Bagaimana Kami Membuat "Experience Inbound 2015" Sukses

Peristiwa adalah sebuah tantangan—itu sudah jelas. Dengan logistik yang tak ada habisnya dan perhatian tanpa henti terhadap detail, mengorganisir sebuah acara, baik untuk bekerja atau bersenang-senang, adalah pekerjaan yang menghabiskan banyak waktu.

Namun, acara juga merupakan salah satu bentuk promosi paling efektif yang dimiliki pemasar. Dalam satu acara yang sukses, sebuah perusahaan dapat menghasilkan 20-40% dari prospek berkualitas yang dibutuhkan dalam setahun, belum lagi kesadaran merek dan nilai PR tambahan bagi perusahaan.

Dari penggalangan dana pemilu hingga pameran perguruan tinggi hingga pameran dagang industri, acara adalah cara untuk memusatkan upaya pemasaran Anda untuk menghasilkan hasil besar dalam waktu singkat. Kelemahannya, tentu saja, adalah Anda harus berkonsentrasi dan mengintensifkan usaha Anda.

Begitulah kisah Experience Inbound 2015: Konferensi Penjualan & Pemasaran Wisconsin. Selama periode 6 bulan, Weidert Group dan Stream Creative, dua agensi pemasaran masuk teratas di Wisconsin, merencanakan dan dengan cermat menyelenggarakan konferensi dua hari yang berakhir Kamis lalu (4 Juni 2015). Kami mengumpulkan sekelompok pembicara terkemuka, menyewa tempat, membangun merek acara, membangun kembali merek (itu cerita yang berbeda), membuat konten situs web, memproduksi media promosi, mendapatkan sponsor—dan pada akhirnya, kami menghasilkan kualitas acara yang menarik pemasaran dan tenaga penjualan top dari seluruh negara bagian.

Bagaimanapun, acara ini sukses dibangun di atas jam dan jam waktu yang dikhususkan untuk rencana pemasaran acara kami. Jadi, bagaimana kami melakukannya? Apa pendekatan kami? Apa yang akan kita lakukan secara berbeda, dan apa yang akan kita gandakan di tahun-tahun mendatang? Dalam artikel hari ini, saya ingin meninjau taktik kami dan menganalisis bagaimana kami membuat acara yang sukses. Dengan membaca ini, saya harap Anda mendapatkan wawasan tentang cara mengelola rencana pemasaran acara Anda dengan lebih efektif.

"Jadi, harus mulai dari mana?"

Itu adalah pertanyaan yang sama yang kami tanyakan pada diri kami sendiri ketika ide untuk Experience Inbound muncul pada awal Desember 2014. Dari mana kami harus memulai? Jadwal acara? Nama acara? Daftar pembicara? Lokasi? Pada awal proses, semua orang yang terlibat menginginkan acara tersebut berhasil, tetapi kami tahu bahwa kami ingin efisien dengan penggunaan waktu kami—menyediakan cukup banyak waktu untuk acara tersebut agar menjadi luar biasa, tetapi tidak cukup untuk merusak pemasaran kami yang lain. proyek.

Dari sudut pandang saya, ada tiga keputusan pemasaran acara penting yang kami buat untuk memulai Experience Inbound.

1. Mulailah dengan Konten Acara yang Kuat: Agenda dan Pembicara

Keputusan terbaik yang bisa kami buat adalah mulai merencanakan konten dan agenda Experience Inbound sebelum hal lain. Kami memutuskan pembicara seperti apa yang kami inginkan, bagaimana mereka akan diposisikan, dan bagaimana konten yang disajikan akan membantu peserta memahami pesan utama acara tersebut. Experience Inbound adalah tentang mengajari peserta bagaimana menyusun rencana pemasaran masuk di dalam perusahaan mereka; kami ingin seluruh agenda mendukung pesan itu.

Karena kami memulai dengan pendekatan ini, kami menemukan bahwa kami dapat mendorong promosi acara dengan konten dari rencana acara itu sendiri. Sebelum kami meminta sponsor, menghubungi outlet media, atau mempromosikan acara di media sosial, kami telah mengatur konten untuk menarik minat dari berbagai saluran. Sama seperti dalam iklan berbayar atau pemasaran konten online, pesan utama yang jelas membantu membuat Experience Inbound menjadi acara yang menarik bagi calon peserta dan pendukung promosi.

2. Mengambil Pendekatan Masuk ke Pemasaran Acara

Meskipun acara mungkin secara inheren tradisional, sebagian alasan Experience Inbound menemukan kesuksesan adalah karena kami menggunakan pendekatan generasi prospek masuk kami untuk merencanakan dan meminta pendaftaran acara. Sekilas, kami merencanakan perjalanan pembeli pendaftaran acara. Kami berharap sebagian besar pendaftaran akan datang dalam beberapa hari terakhir sebelum acara, dan kami tahu pendaftaran akan lebih mudah jika proses tiket online dan mudah digunakan.

Selain itu, kami juga berasumsi bahwa sebagian besar peserta kami akan berkonversi dari saluran kontak yang ada, seperti media sosial dan komunitas publikasi perdagangan, daripada pencarian organik atau iklan berbayar. Karena karakteristik perjalanan pembeli ini, kedua agensi yang terlibat merencanakan banyak penjangkauan ke jaringan tradisional dan online, dan kami menggunakan halaman pendaftaran Eventbrite kami sebagai properti konversi utama secara online—sehingga mengoptimalkan kegunaan dan kemudahan penyiapan.

Kemudian, berdasarkan poin saya sebelumnya, kami menggunakan rencana konten acara kami untuk mendorong saluran generasi peserta kami. Karena kami mengetahui susunan dan agenda pembicara kami sejak awal, kami dapat menghasilkan berbagai konten media yang dimiliki di blog, situs web berita, dan di LinkedIn kami untuk menarik perhatian ke inti acara.

Sementara banyak konferensi bisnis cenderung berfokus pada jaringan, jam sosial, dan peluang media, pendekatan kami adalah membiarkan nilai pembelajaran yang melekat memimpin dalam menarik minat ke acara kami. Di antara dua agensi tuan rumah, kami memproduksi lebih dari 10 konten promosi, beberapa dalam bentuk Tanya Jawab, yang lain sebagai argumen atau editorial yang membela nilai acara seperti Experience Inbound. Kami kemudian mengubah konten ini untuk berbagai undangan yang dikirim melalui email, posting media sosial, dan komunikasi lainnya dengan peserta.

Dengan mengembangkan konten yang berguna untuk prospek acara, kami memberikan gambaran tentang seperti apa acara ini: acara yang sangat informatif dengan banyak nilai bagi pendaftar. Kami juga cocok dengan jenis pendaftar yang kami cari untuk menghadiri Experience Inbound—pemasar dan tenaga penjualan yang sangat ingin tahu dan berpikiran maju, mencari solusi nyata untuk tantangan pasar saat ini.

3. Membangun Acara Kemitraan Strategis

Hal yang luar biasa tentang Experience Inbound adalah sejak awal, acara ini merupakan kemitraan antara Weidert Group dan Stream Creative, menggabungkan upaya, keahlian, dan kreativitas dua tim yang sangat kuat. Dalam mempromosikan acara tersebut, kami mengambil langkah lebih jauh dengan menyelaraskan diri dengan mitra kuat lainnya.

Seperti yang dikatakan salah satu pembicara kami di Experience Inbound, "hanya karena Anda membuat konten online, bukan berarti pengunjung akan melihatnya." Hal yang sama berlaku untuk konten yang diproduksi untuk mempromosikan suatu acara. Untuk mengatasi masalah ini, kami menggunakan beberapa hubungan penting untuk menciptakan saluran daya tarik yang kuat. Yang penting, kami menemukan sponsor yang membayar, sponsor promosi, dan sponsor media. Secara khusus, kemitraan kami dengan Insight Publications, penerbit bisnis dan industri paling terkemuka di Northeast Wisconsin, sangat penting untuk menarik perhatian ke Experience Inbound. Majalah bisnis menyediakan ruang iklan dan promosi gratis, tetapi dukungan mereka juga meningkatkan kredibilitas acara tersebut.

Dikombinasikan dengan kampanye penjangkauan media sosial yang agresif, sponsor promosi membantu menciptakan kesadaran yang lebih besar dan saluran promosi yang lebih luas, yang pada gilirannya menghasilkan lebih banyak kunjungan ke halaman pendaftaran kami dan lebih banyak peserta di masing-masing dari dua lokasi Experience Inbound. Sebagai bentuk pemasaran tradisional/keluar yang fundamental, acara memerlukan fondasi kemitraan yang kuat dengan kepentingan pribadi untuk membuat acara tersebut sukses dan menarik.

"Peristiwa yang hebat!"

Ketika sampai pada itu, pemasaran acara adalah usaha ganda dalam merekrut peserta dan perencanaan acara yang cermat. Untuk Experience Inbound, pekerjaan tersulit adalah membuat para profesional pemasaran sibuk untuk hadir. Namun, yang tidak kalah pentingnya adalah menciptakan pengalaman sehari yang menyenangkan—mulai dari mendapatkan musik latar yang tepat hingga mendukung pembicara untuk pergi dan pulang dari konferensi. Hal terburuk yang dapat Anda lakukan untuk rencana pemasaran acara Anda adalah menghasilkan produk yang buruk untuk hari yang sebenarnya.

Dengan mengambil pendekatan yang direncanakan dengan hati-hati, kami memberi diri kami banyak waktu untuk mendapatkan detail yang benar. Kami bekerja dan mengerjakan ulang mondar-mandir hari itu beberapa kali; kami menyesuaikan judul topik, dan kami berhati-hati dalam menyiapkan setiap pembicara untuk sukses dengan memberikan wawasan dan deskripsi audiens. Jika diperlukan, kami bahkan menambahkan dukungan staf untuk memastikan acara berjalan lancar.

Tujuan eksklusif kami untuk hari itu adalah untuk benar-benar menyenangkan setiap peserta. Dari kecepatan dan alur acara hingga interaksi individu, kami melakukan upaya yang disengaja untuk mengetahui nama peserta dan bersiap untuk menjawab pertanyaan, kekhawatiran, dan umpan balik mereka.

Membawa "Pengalaman Masuk" Lebih Jauh

Meskipun pasti ada potensi untuk merencanakan acara mendatang — atau bahkan mungkin "Experience Inbound 2016" — nilai dari mengadakan acara untuk Weidert Group adalah menciptakan peluang untuk terhubung dengan prospek dan pelanggan dalam bisnis konsultasi pemasaran yang semakin virtual. Dalam beberapa bulan mendatang, kami berharap dapat membawa pengalaman pemasaran masuk lebih jauh dengan pertemuan Grup Pengguna HubSpot lokal, webinar online, dan peluang lain untuk mengeksplorasi teknik pemasaran masuk mutakhir.

Apa yang kami sukai dari Experience Inbound adalah kami dapat menghadirkan pembicara terkemuka dari seluruh negeri untuk berbicara tentang pemasaran masuk di Wisconsin; itulah nilai dari rencana kami sejak awal. Di tahun mendatang, kami berharap dapat memberikan lebih banyak peluang untuk terlibat dalam gerakan pemasaran masuk dalam peluang yang lebih kecil, namun tidak kalah menarik.