Comment nous avons fait de "Experience Inbound 2015" un succès

Les événements sont un défi, c'est clair. Avec une logistique sans fin et une attention constante aux détails, l'organisation d'un événement, que ce soit pour le travail ou pour le plaisir, est un travail chronophage.

Et pourtant, les événements sont aussi l'une des formes de promotion les plus efficaces dont dispose un marketeur dans son arsenal. Lors d'un seul événement réussi, une entreprise peut générer 20 à 40 % des prospects qualifiés nécessaires en un an, sans parler de la notoriété de la marque et de la valeur des relations publiques pour l'entreprise.

Des collectes de fonds électorales aux foires universitaires en passant par les salons professionnels, les événements sont un moyen de concentrer vos efforts de marketing pour produire des résultats massifs en peu de temps. L'inconvénient, bien sûr, est que vous devez vous concentrer et intensifier vos efforts.

Telle est l'histoire d'Experience Inbound 2015 : une conférence sur les ventes et le marketing dans le Wisconsin. Sur une période de 6 mois, Weidert Group et Stream Creative, deux des principales agences d'inbound marketing du Wisconsin, ont planifié et organisé méticuleusement la conférence de deux jours qui s'est terminée jeudi dernier (4 juin 2015). Nous avons rassemblé un groupe d'orateurs de premier ordre, loué des salles, construit une marque d'événement, reconstruit la marque (c'est une autre histoire), créé du contenu de site Web, produit des supports promotionnels, gagné des parrainages - et à la fin, nous avons produit une qualité événement qui a attiré les meilleurs spécialistes du marketing et des ventes de tout l'État.

Aux dires de tous, l'événement a été un succès grâce aux heures et aux heures consacrées à notre plan de marketing événementiel. Alors, comment avons-nous fait ? Quelle était notre approche ? Que ferions-nous différemment et que ferions-nous doubler dans les années à venir ? Dans l'article d'aujourd'hui, j'aimerais passer en revue nos tactiques et analyser comment nous avons conçu un événement réussi. En lisant ceci, j'espère que vous comprendrez comment gérer plus efficacement vos plans de marketing événementiel.

« Alors, par où commencer ? »

C'était la même question que nous nous posions lorsque l'idée d'Experience Inbound est née début décembre 2014. Par où commencer ? Ordre du jour? Nom de l'événement? Liste des conférenciers ? Lieu? Au début du processus, toutes les personnes impliquées voulaient que l'événement soit un succès, mais nous savions que nous voulions être efficaces avec notre utilisation du temps, en consacrant juste assez à l'événement pour qu'il soit génial, mais pas assez pour détruire nos autres activités de marketing. projets.

De mon point de vue, nous avons pris trois décisions importantes en matière de marketing événementiel pour lancer Experience Inbound sur les chapeaux de roue.

1. Commencez avec un contenu d'événement puissant : ordre du jour et intervenants

La meilleure décision que nous aurions pu prendre était de commencer à planifier le contenu et l'agenda d'Experience Inbound avant toute autre chose. Nous avons décidé du type d'orateurs que nous voulions, comment ils seraient positionnés et comment le contenu présenté aiderait les participants à comprendre le message central de l'événement. Experience Inbound visait à enseigner aux participants comment élaborer un plan de marketing entrant au sein de leur entreprise ; nous voulions que tout l'ordre du jour soutienne ce message.

Parce que nous avons commencé avec cette approche, nous avons découvert que nous pouvions générer des promotions d'événements avec le contenu du plan d'événement lui-même. Avant de demander des parrainages, de contacter les médias ou de promouvoir l'événement sur les réseaux sociaux, nous avions défini le contenu pour susciter l'intérêt de plusieurs canaux. Tout comme dans la publicité payante ou le marketing de contenu en ligne, un message clair et central a contribué à faire d'Experience Inbound un événement attrayant pour les participants potentiels et les supporters promotionnels.

2. Adopter une approche entrante du marketing événementiel

Bien que les événements puissent être intrinsèquement traditionnels, une partie de la raison du succès d'Experience Inbound est que nous avons utilisé notre approche de génération de prospects entrants pour planifier et solliciter les inscriptions aux événements. A vol d'oiseau, nous avons planifié le parcours de l'acheteur d'une inscription à un événement. Nous nous attendions à ce que la plupart des inscriptions arrivent dans les derniers jours avant l'événement, et nous savions que les inscriptions seraient plus faciles si le processus de billetterie était en ligne et facile à utiliser.

De plus, nous avons également supposé que la plupart de nos participants se convertiraient à partir des canaux de contact existants, comme les médias sociaux et les communautés de publications commerciales, plutôt que la recherche organique ou la publicité payante. En raison de ces caractéristiques du parcours de l'acheteur, les deux agences impliquées ont planifié de nombreuses actions de sensibilisation sur les réseaux traditionnels et en ligne, et nous avons utilisé notre page d'inscription Eventbrite pour être la principale propriété de conversion en ligne, optimisant ainsi la convivialité et la facilité de configuration.

Ensuite, en nous appuyant sur mon point précédent, nous avons utilisé les plans de contenu de notre événement pour piloter notre entonnoir de génération de participants. Parce que nous connaissions très tôt notre liste de conférenciers et notre programme, nous avons pu produire une variété de contenus multimédias propriétaires sur notre blog, notre site Web d'actualités et sur LinkedIn pour attirer l'attention sur le cœur de l'événement.

Alors que de nombreuses conférences d'affaires ont tendance à se concentrer sur le réseautage, les heures sociales et les opportunités médiatiques, notre approche consistait à laisser la valeur d'apprentissage inhérente prendre l'initiative d'attirer l'intérêt pour notre événement. Entre les deux agences hôtes, nous avons produit plus de 10 contenus promotionnels, certains sous forme de questions-réponses, d'autres sous forme d'arguments ou d'éditoriaux défendant la valeur d'événements comme Experience Inbound. Nous avons ensuite réutilisé ce contenu pour diverses invitations par e-mail, publications sur les réseaux sociaux et autres communications avec les participants.

En développant un contenu utile pour les prospects de l'événement, nous avons donné un aperçu de ce que serait cet événement : un événement très informatif avec beaucoup de valeur pour les inscrits. Nous avons également adapté le type d'inscrits que nous cherchions à faire participer à Experience Inbound - des spécialistes du marketing et des vendeurs très curieux et avant-gardistes, à la recherche de solutions réelles aux défis du marché d'aujourd'hui.

3. Construire un événement sur les partenariats stratégiques

Ce qui est merveilleux avec Experience Inbound, c'est que dès le départ, l'événement était un partenariat entre Weidert Group et Stream Creative, combinant les efforts, l'expertise et la créativité de deux équipes très solides. Dans la promotion de l'événement, nous sommes allés plus loin en nous alignant avec d'autres partenaires solides.

Comme l'a dit l'un de nos conférenciers à Experience Inbound, "ce n'est pas parce que vous créez du contenu en ligne que les visiteurs le verront". Il en va de même pour le contenu produit pour promouvoir un événement. Pour résoudre ce problème, nous nous sommes appuyés sur plusieurs relations importantes pour créer de puissants canaux d'attraction. Surtout, nous avons trouvé des sponsors payants, des sponsors promotionnels et des sponsors médiatiques. En particulier, notre partenariat avec Insight Publications, le plus important éditeur commercial et industriel du nord-est du Wisconsin, a été essentiel pour attirer l'attention sur Experience Inbound. Le magazine économique a fourni des espaces publicitaires et promotionnels gratuits, mais leur soutien a également renforcé la crédibilité de l'événement.

Combinés à une campagne de sensibilisation agressive sur les réseaux sociaux, les sponsors promotionnels ont contribué à créer une plus grande sensibilisation et des canaux de promotion plus larges, ce qui a entraîné à son tour plus de visites sur notre page d'inscription et plus de participants dans chacun des deux sites d'Experience Inbound. En tant que forme de marketing fondamentalement traditionnelle / sortante, les événements nécessitent une base de partenariats solides avec un intérêt direct à rendre l'occasion réussie et passionnante.

« Quel bel événement ! »

En fin de compte, le marketing événementiel est une double entreprise de recrutement de participants et de planification méticuleuse d'événements. Pour Experience Inbound, le travail le plus difficile a été de faire participer des professionnels du marketing très occupés. Pourtant, il était tout aussi important de créer une journée d'expérience passionnante, de la bonne musique de fond au soutien des conférenciers pour se rendre à la conférence et en revenir. La pire chose que vous puissiez faire pour vos plans de marketing événementiel est de produire un produit médiocre pour la journée.

En adoptant une approche soigneusement planifiée, nous nous sommes donné beaucoup de temps pour bien régler les détails. Nous avons travaillé et retravaillé plusieurs fois le rythme de la journée ; nous avons ajusté les titres des sujets et nous avons veillé à ce que chaque orateur réussisse en fournissant des informations et une description du public. Lorsque nous en avions besoin, nous avons même ajouté du personnel de soutien pour nous assurer que l'événement se déroulait sans heurts.

Notre objectif exclusif pour la journée était de ravir absolument tous les participants. Du rythme et du déroulement des événements aux interactions individuelles, nous avons fait un effort intentionnel pour connaître les participants par leur nom et être prêts à répondre à leurs questions, préoccupations et commentaires.

Porter "l'expérience entrante" plus loin

Bien qu'il soit certainement possible de planifier de futurs événements - ou peut-être même une "Experience Inbound 2016" - la valeur de l'organisation d'événements pour Weidert Group est qu'elle crée une opportunité de se connecter avec des prospects et des clients dans une entreprise de consultation marketing de plus en plus virtuelle. Dans les mois à venir, nous espérons approfondir l'expérience d'inbound marketing avec des réunions locales du groupe d'utilisateurs HubSpot, des webinaires en ligne et d'autres opportunités d'explorer des techniques d'inbound marketing de pointe.

Ce que nous avons adoré avec Experience Inbound, c'est que nous avons pu faire venir des conférenciers de tout le pays pour parler du marketing entrant dans le Wisconsin ; c'était la valeur de nos plans dès le départ. Au cours de l'année à venir, nous espérons offrir encore plus d'opportunités pour s'engager dans le mouvement du marketing entrant dans des opportunités plus petites, mais non moins passionnantes.