كيفية الرد بشكل مهني على بريد إلكتروني وقح وتغطية مؤخرتك

1. خطوات قبل الرد على رسالة بريد إلكتروني غاضبة
2. كيفية الرد على بريد إلكتروني مقرف
3. الأخطاء التي يجب تجنبها عند الرد على بريد إلكتروني وقح

أدوات مفيدة:
1. Newoldstamp - تسويق توقيع البريد الإلكتروني
2. SendGrid - منشئ البريد الإلكتروني والمرسل
3. Boomerang - أداة لجدولة رسائل البريد الإلكتروني
4. Mailtrack - يفتح رابط البريد الإلكتروني التتبع
5. Canva - أداة على الإنترنت لعمل التصميمات

طالما أنك ستشتغل في مجال الأعمال التجارية ، فستتلقى رسائل بريد إلكتروني من أشخاص يتمتعون بموقف معين. في بعض الأحيان ، يمكن للعملاء أو زملاء العمل أو الشركاء طلب معلومات منك دون أن يطلبوا منك ذلك بلطف ، دون استخدام الأساليب الأساسية مثل "هل يمكنك من فضلك" و "شكرًا لك". علاوة على ذلك ، ستجعل الناس يخبروك بكيفية إدارة عملك ، وما تفعله الآن هو خطأ. أيضًا ، ستتلقى رسالة بريد إلكتروني غريبة من شخص يشعر بالإهانة من كل شيء في حياته. وبينما لا يمكننا منع وصول رسائل البريد الإلكتروني هذه من الأشخاص ، هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لتوفر على نفسك الكثير من المتاعب وتظل محترفًا في المواقف المعقدة.

خطوات قبل الرد على رسالة بريد إلكتروني غاضبة

ربما تكون محظوظًا بوجود زملاء عمل ودودين وعملاء رائعين ، ولكن يمكن لأي شخص أن يواجه لحظة تحتاج فيها إلى تحديد كيفية الرد على رسالة بريد إلكتروني سيئة.

# 1 تنفس قبل التعامل مع العملاء الوقحين أو زملاء العمل

ها هي الرسالة الوقحة وغير المهنية والغاضبة في بريدك الوارد. بالطبع ، يمكنك اختيار التخلص من بعض البخار والرد فورًا على "الجاني". ولكن قبل أن تتخذ أي قرار متسرع ، توقف وفكر مليًا في الأمر. هل هذا الوضع يستحق وقتك وطاقتك؟ كيف ستؤثر على صورتك المهنية؟ ما الفارق إذا لم ترد مطلقًا على هذا البريد الإلكتروني؟ تذكر أن إحدى مزايا رسائل البريد الإلكتروني هي أنك لست مضطرًا للرد على الفور. لذا دع أعصابك تهدأ أولاً وخطط لإجابتك بعناية.

# 2 تأكد من أنك فسرت البريد الإلكتروني الوقح بشكل صحيح

أعد قراءة الرسالة للتأكد من أنك فهمتها بشكل صحيح. في بعض الأحيان ، قد يتم تفسير النكات والسخرية وبعض الاختلافات الثقافية على أنها وقاحة. بالإضافة إلى ذلك ، قد تحتاج إلى التحقق مما إذا كان زملاؤك قد تعاملوا بالفعل مع هذا الشخص. ربما يكون هذا النمط من الاتصال ناتجًا عن تجربة سيئة مع شركتك.

# 3 تحديد نية المرسل

تخيل أنك قرأت للتو الرسالة الساخرة التالية من مديرك: "جون ، أتمنى أن تخصص بعض الوقت من جدولك المزدحم لإنجاز الكتيبات اليوم!" لا يهم إذا كنت منزعجًا أو تغلي من الغضب ، فلا ترد أبدًا بسؤال مثل "ماذا تحاول أن تقول؟" ، "ما الذي من المفترض أن يعنيه ذلك؟ لقد أنهيتهم منذ وقت طويل! " بدلاً من ذلك ، حافظ على هدوئك واطلب من رئيسك في العمل الحصول على مزيد من المعلومات: "تم الانتهاء من جميع الكتيبات باستثناء المنشور المقرر يوم الجمعة. هل تريد مني الانتهاء من ذلك عاجلاً؟ "

# 4 ضع في اعتبارك تجاهل البريد الإلكتروني الوقح

كما ذكرت أعلاه ، من الأفضل أحيانًا تجاهل البريد الإلكتروني الغاضب لتوفير الوقت والطاقة. إذا كنت تتعامل مع عملاء وقحين ولا يمكنك تجاهل شكاواهم ، فكن صبورًا وكن دائمًا محترفًا. في كثير من الأحيان ، لا يكلف العملاء عناء قراءة دليل المستخدم ، أو اتفاقية ترخيص البرنامج ، أو أي معلومات أخرى متاحة على موقع الويب الخاص بك ، لكنهم يشعرون بالغضب والإحباط بسبب منتجك "الرهيب" وقد يأخذونه إليك عبر البريد الإلكتروني. في هذه الحالة ، من الجيد تدوين بعض الملاحظات حول ما يقوله هؤلاء الأشخاص بحيث يمكنك إما إضافة هذه المعلومات إلى صفحة الأسئلة الشائعة أو إنشاء منشور منفصل حولها بحيث تقوم دائمًا بتوجيه العملاء إلى تلك الصفحات.

# 5 قم بعمل نسخة من البريد الإلكتروني الوقح

في حين أنه من الواضح كيفية التعامل مع العملاء غير اللطفاء والعدوانيين ، فقد لا يكون من السهل التعامل مع الوقاحة في مكان العمل. عندما يبدو البريد الإلكتروني لزميلك فظًا وغير محترم لك ، فقد يكون من الصعب معرفة كيفية الرد. فيما يلي بعض النصائح حول التعامل مع زملاء العمل الوقحين:
لا تكن فظا في الرد. عادة ، يتوقع المحرض أن يتلقى رد فعلك السريع. هل ستمنحه هذا النوع من الرضا؟ ابقَ هادئًا ومهنيًا أو تجاهل الرسالة ببساطة. عندما لا تصل الإجابة ، فإنك تترك المرسل يعاني.
إذا استمرت الرسائل الإلكترونية الوقحة والمسيئة في الظهور ، فتأكد من حفظها لاستخدامها في الأدلة.

# 6 في حالة المضايقة شاركها مع الموارد البشرية

تحقق من البريد الإلكتروني المستلم بحثًا عن لغة مسيئة. إذا كانت الرسالة تحتوي على كلام ضار أو هجمات شخصية ، فلا تتردد في التحدث إلى مديرك أو الموارد البشرية.

# 7 تحقق مما إذا كان البريد الإلكتروني نسخة طبق الأصل

عند الرد على رسائل البريد الإلكتروني السيئة ، كن حذرًا وتذكر أنه ليس كل بريد إلكتروني خاصًا. بادئ ذي بدء ، تأكد من عدم وجود نسخة من أي شخص في هذا البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أنه قد يكون هناك نسخة مخفية الوجهة (BCC) مخفية في مكان ما أو يمكن للمتلقي إعادة توجيه إجابتك إلى شخص ما دون علمك. لذلك من المهم أن تترك المشاعر خارج استجابتك ، لأنها لا ينبغي أن تنعكس عليك بشكل سيء.

كيف ترد على بريد إلكتروني مقرف

# 1 اتبع netiquette البريد الإلكتروني

Netiquette هي الطريقة الصحيحة للتفاعل مع الآخرين على الإنترنت. عندما يتعلق الأمر بمراسلات البريد الإلكتروني ، تذكر أن تجعل رسائلك موجزة وفي صلب الموضوع ، حيث قد يقرأ بعض المستلمين نصك من هاتف ذكي أو جهاز لوحي. اهتم بالقواعد والهجاء لتجنب سوء الفهم. تجنب استخدام الأحرف الكبيرة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، حيث يُنظر إليها غالبًا على أنها صراخ. لا ترسل ملاحظات مسيئة أو تهديدية ، لأنها قد تؤدي إلى مشاعر قاسية. وقم بتضمين توقيع بريد إلكتروني احترافي يحتوي على رقم هاتفك ، مما سيجعل من السهل على المستلم الوصول إليك إذا احتاج إلى التحدث إليك شخصيًا.

الصورة مجاملة من Bowvalleycollege

# 2 توضيح التفاصيل

هل أنت متأكد من أن الشخص المقصود أن يكون فظًا؟ بعض الناس مباشرون جدًا ، وعند القيام بذلك ، قد تبدو رسائلهم غير مهذبة. يمكنني أن أفترض أنه إذا كان بإمكانك النظر في مجلد "المرسل" ، فستجد أن العديد من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم مكتوبة بهذه الطريقة نفسها. لذلك ، لا تحكم على موقف دون الحصول على معلومات كافية. إذا كنت تعتقد أن البريد الإلكتروني كان وقحًا عن عمد ، فقد ترغب في أن تسأل لماذا يتصرف المرسل بهذه الطريقة. هناك احتمال أن يدرك الشخص مدى وقحه / تعاملها مع الأمر والاعتذار على الفور. ومع ذلك ، كن مستعدًا لأن يصبح الشخص أكثر انخراطًا ولن يفوتك فرصة القتال معك.

# 3 فكر في أخذها في وضع عدم الاتصال

البريد الإلكتروني هو مجرد نص يجعل من المستحيل سماع نبرة الصوت أو رؤية تعابير وجه الأشخاص. لذلك إذا كنت غير راضٍ عن البريد الإلكتروني المستلم ، فمن الأفضل الاتصال أو التحدث وجهًا لوجه مع المرسل.

# 4 أجب على البريد الإلكتروني بشكل احترافي

إذا كان الناس فظين ، فلا تتناسب مع سلوكهم. استخدم اللغة الصحيحة نحويًا وأخلاقيًا ، والتزم بتنسيق البريد الإلكتروني ، وتصرف كما تفعل عادةً. إذا كنت تستخدم توقيع بريد إلكتروني ، فاحتفظ به في ردك على رسالة بريد إلكتروني وقحة. بهذه الطريقة سيرى متلقيك أنك شخص متسامح وجاد ولن يقبل السلوك الوقح.

# 5 استخدم الحقائق في ردك

الصورة مقدمة من wikiHow

لنفترض أنك تلقيت بريدًا إلكترونيًا وقحًا من زميل في العمل يسألك عن حالة التقرير. الفكرة الرئيسية هي أن ردك يجب ألا يركز على رد فعلك على الوقاحة ولكن على التقرير. ناقش فقط الحقائق مثل المواعيد النهائية والجداول الزمنية والمواضيع ذات الصلة.

# 6 مسودة البريد الإلكتروني قبل الإرسال

فكر مرتين قبل النقر فوق الزر "إرسال". اقرأ رسالتك بصوت عالٍ للتأكد من أنها تبدو احترافية وليست عاطفية.

# 7 اجعل رسالتك قصيرة

في أحد الأيام ، أخبرني صديقي مايك قصة عن زميله فيل الذي تخيل نفسه ذات مرة كناقد العام وأرسل لمايك قائمة طويلة للغاية بالبريد الإلكتروني تضم أكثر من عشرين ملاحظة غير عادلة حول أدائه. هل يمكنك أن تتخيل وجه فيل عندما تلقى بريدًا إلكترونيًا من مايك يقول: "شكرًا جزيلاً لك يا فيل"؟ أحسنت اللعب يا مايك!

الصورة مقدمة من wikiHow

# 8 ابق صريحًا

السخرية والمفارقة تنتمي إلى ما يجب فعله في آداب البريد الإلكتروني الأساسية. الامتناع عن استخدامها في الاتصالات التجارية.

أخطاء يجب تجنبها عند الرد على بريد إلكتروني وقح

# 1 أجب على البريد الإلكتروني الوقح على الفور

الصورة مجاملة من freepik

إذا اخترت الرد على الفور ، فقد تكون مليئًا بالعواطف ، وستكون رسالتك على الأرجح وقحة أو حتى عدوانية. وماذا لو أخطأت في كل شيء؟ ماذا لو قرأت ما بين السطور؟

# 2 كن عاطفيًا

غالبًا ما يكتب الأشخاص رسائل بريد إلكتروني عاطفية للحصول على رد فعل. بالحفاظ على هدوئك واحترافك ، ستوضح للمرسل كيف كانت وقحته غير ضرورية وعديمة المعنى.

# 3 مشاركة البريد الإلكتروني الوقح مع زملائك في العمل

لقد رأيت العديد من المقالات ، حيث نصح المؤلفون بإرسال رسالة وقحة من زميلك إلى أعضاء الفريق الآخرين. حسنًا ، قد يكون الأمر ممتعًا ، وسيتم تعليم "الجاني" درسًا ، لكن ألا تعتقد أنه بعيد عن الاحتراف؟

# 4 استخدام الدفاع عن النفس في ردك

نادرًا ما يهتم الأشخاص الوقحون بما تشعر به وما تفكر فيه. لذلك لا تضيع وقتك في الدفاع عن نفسك. إلى جانب ذلك ، يمكن أن يؤدي هذا إلى مزيد من الهجوم.

استنتاج

البريد الإلكتروني هو مجرد نص يزيل إشارات مثل نبرة الصوت وتعبيرات الوجه. إذا كنت تتفاعل بشدة مع رسائل البريد الإلكتروني السيئة ، فحاول:

• افترض أن الكاتب كان لديه نوايا حسنة ؛
• استخدم الهاتف أو قابل شخصيًا لتوضيح الرسالة ؛
• خذ قسطًا من الراحة لتهدأ ؛
• اطلب من مديرك أو الموارد البشرية دعمًا إضافيًا.

للحفاظ دائمًا على احترافية اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك:

• استخدم سطور موضوعية واضحة ؛
• عرف عن نفسك؛
• اجعل رسالتك قصيرة ومباشرة ؛
• قم بتضمين التحية والختام المناسبين ؛
• تحقق من القواعد الخاصة بك.
• اعرف متى لا يكون بريدك الإلكتروني منتجًا. تأكد من أنها سهلة الفهم وليست وقحة ، فكر ثلاث مرات قبل الكتابة وثلاث مرات بعد الكتابة. عندها فقط انقر فوق "إرسال".
• اسأل ، "ماذا سأقول إذا التقينا وجهًا لوجه؟" وتذكر ، يوجد إنسان آخر في الطرف الآخر من رسالتك.