Comment répondre professionnellement à un e-mail grossier et couvrir votre cul

1. Étapes avant de répondre à un e-mail en colère
2. Comment répondre à un e-mail désagréable
3. Les erreurs à éviter en répondant à un e-mail grossier

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. SendGrid - Créateur et expéditeur d'e-mails
3. Boomerang - Outil de planification des e-mails
4. Mailtrack - Le lien e-mail ouvre le suivi
5. Canva - Outil en ligne pour créer des designs

Tant que vous serez en affaires, vous recevrez des e-mails de personnes ayant une attitude. Parfois, les clients, les collègues ou les partenaires peuvent vous demander des informations sans même vous demander gentiment, sans utiliser des manières de base comme « Pouvez-vous s'il vous plaît » et « Merci ». De plus, vous aurez des gens qui vous diront comment vous devriez gérer votre entreprise, et ce que vous faites en ce moment est mal. De plus, vous recevrez un e-mail étrange d'une personne qui est offensée par tout dans sa vie. Et bien que nous ne puissions pas empêcher ces e-mails de nous parvenir, vous pouvez faire certaines choses pour vous éviter bien des ennuis et rester professionnel dans des situations compliquées.

Étapes avant de répondre à un e-mail en colère

Peut-être avez-vous la chance d'avoir des collègues sympathiques et des clients formidables, mais n'importe qui peut rencontrer un moment où vous devez décider comment répondre à un e-mail désagréable.

# 1 Inspirez avant de traiter avec des clients ou des collègues impolis

Alors voilà, le message grossier, non professionnel et en colère dans votre boîte de réception. Bien sûr, vous pouvez choisir de vous défouler et de répondre immédiatement à votre « agresseur ». Mais avant de prendre une décision irréfléchie, arrêtez-vous et réfléchissez-y. Cette situation vaut-elle votre temps et votre énergie? Comment cela affectera-t-il votre image professionnelle ? Quelle différence cela fait-il si vous n'avez jamais répondu à cet e-mail ? N'oubliez pas que l'un des avantages des e-mails est que vous n'êtes pas obligé de répondre immédiatement. Alors laissez votre tempérament se calmer d'abord et planifiez soigneusement votre réponse.

#2 Assurez-vous d'avoir bien interprété l'e-mail grossier

Relisez la lettre pour vous assurer que vous avez bien compris. Parfois, les blagues, le sarcasme et certaines différences culturelles peuvent être interprétés comme de l'impolitesse. De plus, vous devrez peut-être vérifier si vos collègues ont déjà traité avec cette personne. Peut-être que ce style de communication est causé par une mauvaise expérience avec votre entreprise.

#3 Définir l'intention de l'expéditeur

Imaginez que vous venez de lire le message sarcastique suivant de votre directeur : "John, j'espère que vous épargnerez du temps dans votre emploi du temps chargé pour terminer les brochures aujourd'hui !" Peu importe si vous êtes bouleversé ou bouillant de rage, ne répondez jamais en demandant quelque chose comme « Qu'est-ce que vous essayez de dire ? », Qu'est-ce que c'est censé vouloir dire ? Je les ai finis il y a longtemps ! Au lieu de cela, restez calme et demandez plus d'informations à votre patron : « Toutes les brochures sont terminées, sauf celle qui doit être livrée vendredi. Avez-vous besoin que je le finalise plus tôt ?"

#4 Envisagez d'ignorer un e-mail grossier

Comme je l'ai déjà mentionné ci-dessus, il est parfois préférable d'ignorer un e-mail en colère pour gagner du temps et de l'énergie. Si vous avez affaire à des clients impolis et que vous ne pouvez pas vous permettre d'ignorer leurs plaintes, soyez patient et restez toujours professionnel. Souvent, les clients ne prennent pas la peine de lire un guide de l'utilisateur, un contrat de licence de logiciel ou toute autre information disponible sur votre site Web, mais ils se sont fâchés et frustrés à cause de votre produit « terrible » et peuvent vous le reprocher par e-mail. Dans ce cas, c'est une bonne idée de prendre quelques notes sur ce que ces personnes disent afin que vous puissiez soit ajouter ces informations à une page de questions fréquemment posées, soit créer une publication distincte autour de celle-ci afin de toujours diriger les clients vers ces pages.

#5 Faites une copie de l'e-mail grossier

Bien qu'il soit clair comment se comporter avec des clients méchants et agressifs, il n'est peut-être pas facile de gérer l'impolitesse sur le lieu de travail. Lorsque l'e-mail de votre collègue vous semble grossier et irrespectueux, il peut être difficile de savoir comment y répondre. Voici quelques conseils pour traiter avec des collègues impolis :
Ne soyez pas impoli en réponse. Habituellement, le provocateur s'attend à recevoir votre réaction rapide. Allez-vous lui donner le genre de satisfaction? Restez calme et professionnel ou ignorez simplement le message. Lorsque la réponse n'arrive pas, vous laissez l'expéditeur souffrir.
Si les e-mails grossiers et offensants continuent d'arriver, assurez-vous de les enregistrer pour les utiliser comme preuves.

#6 En cas de harcèlement, partagez-le avec les RH

Vérifiez l'e-mail reçu pour un langage abusif. Si le message contient des propos blessants ou des attaques personnelles, n'hésitez pas à en parler à votre responsable ou aux RH.

#7 Vérifiez si l'e-mail est en copie

Lorsque vous répondez à des e-mails désagréables, soyez prudent et rappelez-vous que tous les e-mails ne sont pas privés. Tout d'abord, assurez-vous que personne n'est mis en copie sur cet e-mail. Cependant, gardez à l'esprit qu'il peut y avoir un Cci caché quelque part ou que le destinataire peut transmettre votre réponse à quelqu'un à votre insu. Par conséquent, il est important de laisser de côté les émotions dans votre réponse, car cela ne devrait pas vous nuire.

Comment répondre à un e-mail désagréable

#1 Suivez la nétiquette des e-mails

La nétiquette est une façon correcte d'interagir avec d'autres personnes sur Internet. En ce qui concerne la correspondance par e-mail, n'oubliez pas de garder vos messages brefs et précis, car certains destinataires peuvent lire votre texte à partir d'un smartphone ou d'une tablette. Faites attention à votre grammaire et à votre orthographe pour éviter tout malentendu. Évitez d'utiliser toutes les lettres majuscules dans vos e-mails, car elles sont souvent perçues comme des cris. N'envoyez pas de remarques injurieuses ou menaçantes, car elles peuvent provoquer de la rancune. Et incluez une signature électronique professionnelle contenant votre numéro de téléphone, ce qui permettra au destinataire de vous joindre plus facilement s'il a besoin de vous parler en personne.

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#2 Clarifier les détails

Êtes-vous sûr que la personne voulait être impolie ? Certaines personnes sont très directes et, ce faisant, leurs messages peuvent sembler impolis. Je peux supposer que si vous pouviez regarder dans leur dossier "Envoyés", vous découvririez que beaucoup de leurs e-mails sont écrits de cette manière très similaire. Par conséquent, ne jugez pas une situation sans avoir suffisamment d'informations. Si vous pensez que l'e-mail était intentionnellement grossier, vous voudrez peut-être demander pourquoi l'expéditeur se comporte de cette façon. Il est possible que la personne se rende compte à quel point elle a été impolie et s'excuse immédiatement. Cependant, préparez-vous à ce que la personne devienne encore plus engagée et ne manque pas l'occasion de se battre avec vous.

#3 Pensez à le mettre hors ligne

Le courrier électronique n'est qu'un texte qui rend impossible d'entendre un ton de voix ou de voir les expressions faciales des gens. Donc, si vous n'êtes pas satisfait de l'e-mail reçu, il est préférable d'appeler ou de parler en face à face avec l'expéditeur.

#4 Répondez aux e-mails de manière professionnelle

Si les gens sont impolis, ne correspondez pas à leur attitude. Utilisez un langage grammaticalement et moralement correct, respectez le format des e-mails, comportez-vous comme vous le feriez habituellement. Si vous utilisez une signature d'e-mail, conservez-la dans votre réponse à un e-mail grossier. De cette façon, votre destinataire verra que vous êtes une personne tolérante et sérieuse qui n'acceptera pas un comportement grossier.

#5 Utilisez des faits dans votre réponse

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Supposons que vous ayez reçu un e-mail grossier d'un collègue vous demandant le statut d'un rapport. L'idée principale est que votre réponse ne doit pas être centrée sur votre réaction à l'impolitesse mais sur le rapport. Ne discutez que de faits tels que les délais, les échéanciers et les sujets connexes.

#6 Brouillon d'e-mail avant envoi

Réfléchissez bien avant de cliquer sur le bouton "envoyer". Lisez votre message à haute voix pour vous assurer qu'il semble professionnel plutôt qu'émotionnel.

#7 Rédigez un message court

Un jour, mon ami Mike m'a raconté une histoire à propos de son collègue Phill qui s'était autrefois imaginé comme critique de l'année et avait envoyé à Mike un e-mail extrêmement long répertoriant plus de vingt remarques injustes sur sa performance. Pouvez-vous imaginer le visage de Phil lorsqu'il a reçu l'e-mail de Mike disant : "Merci beaucoup, Phill." ? Bien joué, Mike !

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#8 Restez direct

Le sarcasme et l'ironie font partie des interdits de l'étiquette de base des e-mails. S'abstenir de les utiliser dans la communication d'entreprise.

Erreurs à éviter en répondant à un e-mail grossier

#1 Répondez immédiatement à un e-mail grossier

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Si vous choisissez de répondre tout de suite, vous serez peut-être plein d'émotions et votre message sera très probablement grossier, voire agressif. Et si vous aviez tout faux ? Et si vous lisiez entre les lignes ?

#2 Soyez émotif

Souvent, les gens écrivent des e-mails émotionnels pour obtenir une réaction. En restant calme et professionnel, vous démontrerez à l'expéditeur à quel point sa grossièreté était inutile et dénuée de sens.

#3 Partager des e-mails grossiers avec vos collègues

J'ai vu de nombreux articles dans lesquels les auteurs conseillaient de transmettre un message grossier de votre collègue aux autres membres de l'équipe. Eh bien, cela peut être amusant, et le "délinquant" recevra une leçon, mais ne pensez-vous pas que c'est loin d'être professionnel ?

#4 Utiliser l'autodéfense dans votre réponse

Les gens impolis se soucient rarement de ce que vous ressentez et de ce que vous pensez. Alors ne perdez pas votre temps à vous défendre. En outre, cela peut même conduire à plus d'attaque.

Conclusion

L'e-mail n'est qu'un texte qui supprime les indices tels que le ton de la voix et les expressions faciales. Si vous réagissez fortement aux e-mails désagréables, essayez de :

• Supposons que cet écrivain avait de bonnes intentions ;
• Utilisez le téléphone ou rencontrez-vous en personne pour clarifier le message ;
• Faites une pause pour vous calmer;
• Demandez à votre responsable ou aux RH un soutien supplémentaire.

Pour que vos communications par e-mail restent toujours professionnelles :

• Utilisez des lignes d'objet claires ;
• Identifiez-vous;
• Gardez votre lettre courte et directe;
• Inclure une salutation et une conclusion appropriées ;
• Vérifiez votre grammaire;
• Reconnaître quand votre e-mail n'est pas productif. Assurez-vous qu'ils sont faciles à comprendre et non grossiers, réfléchissez trois fois avant et trois fois après avoir écrit. Ensuite seulement, cliquez sur "envoyer".
• Demandez : « Que dirais-je si nous nous rencontrions face à face ? Et rappelez-vous, un autre être humain est à l'autre bout de votre message.