Cara Membalas Email Kasar Secara Profesional dan Menutupi Bokong Anda

1. Langkah-langkah sebelum membalas email yang marah
2. Bagaimana menanggapi email yang tidak menyenangkan?
3. Kesalahan yang harus dihindari saat membalas email yang kasar

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. SendGrid - Pembuat dan pengirim email
3. Boomerang - Alat untuk menjadwalkan email
4. Mailtrack - Tautan email membuka pelacakan
5. Canva - Alat online untuk membuat desain

Selama Anda akan berada dalam bisnis, Anda akan mendapatkan email dari orang-orang dengan sikap. Terkadang pelanggan, rekan kerja, atau mitra dapat meminta informasi dari Anda bahkan tanpa bertanya dengan baik, tanpa menggunakan sopan santun dasar seperti "Bisakah Anda" dan "Terima kasih." Selain itu, Anda akan membuat orang memberi tahu Anda bagaimana Anda seharusnya menjalankan bisnis Anda, dan apa yang Anda lakukan saat ini salah. Juga, Anda akan mendapatkan email aneh dari beberapa orang yang tersinggung oleh segala sesuatu dalam hidup mereka. Dan meskipun kami tidak dapat menghentikan email ini agar tidak datang dari orang-orang, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk menyelamatkan diri dari banyak masalah dan tetap profesional dalam situasi yang rumit.

Langkah-langkah sebelum membalas email yang marah

Mungkin Anda beruntung memiliki rekan kerja yang ramah dan pelanggan yang hebat, tetapi siapa pun dapat menghadapi momen ketika Anda perlu memutuskan bagaimana menanggapi email yang tidak menyenangkan.

#1 Tarik napas sebelum berurusan dengan pelanggan atau rekan kerja yang kasar

Jadi ini dia, pesan kasar, tidak profesional, dan marah di kotak masuk Anda. Tentu saja, Anda dapat memilih untuk mengeluarkan tenaga dan segera membalas "pelanggar" Anda. Tetapi sebelum Anda mengambil keputusan yang terburu-buru, berhentilah dan pikirkan ini matang-matang. Apakah situasi ini sepadan dengan waktu dan energi Anda? Bagaimana pengaruhnya terhadap citra profesional Anda? Apa bedanya jika Anda tidak pernah membalas email ini? Ingatlah bahwa salah satu keuntungan email adalah Anda tidak harus langsung menjawab. Jadi biarkan amarah Anda tenang dulu dan rencanakan jawaban Anda dengan hati-hati.

# 2 Pastikan Anda menafsirkan email kasar itu dengan benar

Baca ulang surat itu untuk memastikan Anda melakukannya dengan benar. Terkadang lelucon, sarkasme, dan beberapa perbedaan budaya dapat diartikan sebagai kekasaran. Selain itu, Anda mungkin perlu memeriksa apakah rekan kerja Anda telah berurusan dengan orang ini. Mungkin, gaya komunikasi ini disebabkan oleh beberapa pengalaman buruk dengan perusahaan Anda.

#3 Tentukan maksud pengirim

Bayangkan Anda baru saja membaca pesan sarkastik berikut dari direktur Anda: “John, saya harap Anda meluangkan waktu dari jadwal sibuk Anda untuk menyelesaikan brosur hari ini!” Tidak masalah jika Anda kesal atau marah, jangan pernah menjawab dengan menanyakan sesuatu seperti "Apa yang ingin Anda katakan?", "Apa maksudnya? Aku sudah menyelesaikannya sejak lama!” Sebaliknya, tetap tenang dan mintalah informasi lebih lanjut kepada atasan Anda: “Semua brosur sudah selesai kecuali yang jatuh tempo pada hari Jumat. Apakah Anda membutuhkan saya untuk menyelesaikannya lebih cepat?"

#4 Pertimbangkan untuk mengabaikan email kasar

Seperti yang sudah saya sebutkan di atas, terkadang lebih baik mengabaikan email yang berisi kemarahan untuk menghemat waktu dan energi. Jika Anda berurusan dengan pelanggan yang kasar dan tidak dapat mengabaikan keluhan mereka, bersabarlah dan selalu bersikap profesional. Seringkali, pelanggan tidak repot-repot membaca panduan pengguna, perjanjian lisensi perangkat lunak, atau informasi lain yang tersedia di situs web Anda, tetapi mereka menjadi marah dan frustrasi karena produk Anda yang "mengerikan" dan mungkin mengeluarkannya dari Anda melalui email. Dalam hal ini, ada baiknya untuk membuat beberapa catatan tentang apa yang dikatakan orang-orang ini sehingga Anda dapat menambahkan informasi tersebut ke halaman Pertanyaan yang Sering Diajukan atau membuat postingan terpisah di sekitarnya sehingga Anda selalu mengarahkan pelanggan ke halaman tersebut.

#5 Buat salinan email kasar

Meskipun jelas bagaimana berperilaku dengan klien yang tidak baik dan agresif, mungkin tidak mudah untuk menangani kekasaran di tempat kerja. Ketika email rekan kerja Anda tampak kasar dan tidak menghormati Anda, mungkin sulit untuk mengetahui bagaimana menanggapinya. Berikut adalah beberapa tips menghadapi rekan kerja yang kasar:
Jangan kasar dalam menanggapi. Biasanya, provokator mengharapkan untuk menerima reaksi cepat Anda. Apakah Anda akan memberinya kepuasan seperti itu? Tetap tenang dan profesional atau abaikan saja pesannya. Ketika jawabannya tidak tiba, Anda membiarkan pengirimnya menderita.
Jika email kasar dan ofensif terus masuk, pastikan untuk menyimpannya untuk digunakan sebagai bukti.

#6 Jika terjadi pelecehan, bagikan dengan HR

Periksa email yang diterima untuk bahasa kasar. Jika pesan berisi ucapan yang berbahaya atau serangan pribadi, jangan ragu untuk berbicara dengan manajer atau SDM Anda.

#7 Periksa apakah emailnya di-cc

Saat menanggapi email jahat, berhati-hatilah dan ingat bahwa tidak semua email bersifat pribadi. Pertama-tama, pastikan tidak ada orang yang di-cc di email ini. Namun, perlu diingat bahwa mungkin ada BCC yang tersembunyi di suatu tempat atau penerima dapat meneruskan jawaban Anda kepada seseorang tanpa sepengetahuan Anda. Karena itu, penting untuk menghilangkan emosi dari respons Anda, karena itu seharusnya tidak berdampak buruk pada Anda.

Bagaimana menanggapi email yang tidak menyenangkan?

#1 Ikuti netiket email

Netiquette adalah cara yang benar untuk berinteraksi dengan orang lain di Internet. Saat berhubungan dengan korespondensi email, ingatlah untuk membuat pesan Anda singkat dan langsung ke intinya, karena beberapa penerima mungkin membaca teks Anda dari smartphone atau tablet. Perhatikan tata bahasa dan ejaan Anda untuk menghindari kesalahpahaman. Hindari menggunakan semua huruf kapital di email Anda, karena sering dianggap berteriak. Jangan mengirim komentar yang kasar atau mengancam, karena dapat menimbulkan perasaan yang tidak enak. Dan sertakan tanda tangan email profesional yang berisi nomor telepon Anda, yang akan memudahkan penerima untuk menghubungi Anda jika mereka perlu berbicara langsung dengan Anda.

Gambar milik bowvalleycollege

#2 Klarifikasi detail

Apakah Anda yakin bahwa orang tersebut dimaksudkan untuk menjadi kasar? Beberapa orang sangat langsung, dan dengan melakukan itu, pesan mereka mungkin terlihat tidak sopan. Saya dapat berasumsi bahwa jika Anda dapat melihat ke dalam folder "Terkirim", Anda akan menemukan bahwa banyak email mereka ditulis dengan cara yang sangat mirip. Oleh karena itu, jangan menilai suatu situasi tanpa memiliki informasi yang cukup. Jika Anda yakin email itu sengaja dibuat kasar, Anda mungkin ingin bertanya mengapa pengirim berperilaku seperti ini. Ada kemungkinan orang tersebut akan menyadari betapa kasarnya dia dan akan segera meminta maaf. Namun, bersiaplah bahwa orang tersebut akan menjadi lebih terlibat dan tidak akan melewatkan kesempatan untuk bertarung dengan Anda.

# 3 Pikirkan untuk menjadikannya offline

Email hanyalah sebuah teks yang membuat mustahil untuk mendengar nada suara atau melihat ekspresi wajah orang. Jadi jika Anda tidak puas dengan email yang diterima, lebih baik menelepon atau berbicara langsung dengan pengirimnya.

#4 Jawab email secara profesional

Jika orang kasar, jangan sesuaikan sikap mereka. Gunakan bahasa yang benar secara tata bahasa dan moral, patuhi format email, berperilaku seperti biasanya. Jika Anda menggunakan tanda tangan email, simpan dalam balasan Anda untuk email yang kasar. Dengan cara ini penerima Anda akan melihat bahwa Anda adalah orang yang toleran dan serius yang tidak akan menerima perilaku kasar.

#5 Gunakan fakta dalam balasan Anda

Gambar milik wikihow

Anggaplah Anda menerima email kasar dari rekan kerja yang menanyakan status laporan kepada Anda. Ide utamanya adalah bahwa balasan Anda tidak harus difokuskan pada reaksi Anda terhadap kekasaran tetapi laporan. Diskusikan hanya fakta seperti tenggat waktu, jadwal, dan topik terkait.

#6 Draf email sebelum dikirim

Pikirkan dua kali sebelum Anda mengklik tombol "kirim". Baca pesan Anda keras-keras untuk memastikan bahwa itu terdengar profesional daripada emosional.

#7 Buat pesan Anda singkat

Suatu hari teman saya Mike menceritakan sebuah cerita tentang rekannya Phill yang pernah menganggap dirinya sebagai kritikus tahun ini dan mengirimi Mike daftar email yang sangat panjang lebih dari dua puluh komentar tidak adil tentang penampilannya. Dapatkah Anda membayangkan wajah Phil ketika dia menerima email Mike yang mengatakan: "Terima kasih banyak, Phill."? Selamat bermain, Mike!

Gambar milik wikihow

#8 Tetap lugas

Sarkasme dan ironi termasuk larangan etika email dasar. Menahan diri dari menggunakannya dalam komunikasi bisnis.

Kesalahan yang harus dihindari saat membalas email yang kasar

#1 Jawaban untuk email kasar segera

Gambar milik freepik

Jika Anda memilih untuk langsung merespons, Anda mungkin penuh emosi, dan pesan Anda kemungkinan besar akan kasar atau bahkan agresif. Dan bagaimana jika semuanya salah? Bagaimana jika Anda membaca yang tersirat?

#2 Jadilah emosional

Seringkali, orang menulis email emosional untuk mendapatkan reaksi. Dengan tetap tenang dan profesional, Anda akan menunjukkan kepada pengirim betapa tidak perlu dan tidak berartinya kekasaran mereka.

#3 Berbagi email kasar dengan rekan kerja Anda

Saya melihat banyak artikel, di mana penulis menyarankan untuk meneruskan pesan kasar dari kolega Anda ke anggota tim lainnya. Yah, mungkin menyenangkan, dan "pelaku" akan diberi pelajaran, tetapi bukankah menurut Anda itu jauh dari profesional?

#4 Menggunakan Bela Diri dalam balasan Anda

Orang yang kasar jarang peduli dengan apa yang Anda rasakan dan pikirkan. Jadi jangan buang waktu Anda untuk membela diri. Selain itu, ini bahkan dapat menyebabkan lebih banyak serangan.

Kesimpulan

Email hanyalah sebuah teks yang menghilangkan isyarat seperti nada suara dan ekspresi wajah. Jika Anda bereaksi keras terhadap email yang tidak menyenangkan, cobalah untuk:

• Asumsikan bahwa penulis memiliki niat baik;
• Gunakan telepon atau bertemu langsung untuk mengklarifikasi pesan;
• Istirahat untuk menenangkan diri;
• Mintalah dukungan tambahan kepada manajer atau SDM Anda.

Untuk selalu menjaga komunikasi email Anda tetap profesional:

• Gunakan baris subjek yang jelas;
• Identifikasi diri Anda;
• Jaga agar surat Anda tetap pendek dan langsung pada intinya;
• Sertakan salam dan penutup yang tepat;
• Periksa tata bahasa Anda;
• Kenali saat email Anda tidak produktif. Pastikan mereka mudah dipahami dan tidak kasar, berpikir tiga kali sebelum dan tiga kali setelah menulis. Baru kemudian klik "kirim."
• Tanyakan, “Apa yang akan saya katakan jika kita bertemu muka?” Dan ingat, manusia lain ada di ujung pesan Anda.