Como aumentar a produtividade com a técnica Flowtime

Você está sentado em sua mesa, olhando para todo o trabalho que precisa fazer. Seu trabalho está olhando de volta para você. Você olha para o relógio: mais 24 minutos até o final do seu intervalo de trabalho de 25 minutos programado. Ok, você tem isso.

Você começa a ficar imerso no trabalho... e o alarme dispara, interrompendo sua linha de pensamento. Se ao menos houvesse algo parecido com a técnica Pomodoro, mas com intervalos de tempo que se adequassem melhor ao seu fluxo de trabalho!

Tenho uma boa notícia para você – ela já existe. Neste artigo, falaremos sobre a técnica Flowtime, por que você deve experimentá-la e como usá-la para levar sua produtividade ao próximo nível.

O que é a técnica Flowtime?

A técnica Flowtime é uma técnica de gerenciamento de tempo para criativos, desenvolvedores, estudantes e todos os outros cujas tarefas exigem concentração profunda. Consiste em escolher uma tarefa, trabalhar nela até se cansar e depois fazer uma pausa. Você repete o processo até terminar a tarefa. Parece simples, certo?

Aumenta sua produtividade incentivando o fluxo (um estado mental de atenção concentrada) e deixando você descansar quando precisar. Isso faz com que você fique completamente concentrado na tarefa em que está trabalhando – sua mente fica menos propensa a se desviar para tópicos como: “ O que vou almoçar? ” ou “ O que os atores do meu programa favorito de infância estão fazendo agora? ”.

Para entender melhor como a técnica Flowtime pode ajudá-lo a ser mais produtivo, vejamos porque é uma boa alternativa à técnica Pomodoro. Pomodoro é uma técnica de gerenciamento de tempo feita por Francesco Cirillo na década de 1990. O nome foi inspirado no cronômetro de cozinha em forma de pomodoro ( pomodoro significa "tomate" em italiano) usado por Cirillo para medir seu progresso.

A técnica envolve concentrar-se completamente em seu trabalho por 25 minutos, depois fazer uma pausa de cinco minutos; repetindo isso 4 vezes e fazendo uma pausa mais longa de 20 minutos depois disso. O ciclo continua até que você termine todo o seu trabalho do dia.

Pomodoro pode ser ótimo para tarefas que você não quer fazer (por exemplo, arquivar seus impostos) ou tarefas que não exigem pensamento profundo (por exemplo, limpeza). O problema surge quando você tem que fazer algo que requer criatividade, inovação e resolução de problemas. O prazo de 25 minutos geralmente é muito curto e interrompe seu fluxo de trabalho e a linha de pensamento. Além disso, intervalos de 25 minutos também podem ser muito longos para determinadas tarefas.

A técnica Flowtime corrige esses problemas, pois você pode escolher seus próprios prazos e garantir que eles se alinhem ao seu fluxo de trabalho. Vejamos um exemplo simples.

Um exemplo da técnica Flowtime em ação

Quando você está estudando, 25 minutos geralmente não é tempo suficiente para passar por uma lição, entendê-la e memorizá-la. Esse tipo de atividade exige mais tempo, como intervalos de trabalho de 60 ou 90 minutos. Da mesma forma, 5 minutos não são suficientes para o seu cérebro descansar após uma hora de estudo intenso; é melhor fazer uma pausa de 20 minutos em vez disso.

Um guia passo a passo para a técnica Flowtime

Se você quiser experimentar a técnica Flowtime, siga estas etapas:

1. Escolha uma tarefa . Multitarefa é impossível; faça apenas uma tarefa de cada vez e dê a ela seu foco máximo.
2. Anote a hora em que você começou . Você pode fazer isso manualmente ou usar o software de rastreamento de tempo.
3. Trabalhe até começar a perder o foco e se sentir cansado . Confira o título abaixo para sinais adicionais de que você pode precisar descansar por alguns minutos.
4. Dar um tempo. A pausa pode durar o tempo que você precisar para se sentir descansado e revigorado. Anote a hora exata em que você fez o intervalo, bem como a duração do intervalo. Existem algumas durações de tempo de descanso sugeridas (mas você não tem obrigação de segui-las):
   • Para menos de 25 minutos de trabalho, faça uma pausa de cinco minutos.
   • Após 25 a 50 minutos de trabalho, faça uma pausa de oito minutos.
   • Quando você completa 50-90 minutos de trabalho, você pode descansar 10 minutos.
   • Mais de 90 minutos de trabalho podem ser seguidos por 15-20 minutos de intervalo.
5. Repita .

Se alguém o interromper, anote qual é a interrupção, a hora em que você foi interrompido e a hora em que você começou a trabalhar novamente. Depois de um tempo, você estará mais ciente do que o distrai e poderá tomar as medidas necessárias para evitá-lo.

Com o passar do tempo, você descobrirá quantos minutos de trabalho são ideais para você e quanto tempo precisa para recarregar.

Como você sabe que precisa fazer uma pausa?

Uma questão crucial ao implementar a técnica Flowtime está ligada às pausas - como você saberá que é hora de fazer uma pausa? Bem, a boa notícia é que seu cérebro enviará sinais claros. Alguns deles são:

• Você começa a se sentir cansado,
• Você sente como se estivesse sentado por muito tempo,
• Você terminou uma tarefa (mais longa),
• Você tem dificuldade em se concentrar, ou
• Você não consegue encontrar a solução certa para algo em que está trabalhando (e isso o deixa cada vez mais frustrado).

Esta técnica não tem muitas regras, o mais importante é ouvir a sua voz interior. Sua simplicidade é uma de suas maiores vantagens.

Prós e contras da técnica Flowtime

Nada neste mundo é perfeito, e as técnicas de gerenciamento de tempo não são exceções a essa regra. Aqui estão algumas das principais vantagens e desvantagens da técnica Flowtime.

Vantagens da técnica Flowtime

Veja por que você deve experimentar a técnica Flowtime:

• É personalizado . Intervalos de tempo personalizados ajudam você a estar em sintonia com seu fluxo de trabalho. Usar uma técnica personalizada de gerenciamento de tempo é como usar um terno sob medida; um terno produzido em massa de uma loja pode fazer o trabalho, mas não pode ser comparado ao sob medida. Não se sente à vontade trabalhando em intervalos de 25 minutos e fazendo pausas de 5 minutos? Misture e combine até encontrar seus intervalos de tempo ideais.
• Melhora o foco . Essa técnica facilita o envolvimento em trabalhos profundos. Fazer uma pausa quando você precisa é um dos fatores mais importantes: você pode mergulhar totalmente no trabalho apenas quando seu cérebro estiver revigorado e descansado.
• Ajuda na estimativa de tempo . Considerando que misturar e combinar intervalos de tempo exigirá que você rastreie o tempo gasto em tarefas, você obterá muitos benefícios: uma ideia melhor de como você gasta seu tempo, estimativas de tempo mais precisas, produtividade aprimorada, e procrastinação reduzida são apenas alguns deles.

Desvantagens da técnica Flowtime

Se você decidiu experimentar a técnica Flowtime, esteja atento a estas coisas:

• Descobrir quais prazos funcionam melhor leva tempo . Esta técnica não atinge todo o seu potencial imediatamente; é preciso alguma tentativa e erro para descobrir o que funciona melhor para você. A paciência é necessária.
• Você precisa planejar bem . Essa técnica exige que você conheça suas tarefas com antecedência, estime o tempo que elas levam e priorize-as.
• Não funciona para horários imprevisíveis . Se o seu trabalho exige muitas reuniões improvisadas e tarefas não planejadas, mas urgentes, essa técnica pode não ser para você. É difícil manter o tempo de trabalho interrompido e as pausas planejadas em um ambiente dinâmico.

Como tirar o máximo proveito da técnica Flowtime

Agora que você entende o conceito da técnica Flowtime, juntamente com seus prós e contras, vamos ver como você pode tirar o máximo proveito dessa técnica e aumentar sua produtividade.

Escolha uma tarefa específica: sem multitarefa

Trabalhar em apenas uma tarefa de cada vez (também conhecido como unitasking) é a única regra estrita dessa técnica. Pode parecer que fazer várias coisas ao mesmo tempo ajuda você a fazer mais, mas na verdade é exatamente o contrário. Segundo estudos, “ a mente e o cérebro humanos carecem de arquitetura para realizar duas ou mais tarefas simultaneamente ”. A multitarefa leva a um foco disperso, o que resulta em mais erros e tarefas incompletas.

Dar apenas 100% a uma tarefa dá-lhe excelentes resultados. Como Lindsey Pollak, especialista em carreiras e autora de Getting from College to Career , disse em um artigo da Forbes: “ É absolutamente importante saber como realizar uma única tarefa porque alguns projetos e decisões exigem uma reflexão profunda e ininterrupta. Se você não pode fazer isso, você pode tomar uma boa decisão ou fazer um bom trabalho. Mas se você pode realmente se concentrar em uma coisa, é mais provável que você se saia muito bem. ”

Remover distrações

Isso quase não é preciso dizer – livre-se de todas as distrações antes de começar a trabalhar. Você provavelmente já tem uma boa ideia do que mais o distrai, seja mídia social ou bate-papo com seus colegas de trabalho. Antes de começar a trabalhar, certifique-se de:

• Desative todas as notificações,
• Coloque seu telefone no modo silencioso e/ou em outra sala,
• Coloque fones de ouvido com cancelamento de ruído,
• Avise seus colegas de trabalho que você está trabalhando em algo importante para que eles não o interrompam,
• Deixe apenas as coisas que você precisa para trabalhar em sua mesa (e talvez uma xícara de café ou um lanche),
• Guarde um pedaço de papel para anotar os pensamentos que merecem atenção, mas não neste momento, como “ preciso pagar minhas contas hoje ” ou “ preciso ligar para uma amiga para desejar feliz aniversário ”. Anote-os e continue se concentrando em sua tarefa. Esses pensamentos são importantes, mas não urgentes – eles podem esperar pela próxima pausa.

Use um aplicativo de rastreamento de tempo

Para tornar essa técnica ainda mais suave, use um aplicativo de rastreamento de tempo como o Clockify, que permite usar um temporizador Pomodoro/Flowtime.

Quando você começa com a técnica Flowtime, você tem que anotar as horas exatas em que você começa ou para de trabalhar, é interrompido, etc. Escrever tudo à mão é demorado e você tem que se preocupar com a possibilidade de perder seus papéis.

Depois de baixar a extensão do navegador de rastreamento de tempo do Clockify, tudo o que você precisa fazer é definir seus intervalos de tempo e começar a rastrear. Pressione Iniciar ao iniciar uma tarefa e o cronômetro começará a funcionar. Quando o intervalo de trabalho termina, você recebe uma notificação de que é hora de fazer uma pausa. Você recebe outra notificação quando é hora de começar a trabalhar novamente.

Você também pode adicionar nomes de projetos para ter uma visão geral clara de tudo o que está acontecendo; para não mencionar que encontrar um padrão de intervalos de tempo de trabalho/descanso ideais será significativamente menos difícil.

Não interrompa seu fluxo com uma pausa obrigatória

É importante notar que, mesmo quando você descobre os intervalos de tempo perfeitos para você, eles ainda não estão definidos. Mesmo que o cronômetro soe, você não precisa fazer uma pausa se achar que não precisa. Ouvir sua mente e seu corpo é a chave: nada é obrigatório (exceto uma única tarefa) e tudo pode ser alterado para se adequar aos seus hábitos de trabalho atuais.

Conclusão

Lembre-se do cenário desde o início? Vamos ver como seria usando a técnica Flowtime:

Você está sentado em sua mesa, olhando para todo o trabalho que precisa fazer. Seu trabalho está olhando de volta para você. Você olha para o relógio e liga o cronômetro. Ok, você tem isso.

Você começa a ficar imerso no trabalho... até que seu foco se esvai e você começa a se sentir cansado, então você descansa um pouco. Depois de um tempo, você começa a se sentir revigorado, então continua trabalhando. Você não se sente apressado ou interrompido. Você está realmente muito satisfeito com o trabalho que fez até agora.

Se você está procurando uma técnica personalizada de gerenciamento de tempo que o ajude a se concentrar, a técnica Flowtime pode ser o que você está procurando.