Cara meningkatkan produktivitas dengan teknik Flowtime

Anda sedang duduk di meja Anda, melihat semua pekerjaan yang perlu Anda lakukan. Pekerjaan Anda melihat kembali pada Anda. Anda melirik jam: 24 menit lagi sampai akhir interval kerja 25 menit yang dijadwalkan. Oke, Anda punya ini.

Anda mulai tenggelam dalam pekerjaan… dan alarm berbunyi, mengganggu jalan pikiran Anda. Kalau saja ada sesuatu yang mirip dengan teknik Pomodoro, tetapi dengan interval waktu yang lebih sesuai dengan alur kerja Anda!

Saya punya kabar baik untuk Anda — itu sudah ada. Dalam artikel ini, kita akan berbicara tentang teknik Flowtime, mengapa Anda harus mencobanya, dan bagaimana menggunakannya untuk meningkatkan produktivitas Anda ke tingkat berikutnya.

Apa teknik Flowtime?

Teknik Flowtime adalah teknik manajemen waktu untuk materi iklan, pengembang, siswa, dan semua orang yang tugasnya membutuhkan konsentrasi yang dalam. Ini terdiri dari memilih tugas, mengerjakannya sampai Anda lelah, dan kemudian istirahat. Anda mengulangi proses sampai Anda menyelesaikan tugas. Kedengarannya sederhana, bukan?

Ini meningkatkan produktivitas Anda dengan mendorong aliran (keadaan mental perhatian terfokus) dan membiarkan Anda beristirahat saat Anda membutuhkannya. Itu membuat Anda benar-benar berkonsentrasi pada tugas yang sedang Anda kerjakan — pikiran Anda cenderung tidak mengembara ke topik-topik seperti: “ Makan siang apa yang akan saya makan? ” atau “ Apa yang dilakukan aktor dari acara masa kecil favorit saya sekarang? ”.

Untuk lebih memahami bagaimana teknik Flowtime dapat membantu Anda menjadi lebih produktif, mari kita lihat mengapa teknik ini merupakan alternatif yang baik untuk teknik Pomodoro. Pomodoro adalah teknik manajemen waktu yang dibuat oleh Francesco Cirillo pada tahun 1990-an. Nama ini terinspirasi oleh pengatur waktu dapur berbentuk pomodoro ( pomodoro berarti "tomat" dalam bahasa Italia) yang digunakan Cirillo untuk mengukur kemajuannya.

Teknik ini melibatkan fokus penuh pada pekerjaan Anda selama 25 menit, kemudian istirahat lima menit; ulangi ini 4 kali dan istirahat lebih lama, 20 menit setelah itu. Siklus berlanjut sampai Anda menyelesaikan semua pekerjaan Anda untuk hari itu.

Pomodoro bisa sangat bagus untuk tugas-tugas yang tidak ingin Anda lakukan (misalnya mengajukan pajak) atau tugas-tugas yang tidak memerlukan pemikiran mendalam (misalnya membersihkan). Masalah muncul ketika Anda harus melakukan sesuatu yang membutuhkan kreativitas, inovasi, dan pemecahan masalah. Kerangka waktu 25 menit seringkali terlalu pendek dan mengganggu alur kerja dan pemikiran Anda. Selain itu, interval 25 menit juga bisa terlalu lama untuk tugas-tugas tertentu.

Teknik Flowtime memperbaiki masalah ini, karena Anda dapat memilih kerangka waktu Anda sendiri dan memastikannya selaras dengan alur kerja Anda. Mari kita lihat contoh sederhana.

Contoh teknik Flowtime beraksi

Ketika Anda sedang belajar, 25 menit seringkali tidak cukup untuk mempelajari, memahami, dan menghafalnya. Aktivitas semacam itu membutuhkan lebih banyak waktu, seperti interval kerja 60 atau 90 menit. Demikian pula, 5 menit tidak cukup bagi otak Anda untuk beristirahat setelah satu jam belajar yang intens; lebih baik istirahat 20 menit saja.

Panduan langkah demi langkah untuk teknik Flowtime

Jika Anda ingin mencoba teknik Flowtime, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih tugas . Multitasking tidak boleh dilakukan; hanya lakukan satu tugas pada satu waktu dan berikan fokus maksimal Anda.
2. Tuliskan waktu ketika Anda memulai . Anda dapat melakukannya secara manual atau menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu.
3. Bekerjalah sampai Anda mulai kehilangan fokus dan merasa lelah . Lihat judul di bawah ini untuk mengetahui tanda-tanda tambahan bahwa Anda mungkin perlu istirahat selama beberapa menit.
4. Istirahat. Istirahat dapat berlangsung selama Anda perlu merasa istirahat dan segar. Tuliskan waktu yang tepat Anda melakukan istirahat, serta panjang istirahat. Ada beberapa jangka waktu istirahat yang disarankan (tetapi Anda tidak berkewajiban untuk mengikutinya):
   • Untuk pekerjaan di bawah 25 menit, istirahatlah selama lima menit.
   • Setelah 25-50 menit bekerja, dapatkan jeda delapan menit.
   • Ketika Anda menyelesaikan pekerjaan 50-90 menit, Anda dapat memiliki istirahat 10 menit.
   • Lebih dari 90 menit kerja dapat diikuti dengan 15-20 menit waktu istirahat.
5. Ulangi .

Jika seseorang menyela Anda, tuliskan apa gangguan itu, waktu Anda diinterupsi, dan waktu Anda mulai bekerja lagi. Setelah beberapa saat, Anda akan lebih menyadari apa yang mengalihkan perhatian Anda, dan Anda akan dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menghindarinya.

Seiring berjalannya waktu, Anda akan mengetahui berapa menit kerja yang ideal untuk Anda dan berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk mengisi ulang.

Bagaimana Anda tahu bahwa Anda perlu istirahat?

Sebuah pertanyaan penting ketika menerapkan teknik Flowtime terkait dengan istirahat — bagaimana Anda tahu sudah waktunya untuk istirahat? Nah, kabar baiknya adalah otak Anda akan mengirimkan sinyal yang jelas. Beberapa dari mereka adalah:

• Anda mulai merasa lelah,
• Anda merasa sudah duduk terlalu lama,
• Anda telah menyelesaikan tugas (lebih lama),
• Anda kesulitan fokus, atau
• Anda sepertinya tidak dapat menemukan solusi yang tepat untuk sesuatu yang sedang Anda kerjakan (dan itu membuat Anda semakin frustrasi).

Teknik ini tidak memiliki banyak aturan, yang terpenting adalah mendengarkan suara hati Anda. Kesederhanaannya adalah salah satu keuntungan terbesarnya.

Pro dan kontra dari teknik Flowtime

Tidak ada di dunia ini yang sempurna, dan teknik manajemen waktu tidak terkecuali dalam aturan ini. Berikut adalah beberapa keuntungan dan kerugian utama dari teknik Flowtime.

Keuntungan dari teknik Flowtime

Inilah mengapa Anda harus mencoba teknik Flowtime:

• Ini dipersonalisasi . Interval waktu yang disesuaikan membantu Anda selaras dengan alur kerja Anda. Menggunakan teknik manajemen waktu yang dipersonalisasi seperti mengenakan setelan jas; setelan yang diproduksi secara massal dari toko bisa menyelesaikan pekerjaan, tetapi tidak bisa dibandingkan dengan yang disesuaikan. Tidak merasa nyaman bekerja dalam interval 25 menit dan istirahat 5 menit? Campur dan cocokkan sampai Anda menemukan interval waktu ideal Anda.
• Meningkatkan fokus . Teknik ini membuatnya lebih mudah untuk terlibat dalam pekerjaan yang mendalam. Beristirahat ketika Anda perlu adalah salah satu faktor terpenting: Anda dapat sepenuhnya membenamkan diri dalam pekerjaan hanya ketika otak Anda segar dan beristirahat.
• Membantu memperkirakan waktu . Mempertimbangkan bahwa interval waktu pencampuran dan pencocokan akan mengharuskan Anda untuk melacak waktu yang Anda habiskan untuk tugas, Anda akan mendapatkan banyak manfaat yang menyertainya: ide yang lebih baik tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda, perkiraan waktu yang lebih akurat, peningkatan produktivitas, dan mengurangi penundaan hanyalah beberapa di antaranya.

Kekurangan teknik Flowtime

Jika Anda memutuskan untuk mencoba teknik Flowtime, perhatikan hal-hal berikut:

• Mencari tahu kerangka waktu mana yang paling berhasil membutuhkan waktu . Teknik ini tidak langsung mencapai potensi penuhnya; dibutuhkan beberapa trial and error untuk mencari tahu apa yang terbaik untuk Anda. Kesabaran itu perlu.
• Anda perlu merencanakan dengan baik . Teknik ini mengharuskan Anda untuk mengetahui tugas Anda terlebih dahulu, memperkirakan waktu yang dibutuhkan, dan memprioritaskannya.
• Tidak bekerja untuk jadwal yang tidak terduga . Jika pekerjaan Anda membutuhkan banyak rapat dadakan dan tugas yang tidak direncanakan namun mendesak, teknik ini mungkin tidak cocok untuk Anda. Sulit untuk mempertahankan waktu kerja yang terganggu dan istirahat yang direncanakan dalam lingkungan yang dinamis.

Cara memaksimalkan teknik Flowtime

Sekarang setelah Anda memahami konsep teknik Flowtime, di samping pro dan kontranya, mari kita lihat bagaimana Anda dapat memaksimalkan teknik ini dan meningkatkan produktivitas Anda.

Pilih satu tugas spesifik: tidak ada multitasking

Mengerjakan hanya satu tugas pada satu waktu (juga dikenal sebagai unitasking) adalah satu-satunya aturan ketat dari teknik ini. Tampaknya melakukan banyak hal pada saat yang sama membantu Anda menyelesaikan lebih banyak hal, tetapi sebenarnya justru sebaliknya. Menurut penelitian, " pikiran dan otak manusia tidak memiliki arsitektur untuk melakukan dua atau lebih tugas secara bersamaan ." Multitasking menyebabkan fokus yang tersebar, yang menghasilkan lebih banyak kesalahan dan tugas yang setengah selesai.

Hanya memberikan Anda 100% untuk satu tugas memberi Anda hasil yang sangat baik. Seperti yang dikatakan Lindsey Pollak, pakar karir dan penulis Getting from College to Career , dalam artikel Forbes, “ Sangat penting untuk mengetahui cara membatalkan tugas karena beberapa proyek dan keputusan memerlukan pemikiran yang mendalam dan tidak terputus. Jika Anda tidak dapat melakukan itu, Anda mungkin membuat keputusan yang baik atau melakukan pekerjaan yang baik. Tetapi jika Anda benar-benar dapat fokus pada satu hal, kemungkinan besar Anda akan melakukannya dengan sangat baik. ”

Hapus gangguan

Ini hampir tidak perlu dikatakan lagi — singkirkan semua gangguan sebelum Anda mulai bekerja. Anda mungkin sudah memiliki gagasan yang cukup bagus tentang apa yang paling mengalihkan perhatian Anda, apakah itu media sosial atau mengobrol dengan rekan kerja Anda. Sebelum Anda mulai bekerja, pastikan Anda:

• Matikan semua notifikasi,
• Letakkan ponsel Anda dalam mode senyap dan/atau di ruangan lain,
• Kenakan headphone peredam bising,
• Beri tahu rekan kerja Anda bahwa Anda sedang mengerjakan sesuatu yang penting sehingga mereka tidak mengganggu Anda,
• Tinggalkan hanya hal-hal yang Anda butuhkan untuk bekerja di meja Anda (dan mungkin secangkir kopi atau makanan ringan),
• Simpan secarik kertas untuk menuliskan pemikiran yang perlu diperhatikan, tetapi tidak sekarang, seperti “ Saya harus membayar tagihan saya hari ini ” atau “ Saya perlu menelepon teman untuk mengucapkan selamat ulang tahun padanya ”. Tuliskan dan terus fokus pada tugas Anda. Pikiran-pikiran itu penting, tetapi tidak mendesak — mereka dapat menunggu istirahat Anda berikutnya.

Gunakan aplikasi pelacakan waktu

Untuk membuat teknik ini lebih lancar, gunakan aplikasi pelacak waktu seperti Clockify, yang memungkinkan Anda menggunakan pengatur waktu Pomodoro/Flowtime.

Ketika Anda memulai dengan teknik Flowtime, Anda harus menuliskan waktu yang tepat Anda mulai atau berhenti bekerja, disela, dll. Menulis semuanya dengan tangan memakan waktu dan Anda harus khawatir tentang kemungkinan kehilangan kertas Anda.

Setelah Anda mengunduh ekstensi peramban pelacakan waktu Clockify, yang harus Anda lakukan adalah menentukan interval waktu Anda, dan mulai melacak. Tekan Mulai saat Anda memulai tugas dan penghitung waktu akan mulai berjalan. Ketika interval kerja berakhir, Anda mendapatkan pemberitahuan bahwa sudah waktunya untuk istirahat. Anda mendapatkan pemberitahuan lain saat sudah waktunya untuk mulai bekerja lagi.

Anda juga dapat menambahkan nama proyek sehingga Anda dapat memiliki gambaran yang jelas tentang segala sesuatu yang terjadi; belum lagi menemukan pola interval waktu kerja/istirahat yang optimal akan jauh lebih mudah.

Jangan mengganggu aliran Anda dengan istirahat wajib

Penting untuk dicatat bahwa bahkan ketika Anda mengetahui interval waktu yang tepat untuk Anda, mereka masih belum siap. Bahkan jika pengatur waktu berbunyi, Anda tidak perlu istirahat jika Anda merasa tidak perlu. Mendengarkan pikiran dan tubuh Anda adalah kuncinya: tidak ada yang wajib (kecuali tidak bekerja) dan semuanya dapat diubah agar sesuai dengan kebiasaan kerja Anda saat ini.

Kesimpulan

Ingat skenario dari awal? Mari kita lihat bagaimana hasilnya menggunakan teknik Flowtime:

Anda sedang duduk di meja Anda, melihat semua pekerjaan yang perlu Anda lakukan. Pekerjaan Anda melihat kembali pada Anda. Anda melirik jam dan menyalakan timer. Oke, Anda punya ini.

Anda mulai tenggelam dalam pekerjaan… sampai fokus Anda hilang dan Anda mulai merasa lelah, jadi Anda beristirahat sebentar. Setelah beberapa saat, Anda mulai merasa segar, jadi Anda terus bekerja. Anda tidak merasa terburu-buru atau terganggu. Anda sebenarnya cukup puas dengan pekerjaan yang telah Anda lakukan sejauh ini.

Jika Anda mencari teknik manajemen waktu yang dipersonalisasi yang akan membantu Anda untuk fokus, teknik Flowtime mungkin yang Anda cari.