Cum am făcut din „Experience Inbound 2015” un succes

Evenimentele sunt o provocare – asta este clar. Cu o logistică nesfârșită și o atenție neîntreruptă la detalii, organizarea unui eveniment, fie pentru muncă, fie pentru distracție, este o muncă care necesită mult timp.

Și totuși, evenimentele sunt, de asemenea, una dintre cele mai eficiente forme de promovare pe care un marketer le are în arsenalul său. Într-un singur eveniment de succes, o companie ar putea genera 20-40% din clienții potențiali calificați necesari într-un an, ca să nu mai vorbim de cunoașterea mărcii și valoarea de PR pentru companie.

De la strângeri de fonduri pentru alegeri la târguri universitare la târguri din industrie, evenimentele sunt o modalitate de a vă concentra eforturile de marketing pentru a produce rezultate masive într-o perioadă scurtă de timp. Dezavantajul, desigur, este că trebuie să vă concentrați și să vă intensificați eforturile.

Aceasta este povestea Experience Inbound 2015: A Wisconsin Sales & Marketing Conference. Pe o perioadă de 6 luni, Weidert Group și Stream Creative, două dintre cele mai importante agenții de inbound marketing din Wisconsin, au planificat și organizat cu meticulozitate conferința de două zile care s-a încheiat joia trecută (4 iunie 2015). Am adunat un grup de vorbitori de top, am închiriat locații, am construit un brand de eveniment, am reconstruit marca (aceasta este o poveste diferită), am creat conținut pentru site-ul web, am produs media promoțională, am câștigat sponsorizări și, până la sfârșit, am produs o calitate eveniment care a atras oameni de top în marketing și vânzări din tot statul.

Din toate punctele de vedere, evenimentul a fost un succes construit pe ore și ore de timp dedicate planului nostru de marketing pentru evenimente. Deci, cum am făcut-o? Care a fost abordarea noastră? Ce am face diferit și cu ce ne-am dubla în anii următori? În articolul de astăzi, aș dori să trec în revistă tacticile noastre și să analizez modul în care am creat un eveniment de succes. Citind acest lucru, sper că veți obține informații despre cum să vă gestionați mai eficient planurile de marketing pentru evenimente.

„Deci, de unde să încep?”

Aceasta a fost aceeași întrebare pe care ne-am pus-o când a apărut ideea pentru Experience Inbound la începutul lunii decembrie 2014. De unde ar trebui să începem? Agendă? Numele evenimentului? Lista vorbitorilor? Locul de desfășurare? La începutul procesului, toți cei implicați doreau ca evenimentul să aibă succes, dar știam că dorim să fim eficienți în utilizarea timpului nostru - punând suficient în eveniment pentru ca acesta să fie grozav, dar nu suficient pentru a distruge celălalt marketing. proiecte.

Din perspectiva mea, au fost trei decizii importante de marketing pentru evenimente pe care le-am luat pentru ca Experience Inbound să aibă un început fulgerător.

1. Începeți cu conținut puternic al evenimentului: agendă și vorbitori

Cea mai bună decizie pe care am fi putut-o lua a fost să începem să planificăm conținutul și agenda Experience Inbound înainte de orice. Am decis ce fel de vorbitori dorim, cum vor fi poziționați și modul în care conținutul prezentat îi va ajuta pe participanți să înțeleagă mesajul central al evenimentului. Experience Inbound a fost despre învățarea participanților cum să elaboreze un plan de inbound marketing în cadrul companiei lor; am vrut ca întreaga agendă să susțină acel mesaj.

Deoarece am început cu această abordare, am descoperit că putem promova promovarea evenimentelor cu conținut din planul evenimentului în sine. Înainte de a solicita sponsorizări, de a contacta instituțiile media sau de a promova evenimentul pe rețelele sociale, aveam conținutul setat pentru a atrage interesul de pe mai multe canale. La fel ca în publicitatea plătită sau în marketingul de conținut online, un mesaj clar și central a ajutat să facă din Experience Inbound un eveniment convingător pentru potențialii participanți și susținătorii promoționali.

2. Adoptarea unei abordări inbound a marketingului pentru evenimente

Deși evenimentele pot fi în mod inerent tradiționale, o parte din motivul pentru care Experience Inbound a avut succes a fost că am folosit abordarea noastră de generare de clienți potențiali pentru a planifica și solicita înregistrări la evenimente. Din punct de vedere al unei păsări, am planificat călătoria cumpărătorului pentru înregistrarea unui eveniment. Ne așteptam ca cele mai multe înregistrări să vină în ultimele zile înainte de eveniment și știam că înregistrările vor fi cele mai ușoare dacă procesul de eliberare a biletelor ar fi online și ușor de utilizat.

În plus, am presupus, de asemenea, că majoritatea participanților noștri vor converti de la canalele de contact existente, cum ar fi rețelele sociale și comunitățile de publicații comerciale, mai degrabă decât căutarea organică sau publicitatea plătită. Datorită acestor caracteristici ale călătoriei cumpărătorului, ambele agenții implicate au planificat o mulțime de acces la rețelele tradiționale și online și am folosit pagina noastră de înregistrare Eventbrite pentru a fi proprietatea principală de conversie online, optimizând astfel utilizarea și ușurința de configurare.

Apoi, bazându-ne pe punctul meu anterior, am folosit planurile de conținut ale evenimentului nostru pentru a ne conduce canalul de generare a participanților. Deoarece ne cunoșteam devreme lista și agenda de vorbitori, am putut produce o varietate de conținut media deținut pe blogul nostru, pe site-ul nostru de știri și pe LinkedIn pentru a atrage atenția asupra inimii evenimentului.

În timp ce multe conferințe de afaceri tind să se concentreze pe crearea de rețele, orele sociale și oportunitățile media, abordarea noastră a fost să lăsăm valoarea inerentă a învățării să preia conducerea în atragerea interesului pentru evenimentul nostru. Între cele două agenții gazdă, am produs peste 10 piese de conținut promoțional, unele sub formă de întrebări și răspunsuri, altele ca argumente sau editoriale care apără valoarea unor evenimente precum Experience Inbound. Apoi am reutilizat acest conținut pentru diverse invitații trimise prin e-mail, postări pe rețelele sociale și alte comunicări cu participanții.

Prin dezvoltarea de conținut util pentru potențialii evenimente, am oferit o previzualizare a ceea ce va fi acest eveniment: un eveniment extrem de informativ, cu multă valoare pentru înscriși. De asemenea, ne-am potrivit tipului de solicitanți înregistrați pe care dorim să-i facem să participe la Experience Inbound – agenți de marketing și agenți de vânzări foarte curioși, cu gândire de viitor, care caută soluții reale la provocările pieței de astăzi.

3. Construirea unui eveniment privind parteneriatele strategice

Lucrul minunat despre Experience Inbound a fost că, de la început, evenimentul a fost un parteneriat între Weidert Group și Stream Creative, combinând eforturile, expertiza și creativitatea a două echipe foarte puternice. În promovarea evenimentului, am făcut acest pas mai departe, aliniindu-ne cu alți parteneri puternici.

După cum a spus unul dintre vorbitorii noștri de la Experience Inbound, „doar pentru că creezi conținut online, nu înseamnă că vizitatorii îl vor vedea”. Același lucru este valabil și pentru conținutul produs pentru promovarea unui eveniment. Pentru a rezolva această problemă, ne-am bazat pe câteva relații importante pentru a crea canale puternice de atracție. Important este că am găsit sponsori plătitori, sponsori promoționali și sponsori media. În special, parteneriatul nostru cu Insight Publications, cel mai important editor de afaceri și industrie din Northeast Wisconsin, a fost esențial pentru a atrage atenția asupra Experience Inbound. Revista de afaceri a oferit publicitate și spațiu promoțional gratuit, dar sprijinul lor a oferit și o credibilitate sporită evenimentului.

În combinație cu o campanie agresivă de informare pe rețelele sociale, sponsorii promoționali au contribuit la crearea unei cunoștințe mai mari și a unor canale mai largi de promovare, ceea ce, la rândul său, a condus la mai multe vizite la pagina noastră de înregistrare și la mai mulți participanți la fiecare dintre cele două locații ale Experience Inbound. Fiind o formă fundamentală tradițională/outbound de marketing, evenimentele necesită o bază de parteneriate puternice, cu un interes personal de a face ocazia de succes și incitantă.

„Ce eveniment grozav!”

Când vine vorba de asta, marketingul pentru evenimente este o acțiune dublă în recrutarea participanților și planificarea meticuloasă a evenimentelor. Pentru Experience Inbound, cea mai grea muncă a fost să atrageți profesioniști ocupați în marketing. Cu toate acestea, nu mai puțin important a fost crearea unei experiențe captivante de zi – de la obținerea corectă a muzicii de fundal până la sprijinirea vorbitorilor în a ajunge la și de la conferință. Cel mai rău lucru pe care îl poți face planurilor tale de marketing pentru evenimente este să produci un produs slab pentru ziua respectivă.

Luând o abordare atent planificată, ne-am acordat suficient timp pentru a înțelege corect detaliile. Am lucrat și am reluat ritmul zilei de mai multe ori; am ajustat titlurile subiectelor și am avut grijă să setăm fiecare vorbitor pentru succes, oferind informații și descriere ale publicului. Când am avut nevoie, am adăugat chiar și suportul personalului pentru a ne asigura că evenimentul a decurs fără probleme.

Obiectivul nostru exclusiv pentru ziua de a fost să încântăm absolut fiecare participant. De la ritm și fluxul de evenimente până la interacțiuni individuale, am făcut un efort intenționat pentru a cunoaște participanții după nume și a fi pregătiți să le răspundem la întrebări, preocupări și feedback.

Ducerea „Experienței Inbound” mai departe

Deși există cu siguranță potențialul de a planifica evenimente viitoare – sau poate chiar o „Experience Inbound 2016” – valoarea găzduirii evenimentelor pentru Weidert Group este că creează o oportunitate de a intra în legătură cu potențiali și clienți într-o afacere din ce în ce mai virtuală de consultanță de marketing. În lunile următoare, sperăm să ducem mai departe experiența de inbound marketing cu întâlniri locale ale grupului de utilizatori HubSpot, seminarii online și alte oportunități de a explora tehnicile de inbound marketing de ultimă oră.

Ceea ce ne-a plăcut la Experience Inbound a fost că am putut aduce vorbitori de top din toată țara pentru a vorbi despre inbound marketing în Wisconsin; asta a fost valoarea planurilor noastre de la început. În anul viitor, sperăm să oferim și mai multe oportunități de implicare în mișcarea de inbound marketing în oportunități mai mici, dar nu mai puțin interesante.