบายอารมณ์และตอบกลับ "ผู้กระทำความผิด" ของคุณได้ทันที แต่ก่อนที่คุณจะตัดสินใจโดยด่วน ให้หยุดและคิดให้รอบคอบเสียก่อน สถานการณ์นี้คุ้มค่ากับเวลาและพลังงานของคุณหรือไม่? มันจะส่งผลต่อภาพลักษณ์มืออาชีพของคุณอย่างไร? หากคุณไม่เคยตอบกลับอีเมลฉบับนี้จะมีความแตกต่างกันอย่างไร จำไว้ว่าข้อดีอย่างหนึ่งของอีเมลคือคุณไม่จำเป็นต้องตอบทันที ดังนั้น ให้อารมณ์ของคุณสงบลงก่อนและวางแผนคำตอบของคุณอย่างรอบคอบ

#2 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตีความอีเมลที่หยาบคายถูกต้อง

อ่านจดหมายซ้ำเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจถูกต้อง บางครั้งเรื่องตลก การเสียดสี และความแตกต่างทางวัฒนธรรมบางอย่างอาจถูกตีความว่าเป็นความหยาบคาย นอกจากนี้ คุณอาจต้องตรวจสอบว่าเพื่อนร่วมงานของคุณติดต่อกับบุคคลนี้แล้วหรือยัง บางทีรูปแบบการสื่อสารนี้อาจเกิดจากประสบการณ์ที่ไม่ดีกับบริษัทของคุณ

#3 กำหนดเจตนาของผู้ส่ง

ลองนึกภาพว่าคุณเพิ่งอ่านข้อความประชดประชันต่อไปนี้จากผู้กำกับของคุณ: “จอห์น ฉันหวังว่าคุณจะใช้เวลาว่างจากตารางงานที่ยุ่งเพื่อทำโบรชัวร์วันนี้!” ไม่ว่าคุณจะอารมณ์เสียหรือเดือดดาลด้วยความโกรธ อย่าตอบกลับด้วยการถามว่า “คุณกำลังจะพูดอะไร”” หมายความว่าอย่างไร ฉันทำเสร็จไปนานแล้ว!” ให้สงบสติอารมณ์และขอข้อมูลเพิ่มเติมจากเจ้านายของคุณ: “โบรชัวร์ทั้งหมดทำเสร็จแล้ว ยกเว้นโบรชัวร์ที่ครบกำหนดในวันศุกร์ คุณต้องการให้ฉันเสร็จเร็วกว่านี้หรือไม่”

#4 พิจารณาละเว้นอีเมลหยาบคาย

ดังที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้น บางครั้งการเพิกเฉยต่ออีเมลที่โกรธเคืองเพื่อประหยัดเวลาและพลังงานก็ดีกว่า หากคุณกำลังติดต่อกับลูกค้าที่หยาบคายและไม่สามารถเพิกเฉยต่อข้อร้องเรียนของพวกเขาได้ ให้อดทนและมีความเป็นมืออาชีพอยู่เสมอ บ่อยครั้งที่ลูกค้าไม่สนใจที่จะอ่านคู่มือผู้ใช้ ข้อตกลงสิทธิ์ใช้งานซอฟต์แวร์ หรือข้อมูลอื่นใดที่มีอยู่ในเว็บไซต์ของคุณ แต่พวกเขารู้สึกโกรธและหงุดหงิดเพราะผลิตภัณฑ์ "แย่มาก" ของคุณ และอาจแจ้งให้คุณทราบทางอีเมล ในกรณีนี้ เป็นความคิดที่ดีที่จะจดบันทึกเกี่ยวกับสิ่งที่คนเหล่านี้พูด เพื่อที่คุณสามารถเพิ่มข้อมูลนั้นไปยังหน้าคำถามที่พบบ่อย หรือสร้างโพสต์แยกต่างหากรอบๆ เพื่อที่คุณจะนำลูกค้าไปยังหน้าเหล่านั้นได้เสมอ

#5 ทำสำเนาอีเมลหยาบคาย

แม้จะชัดเจนว่าควรปฏิบัติตนอย่างไรกับลูกค้าที่ไร้ความปราณีและก้าวร้าว แต่การจัดการกับความหยาบคายในที่ทำงานอาจไม่ใช่เรื่องง่าย เมื่ออีเมลของเพื่อนร่วมงานดูหยาบคายและไม่สุภาพต่อคุณ เป็นเรื่องยากที่จะทราบวิธีการตอบกลับ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการรับมือกับเพื่อนร่วมงานที่หยาบคาย:
อย่าหยาบคายตอบโต้ โดยปกติ ผู้ยั่วยุมักจะได้รับการโต้ตอบอย่างรวดเร็วจากคุณ คุณจะให้ความพึงพอใจแก่เขาหรือไม่? อยู่ในความสงบและเป็นมืออาชีพหรือเพียงแค่เพิกเฉยต่อข้อความ เมื่อคำตอบไม่มา คุณปล่อยให้ผู้ส่งทนทุกข์ทรมาน
หากอีเมลที่หยาบคายและไม่เหมาะสมเข้ามาอย่างต่อเนื่อง อย่าลืมบันทึกไว้เพื่อใช้เป็นหลักฐาน

#6 กรณีล่วงละเมิด ให้แชร์กับ HR

ตรวจสอบอีเมลที่ได้รับสำหรับภาษาที่ไม่เหมาะสม หากข้อความมีคำพูดที่เป็นอันตรายหรือการโจมตีส่วนบุคคล อย่าลังเลที่จะพูดคุยกับผู้จัดการหรือ HR ของคุณ

#7 ตรวจสอบว่าอีเมลเป็นสำเนาหรือไม่

เมื่อตอบกลับอีเมลที่น่ารังเกียจ โปรดใช้ความระมัดระวังและจำไว้ว่าไม่ใช่ทุกอีเมลที่เป็นข้อมูลส่วนตัว ก่อนอื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีใครส่งสำเนาถึงอีเมลนี้ อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าอาจมี BCC ซ่อนอยู่ที่ไหนสักแห่ง หรือผู้รับสามารถส่งต่อคำตอบของคุณไปยังบุคคลอื่นโดยที่คุณไม่รู้ตัว ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะละทิ้งอารมณ์ออกจากการตอบสนองของคุณ เพราะมันไม่ควรสะท้อนถึงตัวคุณในทางที่ไม่ดี

วิธีตอบกลับอีเมลที่น่ารังเกียจ

#1 ติดตามอีเมล netiquette

มารยาทเป็นวิธีที่ถูกต้องในการโต้ตอบกับผู้อื่นบนอินเทอร์เน็ต เมื่อพูดถึงการติดต่อทางอีเมล อย่าลืมเก็บข้อความของคุณให้สั้นและตรงประเด็น เนื่องจากผู้รับบางคนอาจกำลังอ่านข้อความของคุณจากสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต คำนึงถึงไวยากรณ์และการสะกดคำเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด หลีกเลี่ยงการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดในอีเมล เนื่องจากมักถูกมองว่าเป็นการตะโกน อย่าพูดจาดูหมิ่นหรือข่มขู่ เพราะมันอาจทำให้คุณรู้สึกแย่ได้ และรวมลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพที่มีหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ ซึ่งจะทำให้ผู้รับสามารถติดต่อคุณได้สะดวกยิ่งขึ้นหากพวกเขาต้องการพูดคุยกับคุณโดยตรง

ได้รับความอนุเคราะห์จาก

#2 ชี้แจงรายละเอียด

คุณแน่ใจหรือว่าคนๆ นั้นตั้งใจจะหยาบคาย? บางคนพูดตรงมาก และในการทำเช่นนั้น ข้อความของพวกเขาอาจดูไม่สุภาพ ฉันสามารถสรุปได้ว่าถ้าคุณสามารถดูโฟลเดอร์ "ส่งแล้ว" ได้ คุณจะพบว่าอีเมลจำนวนมากของพวกเขาเขียนในลักษณะที่คล้ายกันมาก ดังนั้น อย่าตัดสินสถานการณ์โดยที่ไม่มีข้อมูลเพียงพอ หากคุณเชื่อว่าอีเมลมีเจตนาหยาบคาย คุณอาจต้องการถามว่าทำไมผู้ส่งถึงมีพฤติกรรมเช่นนี้ มีโอกาสที่บุคคลนั้นจะรู้ตัวว่าเขา/เธอหยาบคายแค่ไหนและจะขอโทษทันที อย่างไรก็ตาม จงเตรียมพร้อมที่บุคคลนั้นจะมีส่วนร่วมมากยิ่งขึ้นและจะไม่พลาดโอกาสที่จะต่อสู้กับคุณ

#3 คิดจะทำออฟไลน์

อีเมลเป็นเพียงข้อความที่ทำให้ไม่สามารถได้ยินเสียงน้ำเสียงหรือเห็นสีหน้าของผู้คนได้ ดังนั้น หากคุณไม่พอใจกับอีเมลที่ได้รับ ควรโทรหรือพูดคุยแบบเห็นหน้ากับผู้ส่ง

#4 ตอบอีเมลอย่างมืออาชีพ

ถ้าคนหยาบคายไม่ตรงกับทัศนคติของพวกเขา ใช้ภาษาที่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์และศีลธรรม ยึดรูปแบบอีเมล ประพฤติตนตามปกติ หากคุณใช้ลายเซ็นอีเมล ให้เก็บไว้ในการตอบกลับอีเมลหยาบคาย วิธีนี้ผู้รับของคุณจะเห็นว่าคุณเป็นคนใจกว้างและเอาจริงเอาจังซึ่งจะไม่ยอมรับพฤติกรรมที่หยาบคาย

#5 ใช้ข้อเท็จจริงในการตอบกลับของคุณ

ได้รับความอนุเคราะห์จาก wikihow

สมมติว่าคุณได้รับอีเมลหยาบคายจากเพื่อนร่วมงานที่ถามคุณเกี่ยวกับสถานะของรายงาน แนวคิดหลักคือคำตอบของคุณไม่ควรเน้นที่ปฏิกิริยาของคุณต่อความหยาบคายแต่เน้นไปที่รายงาน อภิปรายเฉพาะข้อเท็จจริง เช่น วันครบกำหนด ไทม์ไลน์ และหัวข้อที่เกี่ยวข้อง

#6 ร่างอีเมลก่อนส่ง

คิดให้รอบคอบก่อนที่จะคลิกปุ่ม "ส่ง" อ่านข้อความของคุณออกมาดังๆ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความนั้นฟังดูเป็นมืออาชีพมากกว่าใช้อารมณ์

#7 ทำให้ข้อความของคุณสั้น

อยู่มาวันหนึ่ง ไมค์ เพื่อนของฉันเล่าเรื่องเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานของเขา ฟิล ซึ่งครั้งหนึ่งเคยคิดว่าตัวเองเป็นนักวิจารณ์แห่งปี และส่งอีเมลขนาดยาวมหาศาลถึงไมค์ซึ่งระบุความคิดเห็นที่ไม่เป็นธรรมเกี่ยวกับผลงานของเขากว่ายี่สิบเรื่อง คุณลองนึกภาพใบหน้าของฟิลเมื่อเขาได้รับอีเมลของไมค์ว่า "ขอบคุณมากนะ ฟิล" เล่นดีนะไมค์!

ได้รับความอนุเคราะห์จาก wikihow

#8 อยู่อย่างตรงไปตรงมา

การเสียดสีและการประชดเป็นสิ่งที่ไม่ควรทำในมารยาทอีเมลขั้นพื้นฐาน ละเว้นจากการใช้สิ่งเหล่านี้ในการสื่อสารทางธุรกิจ

ข้อผิดพลาดที่ควรเลี่ยงเมื่อตอบอีเมลหยาบคาย

#1 ตอบอีเมลหยาบคายทันที

ได้รับความอนุเคราะห์จาก freepik

หากคุณเลือกที่จะตอบกลับทันที คุณอาจจะเต็มไปด้วยอารมณ์ และข้อความของคุณก็มักจะหยาบคายหรือก้าวร้าว แล้วถ้าทุกอย่างผิดพลาดล่ะ? จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณอ่านระหว่างบรรทัด?

#2 มีอารมณ์

บ่อยครั้ง ผู้คนเขียนอีเมลเกี่ยวกับอารมณ์เพื่อรับปฏิกิริยา ด้วยความสงบและเป็นมืออาชีพ คุณจะแสดงให้ผู้ส่งเห็นถึงความหยาบคายของพวกเขาที่ไม่จำเป็นและไร้ความหมาย

#3 การแชร์อีเมลหยาบคายกับเพื่อนร่วมงานของคุณ

ฉันเห็นบทความมากมาย ซึ่งผู้เขียนแนะนำให้ส่งต่อข้อความหยาบคายจากเพื่อนร่วมงานของคุณไปยังสมาชิกในทีมคนอื่นๆ มันอาจจะสนุกและ "ผู้กระทำความผิด" จะได้รับบทเรียน แต่คุณไม่คิดว่ามันไกลจากมืออาชีพเหรอ?

#4 ใช้การป้องกันตัวในการตอบกลับของคุณ

คนหยาบคายไม่ค่อยสนใจว่าคุณรู้สึกอย่างไรและคิดอย่างไร ดังนั้นอย่าเสียเวลาเพื่อปกป้องตัวเอง นอกจากนี้ยังสามารถนำไปสู่การโจมตีที่มากขึ้นอีกด้วย

บทสรุป

อีเมลเป็นเพียงข้อความที่ลบสัญญาณต่างๆ เช่น น้ำเสียงและการแสดงออกทางสีหน้า หากคุณตอบสนองต่ออีเมลที่น่ารังเกียจ พยายาม:

• สมมติว่าผู้เขียนมีเจตนาดี
• ใช้โทรศัพท์หรือพบปะด้วยตนเองเพื่อชี้แจงข้อความ
• หยุดพักเพื่อสงบสติอารมณ์
• สอบถามผู้จัดการหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณสำหรับการสนับสนุนเพิ่มเติม

เพื่อให้การสื่อสารทางอีเมลของคุณเป็นมืออาชีพอยู่เสมอ:

• ใช้หัวเรื่องที่ชัดเจน
• ระบุตัวเอง;
• เก็บจดหมายของคุณให้สั้นและตรงประเด็น
• รวมคำทักทายและการปิดที่เหมาะสม
• ตรวจสอบไวยากรณ์ของคุณ
• รับรู้เมื่ออีเมลของคุณไม่ได้ผล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจง่ายและไม่หยาบคาย คิดสามครั้งก่อนและสามครั้งหลังเขียน จากนั้นคลิก "ส่ง" เท่านั้น
• ถามว่า “ถ้าเจอหน้ากันจะพูดอะไร” และจำไว้ว่า มนุษย์อีกคนอยู่ที่ปลายอีกด้านหนึ่งของข้อความของคุณ