Jak zwiększyć produktywność dzięki technice Flowtime

Siedzisz przy biurku, patrząc na całą pracę, którą musisz wykonać. Twoja praca patrzy prosto na ciebie. Rzucasz okiem na zegar: jeszcze 24 minuty do końca zaplanowanego 25-minutowego interwału pracy. Dobra, masz to.

Zaczynasz pogrążać się w pracy… i włącza się alarm, przerywając tok myślenia. Gdyby tylko było coś podobnego do techniki Pomodoro, ale z odstępami czasowymi, które lepiej pasują do Twojego przepływu pracy!

Mam dla Ciebie dobrą wiadomość — już istnieje. W tym artykule porozmawiamy o technice Flowtime, dlaczego warto ją wypróbować i jak jej użyć, aby przenieść swoją produktywność na wyższy poziom.

Czym jest technika Flowtime?

Technika Flowtime to technika zarządzania czasem dla twórców, programistów, studentów i wszystkich innych osób, których zadania wymagają głębokiej koncentracji. Polega na wybraniu zadania, pracy nad nim, aż się zmęczysz, a następnie zrobieniu sobie przerwy. Powtarzasz proces, aż zakończysz zadanie. Brzmi prosto, prawda?

Zwiększa produktywność, zachęcając do przepływu (stan skupienia uwagi) i pozwalając odpocząć, gdy zajdzie taka potrzeba. To sprawia, że ​​całkowicie koncentrujesz się na zadaniu, nad którym pracujesz — twój umysł jest mniej skłonny do wędrowania do takich tematów, jak: „ Co zjem na lunch? ” lub „ Co teraz robią aktorzy z mojego ulubionego serialu z dzieciństwa? ”.

Aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób technika Flowtime może pomóc Ci być bardziej produktywnym, przyjrzyjmy się, dlaczego jest dobrą alternatywą dla techniki Pomodoro. Pomodoro to technika zarządzania czasem opracowana przez Francesco Cirillo w latach 90-tych. Nazwa została zainspirowana minutnikiem w kształcie pomodoro ( pomodoro oznacza po włosku „pomidor”), którego Cirillo używał do mierzenia swoich postępów.

Technika polega na całkowitym skupieniu się na pracy przez 25 minut, a następnie zrobieniu pięciominutowej przerwy; powtarzając to 4 razy, a następnie robiąc dłuższą, 20-minutową przerwę. Cykl trwa, dopóki nie zakończysz całej swojej pracy na dany dzień.

Pomodoro może być świetny do zadań, których nie chcesz wykonywać (np. rozliczanie podatków) lub zadań, które nie wymagają głębokiego myślenia (np. sprzątanie). Problem pojawia się, gdy musisz zrobić coś, co wymaga kreatywności, innowacji i rozwiązywania problemów. Ramy czasowe 25 minut są często zbyt krótkie i przerywają pracę i tok myślenia. Ponadto 25-minutowe interwały mogą być również zbyt długie w przypadku niektórych zadań.

Technika Flowtime rozwiązuje te problemy, ponieważ możesz wybrać własne ramy czasowe i upewnić się, że są one zgodne z przepływem pracy. Spójrzmy na prosty przykład.

Przykład techniki Flowtime w działaniu

Kiedy się uczysz, 25 minut często nie wystarcza, aby przejść przez lekcję, zrozumieć ją i zapamiętać. Ten rodzaj aktywności wymaga więcej czasu, np. 60- lub 90-minutowe przerwy w pracy. Podobnie, 5 minut nie wystarczy, aby Twój mózg mógł odpocząć po godzinie intensywnej nauki; lepiej zrobić sobie 20-minutową przerwę.

Przewodnik krok po kroku po technice Flowtime

Jeśli chcesz wypróbować technikę Flowtime, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz zadanie . Wielozadaniowość nie jest możliwa; wykonuj tylko jedno zadanie na raz i skup się na nim maksymalnie.
2. Zapisz czas , kiedy zacząłeś . Możesz to zrobić ręcznie lub skorzystać z oprogramowania do śledzenia czasu.
3. Pracuj, aż zaczniesz tracić koncentrację i czuć się zmęczonym . Sprawdź poniższy nagłówek, aby uzyskać dodatkowe znaki, które mogą wymagać odpoczynku przez kilka minut.
4. Zrób sobie przerwę. Przerwa może trwać tak długo, jak potrzebujesz, by czuć się wypoczętym i odświeżonym. Zapisz dokładny czas przerwy, a także długość przerwy. Istnieje kilka sugerowanych czasów odpoczynku (ale nie masz obowiązku ich przestrzegać):
   • Za mniej niż 25 minut pracy zrób sobie pięciominutową przerwę.
   • Po 25-50 minutach pracy uzyskaj ośmiominutową przerwę.
   • Kiedy wykonasz 50-90 minut pracy, możesz mieć 10-minutowy odpoczynek.
   • Po ponad 90 minutach pracy następuje 15-20 minut przerwy.
5. Powtórz .

Jeśli ktoś Ci przeszkadza, zapisz, co to za przerwanie, kiedy zostałeś przerwany i kiedy ponownie zaczniesz pracować. Po pewnym czasie będziesz bardziej świadomy tego, co cię rozprasza, i będziesz mógł podjąć niezbędne kroki, aby tego uniknąć.

Z biegiem czasu dowiesz się, ile minut pracy jest dla Ciebie idealnych i ile czasu potrzebujesz na doładowanie.

Skąd wiesz, że musisz zrobić sobie przerwę?

Kluczowe pytanie podczas wdrażania techniki Flowtime wiąże się z przerwami — skąd będziesz wiedzieć, że nadszedł czas na przerwę? Dobrą wiadomością jest to, że mózg wysyła wyraźne sygnały. Niektórzy z nich są:

• zaczynasz czuć się zmęczony,
• Czujesz się, jakbyś siedział zbyt długo,
• Ukończyłeś (dłuższe) zadanie,
• Trudno Ci się skupić, lub
• Wydaje się, że nie możesz znaleźć właściwego rozwiązania dla czegoś, nad czym pracujesz (co powoduje, że jesteś coraz bardziej sfrustrowany).

Ta technika nie ma wielu zasad, najważniejszą rzeczą jest wsłuchiwanie się w swój wewnętrzny głos. Jego prostota to jedna z jego największych zalet.

Plusy i minusy techniki Flowtime

Nic na tym świecie nie jest doskonałe, a techniki zarządzania czasem nie są wyjątkiem od tej reguły. Oto niektóre z głównych zalet i wad techniki Flowtime.

Zalety techniki Flowtime

Oto dlaczego powinieneś spróbować techniki Flowtime:

• Jest spersonalizowany . Dostosowane przedziały czasowe pomagają dostosować się do przepływu pracy. Używanie spersonalizowanej techniki zarządzania czasem jest jak noszenie szytego na miarę garnituru; masowo produkowany garnitur ze sklepu może wykonać zadanie, ale nie może się równać z garniturem szytym na miarę. Nie czujesz się swobodnie pracując w 25-minutowych odstępach i robiąc 5-minutowe przerwy? Mieszaj i dopasowuj, aż znajdziesz idealne odstępy czasowe.
• Poprawia koncentrację . Ta technika ułatwia angażowanie się w głęboką pracę. Przerwa, kiedy trzeba, to jeden z najważniejszych czynników: możesz w pełni oddać się pracy tylko wtedy, gdy Twój mózg jest wypoczęty i wypoczęty.
• Pomaga w oszacowaniu czasu . Biorąc pod uwagę, że miksowanie i dopasowywanie interwałów czasowych będzie wymagało śledzenia czasu spędzanego na zadaniach, zyskasz wiele korzyści z tym związanych: lepsze wyobrażenie o tym, jak spędzasz czas, dokładniejsze szacunki czasu, lepszą produktywność, i zmniejszona prokrastynacja to tylko niektóre z nich.

Wady techniki Flowtime

Jeśli zdecydowałeś się wypróbować technikę Flowtime, pamiętaj o następujących rzeczach:

• Ustalenie, które ramy czasowe działają najlepiej, wymaga czasu . Ta technika nie od razu osiąga swój pełny potencjał; potrzeba kilku prób i błędów, aby dowiedzieć się, co jest dla Ciebie najlepsze. Cierpliwość jest konieczna.
• Musisz dobrze zaplanować . Ta technika wymaga wcześniejszego poznania swoich zadań, oszacowania czasu ich wykonywania i ustalenia ich priorytetów.
• Nie działa w nieprzewidywalnych harmonogramach . Jeśli Twoja praca wymaga wielu spontanicznych spotkań i nieplanowanych, ale pilnych zadań, ta technika może nie być dla Ciebie. Trudno utrzymać przerwany czas pracy i zaplanowane przerwy w dynamicznym środowisku.

Jak najlepiej wykorzystać technikę Flowtime

Teraz, gdy rozumiesz koncepcję techniki Flowtime, wraz z jej zaletami i wadami, zobaczmy, jak możesz w pełni wykorzystać tę technikę i zwiększyć swoją produktywność.

Wybierz jedno konkretne zadanie: bez wielozadaniowości

Praca tylko nad jednym zadaniem na raz (znana również jako jednozadanie) jest jedyną ścisłą zasadą tej techniki. Może się wydawać, że robienie wielu rzeczy jednocześnie pomaga zrobić więcej, ale w rzeczywistości jest zupełnie odwrotnie. Według badań „ ludzkiemu umysłowi i mózgowi brakuje architektury do wykonywania dwóch lub więcej zadań jednocześnie ”. Wielozadaniowość prowadzi do rozproszonego skupienia, co skutkuje większą liczbą błędów i w połowie ukończonych zadań.

Tylko oddanie 100% jednemu zadaniu daje doskonałe rezultaty. Jak Lindsey Pollak, ekspert ds. kariery i autorka książki Getting from College to Career , powiedziała w artykule Forbes: „ To absolutnie ważne, aby wiedzieć, jak jednoczyć zadanie, ponieważ niektóre projekty i decyzje wymagają głębokiego, nieprzerwanego przemyślenia. Jeśli nie możesz tego zrobić, możesz podjąć dobrą decyzję lub wykonać dobrą pracę. Ale jeśli naprawdę możesz skupić się na jednej rzeczy, jest bardziej prawdopodobne, że poradzisz sobie naprawdę dobrze. ”

Usuń elementy rozpraszające uwagę

To prawie jest oczywiste — pozbądź się wszelkich rozrywek przed przystąpieniem do pracy. Prawdopodobnie już wiesz, co najbardziej Cię rozprasza, czy to media społecznościowe, czy pogawędki ze współpracownikami. Zanim przyjedziesz do pracy, upewnij się, że:

• Wyłącz wszystkie powiadomienia,
• Ustaw telefon w trybie cichym i/lub w innym pomieszczeniu,
• Załóż słuchawki z redukcją szumów,
• Poinformuj współpracowników, że pracujesz nad czymś ważnym, aby Ci nie przeszkadzali,
• Zostaw na biurku tylko rzeczy potrzebne do pracy (a może filiżankę kawy lub przekąskę),
• Zachowaj kartkę papieru do zapisania myśli, które zasługują na uwagę, ale nie w tej chwili, takie jak „ Muszę dziś zapłacić rachunki ” lub „ Muszę zadzwonić do przyjaciela, aby życzyć jej wszystkiego najlepszego ”. Zapisz je i dalej koncentruj się na swoim zadaniu. Te myśli są ważne, ale nie pilne — mogą poczekać na następną przerwę.

Użyj aplikacji do śledzenia czasu

Aby ta technika działała jeszcze płynniej, użyj aplikacji do śledzenia czasu, takiej jak Clockify, która umożliwia korzystanie z timera Pomodoro/Flowtime.

Kiedy zaczynasz pracę z techniką Flowtime, musisz zapisać dokładne godziny rozpoczęcia lub zakończenia pracy, przerwania itp. Ręczne zapisywanie wszystkiego jest czasochłonne i musisz się martwić, że prawdopodobnie zgubisz swoje dokumenty.

Po pobraniu rozszerzenia przeglądarki Clockify do śledzenia czasu, wszystko, co musisz zrobić, to zdefiniować przedziały czasowe i rozpocząć śledzenie. Naciśnij Start po rozpoczęciu zadania, a stoper zacznie działać. Gdy przerwa w pracy dobiegnie końca, otrzymasz powiadomienie, że czas zrobić sobie przerwę. Otrzymasz kolejne powiadomienie, gdy nadejdzie czas wznowienia pracy.

Możesz także dodawać nazwy projektów, aby mieć jasny przegląd wszystkiego, co się dzieje; nie wspominając o tym, że znalezienie wzorca optymalnych odstępów czasu pracy/odpoczynku będzie znacznie mniej trudne.

Nie przerywaj swojego przepływu obowiązkową przerwą

Ważne jest, aby pamiętać, że nawet jeśli ustalisz dla siebie idealne odstępy czasowe, nadal nie są one ustalone w kamieniu. Nawet jeśli minutnik się wyłączy, nie musisz robić sobie przerwy, jeśli czujesz, że nie musisz. Słuchanie swojego umysłu i ciała jest kluczem: nic nie jest obowiązkowe (z wyjątkiem jednokrotnego zadawania pytań) i wszystko można zmienić, aby pasowało do twoich obecnych nawyków pracy.

Wniosek

Pamiętasz scenariusz od początku? Zobaczmy, jak by poszło przy użyciu techniki Flowtime:

Siedzisz przy biurku, patrząc na całą pracę, którą musisz wykonać. Twoja praca patrzy prosto na ciebie. Spoglądasz na zegar i włączasz minutnik. Dobra, masz to.

Zaczynasz być pochłonięty pracą… dopóki nie stracisz koncentracji i nie zaczniesz czuć się zmęczony, więc trochę odpoczywasz. Po pewnym czasie zaczynasz czuć się wypoczęty, więc kontynuujesz pracę. Nie czujesz się pospieszany ani przerywany. Właściwie jesteś całkiem zadowolony z pracy, którą wykonałeś do tej pory.

Jeśli szukasz spersonalizowanej techniki zarządzania czasem, która pomoże Ci się skoncentrować, technika Flowtime może być tym, czego szukasz.