如何专业地回复粗鲁的电子邮件并掩饰你的屁股
已发表: 2022-06-03
1. 回复愤怒电子邮件之前的步骤
2. 如何回复讨厌的电子邮件
3. 回复粗鲁邮件时要避免的错误
有用的工具：
1. Newoldstamp - 电子邮件签名营销
2. SendGrid - 电子邮件生成器和发件人
3. Boomerang - 安排电子邮件的工具
4. Mailtrack - 电子邮件链接打开跟踪
5. Canva - 制作设计的在线工具
只要您要开展业务，您就会收到来自有态度的人的电子邮件。 有时，客户、同事或合作伙伴可以要求您提供信息，甚至没有很好地询问，也没有使用诸如“请您帮忙”和“谢谢”之类的基本礼仪。 此外，你会让人告诉你应该如何经营你的企业，而你现在做的事情是错误的。 此外，您还会收到一些被生活中的一切冒犯的人的奇怪电子邮件。 虽然我们无法阻止这些电子邮件来自人们，但您可以做一些事情来为自己省去很多麻烦并在复杂的情况下保持专业。
回复愤怒的电子邮件之前的步骤
也许你很幸运拥有友好的同事和优秀的客户，但是当你需要决定如何回复一封讨厌的电子邮件时，任何人都可能遇到这种情况。
#1 在与粗鲁的客户或同事打交道之前深呼吸
因此，收件箱中的粗鲁、不专业和愤怒的信息就在这里。 当然，你可以选择发泄一下，立即回复你的“冒犯者”。 但在您做出任何轻率的决定之前，请停下来仔细考虑一下。 这种情况值得你花时间和精力吗？ 它将如何影响您的职业形象？ 如果您从未回复过这封电子邮件，会有什么不同？ 请记住，电子邮件的优点之一是您不必立即回复。 所以先让你的脾气平静下来，仔细规划你的答案。
#2 确保您正确解释了粗鲁的电子邮件
重读这封信，确保你写对了。 有时笑话、讽刺和某些文化差异可能会被解释为粗鲁。 此外，您可能需要检查您的同事是否已经与此人打过交道。 也许，这种沟通方式是由于与贵公司的一些糟糕经历造成的。
#3 定义发送者的意图
想象一下，您刚刚阅读了以下来自您的主管的讽刺信息：“约翰，我希望您在百忙之中抽出一些时间来完成今天的宣传册！” 无论你是心烦意乱还是怒火中烧，都不要回答诸如“你想说什么？”、“那应该是什么意思？”之类的问题。 我很久以前就完成了它们！” 相反，请保持冷静，向你的老板询问更多信息：“所有的小册子都已经完成，除了周五到期的。 需要我早点完成吗？”
#4 考虑忽略粗鲁的电子邮件
正如我上面已经提到的，有时最好忽略一封愤怒的电子邮件以节省时间和精力。 如果您正在与粗鲁的客户打交道并且不能忽视他们的投诉，请耐心等待并始终保持专业。 通常，客户不会费心阅读用户指南、软件许可协议或您网站上提供的任何其他信息，但他们会因为您的“糟糕”产品而感到愤怒和沮丧，并可能通过电子邮件将其发泄给您。 在这种情况下，最好记下这些人所说的内容，以便您可以将该信息添加到常见问题页面或围绕它创建一个单独的帖子，以便您始终将客户引导到这些页面。
#5 复制粗鲁的电子邮件
虽然很清楚如何与不友善、咄咄逼人的客户相处，但要处理工作场所的粗鲁行为可能并不容易。 当您同事的电子邮件对您显得粗鲁和不尊重时，您可能很难知道如何回复。 以下是与粗鲁同事打交道的一些技巧：
不要粗鲁地回应。 通常，挑衅者希望得到你的快速反应。 你会给他那种满足感吗？ 保持冷静和专业，或者干脆忽略信息。 当答案没有到达时，你让发件人受苦。
如果粗鲁、令人反感的电子邮件继续出现，请务必保存它们以用作证据。
#6 如果遇到骚扰，请与 HR 分享
检查收到的电子邮件是否存在辱骂性语言。 如果消息中包含有害言论或人身攻击，请立即与您的经理或人力资源部联系。
#7 检查邮件是否抄送
回复讨厌的电子邮件时，请小心并记住并非每封电子邮件都是私密的。 首先，确保没有人在这封电子邮件上抄送。 但是，请记住，某处可能隐藏了密件抄送，或者收件人可以在您不知情的情况下将您的答案转发给某人。 因此，将情绪排除在您的反应之外是很重要的，因为它不应该对您产生不良影响。
如何回复令人讨厌的电子邮件
#1 遵循电子邮件礼节
网络礼节是在互联网上与他人互动的正确方式。 当涉及电子邮件通信时，请记住让您的消息保持简短和重点，因为某些收件人可能正在通过智能手机或平板电脑阅读您的文本。 注意你的语法和拼写，以避免误解。 避免在您的电子邮件中使用所有大写字母，因为它们通常被视为大喊大叫。 不要发送辱骂性或威胁性的言论，因为它们会导致不良情绪。 并包含一个包含您的电话号码的专业电子邮件签名，这将使收件人在需要亲自与您交谈时更方便地与您联系。
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#2 澄清细节
你确定这个人是故意粗鲁的吗？ 有些人非常直接，这样做时，他们的信息可能看起来不礼貌。 我可以假设，如果您可以查看他们的“已发送”文件夹，您会发现他们的许多电子邮件都是以非常相似的方式编写的。 因此，不要在没有足够信息的情况下判断情况。 如果您认为这封电子邮件是故意粗鲁的，您可能想问一下为什么发件人会这样。 这个人有可能会意识到他/她有多么粗鲁，并会立即道歉。 但是，请准备好这个人会变得更加投入，并且不会错过与您战斗的机会。
#3 考虑下线
电子邮件只是一种文本，无法听到声音或看到人们的面部表情。 因此，如果您对收到的电子邮件不满意，最好打电话或与发件人面对面交谈。
#4 专业地回复电子邮件
如果人们粗鲁，就不要与他们的态度相匹配。 使用语法和道德上正确的语言，坚持电子邮件格式，表现得像往常一样。 如果您使用电子邮件签名，请将其保留在对粗鲁电子邮件的回复中。 这样，您的收件人会看到您是一个宽容而认真的人，不会接受粗鲁的行为。
#5 在你的回复中使用事实
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假设您收到了一封来自同事的粗鲁电子邮件，询问您报告的状态。 主要思想是，你的回复不应该集中在你对粗鲁的反应上，而是报告上。 只讨论截止日期、时间表和相关主题等事实。
#6 发送前草稿电子邮件
在单击“发送”按钮之前请三思。 大声朗读你的信息，以确保它听起来专业而不是情绪化。
#7 让你的信息简短
有一天，我的朋友迈克给我讲了一个关于他的同事菲尔的故事，他曾经自诩为年度评论家，并给迈克发了一封非常长的电子邮件，列出了 20 多条关于他的表现的不公平评论。 你能想象菲尔收到迈克的电子邮件时的表情：“非常感谢，菲尔。” 打得好，迈克！
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#8 保持直截了当
讽刺和反讽属于基本电子邮件礼仪的禁忌。 避免在商务沟通中使用它们。
回复粗鲁的电子邮件时要避免的错误
#1 立即回复粗鲁的电子邮件
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如果您选择立即回复，您可能会情绪激动，您的信息很可能会很粗鲁甚至具有攻击性。 如果你把一切都弄错了怎么办？ 如果您在字里行间阅读怎么办？
#2 情绪化
通常，人们会写一些情绪化的电子邮件来获得回应。 通过保持冷静和专业，您将向发件人展示他们的粗鲁是多么不必要和毫无意义。
#3 与你的同事分享粗鲁的电子邮件
我看到很多文章，其中作者建议将您同事的粗鲁信息转发给其他团队成员。 嗯，可能很好玩，给“罪犯”上了一课，但你不觉得离专业很远吗？
#4 在你的回复中使用自卫
粗鲁的人很少关心你的感受和想法。 所以不要浪费时间为自己辩护。 此外，这甚至会导致更多的攻击。
结论
电子邮件只是一个文本，它消除了语气和面部表情等线索。 如果您对讨厌的电子邮件反应强烈，请尝试：
- 假设作者有良好的意图；
- 使用电话或亲自见面澄清信息；
- 休息一下，让自己冷静下来；
- 向您的经理或 HR 寻求更多支持。
为了始终保持您的电子邮件通信专业：
- 使用清晰的主题行；
- 证明你的身份;
- 保持你的信简短而中肯；
- 包括适当的问候和结束；
- 检查你的语法；
- 识别您的电子邮件何时无效。 确保它们易于理解且不粗鲁，写前三思，写后三思。 然后才点击“发送”。
- 问：“如果我们面对面见面，我会说什么？” 请记住，另一个人在您信息的另一端。