Como responder profissionalmente a um e-mail rude e cobrir sua bunda

1. Etapas antes de responder a um e-mail com raiva
2. Como responder a um e-mail desagradável
3. Erros a evitar ao responder a um e-mail grosseiro

Ferramentas úteis:
1. Newoldstamp - Marketing de assinatura de e-mail
2. SendGrid - Criador e remetente de e-mail
3. Boomerang - Ferramenta para agendamento de emails
4. Mailtrack - O link de e-mail abre o rastreamento
5. Canva - Ferramenta online para fazer desenhos

Enquanto você estiver no negócio, receberá e-mails de pessoas com atitude. Às vezes, clientes, colegas de trabalho ou parceiros podem exigir informações de você sem nem mesmo pedir com jeitinho, sem usar maneiras básicas como "Você pode por favor" e "Obrigado". Além disso, você fará com que as pessoas lhe digam como você deve administrar seus negócios, e o que você está fazendo agora está errado. Além disso, você receberá o e-mail estranho de uma pessoa que se ofende com tudo em sua vida. E embora não possamos impedir que esses e-mails cheguem de pessoas, há algumas coisas que você pode fazer para evitar muitos problemas e permanecer profissional em situações complicadas.

Etapas antes de responder a um e-mail com raiva

Talvez você tenha a sorte de ter colegas de trabalho amigáveis ​​e ótimos clientes, mas qualquer um pode se deparar com um momento em que você precisa decidir como responder a um e-mail desagradável.

# 1 Respire antes de lidar com clientes ou colegas de trabalho rudes

Então aqui está, a mensagem rude, não profissional e irritada em sua caixa de entrada. Claro, você pode optar por desabafar e responder imediatamente ao seu “infrator”. Mas antes de tomar qualquer decisão precipitada, pare e pense nisso. Esta situação vale o seu tempo e energia? Como isso afetará sua imagem profissional? Que diferença faz se você nunca respondeu a este e-mail? Lembre-se que uma das vantagens dos e-mails é que você não precisa responder imediatamente. Portanto, deixe seu temperamento se acalmar primeiro e planeje sua resposta com cuidado.

# 2 Certifique-se de que você interpretou o e-mail rude corretamente

Releia a carta para ter certeza de que acertou. Às vezes, piadas, sarcasmo e algumas diferenças culturais podem ser interpretadas como grosseria. Além disso, talvez seja necessário verificar se seus colegas já lidaram com essa pessoa. Talvez, esse estilo de comunicação seja causado por alguma experiência ruim com sua empresa.

#3 Defina a intenção do remetente

Imagine que você acabou de ler a seguinte mensagem sarcástica de seu diretor: “John, espero que você reserve algum tempo de sua agenda lotada para fazer os folhetos hoje!” Não importa se você está chateado ou fervendo de raiva, nunca responda perguntando algo como “O que você está tentando dizer?”, “O que isso quer dizer? Eu os terminei há muito tempo!” Em vez disso, mantenha a calma e peça mais informações ao seu chefe: “Todos os folhetos estão prontos, exceto o que deve ser entregue na sexta-feira. Você precisa que eu finalize mais cedo?"

#4 Considere ignorar um e-mail rude

Como já mencionei acima, às vezes é melhor ignorar um e-mail irritado para economizar tempo e energia. Se você está lidando com clientes rudes e não pode ignorar suas reclamações, seja paciente e sempre permaneça profissional. Muitas vezes, os clientes não se preocupam em ler um guia do usuário, um contrato de licença de software ou qualquer outra informação disponível em seu site, mas ficam irritados e frustrados por causa de seu produto “terrível” e podem descontar em você por e-mail. Nesse caso, é uma boa ideia fazer algumas anotações sobre o que essas pessoas estão dizendo para que você possa adicionar essas informações a uma página de perguntas frequentes ou criar uma postagem separada em torno dela para que você sempre direcione os clientes para essas páginas.

#5 Faça uma cópia do e-mail rude

Embora seja claro como se comportar com clientes rudes e agressivos, pode não ser fácil lidar com a grosseria no local de trabalho. Quando o e-mail do seu colega parece rude e desrespeitoso com você, pode ser difícil saber como responder. Aqui estão algumas dicas sobre como lidar com colegas de trabalho rudes:
Não seja rude na resposta. Normalmente, o provocador espera receber sua reação rápida. Você vai dar a ele o tipo de satisfação? Permaneça calmo e profissional ou simplesmente ignore a mensagem. Quando a resposta não chega, você deixa o remetente sofrer.
Se os e-mails rudes e ofensivos continuarem a chegar, certifique-se de salvá-los para serem usados ​​como evidência.

#6 Em caso de assédio, compartilhe com o RH

Verifique o e-mail recebido para linguagem abusiva. Se a mensagem contiver discurso prejudicial ou ataques pessoais, não hesite em falar com seu gerente ou RH.

#7 Verifique se o e-mail é cc'd

Ao responder a e-mails desagradáveis, tenha cuidado e lembre-se de que nem todo e-mail é privado. Em primeiro lugar, certifique-se de que ninguém está em cc neste e-mail. No entanto, lembre-se de que pode haver um BCC escondido em algum lugar ou o destinatário pode encaminhar sua resposta para alguém sem o seu conhecimento. Portanto, é importante deixar as emoções de fora da sua resposta, porque isso não deve refletir mal em você.

Como responder a um e-mail desagradável

#1 Siga a netiqueta do e-mail

Netiqueta é uma forma correta de interagir com outras pessoas na Internet. Quando se trata de correspondência por e-mail, lembre-se de manter suas mensagens breves e diretas, pois alguns destinatários podem estar lendo seu texto em um smartphone ou tablet. Cuide da sua gramática e ortografia para evitar mal-entendidos. Evite usar todas as letras maiúsculas em seus e-mails, pois muitas vezes são percebidos como gritos. Não envie comentários abusivos ou ameaçadores, porque podem resultar em ressentimentos. E inclua uma assinatura de e-mail profissional que contenha seu número de telefone, o que tornará mais conveniente para o destinatário entrar em contato com você se precisar falar com você pessoalmente.

Imagem cortesia de bowvalleycollege

#2 Esclareça os detalhes

Tem certeza de que a pessoa quis ser rude? Algumas pessoas são muito diretas e, ao fazê-lo, suas mensagens podem parecer indelicadas. Posso supor que, se você pudesse olhar para a pasta “Enviados”, descobriria que muitos de seus e-mails são escritos de maneira muito semelhante. Portanto, não julgue uma situação sem ter informações suficientes. Se você acredita que o e-mail foi intencionalmente rude, pergunte por que o remetente se comporta dessa maneira. Há uma chance de que a pessoa perceba o quão rude foi e peça desculpas imediatamente. No entanto, esteja preparado que a pessoa ficará ainda mais engajada e não perderá a oportunidade de brigar com você.

#3 Pense em colocá-lo offline

O e-mail é apenas um texto que impossibilita ouvir um tom de voz ou ver as expressões faciais das pessoas. Portanto, se você não estiver satisfeito com o e-mail recebido, é melhor ligar ou conversar cara a cara com o remetente.

#4 Responda e-mails profissionalmente

Se as pessoas são rudes, não corresponda à sua atitude. Use linguagem gramatical e moralmente correta, mantenha o formato de e-mail, comporte-se como faria normalmente. Se você usar uma assinatura de e-mail, mantenha-a na resposta a um e-mail grosseiro. Dessa forma, seu destinatário verá que você é uma pessoa tolerante e séria que não aceitará comportamentos rudes.

#5 Use fatos em sua resposta

Imagem cortesia de wikihow

Vamos supor que você recebeu um e-mail grosseiro de um colega de trabalho perguntando sobre o status de uma denúncia. A ideia principal é que sua resposta não deve ser focada em sua reação à grosseria, mas na denúncia. Discuta apenas fatos como prazos, cronogramas e tópicos relacionados.

#6 Rascunho de e-mail antes de enviar

Pense duas vezes antes de clicar no botão “enviar”. Leia sua mensagem em voz alta para se certificar de que soa profissional e não emocional.

#7 Faça sua mensagem curta

Um dia, meu amigo Mike me contou uma história sobre seu colega Phill, que certa vez se considerou o crítico do ano e enviou a Mike um e-mail enormemente longo listando mais de vinte comentários injustos sobre seu desempenho. Você pode imaginar o rosto de Phil quando ele recebeu o e-mail de Mike dizendo: “Muito obrigado, Phill.”? Bem jogado, Mike!

Imagem cortesia de wikihow

#8 Seja direto

O sarcasmo e a ironia pertencem aos nãos da etiqueta básica de e-mail. Abster-se de usá-los na comunicação empresarial.

Erros a evitar ao responder a um e-mail grosseiro

#1 Responda a e-mails grosseiros imediatamente

Imagem cortesia de freepik

Se você optar por responder imediatamente, pode estar cheio de emoções e sua mensagem provavelmente será rude ou até agressiva. E se você errar tudo? E se você ler nas entrelinhas?

#2 Seja emocional

Muitas vezes, as pessoas escrevem e-mails emocionais para obter uma reação. Mantendo-se calmo e profissional, você demonstrará ao remetente como sua grosseria foi desnecessária e sem sentido.

#3 Compartilhando e-mails grosseiros com seus colegas de trabalho

Eu vi muitos artigos, nos quais os autores aconselhavam a encaminhar uma mensagem grosseira de seu colega para outros membros da equipe. Bem, pode ser divertido, e o “infrator” aprenderá uma lição, mas você não acha que está longe de ser profissional?

#4 Usando autodefesa em sua resposta

Pessoas rudes raramente se importam com o que você sente e o que pensa. Então não perca seu tempo para se defender. Além disso, isso pode até levar a mais ataques.

Conclusão

E-mail é apenas um texto que remove dicas como tom de voz e expressões faciais. Se você reagir fortemente a e-mails desagradáveis, tente:

• Suponha que o escritor teve boas intenções;
• Use o telefone ou encontre-se pessoalmente para esclarecer a mensagem;
• Faça uma pausa para se acalmar;
• Peça suporte adicional ao seu gerente ou RH.

Para manter sempre suas comunicações por e-mail profissionais:

• Use linhas de assunto claras;
• Se identifique;
• Mantenha sua carta curta e direta;
• Inclua uma saudação e encerramento adequados;
• Verifique sua gramática;
• Reconheça quando seu e-mail não é produtivo. Certifique-se de que sejam fáceis de entender e não rudes, pense três vezes antes e três vezes depois de escrever. Só então clique em “enviar”.
• Pergunte: “O que eu diria se nos encontrássemos cara a cara?” E lembre-se, outro ser humano está do outro lado da sua mensagem.