Kaba Bir E-postaya Profesyonelce Nasıl Cevap Verilir ve Kıçınızı Nasıl Korursunuz?

1. Öfkeli bir e-postayı yanıtlamadan önceki adımlar
2. Kötü bir e-postaya nasıl yanıt verilir
3. Kaba bir e-postayı yanıtlarken kaçınılması gereken hatalar

Kullanışlı araçlar:
1. Newoldstamp - E-posta imza pazarlaması
2. SendGrid - E-posta oluşturucu ve gönderici
3. Boomerang - E-postaları planlamak için bir araç
4. Mailtrack - E-posta bağlantısı izlemeyi açar
5. Canva - Tasarım yapmak için çevrimiçi araç

İşin içinde olacağınız sürece, tavrı olan insanlardan e-postalar alacaksınız. Bazen müşteriler, iş arkadaşları veya ortaklar, kibarca bile sormadan, "Lütfen yapabilir misiniz" ve "Teşekkür ederim" gibi temel tavırları kullanmadan sizden bilgi talep edebilirler. Ayrıca, insanların size işinizi nasıl yürütmeniz gerektiğini ve şu anda yaptığınız şeyin yanlış olduğunu söylemelerini sağlayacaksınız. Ayrıca, hayatındaki her şeyden rahatsız olan bir kişiden tuhaf bir e-posta alacaksınız. Bu e-postaların insanlardan gelmesini engelleyemesek de, kendinizi birçok sorundan kurtarmak ve karmaşık durumlarda profesyonel kalmak için yapabileceğiniz bazı şeyler var.

Öfkeli bir e-postayı yanıtlamadan önceki adımlar

Belki arkadaş canlısı iş arkadaşlarınız ve harika müşterileriniz olduğu için şanslısınız, ancak herkes kötü bir e-postaya nasıl yanıt vereceğinize karar vermeniz gereken bir an ile karşılaşabilir.

#1 Kaba müşteriler veya iş arkadaşlarıyla uğraşmadan önce nefes alın

İşte gelen kutunuzdaki kaba, profesyonellikten uzak ve öfkeli mesaj burada. Tabii ki, biraz stres atmayı ve hemen “suçluya” cevap vermeyi seçebilirsiniz. Ancak aceleci bir karar vermeden önce durun ve bunu iyice düşünün. Bu durum zamanınıza ve enerjinize değer mi? Profesyonel imajınızı nasıl etkileyecek? Bu e-postayı hiç yanıtlamamış olmanız ne fark eder? E-postaların avantajlarından birinin, hemen yanıt vermek zorunda olmamanız olduğunu unutmayın. Bu yüzden önce öfkenizi yatıştırın ve cevabınızı dikkatlice planlayın.

#2 Kaba e-postayı doğru yorumladığınızdan emin olun

Doğru anladığınızdan emin olmak için mektubu tekrar okuyun. Bazen şakalar, alaycılık ve bazı kültürel farklılıklar kabalık olarak yorumlanabilir. Ayrıca, iş arkadaşlarınızın bu kişiyle daha önce ilgilenip ilgilenmediğini kontrol etmeniz gerekebilir. Belki de bu iletişim tarzı, şirketinizle olan bazı kötü deneyimlerden kaynaklanmaktadır.

#3 Gönderenin amacını tanımlayın

Yönetmeninizden gelen şu alaycı mesajı okuduğunuzu hayal edin: "John, umarım bugün broşürleri halletmek için yoğun programından biraz zaman ayırırsın!" Üzgün ​​ya da öfkeden taşmış olsanız da, asla “Ne demeye çalışıyorsunuz?” gibi bir şey sorarak cevap vermeyin, “Bu ne anlama geliyor? Onları uzun zaman önce bitirdim!” Bunun yerine sakin olun ve patronunuzdan daha fazla bilgi isteyin: “Cuma gününe kadar olan broşür dışındaki tüm broşürler yapılır. Daha erken bitirmem için bana ihtiyacın var mı?"

#4 Kaba bir e-postayı görmezden gelmeyi düşünün

Yukarıda bahsettiğim gibi, zaman ve enerjiden tasarruf etmek için bazen kızgın bir e-postayı görmezden gelmek daha iyidir. Kaba müşterilerle uğraşıyorsanız ve şikayetlerini görmezden gelmeyi göze alamıyorsanız, sabırlı olun ve her zaman profesyonel kalın. Müşteriler genellikle bir kullanıcı kılavuzunu, bir yazılım lisans sözleşmesini veya web sitenizde bulunan herhangi bir bilgiyi okumaya zahmet etmezler, ancak “korkunç” ürününüz yüzünden sinirlenirler ve hüsrana uğrarlar ve bunu e-posta yoluyla sizden alabilirler. Bu durumda, bu bilgileri bir Sıkça Sorulan Sorular sayfasına ekleyebilmeniz veya çevresinde ayrı bir gönderi oluşturabilmeniz için bu kişilerin söyledikleri hakkında bazı notlar almak iyi bir fikirdir, böylece müşterileri her zaman bu sayfalara yönlendirebilirsiniz.

#5 Kaba e-postanın bir kopyasını alın

Kaba ve agresif müşterilere nasıl davranılacağı açık olsa da, iş yerindeki kabalıklarla baş etmek kolay olmayabilir. İş arkadaşınızın e-postası size kaba ve saygısız göründüğünde, nasıl yanıt vereceğinizi bilmek zor olabilir. Kaba iş arkadaşlarınızla başa çıkmak için bazı ipuçları:
Cevap olarak kaba olmayın. Provokatör genellikle hızlı tepkinizi almayı bekler. Ona bu tür bir tatmin verecek misin? Sakin ve profesyonel kalın ya da mesajı görmezden gelin. Cevap gelmediğinde, gönderenin acı çekmesine izin veriyorsunuz.
Kaba, saldırgan e-postalar gelmeye devam ederse, kanıt olarak kullanılmak üzere kaydettiğinizden emin olun.

#6 Taciz durumunda bunu İK ile paylaşın

Alınan e-postayı kötü niyetli dil açısından kontrol edin. Mesaj zararlı konuşma veya kişisel saldırılar içeriyorsa, yöneticiniz veya İK ile konuşmaktan çekinmeyin.

#7 E-postanın cc'd olup olmadığını kontrol edin

Kötü e-postalara yanıt verirken dikkatli olun ve her e-postanın özel olmadığını unutmayın. Her şeyden önce, bu e-postada kimsenin cc'lenmediğinden emin olun. Ancak, bir yerde gizlenmiş bir BCC olabileceğini veya alıcının yanıtınızı bilginiz olmadan birine iletebileceğini unutmayın. Bu nedenle, tepkinizin dışında duyguları bırakmak önemlidir, çünkü size kötü bir şekilde yansımamalıdır.

Kötü bir e-postaya nasıl yanıt verilir

#1 E-posta ağlarını takip edin

Netiquette, İnternetteki diğer insanlarla etkileşim kurmanın doğru bir yoludur. E-posta yazışmaları söz konusu olduğunda, bazı alıcılar metninizi bir akıllı telefondan veya tabletten okuyor olabileceğinden, mesajlarınızı kısa ve öz tutmayı unutmayın. Yanlış anlaşılmayı önlemek için dilbilgisine ve yazım kurallarına dikkat edin. Çoğu zaman bağırmak olarak algılandıkları için e-postalarınızda büyük harf kullanmaktan kaçının. Küfürlü veya tehdit edici sözler göndermeyin, çünkü bunlar sert duygulara neden olabilir. Ayrıca, telefon numaranızı içeren profesyonel bir e-posta imzası ekleyin; bu, alıcının sizinle şahsen konuşması gerektiğinde size ulaşmasını daha kolay hale getirecektir.

Bowvalleycollege'in izniyle

#2 Ayrıntıları netleştirin

Bu kişinin kaba olmak istediğinden emin misin? Bazı insanlar çok doğrudandır ve bunu yaparken mesajları kaba görünebilir. "Gönderilmiş" klasörlerine bakabilirseniz, e-postalarının çoğunun benzer şekilde yazıldığını göreceğinizi varsayabilirim. Bu nedenle, yeterli bilgiye sahip olmadan bir durumu yargılamayın. E-postanın kasıtlı olarak kaba olduğunu düşünüyorsanız, gönderenin neden bu şekilde davrandığını sormak isteyebilirsiniz. Kişinin ne kadar kaba olduğunu anlaması ve hemen özür dilemesi ihtimali vardır. Ancak, kişinin daha da meşgul olacağına ve sizinle savaşma fırsatını kaçırmayacağına hazırlıklı olun.

#3 Çevrimdışına almayı düşünün

E-posta, yalnızca bir ses tonunu duymayı veya insanların yüz ifadelerini görmeyi imkansız kılan bir metindir. Bu nedenle, aldığınız e-postadan memnun değilseniz, göndericiyi aramak veya yüz yüze konuşmak daha iyidir.

#4 E-postayı profesyonelce yanıtlayın

İnsanlar kabaysa, tavırlarına uyma. Dilbilgisi ve ahlaki açıdan doğru bir dil kullanın, e-posta formatına bağlı kalın, genellikle yaptığınız gibi davranın. Bir e-posta imzası kullanıyorsanız, kaba bir e-postaya yanıtınızda bunu saklayın. Bu şekilde alıcınız, kaba davranışları kabul etmeyecek, hoşgörülü ve ciddi bir insan olduğunuzu görecektir.

#5 Cevabınızda gerçekleri kullanın

Görüntü wikihow'un izniyle

Bir iş arkadaşınızdan size raporun durumu hakkında soru soran kaba bir e-posta aldığınızı varsayalım. Ana fikir, cevabınızın kabalığa tepkinize değil, rapora odaklanması gerektiğidir. Yalnızca son tarihler, zaman çizelgeleri ve ilgili konular gibi gerçekleri tartışın.

#6 Göndermeden önce e-posta taslağı

“Gönder” düğmesine tıklamadan önce iki kez düşünün. Kulağa duygusal olmaktan çok profesyonelce geldiğinden emin olmak için mesajınızı yüksek sesle okuyun.

#7 Mesajınızı kısa tutun

Bir gün arkadaşım Mike bana, bir zamanlar kendisini yılın eleştirmeni olarak gören ve Mike'a performansı hakkında yirmiden fazla haksız yorum listesi gönderen meslektaşı Phill hakkında bir hikaye anlattı. Phil'in Mike'ın “Çok teşekkür ederim Phill” e-postasını aldığında yüzünün nasıl göründüğünü hayal edebiliyor musunuz? İyi oynadın Mike!

Görüntü wikihow'un izniyle

#8 Açık sözlü olun

Alaycılık ve ironi, temel e-posta görgü kurallarının yapılmaması gerekenler arasındadır. Bunları iş iletişiminde kullanmaktan kaçının.

Kaba bir e-postayı yanıtlarken kaçınılması gereken hatalar

1 Numaralı kaba e-postaya anında yanıt

Resim freepik'in izniyle

Hemen yanıt vermeyi seçerseniz, duygu dolu olabilirsiniz ve mesajınız büyük olasılıkla kaba ve hatta agresif olacaktır. Peki ya her şeyi yanlış anladıysan? Satır aralarını okursanız ne olur?

#2 duygusal ol

Çoğu zaman, insanlar bir tepki almak için duygusal e-postalar yazarlar. Sakin ve profesyonel kalarak, gönderene kabalıklarının ne kadar gereksiz ve anlamsız olduğunu göstereceksiniz.

#3 İş arkadaşlarınızla kaba e-postaları paylaşmak

Yazarların meslektaşınızdan diğer ekip üyelerine kaba bir mesaj iletmenizi önerdiği birçok makale gördüm. Eh, eğlenceli olabilir ve “suçluya” bir ders verilecek ama profesyonellikten uzak olduğunu düşünmüyor musunuz?

#4 Cevabınızda Kendini Savunmayı Kullanmak

Kaba insanlar nasıl hissettiğinizi ve ne düşündüğünüzü nadiren önemserler. Bu yüzden kendinizi savunmak için zaman kaybetmeyin. Ayrıca, bu daha fazla saldırıya bile yol açabilir.

Çözüm

E-posta, yalnızca ses tonu ve yüz ifadeleri gibi ipuçlarını ortadan kaldıran bir metindir. Kötü e-postalara şiddetle tepki veriyorsanız, şunları deneyin:

• Yazarın iyi niyetli olduğunu varsayalım;
• Mesajı netleştirmek için telefonu kullanın veya yüz yüze görüşün;
• Sakinleşmek için bir mola verin;
• Ek destek için yöneticinizden veya İK'dan isteyin.

E-posta iletişiminizi her zaman profesyonel tutmak için:

• Net konu satırları kullanın;
• Kendini tanıt;
• Mektubunuzu kısa ve öz tutun;
• Uygun bir selamlama ve kapanış ekleyin;
• Dilbilginizi kontrol edin;
• E-postanızın üretken olmadığını fark edin. Kolay anlaşılır olduklarından ve kaba olmadıklarından emin olun, yazmadan önce üç kez ve yazdıktan sonra üç kez düşünün. Ancak bundan sonra “gönder”e tıklayın.
• “Yüz yüze tanışsak ne derdim?” diye sorun. Ve unutmayın, mesajınızın diğer ucunda başka bir insan var.