วิธีที่เราทำ "ประสบการณ์ขาเข้า 2015" ให้ประสบความสำเร็จ

เหตุการณ์เป็นสิ่งที่ท้าทาย—ที่ชัดเจนมาก ด้วยการขนส่งที่ไม่รู้จบและความใส่ใจในรายละเอียดอย่างต่อเนื่อง การจัดงานไม่ว่าจะเพื่อการทำงานหรือเพื่อความสนุกสนาน เป็นงานที่ต้องใช้เวลามาก

และถึงกระนั้น เหตุการณ์ก็ยังเป็นรูปแบบการส่งเสริมการขายที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดรูปแบบหนึ่งที่นักการตลาดมีอยู่ในคลังแสงของเขา/เธอ ในเหตุการณ์ที่ประสบความสำเร็จเพียงครั้งเดียว บริษัทอาจสร้าง 20-40% ของลีดที่ผ่านการรับรองซึ่งจำเป็นในหนึ่งปี ไม่ต้องพูดถึงการเพิ่มการรับรู้ถึงแบรนด์และมูลค่าการประชาสัมพันธ์สำหรับบริษัท

ตั้งแต่งานระดมทุนเพื่อการเลือกตั้ง งานแสดงสินค้าของวิทยาลัย ไปจนถึงงานแสดงสินค้าในอุตสาหกรรม งานกิจกรรมคือวิธีหนึ่งในการมุ่งเน้นความพยายามทางการตลาดของคุณเพื่อสร้างผลลัพธ์มหาศาลในระยะเวลาอันสั้น ข้อเสียคือคุณต้องมีสมาธิและพยายามให้มากขึ้น

นั่นคือเรื่องราวของ Experience Inbound 2015: A Wisconsin Sales & Marketing Conference ตลอดระยะเวลา 6 เดือน Weidert Group และ Stream Creative ซึ่งเป็นหน่วยงานด้านการตลาดขาเข้าชั้นนำสองแห่งในรัฐวิสคอนซิน ได้วางแผนและจัดการประชุมสองวันที่เสร็จสิ้นเมื่อวันพฤหัสบดีที่แล้ว (4 มิถุนายน 2558) อย่างพิถีพิถัน เรารวบรวมกลุ่มวิทยากรระดับแนวหน้า เช่าสถานที่ สร้างแบรนด์งานอีเวนต์ สร้างแบรนด์ขึ้นใหม่ (ซึ่งต่างจากเดิม) สร้างเนื้อหาเว็บไซต์ ผลิตสื่อส่งเสริมการขาย ได้รับการสนับสนุน—และในตอนท้าย เราได้ผลิตคุณภาพ ที่ดึงดูดนักการตลาดและพนักงานขายชั้นนำจากทั่วทั้งรัฐ

โดยบัญชีทั้งหมด งานดังกล่าวประสบความสำเร็จในการสร้างชั่วโมงและเวลาที่ทุ่มเทให้กับแผนการตลาดงานกิจกรรมของเรา แล้วเราทำอย่างไร? อะไรคือแนวทางของเรา? เราจะทำอะไรแตกต่างไปจากเดิม และเราจะทำอะไรเป็นสองเท่าในปีต่อๆ ไป? ในบทความของวันนี้ ฉันต้องการทบทวนกลยุทธ์ของเราและวิเคราะห์ว่าเราสร้างกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จได้อย่างไร การอ่านข้อความนี้ ฉันหวังว่าคุณจะเข้าใจวิธีจัดการแผนการตลาดกิจกรรมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

“แล้วจะเริ่มตรงไหนดีล่ะ”

นั่นเป็นคำถามเดียวกับที่เราถามตัวเองเมื่อแนวคิดสำหรับ Experience Inbound เกิดขึ้นในช่วงต้นเดือนธันวาคม 2014 เราควรเริ่มจากตรงไหนดี กำหนดการ? ชื่อกิจกรรม? รายชื่อผู้บรรยาย? สถานที่? ในช่วงเริ่มต้นของกระบวนการ ทุกคนที่เกี่ยวข้องต้องการให้งานประสบความสำเร็จ แต่เรารู้ว่าเราต้องการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพอย่างมีประสิทธิภาพ—ใส่ลงไปในงานให้เพียงพอเพื่อให้งานออกมาดี แต่ไม่มากพอที่จะทำลายการตลาดอื่นๆ ของเรา โครงการต่างๆ

จากมุมมองของฉัน มีการตัดสินใจทางการตลาดเชิงกิจกรรมที่สำคัญสามประการที่เราทำเพื่อให้ประสบการณ์ขาเข้าเริ่มต้นขึ้น

1. เริ่มต้นด้วยเนื้อหากิจกรรมที่ทรงพลัง: วาระและวิทยากร

การตัดสินใจที่ดีที่สุดที่เราสามารถทำได้คือเริ่มวางแผนเนื้อหาและกำหนดการของ Experience Inbound ก่อนสิ่งอื่นใด เราตัดสินใจว่าเราต้องการวิทยากรประเภทใด การจัดตำแหน่งอย่างไร และเนื้อหาที่นำเสนอจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจข้อความสำคัญของงานได้อย่างไร Experience Inbound เป็นการสอนผู้เข้าร่วมถึงวิธีการจัดทำแผนการตลาดขาเข้าภายในบริษัทของตน เราต้องการให้วาระการประชุมทั้งหมดสนับสนุนข้อความนั้น

เนื่องจากเราเริ่มด้วยแนวทางนี้ เราพบว่าเราสามารถขับเคลื่อนการโปรโมตงานด้วยเนื้อหาจากแผนงานได้ ก่อนที่เราจะขอสปอนเซอร์ ติดต่อสื่อ หรือโปรโมตงานบนโซเชียลมีเดีย เรามีเนื้อหาที่ตั้งไว้เพื่อดึงดูดความสนใจจากหลายช่องทาง เช่นเดียวกับในการโฆษณาแบบเสียค่าใช้จ่ายหรือการตลาดเนื้อหาออนไลน์ ข้อความกลางที่ชัดเจนช่วยให้ Experience Inbound เป็นกิจกรรมที่น่าสนใจสำหรับผู้มีโอกาสเป็นผู้เข้าร่วมและผู้สนับสนุนการส่งเสริมการขาย

2. การนำแนวทางขาเข้าไปสู่การตลาดงานอีเวนต์

แม้ว่ากิจกรรมอาจเป็นประเพณีโดยเนื้อแท้ แต่ส่วนหนึ่งของเหตุผลที่ Experience Inbound พบว่าประสบความสำเร็จคือการที่เราใช้วิธีการสร้างลูกค้าเป้าหมายขาเข้าของเราในการวางแผนและร้องขอการลงทะเบียนเหตุการณ์ เมื่อมองจากมุมสูง เราได้วางแผนสำหรับการเดินทางของผู้ซื้อการลงทะเบียนเหตุการณ์ เราคาดว่าการลงทะเบียนส่วนใหญ่จะมาในช่วงสองสามวันสุดท้ายก่อนงาน และเรารู้ว่าการลงทะเบียนจะง่ายที่สุดหากกระบวนการออกตั๋วออนไลน์และใช้งานง่าย

นอกจากนี้ เรายังสันนิษฐานว่าผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่ของเราจะเปลี่ยนจากช่องทางการติดต่อที่มีอยู่ เช่น โซเชียลมีเดียและชุมชนสิ่งพิมพ์ทางการค้า มากกว่าการค้นหาทั่วไปหรือการโฆษณาที่เสียค่าใช้จ่าย เนื่องจากลักษณะการเดินทางของผู้ซื้อเหล่านี้ ทั้งสองหน่วยงานจึงได้วางแผนสำหรับการขยายเครือข่ายแบบเดิมและแบบออนไลน์จำนวนมาก และเราใช้หน้าการลงทะเบียน Eventbrite ของเราเป็นทรัพย์สิน Conversion หลักทางออนไลน์ ดังนั้นการเพิ่มประสิทธิภาพเพื่อการใช้งานและความง่ายในการตั้งค่า

จากนั้น จากจุดก่อนหน้าของฉัน เราใช้แผนเนื้อหาของกิจกรรมเพื่อขับเคลื่อนกระบวนการสร้างผู้เข้าร่วมของเรา เนื่องจากเราทราบรายชื่อวิทยากรและกำหนดการตั้งแต่เนิ่นๆ เราจึงสามารถผลิตเนื้อหาสื่อที่หลากหลายบนบล็อก เว็บไซต์ข่าว และ LinkedIn เพื่อดึงดูดความสนใจไปที่หัวใจของงาน

แม้ว่าการประชุมทางธุรกิจจำนวนมากจะเน้นไปที่การสร้างเครือข่าย ชั่วโมงทางสังคม และโอกาสด้านสื่อ แต่แนวทางของเราคือปล่อยให้คุณค่าการเรียนรู้โดยธรรมชาติเป็นผู้นำในการดึงความสนใจมาที่งานของเรา ระหว่างเอเจนซี่เจ้าภาพทั้งสอง เราได้ผลิตเนื้อหาส่งเสริมการขายมากกว่า 10 ชิ้น โดยบางส่วนอยู่ในรูปแบบของคำถามและคำตอบ ส่วนอื่นๆ เป็นข้อโต้แย้งหรือบทบรรณาธิการที่ปกป้องคุณค่าของกิจกรรม เช่น ประสบการณ์ขาเข้า จากนั้นเราจึงนำเนื้อหานี้ไปใช้ใหม่สำหรับคำเชิญทางอีเมล การโพสต์บนโซเชียลมีเดีย และการสื่อสารอื่นๆ กับผู้เข้าร่วม

ด้วยการพัฒนาเนื้อหาที่เป็นประโยชน์สำหรับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า เราให้พรีวิวว่างานนี้จะเป็นอย่างไร: งานที่มีข้อมูลสูงซึ่งมีคุณค่ามากมายสำหรับผู้ลงทะเบียน นอกจากนี้เรายังจับคู่ประเภทของผู้ลงทะเบียนที่เราต้องการเข้าร่วม Experience Inbound ซึ่งเป็นนักการตลาดและพนักงานขายที่มีความอยากรู้อยากเห็นสูงและมีความคิดก้าวหน้า โดยมองหาวิธีแก้ปัญหาที่แท้จริงสำหรับความท้าทายของตลาดปัจจุบัน

3. การสร้างกิจกรรมเกี่ยวกับความร่วมมือเชิงกลยุทธ์

สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับ Experience Inbound คือตั้งแต่เริ่มต้น งานนี้เป็นความร่วมมือระหว่าง Weidert Group และ Stream Creative ซึ่งผสมผสานความพยายาม ความเชี่ยวชาญ และความคิดสร้างสรรค์ของสองทีมที่แข็งแกร่งมาก ในการโปรโมตงานนี้ เราได้ก้าวไปอีกขั้นโดยร่วมมือกับพันธมิตรที่แข็งแกร่งรายอื่นๆ

ดังที่หนึ่งในวิทยากรของเราที่ Experience Inbound กล่าวว่า "เพียงเพราะคุณสร้างเนื้อหาออนไลน์ ไม่ได้หมายความว่าผู้เข้าชมจะได้เห็นเนื้อหานั้น" เช่นเดียวกับเนื้อหาที่ผลิตขึ้นเพื่อโปรโมตกิจกรรม เพื่อแก้ปัญหานี้ เราได้ใช้ความสัมพันธ์ที่สำคัญหลายอย่างเพื่อสร้างช่องทางการดึงดูดที่ทรงพลัง ที่สำคัญ เราพบว่ามีสปอนเซอร์แบบจ่าย สปอนเซอร์ส่งเสริมการขาย และสปอนเซอร์สื่อ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การเป็นพันธมิตรกับ Insight Publications ซึ่งเป็นผู้เผยแพร่ธุรกิจและอุตสาหกรรมที่โดดเด่นที่สุดของวิสคอนซินตะวันออกเฉียงเหนือนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการดึงดูดความสนใจไปที่ Experience Inbound นิตยสารธุรกิจให้พื้นที่โฆษณาและส่งเสริมการขายฟรี แต่การสนับสนุนของพวกเขายังทำให้งานมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น

เมื่อรวมกับแคมเปญการเข้าถึงโซเชียลมีเดียเชิงรุก ผู้สนับสนุนการส่งเสริมการขายช่วยสร้างการรับรู้และช่องทางการส่งเสริมการขายที่กว้างขึ้น ซึ่งส่งผลให้มีการเยี่ยมชมหน้าลงทะเบียนของเรามากขึ้นและมีผู้เข้าร่วมมากขึ้นในสถานที่ทั้งสองแห่งของ Experience Inbound เนื่องจากเป็นรูปแบบการตลาดแบบดั้งเดิม/ขาออก โดยพื้นฐานแล้ว งานกิจกรรมจำเป็นต้องมีรากฐานของพันธมิตรที่แข็งแกร่งพร้อมส่วนได้ส่วนเสียในการทำให้โอกาสประสบความสำเร็จและน่าตื่นเต้น

"ช่างเป็นเหตุการณ์ที่ยอดเยี่ยมอะไรเช่นนี้!"

เมื่อพูดถึงเรื่องนี้ การตลาดงานอีเวนต์เป็นสองแนวทางในการสรรหาผู้เข้าร่วมและการวางแผนงานอย่างพิถีพิถัน สำหรับ Experience Inbound งานที่ยากที่สุดคือการให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดมีงานยุ่งมาร่วมงาน กระนั้น สิ่งที่สำคัญไม่น้อยไปกว่าการสร้างประสบการณ์อันน่าตื่นเต้นในแต่ละวัน—ตั้งแต่การฟังเพลงแบ็คกราวนด์ไปจนถึงการสนับสนุนวิทยากรในการเดินทางไปและกลับจากการประชุม สิ่งที่แย่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้กับแผนการตลาดงานกิจกรรมของคุณคือการผลิตผลิตภัณฑ์ที่ไม่ดีสำหรับวันจริง

ด้วยการใช้แนวทางที่วางแผนไว้อย่างรอบคอบ เราจึงให้เวลากับตัวเองมากพอที่จะได้รายละเอียดที่ถูกต้อง เราทำงานและปรับเปลี่ยนจังหวะของวันใหม่หลายครั้ง เราปรับเปลี่ยนชื่อหัวข้อ และเราระมัดระวังในการจัดวิทยากรทุกคนเพื่อความสำเร็จโดยการให้ข้อมูลเชิงลึกและคำอธิบายแก่ผู้ฟัง เมื่อจำเป็น เรายังได้เพิ่มการสนับสนุนพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่างานจะดำเนินไปอย่างราบรื่น

วัตถุประสงค์พิเศษของเราสำหรับวันนี้คือเพื่อสร้างความสุขให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ตั้งแต่การเว้นจังหวะและเหตุการณ์ไปจนถึงการโต้ตอบของแต่ละคน เราได้พยายามอย่างตั้งใจเพื่อให้รู้จักผู้เข้าร่วมประชุมโดยใช้ชื่อ และเตรียมพร้อมที่จะตอบคำถาม ข้อกังวล และคำติชมของพวกเขา

แบก "ประสบการณ์ขาเข้า" ให้ไกลขึ้น

แม้ว่าจะมีศักยภาพอย่างแน่นอนใน การ วางแผนกิจกรรมในอนาคต หรือแม้กระทั่ง "ประสบการณ์ขาเข้า 2016" คุณค่า ของ การจัดงานสำหรับ Weidert Group ก็คือการสร้างโอกาสในการเชื่อมต่อกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและลูกค้าในธุรกิจเสมือนจริงของการให้คำปรึกษาด้านการตลาดที่เพิ่มขึ้น ในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า เราหวังว่าจะนำประสบการณ์การตลาดขาเข้าไปต่อด้วยการพบปะกลุ่มผู้ใช้ HubSpot ในพื้นที่ การสัมมนาผ่านเว็บออนไลน์ และโอกาสอื่นๆ ในการสำรวจเทคนิคการตลาดขาเข้าที่ล้ำสมัย

สิ่งที่เราชื่นชอบเกี่ยวกับ Experience Inbound คือการที่เราสามารถนำวิทยากรระดับแนวหน้าจากทั่วประเทศมาพูดคุยเกี่ยวกับการตลาดขาเข้าในวิสคอนซิน นั่นคือคุณค่าของแผนของเราตั้งแต่เริ่มต้น ในปีที่จะถึงนี้ เราหวังว่าจะเพิ่มโอกาสในการมีส่วนร่วมในการเคลื่อนไหวทางการตลาดขาเข้าในโอกาสเล็กๆ น้อยๆ แต่น่าตื่นเต้นไม่น้อย