如何專業地回复粗魯的電子郵件並掩飾你的屁股
已發表: 2022-06-03
1. 回复憤怒電子郵件之前的步驟
2. 如何回复討厭的電子郵件
3. 回复粗魯郵件時要避免的錯誤
有用的工具：
1. Newoldstamp - 電子郵件簽名營銷
2. SendGrid - 電子郵件生成器和發件人
3. Boomerang - 安排電子郵件的工具
4. Mailtrack - 電子郵件鏈接打開跟踪
5. Canva - 製作設計的在線工具
只要您要開展業務，您就會收到來自有態度的人的電子郵件。 有時，客戶、同事或合作夥伴可以要求您提供信息，甚至沒有很好地詢問，也沒有使用諸如“請您幫忙”和“謝謝”之類的基本禮儀。 此外，你會讓人告訴你應該如何經營你的企業，而你現在做的事情是錯誤的。 此外，您還會收到一些被生活中的一切冒犯的人的奇怪電子郵件。 雖然我們無法阻止這些電子郵件來自人們，但您可以做一些事情來為自己省去很多麻煩並在復雜的情況下保持專業。
回复憤怒的電子郵件之前的步驟
也許你很幸運擁有友好的同事和優秀的客戶，但是當你需要決定如何回復一封討厭的電子郵件時，任何人都可能遇到這種情況。
#1 在與粗魯的客戶或同事打交道之前深呼吸
因此，收件箱中的粗魯、不專業和憤怒的信息就在這裡。 當然，你可以選擇發洩一下，立即回复你的“冒犯者”。 但在您做出任何輕率的決定之前，請停下來仔細考慮一下。 這種情況值得你花時間和精力嗎？ 它將如何影響您的職業形象？ 如果您從未回復過這封電子郵件，會有什麼不同？ 請記住，電子郵件的優點之一是您不必立即回复。 所以先讓你的脾氣平靜下來，仔細規劃你的答案。
#2 確保您正確解釋了粗魯的電子郵件
重讀這封信，確保你寫對了。 有時笑話、諷刺和某些文化差異可能會被解釋為粗魯。 此外，您可能需要檢查您的同事是否已經與此人打過交道。 也許，這種溝通方式是由於與貴公司的一些糟糕經歷造成的。
#3 定義發送者的意圖
想像一下，您剛剛閱讀了以下來自您的主管的諷刺信息：“約翰，我希望您在百忙之中抽出一些時間來完成今天的宣傳冊！” 無論你是心煩意亂還是怒火中燒，都不要回答諸如“你想說什麼？”、“那應該是什麼意思？”之類的問題。 我很久以前就完成了它們！” 相反，請保持冷靜，向你的老闆詢問更多信息：“所有的小冊子都已經完成，除了周五到期的。 需要我早點完成嗎？”
#4 考慮忽略粗魯的電子郵件
正如我上面已經提到的，有時最好忽略一封憤怒的電子郵件以節省時間和精力。 如果您正在與粗魯的客戶打交道並且不能忽視他們的投訴，請耐心等待並始終保持專業。 通常，客戶不會費心閱讀用戶指南、軟件許可協議或您網站上提供的任何其他信息，但他們會因為您的“糟糕”產品而感到憤怒和沮喪，並可能通過電子郵件將其發洩給您。 在這種情況下，最好記下這些人所說的內容，以便您可以將該信息添加到常見問題頁面或圍繞它創建一個單獨的帖子，以便您始終將客戶引導到這些頁面。
#5 複製粗魯的電子郵件
雖然很清楚如何與不友善、咄咄逼人的客戶相處，但要處理工作場所的粗魯行為可能並不容易。 當您同事的電子郵件對您顯得粗魯和不尊重時，您可能很難知道如何回复。 以下是與粗魯同事打交道的一些技巧：
不要粗魯地回應。 通常，挑釁者希望得到你的快速反應。 你會給他那種滿足感嗎？ 保持冷靜和專業，或者乾脆忽略信息。 當答案沒有到達時，你讓發件人受苦。
如果粗魯、令人反感的電子郵件繼續出現，請務必保存它們以用作證據。
#6 如果遇到騷擾，請與 HR 分享
檢查收到的電子郵件是否存在辱罵性語言。 如果消息中包含有害言論或人身攻擊，請立即與您的經理或人力資源部聯繫。
#7 檢查郵件是否抄送
回复討厭的電子郵件時，請小心並記住並非每封電子郵件都是私密的。 首先，確保沒有人在這封電子郵件上抄送。 但是，請記住，某處可能隱藏了密件抄送，或者收件人可以在您不知情的情況下將您的答案轉發給某人。 因此，將情緒排除在您的反應之外是很重要的，因為它不應該對您產生不良影響。
如何回復令人討厭的電子郵件
#1 遵循電子郵件禮節
網絡禮節是在互聯網上與他人互動的正確方式。 當涉及電子郵件通信時，請記住讓您的消息保持簡短和重點，因為某些收件人可能正在通過智能手機或平板電腦閱讀您的文本。 注意你的語法和拼寫，以避免誤解。 避免在您的電子郵件中使用所有大寫字母，因為它們通常被視為大喊大叫。 不要發送辱罵性或威脅性的言論，因為它們會導致不良情緒。 並包含一個包含您的電話號碼的專業電子郵件簽名，這將使收件人在需要親自與您交談時更方便地與您聯繫。
圖片由弓谷學院提供
#2 澄清細節
你確定這個人是故意粗魯的嗎？ 有些人非常直接，這樣做時，他們的信息可能看起來不禮貌。 我可以假設，如果您可以查看他們的“已發送”文件夾，您會發現他們的許多電子郵件都是以非常相似的方式編寫的。 因此，不要在沒有足夠信息的情況下判斷情況。 如果您認為這封電子郵件是故意粗魯的，您可能想問一下為什麼發件人會這樣。 這個人有可能會意識到他/她有多麼粗魯，並會立即道歉。 但是，請準備好這個人會變得更加投入，並且不會錯過與您戰鬥的機會。
#3 考慮下線
電子郵件只是一種文本，無法聽到聲音或看到人們的面部表情。 因此，如果您對收到的電子郵件不滿意，最好打電話或與發件人面對面交談。
#4 專業地回復電子郵件
如果人們粗魯，就不要與他們的態度相匹配。 使用語法和道德上正確的語言，堅持電子郵件格式，表現得像往常一樣。 如果您使用電子郵件簽名，請將其保留在對粗魯電子郵件的回復中。 這樣，您的收件人會看到您是一個寬容而認真的人，不會接受粗魯的行為。
#5 在你的回復中使用事實
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假設您收到了一封來自同事的粗魯電子郵件，詢問您報告的狀態。 主要思想是，你的回復不應該集中在你對粗魯的反應上，而是報告上。 只討論截止日期、時間表和相關主題等事實。
#6 發送前草稿電子郵件
在單擊“發送”按鈕之前請三思。 大聲朗讀你的信息，以確保它聽起來專業而不是情緒化。
#7 讓你的信息簡短
有一天，我的朋友邁克給我講了一個關於他的同事菲爾的故事，他曾經幻想自己是年度批評家，並給邁克發了一封非常長的電子郵件，列出了二十多條關於他的表現的不公平評論。 你能想像菲爾收到邁克的電子郵件時的表情：“非常感謝，菲爾。” 打得好，邁克！
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#8 保持直截了當
諷刺和反諷屬於基本電子郵件禮儀的禁忌。 避免在商務溝通中使用它們。
回复粗魯的電子郵件時要避免的錯誤
#1 立即回复粗魯的電子郵件
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如果您選擇立即回复，您可能會情緒激動，您的信息很可能會很粗魯甚至具有攻擊性。 如果你把一切都弄錯了怎麼辦？ 如果您在字裡行間閱讀怎麼辦？
#2 情緒化
通常，人們會寫一些情緒化的電子郵件來獲得回應。 通過保持冷靜和專業，您將向發件人展示他們的粗魯是多麼不必要和毫無意義。
#3 與你的同事分享粗魯的電子郵件
我看到很多文章，其中作者建議將您同事的粗魯信息轉發給其他團隊成員。 嗯，可能很好玩，給“罪犯”上了一課，但你不覺得離專業很遠嗎？
#4 在你的回復中使用自衛
粗魯的人很少關心你的感受和想法。 所以不要浪費時間為自己辯護。 此外，這甚至會導致更多的攻擊。
結論
電子郵件只是一個文本，它消除了語氣和麵部表情等線索。 如果您對討厭的電子郵件反應強烈，請嘗試：
- 假設作者有良好的意圖；
- 使用電話或親自見面澄清信息；
- 休息一下，讓自己冷靜下來；
- 向您的經理或 HR 尋求更多支持。
為了始終保持您的電子郵件通信專業：
- 使用清晰的主題行；
- 證明你的身份;
- 保持你的信簡短而中肯；
- 包括適當的問候和結束；
- 檢查你的語法；
- 識別您的電子郵件何時無效。 確保它們易於理解且不粗魯，寫前三思，寫後三思。 然後才點擊“發送”。
- 問：“如果我們面對面見面，我會說什麼？” 請記住，另一個人在您信息的另一端。