Wie wir „Experience Inbound 2015“ zu einem Erfolg gemacht haben

Events sind eine Herausforderung – so viel ist klar. Mit endloser Logistik und ununterbrochener Liebe zum Detail ist die Organisation einer Veranstaltung, ob für die Arbeit oder zum Vergnügen, eine zeitintensive Aufgabe.

Und doch sind Events auch eine der effektivsten Formen der Werbung, die ein Vermarkter in seinem Arsenal hat. Bei einer einzigen erfolgreichen Veranstaltung kann ein Unternehmen 20-40 % der in einem Jahr benötigten qualifizierten Leads generieren, ganz zu schweigen von der zusätzlichen Markenbekanntheit und dem PR-Wert für das Unternehmen.

Von Spendenaktionen für Wahlen über College-Messen bis hin zu Branchenmessen sind Events eine Möglichkeit, Ihre Marketingbemühungen zu konzentrieren, um in kurzer Zeit massive Ergebnisse zu erzielen. Der Nachteil ist natürlich, dass Sie sich konzentrieren und Ihre Anstrengungen intensivieren müssen.

Das ist die Geschichte von Experience Inbound 2015: A Wisconsin Sales & Marketing Conference. Über einen Zeitraum von 6 Monaten haben die Weidert Group und Stream Creative, zwei der führenden Inbound-Marketing-Agenturen in Wisconsin, die zweitägige Konferenz geplant und akribisch organisiert, die am vergangenen Donnerstag (4. Juni 2015) zu Ende ging. Wir haben eine Gruppe erstklassiger Redner zusammengestellt, Veranstaltungsorte gemietet, eine Veranstaltungsmarke aufgebaut, die Marke neu aufgebaut (das ist eine andere Geschichte), Website-Inhalte erstellt, Werbemedien produziert, Sponsoren verdient – ​​und am Ende haben wir eine Qualität produziert Veranstaltung, die Top-Marketing- und Vertriebsmitarbeiter aus dem ganzen Bundesstaat anzog.

Nach allen Berichten war die Veranstaltung ein Erfolg, der auf Stunden und Stunden der Zeit basierte, die wir unserem Veranstaltungsmarketingplan gewidmet haben. Also, wie haben wir es gemacht? Was war unser Ansatz? Was würden wir anders machen und was würden wir in den kommenden Jahren verdoppeln? Im heutigen Artikel möchte ich unsere Taktiken überprüfen und analysieren, wie wir ein erfolgreiches Event gestaltet haben. Ich hoffe, dass Sie durch die Lektüre einen Einblick erhalten, wie Sie Ihre Event-Marketing-Pläne effektiver verwalten können.

"Also, wo soll ich anfangen?"

Diese Frage haben wir uns auch gestellt, als Anfang Dezember 2014 die Idee zu Experience Inbound entstand. Wo sollen wir anfangen? Agenda? Veranstaltungsname? Rednerliste? Veranstaltungsort? Zu Beginn des Prozesses wollten alle Beteiligten, dass die Veranstaltung erfolgreich wird, aber wir wussten, dass wir unsere Zeit effizient nutzen wollten – gerade genug in die Veranstaltung investieren, damit sie großartig wird, aber nicht genug, um unser anderes Marketing zu ruinieren Projekte.

Aus meiner Sicht gab es drei wichtige Entscheidungen für das Event-Marketing, die wir getroffen haben, um Experience Inbound einen fliegenden Start zu ermöglichen.

1. Beginnen Sie mit leistungsstarken Veranstaltungsinhalten: Agenda und Referenten

Die beste Entscheidung, die wir treffen konnten, war, den Inhalt und die Agenda von Experience Inbound vor allem anderen zu planen. Wir haben entschieden, welche Art von Rednern wir wollten, wie sie positioniert werden und wie die präsentierten Inhalte den Teilnehmern helfen würden, die zentrale Botschaft der Veranstaltung zu verstehen. Bei Experience Inbound ging es darum, den Teilnehmern beizubringen, wie sie einen Inbound-Marketingplan in ihrem Unternehmen erstellen können. wir wollten, dass die gesamte Agenda diese Botschaft unterstützt.

Da wir mit diesem Ansatz begonnen haben, haben wir festgestellt, dass wir Event-Promotions mit Inhalten aus dem Eventplan selbst vorantreiben können. Bevor wir um Sponsoring gebeten, Medien kontaktiert oder die Veranstaltung in den sozialen Medien beworben haben, hatten wir die Inhalte so eingestellt, dass sie das Interesse mehrerer Kanäle wecken. Genau wie in der bezahlten Werbung oder im Online-Content-Marketing trug eine klare, zentrale Botschaft dazu bei, die Experience Inbound zu einer überzeugenden Veranstaltung für potenzielle Teilnehmer und Werbeunterstützer zu machen.

2. Einen Inbound-Ansatz für das Event-Marketing verfolgen

Obwohl Veranstaltungen von Natur aus traditionell sein mögen, war ein Grund für den Erfolg von Experience Inbound, dass wir unseren Ansatz zur Inbound-Lead-Generierung genutzt haben, um Veranstaltungsregistrierungen zu planen und zu erbitten. Aus der Vogelperspektive haben wir die Buyer Journey einer Eventregistrierung geplant. Wir hatten erwartet, dass die meisten Registrierungen in den letzten Tagen vor der Veranstaltung eingehen würden, und wir wussten, dass Registrierungen am einfachsten wären, wenn der Ticketprozess online und einfach zu bedienen wäre.

Darüber hinaus sind wir davon ausgegangen, dass die meisten unserer Teilnehmer eher von bestehenden Kontaktkanälen wie Social Media und Communitys für Fachpublikationen als von der organischen Suche oder bezahlter Werbung konvertieren würden. Aufgrund dieser Eigenschaften der Käuferreise planten beide beteiligten Agenturen viel Kontakt zu traditionellen und Online-Netzwerken, und wir nutzten unsere Eventbrite-Registrierungsseite als primäre Konversionseigenschaft online – und optimierten so die Benutzerfreundlichkeit und einfache Einrichtung.

Dann nutzten wir unter Bezugnahme auf meinen früheren Punkt die Inhaltspläne unserer Veranstaltung, um unseren Trichter zur Generierung von Teilnehmern voranzutreiben. Da wir unsere Redneraufstellung und Agenda schon früh kannten, konnten wir eine Vielzahl von eigenen Medieninhalten auf unserem Blog, unserer Nachrichten-Website und auf LinkedIn produzieren, um die Aufmerksamkeit auf das Herzstück der Veranstaltung zu lenken.

Während sich viele Geschäftskonferenzen auf Networking, soziale Stunden und Medienmöglichkeiten konzentrieren, bestand unser Ansatz darin, dem inhärenten Lernwert die Führung zu überlassen, um das Interesse an unserer Veranstaltung zu wecken. Zwischen den beiden Gastgeberagenturen haben wir über 10 Werbeinhalte produziert, einige in Form von Fragen und Antworten, andere als Argumente oder Leitartikel, die den Wert von Veranstaltungen wie Experience Inbound verteidigen. Wir haben diese Inhalte dann für verschiedene E-Mail-Einladungen, Posts in sozialen Medien und andere Kommunikationen mit Teilnehmern wiederverwendet.

Durch die Entwicklung nützlicher Inhalte für Veranstaltungsinteressenten gaben wir eine Vorschau auf das, was diese Veranstaltung sein würde: eine hochinformative Veranstaltung mit großem Wert für angemeldete Teilnehmer. Wir haben auch die Art von Registranten gefunden, die wir für die Experience Inbound gesucht haben – sehr neugierige, zukunftsorientierte Marketingfachleute und Verkäufer, die nach echten Lösungen für die Herausforderungen des heutigen Marktes suchen.

3. Aufbau einer Veranstaltung zu strategischen Partnerschaften

Das Wunderbare an Experience Inbound war, dass die Veranstaltung von Anfang an eine Partnerschaft zwischen der Weidert Group und Stream Creative war und die Bemühungen, das Fachwissen und die Kreativität zweier sehr starker Teams vereinte. Bei der Bewerbung der Veranstaltung sind wir noch einen Schritt weiter gegangen, indem wir uns mit anderen starken Partnern zusammengeschlossen haben.

Wie einer unserer Redner bei Experience Inbound sagte: „Nur weil Sie Online-Inhalte erstellen, bedeutet das nicht, dass Besucher sie sehen werden.“ Dasselbe gilt für Inhalte, die zur Bewerbung einer Veranstaltung erstellt wurden. Um dieses Problem zu lösen, haben wir auf mehrere wichtige Beziehungen zurückgegriffen, um starke Anziehungskanäle zu schaffen. Wichtig ist, dass wir zahlende Sponsoren, Werbesponsoren und Mediensponsoren gefunden haben. Insbesondere unsere Partnerschaft mit Insight Publications, dem bekanntesten Wirtschafts- und Branchenverlag im Nordosten von Wisconsin, war entscheidend, um die Aufmerksamkeit auf Experience Inbound zu lenken. Das Wirtschaftsmagazin stellte kostenlose Werbe- und Promotionflächen zur Verfügung, aber ihre Unterstützung verlieh der Veranstaltung auch mehr Glaubwürdigkeit.

In Kombination mit einer aggressiven Outreach-Kampagne in den sozialen Medien trugen Werbesponsoren dazu bei, ein größeres Bewusstsein und breitere Werbekanäle zu schaffen, was wiederum zu mehr Besuchen auf unserer Registrierungsseite und mehr Teilnehmern an jedem der beiden Standorte von Experience Inbound führte. Als grundlegend traditionelle/outbound-Marketingform erfordern Events eine Grundlage starker Partnerschaften mit einem begründeten Interesse daran, den Anlass erfolgreich und spannend zu gestalten.

"Was für eine tolle Veranstaltung!"

Letzten Endes ist Event-Marketing ein duales Unterfangen aus der Rekrutierung von Teilnehmern und einer akribischen Event-Planung. Für Experience Inbound bestand die schwierigste Arbeit darin, vielbeschäftigte Marketingexperten für die Teilnahme zu gewinnen. Nicht weniger wichtig war es jedoch, einen aufregenden Tag voller Erlebnisse zu gestalten – von der richtigen Hintergrundmusik bis hin zur Unterstützung der Redner bei der An- und Abreise zur Konferenz. Das Schlimmste, was Sie Ihren Event-Marketingplänen antun können, ist, ein schlechtes Produkt für den eigentlichen Tag zu produzieren.

Durch einen sorgfältig geplanten Ansatz haben wir uns viel Zeit gelassen, um die Details richtig zu machen. Wir haben das Tempo des Tages mehrmals bearbeitet und überarbeitet; Wir haben die Thementitel angepasst und darauf geachtet, jeden Redner auf Erfolg vorzubereiten, indem wir Einblicke und Beschreibungen für das Publikum bereitgestellt haben. Bei Bedarf haben wir sogar zusätzliches Personal hinzugefügt, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung reibungslos verlief.

Unser exklusives Ziel für den Tag war es, jeden Teilnehmer absolut zu begeistern. Von Tempo und Veranstaltungsablauf bis hin zu individuellen Interaktionen haben wir uns bewusst bemüht, die Namen der Teilnehmer zu kennen und darauf vorbereitet zu sein, ihre Fragen, Bedenken und Rückmeldungen zu beantworten.

Tragen Sie "Experience Inbound" weiter

Während es sicherlich Potenzial gibt, zukünftige Veranstaltungen – oder vielleicht sogar ein „Experience Inbound 2016“ – zu planen, besteht der Wert der Ausrichtung von Veranstaltungen für die Weidert Group darin, dass sie eine Gelegenheit schaffen, mit Interessenten und Kunden in einem zunehmend virtuellen Geschäft der Marketingberatung in Kontakt zu treten. In den kommenden Monaten hoffen wir, die Inbound-Marketing-Erfahrung mit lokalen Treffen der HubSpot-Benutzergruppe, Online-Webinaren und anderen Gelegenheiten zur Erforschung modernster Inbound-Marketing-Techniken weiter vorantreiben zu können.

Was uns an Experience Inbound so gut gefallen hat, war, dass wir erstklassige Redner aus dem ganzen Land mitbringen konnten, um über Inbound-Marketing in Wisconsin zu sprechen. das war der Wert unserer Pläne von Anfang an. Wir hoffen, im kommenden Jahr noch mehr Gelegenheiten bieten zu können, sich an der Inbound-Marketing-Bewegung in kleineren, aber nicht weniger aufregenden Gelegenheiten zu beteiligen.