Come rispondere professionalmente a un'e-mail maleducata e coprirti il ​​culo

1. Passaggi prima di ricevere una risposta a un'e-mail arrabbiata
2. Come rispondere a una brutta e-mail
3. Errori da evitare quando si risponde a un'e-mail maleducata

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. SendGrid - Generatore di email e mittente
3. Boomerang - Strumento per la pianificazione delle e-mail
4. Mailtrack: il collegamento e-mail apre il monitoraggio
5. Canva - Strumento online per la creazione di progetti

Finché sarai in affari, riceverai e-mail da persone con un atteggiamento. A volte clienti, colleghi o partner possono chiederti informazioni senza nemmeno chiedere gentilmente, senza usare modi di base come "Puoi per favore" e "Grazie". Inoltre, farai in modo che le persone ti dicano come dovresti gestire la tua attività e quello che stai facendo in questo momento è sbagliato. Inoltre, riceverai la strana e-mail da una persona che è offesa da tutto nella loro vita. E mentre non possiamo impedire a queste e-mail di arrivare dalle persone, ci sono alcune cose che puoi fare per risparmiarti molti problemi e rimanere professionale in situazioni complicate.

Passaggi prima di ricevere una risposta a un'e-mail arrabbiata

Forse sei fortunato ad avere colleghi amichevoli e ottimi clienti, ma chiunque può imbattersi in un momento in cui devi decidere come rispondere a una brutta email.

# 1 Respira prima di trattare con clienti o colleghi maleducati

Quindi eccolo qui, il messaggio maleducato, poco professionale e arrabbiato nella tua casella di posta. Naturalmente, puoi scegliere di sfogarti e rispondere immediatamente al tuo "autore del reato". Ma prima di prendere qualsiasi decisione avventata, fermati e pensaci bene. Questa situazione vale il tuo tempo e le tue energie? In che modo influenzerà la tua immagine professionale? Che differenza fa se non hai mai risposto a questa email? Ricorda che uno dei vantaggi delle e-mail è che non devi rispondere immediatamente. Quindi lascia che il tuo temperamento si calmi prima e pianifica attentamente la tua risposta.

# 2 Assicurati di aver interpretato correttamente l'e-mail maleducata

Rileggi la lettera per assicurarti di aver capito bene. A volte battute, sarcasmo e alcune differenze culturali possono essere interpretate come maleducazione. Inoltre, potresti dover controllare se i tuoi colleghi hanno già avuto a che fare con questa persona. Forse, questo stile di comunicazione è causato da una brutta esperienza con la tua azienda.

# 3 Definisci l'intento del mittente

Immagina di aver appena letto il seguente messaggio sarcastico del tuo regista: "John, spero che risparmi un po' di tempo dal tuo fitto programma per finire gli opuscoli oggi!" Non importa se sei arrabbiato o traboccante di rabbia, non rispondere mai chiedendo qualcosa del tipo "Cosa stai cercando di dire?", "Che cosa dovrebbe significare? Li ho finiti molto tempo fa!” Invece, mantieni la calma e chiedi maggiori informazioni al tuo capo: “Tutti gli opuscoli sono fatti tranne quello in scadenza venerdì. Hai bisogno che lo finalizzi prima?"

# 4 Considera di ignorare un'e-mail maleducata

Come ho già detto sopra, a volte è meglio ignorare un'e-mail arrabbiata per risparmiare tempo ed energia. Se hai a che fare con clienti scortesi e non puoi permetterti di ignorare i loro reclami, sii paziente e rimani sempre professionale. Spesso i clienti non si preoccupano di leggere una guida per l'utente, un contratto di licenza software o qualsiasi altra informazione disponibile sul tuo sito Web, ma si sono arrabbiati e frustrati a causa del tuo prodotto "terribile" e potrebbero prendersela con te via e-mail. In questo caso, è una buona idea prendere appunti su ciò che queste persone stanno dicendo in modo da poter aggiungere tali informazioni a una pagina delle domande frequenti o creare un post separato attorno ad essa in modo da indirizzare sempre i clienti a quelle pagine.

# 5 Fai una copia dell'e-mail maleducata

Sebbene sia chiaro come comportarsi con clienti scortesi e aggressivi, potrebbe non essere facile affrontare la maleducazione sul posto di lavoro. Quando l'e-mail del tuo collega ti sembra scortese e irrispettosa, può essere difficile sapere come rispondere. Ecco alcuni suggerimenti su come trattare con i colleghi maleducati:
Non essere scortese in risposta. Di solito, il provocatore si aspetta di ricevere la tua pronta reazione. Gli darai quel tipo di soddisfazione? Rimani calmo e professionale o semplicemente ignora il messaggio. Quando la risposta non arriva, fai soffrire il mittente.
Se le email maleducate e offensive continuano ad arrivare, assicurati di salvarle per usarle come prova.

# 6 In caso di molestie condividilo con le risorse umane

Controllare l'e-mail ricevuta per il linguaggio offensivo. Se il messaggio contiene discorsi dannosi o attacchi personali, non esitare a parlare con il tuo manager o con le risorse umane.

# 7 Controlla se l'e-mail è in cc

Quando rispondi a e-mail sgradevoli, fai attenzione e ricorda che non tutte le e-mail sono private. Prima di tutto, assicurati che nessuno sia registrato in cc su questa email. Tuttavia, tieni presente che potrebbe esserci un BCC nascosto da qualche parte o il destinatario può inoltrare la tua risposta a qualcuno a tua insaputa. Pertanto, è importante lasciare le emozioni fuori dalla tua risposta, perché non dovrebbe riflettersi male su di te.

Come rispondere a una brutta email

# 1 Segui la netiquette e-mail

Netiquette è un modo corretto per interagire con altre persone su Internet. Quando si tratta di corrispondenza e-mail, ricorda di mantenere i tuoi messaggi brevi e al punto, poiché alcuni destinatari potrebbero leggere il tuo testo da uno smartphone o un tablet. Presta attenzione alla grammatica e all'ortografia per evitare malintesi. Evita di usare tutte le lettere maiuscole nelle tue e-mail, poiché sono spesso percepite come urla. Non inviare commenti offensivi o minacciosi, perché possono provocare rancore. E includi una firma e-mail professionale che contenga il tuo numero di telefono, il che renderà più comodo per il destinatario contattarti se ha bisogno di parlarti di persona.

Immagine per gentile concessione di Bowvalley College

# 2 Chiarire i dettagli

Sei sicuro che la persona volesse essere scortese? Alcune persone sono molto dirette e, così facendo, i loro messaggi possono sembrare scortesi. Posso presumere che se potessi guardare nella loro cartella "Inviati", scopriresti che molte delle loro e-mail sono scritte in modo molto simile. Pertanto, non giudicare una situazione senza avere informazioni sufficienti. Se ritieni che l'e-mail sia stata intenzionalmente scortese, potresti chiedere perché il mittente si comporta in questo modo. C'è la possibilità che la persona si renda conto di quanto sia stata scortese e si scuserà immediatamente. Tuttavia, preparati a far sì che la persona si impegni ancora di più e non perda l'opportunità di combattere con te.

# 3 Pensa di portarlo offline

L'e-mail è solo un testo che rende impossibile sentire un tono di voce o vedere le espressioni facciali delle persone. Quindi, se non sei soddisfatto dell'e-mail ricevuta, è meglio chiamare o parlare faccia a faccia con il mittente.

# 4 Rispondi alle e-mail in modo professionale

Se le persone sono maleducate, non corrispondono al loro atteggiamento. Usa un linguaggio grammaticalmente e moralmente corretto, attieniti al formato e-mail, comportati come faresti normalmente. Se utilizzi una firma e-mail, conservala nella tua risposta a un'e-mail scortese. In questo modo il destinatario vedrà che sei una persona tollerante e seria che non accetterà comportamenti maleducati.

# 5 Usa i fatti nella tua risposta

Immagine per gentile concessione di wikihow

Supponiamo che tu abbia ricevuto un'e-mail scortese da un collega che ti chiedeva lo stato di una segnalazione. L'idea principale è che la tua risposta non dovrebbe essere focalizzata sulla tua reazione alla maleducazione, ma sul rapporto. Discuti solo di fatti come scadenze, scadenze e argomenti correlati.

# 6 Bozza di email prima dell'invio

Pensaci due volte prima di fare clic sul pulsante "invia". Leggi il tuo messaggio ad alta voce per assicurarti che suoni professionale piuttosto che emotivo.

# 7 Rendi breve il tuo messaggio

Un giorno il mio amico Mike mi raccontò una storia sul suo collega Phill che una volta si considerava un critico dell'anno e inviò a Mike un'e-mail enormemente lunga elencando oltre venti commenti ingiusti sulla sua performance. Riesci a immaginare la faccia di Phil quando ha ricevuto l'e-mail di Mike che diceva: "Grazie mille, Phill."? Ben giocato, Mike!

Immagine per gentile concessione di wikihow

# 8 Rimani diretto

Il sarcasmo e l'ironia non fanno parte dell'etichetta di base dell'e-mail. Astenersi dall'utilizzarli nella comunicazione aziendale.

Errori da evitare quando si risponde a un'e-mail maleducata

# 1 Rispondi immediatamente a e-mail maleducate

Immagine per gentile concessione di freepik

Se scegli di rispondere immediatamente, potresti essere pieno di emozioni e il tuo messaggio sarà molto probabilmente scortese o addirittura aggressivo. E se sbagliassi tutto? E se leggessi tra le righe?

# 2 Sii emotivo

Spesso, le persone scrivono e-mail emotive per ottenere una reazione. Rimanendo calmo e professionale, dimostrerai al mittente quanto fosse inutile e priva di significato la sua maleducazione.

# 3 Condivisione di e-mail maleducate con i tuoi colleghi

Ho visto molti articoli in cui gli autori consigliavano di inoltrare un messaggio scortese dal tuo collega ad altri membri del team. Bene, può essere divertente, e al "trasgressore" verrà insegnata una lezione, ma non pensi che sia tutt'altro che professionale?

# 4 Usare l'autodifesa nella tua risposta

Alle persone maleducate raramente interessa come ti senti e cosa pensi. Quindi non perdere tempo a difenderti. Inoltre, questo può anche portare a più attacchi.

Conclusione

L'e-mail è solo un testo che rimuove segnali come il tono della voce e le espressioni facciali. Se reagisci con forza alle e-mail sgradevoli, prova a:

• Supponiamo che lo scrittore avesse buone intenzioni;
• Usa il telefono o incontrati di persona per chiarire il messaggio;
• Fai una pausa per calmarti;
• Chiedi ulteriore supporto al tuo manager o alle risorse umane.

Per mantenere sempre professionali le tue comunicazioni e-mail:

• Usa righe dell'oggetto chiare;
• Identificati;
• Mantieni la tua lettera breve e al punto;
• Includere un saluto e una chiusura adeguati;
• Controlla la tua grammatica;
• Riconosci quando la tua email non è produttiva. Assicurati che siano facili da capire e non maleducati, pensa tre volte prima e tre volte dopo aver scritto. Solo allora fai clic su "invia".
• Chiedi: "Cosa direi se ci incontrassimo faccia a faccia?" E ricorda, un altro essere umano è all'altra estremità del tuo messaggio.