Come abbiamo reso "Experience Inbound 2015" un successo

Gli eventi sono una sfida, questo è chiaro. Con una logistica infinita e un'attenzione continua ai dettagli, organizzare un evento, sia per lavoro che per divertimento, è un lavoro che richiede molto tempo.

Eppure, gli eventi sono anche una delle forme più efficaci di promozione che un marketer ha nel suo arsenale. In un singolo evento di successo, un'azienda potrebbe generare il 20-40% dei lead qualificati necessari in un anno, per non parlare della maggiore consapevolezza del marchio e valore di PR per l'azienda.

Dalle raccolte fondi elettorali alle fiere universitarie alle fiere del settore, gli eventi sono un modo per concentrare i tuoi sforzi di marketing per produrre enormi risultati in un breve periodo di tempo. Lo svantaggio, ovviamente, è che devi concentrarti e intensificare i tuoi sforzi.

Questa è la storia di Experience Inbound 2015: A Wisconsin Sales & Marketing Conference. In un periodo di 6 mesi, Weidert Group e Stream Creative, due delle principali agenzie di inbound marketing del Wisconsin, hanno pianificato e organizzato meticolosamente la conferenza di due giorni che si è conclusa lo scorso giovedì (4 giugno 2015). Abbiamo radunato un gruppo di relatori di prim'ordine, affittato locali, costruito un marchio per eventi, ricostruito il marchio (questa è una storia diversa), creato contenuti per siti Web, prodotto media promozionali, ottenuto sponsorizzazioni e alla fine abbiamo prodotto una qualità evento che ha attirato i migliori addetti al marketing e alle vendite da tutto lo stato.

A detta di tutti, l'evento è stato un successo basato su ore e ore di tempo dedicate al nostro piano di marketing dell'evento. Allora, come abbiamo fatto? Qual è stato il nostro approccio? Cosa faremmo diversamente e cosa raddoppieremo negli anni futuri? Nell'articolo di oggi, vorrei rivedere le nostre tattiche e analizzare come abbiamo creato un evento di successo. Leggendo questo, spero che tu possa ottenere informazioni su come gestire i tuoi piani di marketing per eventi in modo più efficace.

"Allora, da dove cominciare?"

Era la stessa domanda che ci stavamo ponendo quando è nata l'idea di Experience Inbound all'inizio di dicembre 2014. Da dove dovremmo iniziare? Agenda? Nome dell'evento? Elenco dei relatori? Luogo? All'inizio del processo, tutte le persone coinvolte volevano che l'evento avesse successo, ma sapevamo di voler essere efficienti nell'utilizzo del nostro tempo, dedicando all'evento quanto basta per renderlo eccezionale, ma non abbastanza per rovinare il nostro altro marketing progetti.

Dal mio punto di vista, abbiamo preso tre importanti decisioni di marketing per eventi per far partire Experience Inbound alla grande.

1. Inizia con un potente contenuto dell'evento: agenda e relatori

La decisione migliore che avremmo potuto prendere è stata iniziare a pianificare i contenuti e l'agenda di Experience Inbound prima di ogni altra cosa. Abbiamo deciso che tipo di relatori volevamo, come sarebbero stati posizionati e come il contenuto presentato avrebbe aiutato i partecipanti a comprendere il messaggio centrale dell'evento. Experience Inbound consisteva nell'insegnare ai partecipanti come creare un piano di marketing inbound all'interno della loro azienda; volevamo che l'intera agenda sostenesse quel messaggio.

Poiché abbiamo iniziato con questo approccio, abbiamo scoperto di poter promuovere le promozioni degli eventi con i contenuti del piano dell'evento stesso. Prima di chiedere sponsorizzazioni, contattare i media o promuovere l'evento sui social media, avevamo il contenuto impostato per attirare l'interesse da più canali. Proprio come nella pubblicità a pagamento o nel marketing dei contenuti online, un messaggio chiaro e centrale ha contribuito a rendere Experience Inbound un evento avvincente per potenziali partecipanti e sostenitori promozionali.

2. Adottare un approccio inbound al marketing di eventi

Sebbene gli eventi possano essere intrinsecamente tradizionali, parte del motivo per cui Experience Inbound ha riscontrato il successo è che abbiamo utilizzato il nostro approccio di generazione di lead inbound per pianificare e sollecitare le registrazioni degli eventi. In una prospettiva a volo d'uccello, abbiamo pianificato il percorso dell'acquirente per la registrazione di un evento. Ci aspettavamo che la maggior parte delle registrazioni sarebbe arrivata negli ultimi giorni prima dell'evento e sapevamo che le registrazioni sarebbero state più facili se il processo di emissione dei biglietti fosse online e facile da usare.

Inoltre, presumevamo anche che la maggior parte dei nostri partecipanti si sarebbe convertita dai canali di contatto esistenti, come i social media e le comunità di pubblicazioni commerciali, piuttosto che dalla ricerca organica o dalla pubblicità a pagamento. A causa di queste caratteristiche del percorso dell'acquirente, entrambe le agenzie coinvolte hanno pianificato un'ampia sensibilizzazione alle reti tradizionali e online e abbiamo utilizzato la nostra pagina di registrazione Eventbrite come principale proprietà di conversione online, ottimizzando così l'usabilità e la facilità di configurazione.

Quindi, attingendo al mio punto precedente, abbiamo utilizzato i piani di contenuto del nostro evento per guidare il nostro funnel di generazione dei partecipanti. Poiché conoscevamo la formazione e l'agenda dei relatori sin dall'inizio, siamo stati in grado di produrre una varietà di contenuti multimediali di proprietà sul nostro blog, sul sito Web di notizie e su LinkedIn per attirare l'attenzione sul cuore dell'evento.

Sebbene molte conferenze di lavoro tendano a concentrarsi su networking, orari sociali e opportunità mediatiche, il nostro approccio è stato quello di lasciare che il valore dell'apprendimento intrinseco prendesse l'iniziativa per attirare l'interesse per il nostro evento. Tra le due agenzie ospitanti, abbiamo prodotto oltre 10 contenuti promozionali, alcuni sotto forma di domande e risposte, altri come argomenti o editoriali a difesa del valore di eventi come Experience Inbound. Abbiamo quindi riproposto questo contenuto per vari inviti inviati tramite e-mail, post sui social media e altre comunicazioni con i partecipanti.

Sviluppando contenuti utili per i potenziali clienti dell'evento, abbiamo fornito un'anteprima di quello che sarebbe stato questo evento: un evento altamente informativo con molto valore per gli iscritti. Abbiamo anche abbinato il tipo di registranti che stavamo cercando di far partecipare a Experience Inbound: esperti di marketing e venditori estremamente curiosi e lungimiranti, alla ricerca di soluzioni reali per le sfide del mercato di oggi.

3. Costruire un evento sui partenariati strategici

La cosa meravigliosa di Experience Inbound è stata che fin dall'inizio, l'evento è stato una partnership tra Weidert Group e Stream Creative, combinando gli sforzi, l'esperienza e la creatività di due team molto forti. Nel promuovere l'evento, abbiamo fatto un ulteriore passo avanti allineandoci con altri partner forti.

Come ha affermato uno dei nostri relatori a Experience Inbound, "solo perché crei contenuti online, non significa che i visitatori lo vedranno". Lo stesso vale per i contenuti prodotti per promuovere un evento. Per risolvere questo problema, abbiamo attinto a diverse relazioni importanti per creare potenti canali di attrazione. È importante sottolineare che abbiamo trovato sponsor paganti, sponsor promozionali e sponsor dei media. In particolare, la nostra partnership con Insight Publications, l'editore aziendale e industriale più importante del Wisconsin nordorientale, è stata fondamentale per attirare l'attenzione su Experience Inbound. La rivista economica ha fornito pubblicità gratuita e spazio promozionale, ma il loro supporto ha anche conferito all'evento una maggiore credibilità.

In combinazione con un'aggressiva campagna di sensibilizzazione sui social media, gli sponsor promozionali hanno contribuito a creare maggiore consapevolezza e canali di promozione più ampi, che a loro volta hanno portato a più visite alla nostra pagina di registrazione e più partecipanti in ciascuna delle due sedi di Experience Inbound. In quanto forma di marketing fondamentalmente tradizionale/outbound, gli eventi richiedono una base di solide partnership con un interesse acquisito nel rendere l'occasione di successo ed eccitante.

"Che grande evento!"

Quando si arriva al punto, il marketing di eventi è una doppia impresa nel reclutamento di partecipanti e nella meticolosa pianificazione degli eventi. Per Experience Inbound, il lavoro più difficile è stato coinvolgere professionisti del marketing impegnati. Tuttavia, non meno importante è stata la creazione di un'entusiasmante giornata di esperienza, dall'ascolto della musica di sottofondo al supporto dei relatori nell'andare e tornare dalla conferenza. La cosa peggiore che puoi fare per i tuoi piani di marketing per eventi è produrre un prodotto scadente per la giornata reale.

Adottando un approccio attentamente pianificato, ci siamo dati tutto il tempo per ottenere i dettagli giusti. Abbiamo lavorato e rielaborato più volte il ritmo della giornata; abbiamo adattato i titoli degli argomenti e siamo stati attenti a impostare ogni relatore per il successo fornendo approfondimenti e descrizioni del pubblico. Quando necessario, abbiamo anche aggiunto il supporto del personale per assicurarci che l'evento si svolgesse senza intoppi.

Il nostro obiettivo esclusivo per la giornata di era quello di deliziare assolutamente ogni partecipante. Dal ritmo e dal flusso degli eventi alle interazioni individuali, abbiamo fatto uno sforzo intenzionale per conoscere i partecipanti per nome ed essere preparati a rispondere alle loro domande, preoccupazioni e feedback.

Portare "Experience Inbound" più lontano

Anche se c'è sicuramente il potenziale per pianificare eventi futuri - o forse anche un "Experience Inbound 2016" - il valore di ospitare eventi per il Gruppo Weidert è che crea un'opportunità per entrare in contatto con potenziali clienti e clienti in un'attività sempre più virtuale di consulenza di marketing. Nei prossimi mesi, speriamo di portare ulteriormente l'esperienza di marketing inbound con incontri locali del gruppo di utenti HubSpot, webinar online e altre opportunità per esplorare tecniche di marketing inbound all'avanguardia.

Ciò che ci è piaciuto di Experience Inbound è che siamo stati in grado di portare relatori di prim'ordine da tutto il paese per parlare di marketing inbound in Wisconsin; questo era il valore dei nostri piani fin dall'inizio. Nel prossimo anno, speriamo di offrire ancora più opportunità per impegnarsi nel movimento di marketing inbound in opportunità più piccole, ma non per questo meno entusiasmanti.