Come aumentare la produttività con la tecnica Flowtime

Sei seduto alla tua scrivania e guardi tutto il lavoro che devi fare. Il tuo lavoro ti sta guardando indietro. Dai un'occhiata all'orologio: altri 24 minuti fino alla fine dell'intervallo di lavoro programmato di 25 minuti. Ok, hai questo.

Inizi a immergerti nel lavoro... e la sveglia suona, interrompendo il corso dei tuoi pensieri. Se solo ci fosse qualcosa di simile alla tecnica del Pomodoro, ma con intervalli di tempo che si adattano meglio al tuo flusso di lavoro!

Ho una buona notizia per te: esiste già. In questo articolo parleremo della tecnica Flowtime, perché dovresti provarla e come usarla per portare la tua produttività al livello successivo.

Qual è la tecnica Flowtime?

La tecnica Flowtime è una tecnica di gestione del tempo per creativi, sviluppatori, studenti e chiunque altro i cui compiti richiedono una profonda concentrazione. Consiste nel scegliere un compito, lavorarci sopra finché non ci si stanca e poi fare una pausa. Ripeti il ​​processo fino al termine dell'attività. Sembra semplice, vero?

Aumenta la tua produttività incoraggiando il flusso (uno stato mentale di attenzione focalizzata) e facendoti riposare quando ne hai bisogno. Ti fa concentrare completamente sul compito su cui stai lavorando: la tua mente diventa meno propensa a vagare su argomenti come: “ Cosa mangerò a pranzo? ” o “ Cosa ci fanno adesso gli attori del mio spettacolo d'infanzia preferito? ”.

Per capire meglio come la tecnica Flowtime può aiutarti ad essere più produttivo, vediamo perché è una buona alternativa alla tecnica del Pomodoro. Il pomodoro è una tecnica di gestione del tempo realizzata da Francesco Cirillo negli anni '90. Il nome è stato ispirato dal timer da cucina a forma di pomodoro ( pomodoro significa "pomodoro" in italiano) che Cirillo usava per misurare i suoi progressi.

La tecnica prevede di concentrarsi completamente sul tuo lavoro per 25 minuti, quindi fare una pausa di cinque minuti; ripetendo questo 4 volte e facendo una pausa più lunga di 20 minuti dopo. Il ciclo continua fino a quando non finisci tutto il lavoro della giornata.

Pomodoro può essere ottimo per le attività che non vuoi svolgere (ad esempio la dichiarazione delle tasse) o per le attività che non richiedono una riflessione approfondita (ad esempio la pulizia). Il problema sorge quando devi fare qualcosa che richiede creatività, innovazione e risoluzione dei problemi. L'intervallo di tempo di 25 minuti è spesso troppo breve e interrompe il flusso di lavoro e la linea di pensiero. Inoltre, gli intervalli di 25 minuti possono anche essere troppo lunghi per determinate attività.

La tecnica Flowtime risolve questi problemi, poiché puoi scegliere i tuoi intervalli di tempo e assicurarti che siano allineati con il tuo flusso di lavoro. Diamo un'occhiata a un semplice esempio.

Un esempio della tecnica Flowtime in azione

Quando studi, 25 minuti spesso non sono sufficienti per seguire una lezione, capirla e memorizzarla. Questo tipo di attività richiede più tempo, ad esempio intervalli di lavoro di 60 o 90 minuti. Allo stesso modo, 5 minuti non sono sufficienti per far riposare il cervello dopo un'ora di studio intenso; è meglio invece fare una pausa di 20 minuti.

Una guida passo passo alla tecnica Flowtime

Se vuoi provare la tecnica Flowtime, segui questi passaggi:

1. Scegli un compito . Il multitasking è impossibile; esegui solo un compito alla volta e concentrati al massimo.
2. Annota l'ora in cui hai iniziato . Puoi farlo manualmente o utilizzare un software di monitoraggio del tempo.
3. Lavora finché non inizi a perdere la concentrazione e ti senti stanco . Dai un'occhiata al titolo qui sotto per ulteriori segni di cui potresti aver bisogno per riposare per un paio di minuti.
4. Fare una pausa. La pausa può durare per tutto il tempo di cui hai bisogno per sentirti riposato e riposato. Annota l'ora esatta in cui sei andato in pausa, così come la durata della pausa. Ci sono alcuni periodi di riposo suggeriti (ma non sei obbligato a seguirli):
   • Per meno di 25 minuti di lavoro, fai una pausa di cinque minuti.
   • Dopo 25-50 minuti di lavoro, fai una pausa di otto minuti.
   • Quando completi 50-90 minuti di lavoro, puoi riposarti per 10 minuti.
   • Più di 90 minuti di lavoro possono essere seguiti da 15-20 minuti di pausa.
5. Ripeti .

Se qualcuno ti interrompe, scrivi qual è l'interruzione, l'ora in cui sei stata interrotta e l'ora in cui ricominci a lavorare. Dopo un po', sarai più consapevole di ciò che ti distrae e sarai in grado di adottare le misure necessarie per evitarlo.

Col passare del tempo, capirai quanti minuti di lavoro sono ideali per te e quanto tempo hai bisogno per ricaricarti.

Come fai a sapere che hai bisogno di una pausa?

Una domanda cruciale quando si implementa la tecnica Flowtime è legata alle pause: come saprai che è ora di fare una pausa? Bene, la buona notizia è che il tuo cervello ti invierà segnali chiari. Alcuni di loro sono:

• Inizi a sentirti stanco,
• Ti senti come se fossi stato seduto per troppo tempo,
• Hai terminato un compito (più lungo),
• Hai difficoltà a concentrarti, o
• Non riesci a trovare la soluzione giusta per qualcosa su cui stai lavorando (e questo ti rende sempre più frustrato).

Questa tecnica non ha molte regole, la cosa più importante è ascoltare la tua voce interiore. La sua semplicità è uno dei suoi maggiori vantaggi.

Pro e contro della tecnica Flowtime

Niente in questo mondo è perfetto e le tecniche di gestione del tempo non fanno eccezione a questa regola. Ecco alcuni dei principali vantaggi e svantaggi della tecnica Flowtime.

Vantaggi della tecnica Flowtime

Ecco perché dovresti provare la tecnica Flowtime:

• È personalizzato . Gli intervalli di tempo personalizzati ti aiutano a essere in sintonia con il tuo flusso di lavoro. Usare una tecnica personalizzata di gestione del tempo è come indossare un abito su misura; un abito prodotto in serie da un negozio può portare a termine il lavoro, ma non può essere paragonato a quello su misura. Non ti senti a tuo agio lavorando a intervalli di 25 minuti e facendo pause di 5 minuti? Mescola e abbina fino a trovare gli intervalli di tempo ideali.
• Migliora la concentrazione . Questa tecnica rende più facile impegnarsi in un lavoro profondo. Prendersi una pausa quando è necessario è uno dei fattori più importanti: puoi immergerti completamente nel lavoro solo quando il tuo cervello è rinfrescato e riposato.
• Aiuta a stimare il tempo . Considerando che la combinazione e la corrispondenza degli intervalli di tempo richiederanno di tenere traccia del tempo che dedichi alle attività, otterrai molti vantaggi che ne derivano: un'idea migliore di come trascorri il tuo tempo, stime del tempo più accurate, maggiore produttività, e la procrastinazione ridotta sono solo alcuni di questi.

Svantaggi della tecnica Flowtime

Se hai deciso di provare la tecnica Flowtime, tieni presente queste cose:

• Capire quali intervalli di tempo funzionano meglio richiede tempo . Questa tecnica non raggiunge subito il suo pieno potenziale; ci vogliono alcuni tentativi ed errori per capire cosa funziona meglio per te. La pazienza è necessaria.
• Devi pianificare bene . Questa tecnica richiede di conoscere le attività in anticipo, stimare il tempo impiegato e dare loro la priorità.
• Non funziona per orari imprevedibili . Se il tuo lavoro richiede molte riunioni improvvisate e attività non pianificate ma urgenti, questa tecnica potrebbe non essere adatta a te. È difficile mantenere l'orario di lavoro interrotto e le pause pianificate in un ambiente dinamico.

Come ottenere il massimo dalla tecnica Flowtime

Ora che hai compreso il concetto della tecnica Flowtime, insieme ai suoi pro e contro, vediamo come puoi ottenere il massimo da questa tecnica e aumentare la tua produttività.

Scegli un compito specifico: nessun multitasking

Lavorare su un solo compito alla volta (noto anche come unitasking) è l'unica regola rigida di questa tecnica. Può sembrare che fare più cose contemporaneamente ti aiuti a fare di più, ma in realtà è tutto il contrario. Secondo gli studi, " la mente e il cervello umani non hanno l'architettura per eseguire due o più compiti contemporaneamente ". Il multitasking porta a una concentrazione dispersa, che si traduce in più errori e attività parzialmente completate.

Solo dare il 100% a un compito ti dà risultati eccellenti. Come ha affermato Lindsey Pollak, esperta di carriera e autrice di Getting from College to Career , in un articolo di Forbes, “ È assolutamente importante sapere come unitask perché alcuni progetti e decisioni richiedono un pensiero profondo e ininterrotto. Se non puoi farlo, potresti prendere una decisione giusta o fare un buon lavoro. Ma se riesci davvero a concentrarti su una cosa, è più probabile che lo farai davvero bene. "

Rimuovi le distrazioni

Questo è quasi ovvio: sbarazzati di tutte le distrazioni prima di andare al lavoro. Probabilmente hai già un'idea abbastanza precisa di ciò che ti distrae di più, che siano i social media o le chiacchiere con i tuoi colleghi. Prima di metterti al lavoro, assicurati di:

• Disattiva tutte le notifiche,
• Metti il ​​telefono in modalità silenziosa e/o in un'altra stanza,
• Indossa delle cuffie con cancellazione del rumore,
• Fai sapere ai tuoi colleghi che stai lavorando a qualcosa di importante in modo che non ti interrompano,
• Lascia sulla scrivania solo le cose che ti servono per lavorare (e magari una tazza di caffè o uno spuntino),
• Tieni un pezzo di carta per scarabocchiare i pensieri che meritano attenzione, ma non in questo momento, come " Ho bisogno di pagare i miei conti oggi " o " Ho bisogno di chiamare un'amica per augurarle un felice compleanno ". Scrivili e continua a concentrarti sul tuo compito. Questi pensieri sono importanti, ma non urgenti: possono aspettare la tua prossima pausa.

Usa un'app di monitoraggio del tempo

Per rendere questa tecnica ancora più agevole, utilizza un'app di monitoraggio del tempo come Clockify, che ti consente di utilizzare un timer Pomodoro/Flowtime.

Quando inizi con la tecnica Flowtime, devi annotare l'ora esatta in cui inizi o smetti di lavorare, vieni interrotto, ecc. Annotare tutto a mano richiede tempo e devi preoccuparti di perdere i tuoi fogli.

Dopo aver scaricato l'estensione del browser per il monitoraggio del tempo di Clockify, tutto ciò che devi fare è definire i tuoi intervalli di tempo e iniziare a monitorare. Premi Avvia quando avvii un'attività e il timer inizierà a funzionare. Al termine dell'intervallo di lavoro, ricevi una notifica che ti informa che è ora di fare una pausa. Ricevi un'altra notifica quando è ora di ricominciare a lavorare.

Puoi anche aggiungere nomi di progetti in modo da avere una chiara panoramica di tutto ciò che sta accadendo; per non parlare del fatto che trovare un modello di intervalli di tempo lavoro/riposo ottimali sarà significativamente meno difficile.

Non interrompere il flusso con una pausa obbligatoria

È importante notare che anche quando trovi gli intervalli di tempo perfetti per te, non sono ancora scolpiti nella pietra. Anche se il timer suona, non hai bisogno di fare una pausa se ritieni di non averne bisogno. Ascoltare la tua mente e il tuo corpo è la chiave: nulla è obbligatorio (tranne l'unitasking) e tutto può essere modificato per adattarsi alle tue attuali abitudini di lavoro.

Conclusione

Ricordi lo scenario dall'inizio? Vediamo come andrebbe usando la tecnica Flowtime:

Sei seduto alla tua scrivania e guardi tutto il lavoro che devi fare. Il tuo lavoro ti sta guardando indietro. Guardi l'orologio e accendi il timer. Ok, hai questo.

Inizi a immergerti nel lavoro... fino a quando la concentrazione svanisce e inizi a sentirti stanco, quindi riposi un po'. Dopo un po' inizi a sentirti riposato, quindi continui a lavorare. Non ti senti affrettato o interrotto. In realtà sei abbastanza soddisfatto del lavoro che hai fatto finora.

Se stai cercando una tecnica di gestione del tempo personalizzata che ti aiuti a concentrarti, la tecnica Flowtime potrebbe essere quello che stai cercando.