Wie man professionell auf eine unhöfliche E-Mail antwortet und seinen Hintern bedeckt
Veröffentlicht: 2022-06-03
1. Schritte, bevor Sie auf eine wütende E-Mail antworten
2. Wie man auf eine böse E-Mail antwortet
3. Zu vermeidende Fehler bei der Beantwortung einer unhöflichen E-Mail
Nützliche Hilfsmittel:
1. Newoldstamp – Marketing für E-Mail-Signaturen
2. SendGrid – E-Mail-Builder und -Absender
3. Boomerang – Tool zum Planen von E-Mails
4. Mailtrack – E-Mail-Link öffnet Tracking
5. Canva – Online-Tool zum Erstellen von Designs
Solange Sie im Geschäft sind, werden Sie E-Mails von Menschen mit einer Einstellung erhalten. Manchmal können Kunden, Kollegen oder Partner Informationen von Ihnen verlangen, ohne nett zu fragen, ohne einfache Umgangsformen wie „Können Sie bitte“ und „Danke“ zu verwenden. Außerdem werden Ihnen Leute sagen, wie Sie Ihr Geschäft führen sollten, und was Sie gerade tun, ist falsch. Außerdem erhalten Sie die eine oder andere E-Mail von einer Person, die von allem in ihrem Leben beleidigt ist. Und obwohl wir nicht verhindern können, dass diese E-Mails von Leuten eingehen, gibt es einige Dinge, die Sie tun können, um sich eine Menge Ärger zu ersparen und in komplizierten Situationen professionell zu bleiben.
Schritte, bevor Sie auf eine wütende E-Mail antworten
Vielleicht haben Sie Glück, freundliche Kollegen und großartige Kunden zu haben, aber jeder kann einen Moment erleben, in dem Sie entscheiden müssen, wie Sie auf eine unangenehme E-Mail reagieren sollen.
#1 Atmen Sie ein, bevor Sie es mit unhöflichen Kunden oder Mitarbeitern zu tun haben
Hier ist sie also, die unhöfliche, unprofessionelle und wütende Nachricht in Ihrem Posteingang. Natürlich können Sie auch etwas Dampf ablassen und Ihrem „Täter“ sofort antworten. Aber bevor Sie eine vorschnelle Entscheidung treffen, halten Sie inne und denken Sie darüber nach. Ist diese Situation Ihre Zeit und Energie wert? Wie wird es Ihr professionelles Image beeinflussen? Welchen Unterschied macht es, wenn Sie nie auf diese E-Mail geantwortet haben? Denken Sie daran, dass einer der Vorteile von E-Mails darin besteht, dass Sie nicht sofort antworten müssen. Lassen Sie also zuerst Ihr Temperament beruhigen und planen Sie Ihre Antwort sorgfältig.
#2 Stellen Sie sicher, dass Sie die unhöfliche E-Mail richtig interpretiert haben
Lies den Brief noch einmal, um sicherzustellen, dass du ihn richtig verstanden hast. Manchmal können Witze, Sarkasmus und einige kulturelle Unterschiede als Unhöflichkeit interpretiert werden. Außerdem müssen Sie möglicherweise überprüfen, ob Ihre Kollegen sich bereits mit dieser Person befasst haben. Vielleicht ist dieser Kommunikationsstil auf schlechte Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen zurückzuführen.
#3 Definieren Sie die Absicht des Absenders
Stellen Sie sich vor, Sie hätten gerade die folgende sarkastische Nachricht von Ihrem Direktor gelesen: „John, ich hoffe, Sie nehmen sich etwas Zeit von Ihrem vollen Terminkalender, um die Broschüren heute fertigzustellen!“ Egal, ob Sie aufgebracht sind oder vor Wut überkochen, antworten Sie niemals mit Fragen wie „Was wollen Sie damit sagen?“, „Was soll das heißen? Ich habe sie schon vor langer Zeit beendet!“ Bewahren Sie stattdessen Ruhe und fragen Sie Ihren Chef nach weiteren Informationen: „Alle Broschüren sind fertig, bis auf die, die am Freitag fällig ist. Soll ich es früher fertigstellen?"
#4 Erwägen Sie, eine unhöfliche E-Mail zu ignorieren
Wie ich bereits oben erwähnt habe, ist es manchmal besser, eine wütende E-Mail zu ignorieren, um Zeit und Energie zu sparen. Wenn Sie es mit unhöflichen Kunden zu tun haben und es sich nicht leisten können, ihre Beschwerden zu ignorieren, seien Sie geduldig und bleiben Sie immer professionell. Oft machen sich Kunden nicht die Mühe, ein Benutzerhandbuch, eine Software-Lizenzvereinbarung oder andere auf Ihrer Website verfügbare Informationen zu lesen, aber sie sind wegen Ihres „schrecklichen“ Produkts verärgert und frustriert und können es per E-Mail an Ihnen auslassen. In diesem Fall ist es eine gute Idee, sich einige Notizen darüber zu machen, was diese Leute sagen, damit Sie diese Informationen entweder zu einer Seite mit häufig gestellten Fragen hinzufügen oder einen separaten Beitrag darum erstellen können, damit Sie Kunden immer auf diese Seiten leiten. 
#5 Erstellen Sie eine Kopie der unhöflichen E-Mail
Während es klar ist, wie man sich gegenüber unfreundlichen, aggressiven Kunden verhält, ist es möglicherweise nicht einfach, mit Unhöflichkeit am Arbeitsplatz umzugehen. Wenn Ihnen die E-Mail Ihres Kollegen unhöflich und respektlos erscheint, kann es schwierig sein, zu wissen, wie Sie darauf reagieren sollen. Hier sind einige Tipps zum Umgang mit unhöflichen Kollegen:
Antworte nicht unhöflich. Normalerweise erwartet der Provokateur eine schnelle Reaktion von Ihnen. Wirst du ihm die Art von Befriedigung geben? Bleiben Sie ruhig und sachlich oder ignorieren Sie die Nachricht einfach. Wenn die Antwort nicht ankommt, lassen Sie den Absender leiden.
Wenn die unhöflichen, beleidigenden E-Mails weiterhin eingehen, speichern Sie sie unbedingt, um sie als Beweismittel zu verwenden.
#6 Im Falle von Belästigung teilen Sie es mit der Personalabteilung
Überprüfen Sie die empfangene E-Mail auf missbräuchliche Sprache. Wenn die Nachricht schädliche Sprache oder persönliche Angriffe enthält, zögern Sie nicht, mit Ihrem Vorgesetzten oder der Personalabteilung zu sprechen.
#7 Überprüfen Sie, ob die E-Mail auf CC gesetzt ist
Wenn Sie auf böse E-Mails antworten, seien Sie vorsichtig und denken Sie daran, dass nicht jede E-Mail privat ist. Stellen Sie zunächst sicher, dass niemand diese E-Mail auf CC gesetzt hat. Denken Sie jedoch daran, dass möglicherweise irgendwo ein BCC versteckt ist oder der Empfänger Ihre Antwort ohne Ihr Wissen an jemanden weiterleiten kann. Daher ist es wichtig, Emotionen aus Ihrer Antwort herauszulassen, da dies kein schlechtes Licht auf Sie werfen sollte.
Wie man auf eine böse E-Mail reagiert
#1 Befolgen Sie die E-Mail-Netiquette
Netiquette ist eine korrekte Art, mit anderen Menschen im Internet zu interagieren. Denken Sie bei der E-Mail-Korrespondenz daran, Ihre Nachrichten kurz und bündig zu halten, da einige Empfänger Ihren Text möglicherweise auf einem Smartphone oder Tablet lesen. Achten Sie auf Ihre Grammatik und Rechtschreibung, um Missverständnisse zu vermeiden. Vermeiden Sie es, in Ihren E-Mails ausschließlich Großbuchstaben zu verwenden, da diese oft als Schreien empfunden werden. Senden Sie keine beleidigenden oder drohenden Bemerkungen, da dies zu unangenehmen Gefühlen führen kann. Und fügen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur hinzu, die Ihre Telefonnummer enthält, damit der Empfänger Sie bequemer erreichen kann, wenn er persönlich mit Ihnen sprechen muss.
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#2 Details klären
Sind Sie sicher, dass die Person unhöflich sein wollte? Manche Menschen sind sehr direkt und dadurch können ihre Botschaften unhöflich wirken. Ich kann davon ausgehen, dass Sie, wenn Sie in ihren Ordner „Gesendet“ schauen könnten, feststellen würden, dass viele ihrer E-Mails auf sehr ähnliche Weise geschrieben sind. Beurteilen Sie daher eine Situation nicht, ohne über ausreichende Informationen zu verfügen. Wenn Sie glauben, dass die E-Mail absichtlich unhöflich war, sollten Sie fragen, warum sich der Absender so verhält. Es besteht die Möglichkeit, dass die Person erkennt, wie unhöflich sie war, und sich sofort entschuldigen würde. Seien Sie jedoch darauf vorbereitet, dass die Person sich noch mehr engagiert und die Gelegenheit nicht verpasst, mit Ihnen zu streiten.
# 3 Denken Sie daran, es offline zu nehmen
E-Mail ist nur ein Text, der es unmöglich macht, einen Tonfall zu hören oder die Gesichtsausdrücke von Personen zu sehen. Wenn Sie also mit der erhaltenen E-Mail unzufrieden sind, ist es besser, den Absender anzurufen oder persönlich mit ihm zu sprechen.
#4 E-Mails professionell beantworten
Wenn Menschen unhöflich sind, passen Sie sich nicht ihrer Einstellung an. Verwenden Sie eine grammatikalisch und moralisch korrekte Sprache, halten Sie sich an das E-Mail-Format und verhalten Sie sich wie gewohnt. Wenn Sie eine E-Mail-Signatur verwenden, behalten Sie diese in Ihrer Antwort auf eine unhöfliche E-Mail bei. Auf diese Weise wird Ihr Empfänger sehen, dass Sie eine tolerante und ernsthafte Person sind, die unhöfliches Verhalten nicht akzeptiert.
#5 Verwenden Sie Fakten in Ihrer Antwort
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Nehmen wir an, Sie haben eine unhöfliche E-Mail von einem Kollegen erhalten, in der Sie nach dem Status einer Meldung gefragt werden. Die Hauptidee ist, dass sich Ihre Antwort nicht auf Ihre Reaktion auf die Unhöflichkeit, sondern auf den Bericht konzentrieren sollte. Besprechen Sie nur Fakten wie Fristen, Fristen und verwandte Themen.
#6 E-Mail-Entwurf vor dem Versenden
Denken Sie zweimal nach, bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken. Lesen Sie Ihre Nachricht laut vor, um sicherzustellen, dass sie eher professionell als emotional klingt.
# 7 Machen Sie Ihre Nachricht kurz
Eines Tages erzählte mir mein Freund Mike eine Geschichte über seinen Kollegen Phill, der sich einst für den Kritiker des Jahres hielt und Mike eine enorm lange E-Mail mit über zwanzig unfairen Bemerkungen über seine Leistung schickte. Können Sie sich Phils Gesicht vorstellen, als er Mikes E-Mail erhielt, in der stand: „Vielen Dank, Phill.“? Gut gespielt, Mike!
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# 8 Bleib unkompliziert
Sarkasmus und Ironie gehören zu den Verboten der grundlegenden E-Mail-Etikette. Verwenden Sie sie nicht in der Geschäftskommunikation.
Fehler, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie auf eine unhöfliche E-Mail antworten
#1 Antworten Sie sofort auf unhöfliche E-Mails
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Wenn Sie sich dafür entscheiden, sofort zu antworten, sind Sie möglicherweise voller Emotionen und Ihre Nachricht wird höchstwahrscheinlich unhöflich oder sogar aggressiv sein. Und was ist, wenn Sie alles falsch machen? Was wäre, wenn Sie zwischen den Zeilen lesen würden?
# 2 Sei emotional
Oft schreiben Menschen emotionale E-Mails, um eine Reaktion zu bekommen. Indem Sie ruhig und professionell bleiben, demonstrieren Sie dem Absender, wie unnötig und bedeutungslos seine Unhöflichkeit war.
#3 Teilen Sie unhöfliche E-Mails mit Ihren Kollegen
Ich habe viele Artikel gesehen, in denen Autoren dazu geraten haben, eine unhöfliche Nachricht Ihres Kollegen an andere Teammitglieder weiterzuleiten. Na ja, es mag Spaß machen, und dem „Täter“ wird eine Lektion erteilt, aber finden Sie das nicht alles andere als professionell?
#4 Verwenden Sie Selbstverteidigung in Ihrer Antwort
Unhöfliche Menschen interessieren sich selten dafür, wie du dich fühlst und was du denkst. Verschwenden Sie also nicht Ihre Zeit, um sich zu verteidigen. Außerdem kann dies sogar zu mehr Angriff führen.
Fazit
E-Mail ist nur ein Text, der Hinweise wie Tonfall und Gesichtsausdrücke entfernt. Wenn Sie heftig auf böse E-Mails reagieren, versuchen Sie Folgendes:
- Gehen Sie davon aus, dass der Autor gute Absichten hatte;
- Verwenden Sie das Telefon oder treffen Sie sich persönlich, um die Nachricht zu klären.
- Machen Sie eine Pause, um sich zu beruhigen;
- Bitten Sie Ihren Vorgesetzten oder die Personalabteilung um zusätzliche Unterstützung.
Damit Ihre E-Mail-Kommunikation immer professionell bleibt:
- Verwenden Sie klare Betreffzeilen;
- Identifizieren Sie sich;
- Halten Sie Ihren Brief kurz und auf den Punkt;
- Fügen Sie eine angemessene Begrüßung und einen Abschluss hinzu;
- Überprüfen Sie Ihre Grammatik;
- Erkennen Sie, wenn Ihre E-Mail nicht produktiv ist. Stellen Sie sicher, dass sie leicht verständlich und nicht unhöflich sind, denken Sie dreimal vor und dreimal nach dem Schreiben nach. Klicken Sie erst dann auf „Senden“.
- Fragen Sie: „Was würde ich sagen, wenn wir uns von Angesicht zu Angesicht treffen würden?“ Und denken Sie daran, dass am anderen Ende Ihrer Nachricht ein anderer Mensch ist.