Cómo hicimos que la "Experiencia Inbound 2015" fuera un éxito

Los eventos son un desafío, eso está claro. Con una logística interminable y una atención constante a los detalles, organizar un evento, ya sea por trabajo o diversión, es un trabajo que requiere mucho tiempo.

Y, sin embargo, los eventos también son una de las formas más efectivas de promoción que un especialista en marketing tiene en su arsenal. En un solo evento exitoso, una empresa podría generar entre el 20 y el 40 % de los clientes potenciales calificados que se necesitan en un año, sin mencionar el reconocimiento de marca agregado y el valor de relaciones públicas para la empresa.

Desde recaudaciones de fondos electorales hasta ferias universitarias y ferias comerciales de la industria, los eventos son una forma de concentrar sus esfuerzos de marketing para producir resultados masivos en un corto período de tiempo. La desventaja, por supuesto, es que tienes que concentrarte e intensificar tus esfuerzos.

Tal es la historia de Experience Inbound 2015: una conferencia de ventas y marketing de Wisconsin. Durante un período de 6 meses, Weidert Group y Stream Creative, dos de las principales agencias de inbound marketing de Wisconsin, planificaron y organizaron meticulosamente la conferencia de dos días que concluyó el jueves pasado (4 de junio de 2015). Reunimos un grupo de oradores de primer nivel, alquilamos lugares, construimos una marca de evento, reconstruimos la marca (esa es una historia diferente), creamos contenido para el sitio web, producimos medios promocionales, obtuvimos patrocinios y, al final, producimos un evento de calidad. evento que atrajo a los mejores vendedores y vendedores de todo el estado.

Según todos los informes, el evento fue un éxito basado en horas y horas de tiempo dedicadas a nuestro plan de marketing de eventos. Entonces, ¿cómo lo hicimos? ¿Cuál fue nuestro enfoque? ¿Qué haríamos de manera diferente y en qué nos duplicaríamos en los próximos años? En el artículo de hoy, me gustaría revisar nuestras tácticas y analizar cómo creamos un evento exitoso. Al leer esto, espero que obtenga información sobre cómo administrar sus planes de marketing de eventos de manera más efectiva.

"Entonces, ¿por dónde empezar?"

Esa era la misma pregunta que nos hacíamos cuando nació la idea de Experience Inbound a principios de diciembre de 2014. ¿Por dónde empezamos? ¿Agenda? ¿Nombre del evento? ¿Lista de oradores? ¿Lugar de eventos? Al comienzo del proceso, todos los involucrados querían que el evento fuera exitoso, pero sabíamos que queríamos ser eficientes con el uso de nuestro tiempo, dedicando lo suficiente al evento para que fuera excelente, pero no lo suficiente como para arruinar nuestro otro marketing. proyectos

Desde mi perspectiva, hubo tres decisiones importantes de marketing de eventos que tomamos para que Experience Inbound tuviera un buen comienzo.

1. Comience con contenido de evento poderoso: agenda y oradores

La mejor decisión que pudimos haber tomado fue comenzar a planificar el contenido y la agenda de Experience Inbound antes que nada. Decidimos qué tipo de oradores queríamos, cómo se ubicarían y cómo el contenido presentado ayudaría a los asistentes a comprender el mensaje central del evento. Experience Inbound se trataba de enseñar a los asistentes cómo elaborar un plan de marketing entrante dentro de su empresa; queríamos que toda la agenda apoyara ese mensaje.

Debido a que comenzamos con este enfoque, descubrimos que podíamos impulsar las promociones de eventos con contenido del propio plan de eventos. Antes de solicitar patrocinios, contactar a los medios de comunicación o promocionar el evento en las redes sociales, teníamos el contenido configurado para atraer el interés de múltiples canales. Al igual que en la publicidad paga o el marketing de contenido en línea, un mensaje claro y central ayudó a que Experience Inbound fuera un evento atractivo para los posibles asistentes y patrocinadores promocionales.

2. Adoptar un enfoque entrante para el marketing de eventos

Si bien los eventos pueden ser intrínsecamente tradicionales, parte de la razón por la que Experience Inbound tuvo éxito fue que usamos nuestro enfoque de generación de prospectos entrantes para planificar y solicitar registros de eventos. A vista de pájaro, planificamos el recorrido del comprador de un registro de eventos. Esperábamos que la mayoría de los registros llegaran en los últimos días antes del evento, y sabíamos que los registros serían más fáciles si el proceso de emisión de boletos fuera en línea y fácil de usar.

Además, también asumimos que la mayoría de nuestros asistentes se convertirían de los canales de contacto existentes, como las redes sociales y las comunidades de publicaciones comerciales, en lugar de la búsqueda orgánica o la publicidad paga. Debido a estas características del viaje del comprador, ambas agencias involucradas planificaron una gran cantidad de alcance a las redes tradicionales y en línea, y usamos nuestra página de registro de Eventbrite para ser la principal propiedad de conversión en línea, optimizando así la usabilidad y la facilidad de configuración.

Luego, basándonos en mi punto anterior, utilizamos los planes de contenido de nuestro evento para impulsar nuestro embudo de generación de asistentes. Debido a que conocíamos nuestra alineación de oradores y la agenda desde el principio, pudimos producir una variedad de contenido de medios propios en nuestro blog, sitio web de noticias y en LinkedIn para llamar la atención sobre el corazón del evento.

Si bien muchas conferencias de negocios tienden a centrarse en la creación de redes, las horas sociales y las oportunidades de los medios, nuestro enfoque fue dejar que el valor de aprendizaje inherente tomara la delantera para atraer el interés de nuestro evento. Entre las dos agencias anfitrionas, producimos más de 10 piezas de contenido promocional, algunas en forma de preguntas y respuestas, otras como argumentos o editoriales que defienden el valor de eventos como Experience Inbound. Luego reutilizamos este contenido para varias invitaciones por correo electrónico, publicaciones en redes sociales y otras comunicaciones con los asistentes.

Al desarrollar contenido útil para los prospectos del evento, brindamos una vista previa de lo que sería este evento: un evento altamente informativo con mucho valor para los inscritos. También coincidimos con el tipo de inscritos que buscábamos que asistieran a Experience Inbound: vendedores y vendedores muy curiosos y con visión de futuro, que buscaban soluciones reales para los desafíos del mercado actual.

3. Construyendo un Evento sobre Alianzas Estratégicas

Lo maravilloso de Experience Inbound fue que, desde el principio, el evento fue una asociación entre Weidert Group y Stream Creative, combinando los esfuerzos, la experiencia y la creatividad de dos equipos muy fuertes. Al promocionar el evento, dimos un paso más allá al alinearnos con otros socios fuertes.

Como dijo uno de nuestros oradores en Experience Inbound, "el hecho de que cree contenido en línea no significa que los visitantes lo verán". Lo mismo ocurre con el contenido producido para promocionar un evento. Para resolver este problema, recurrimos a varias relaciones importantes para crear poderosos canales de atracción. Es importante destacar que encontramos patrocinadores que pagan, patrocinadores promocionales y patrocinadores de medios. En particular, nuestra asociación con Insight Publications, la editorial comercial e industrial más destacada del noreste de Wisconsin, fue fundamental para llamar la atención sobre Experience Inbound. La revista de negocios brindó publicidad y espacio promocional gratuitos, pero su apoyo también le dio al evento una mayor credibilidad.

Combinados con una agresiva campaña de divulgación en las redes sociales, los patrocinadores promocionales ayudaron a crear una mayor conciencia y canales de promoción más amplios, lo que a su vez generó más visitas a nuestra página de registro y más asistentes en cada una de las dos ubicaciones de Experience Inbound. Como una forma de marketing fundamentalmente tradicional/de salida, los eventos requieren una base de asociaciones sólidas con un interés creado en hacer que la ocasión sea exitosa y emocionante.

"¡Qué gran evento!"

Cuando se trata de eso, el marketing de eventos es una empresa dual en el reclutamiento de asistentes y la planificación meticulosa de eventos. Para Experience Inbound, el trabajo más duro fue lograr que asistieran profesionales de marketing ocupados. Sin embargo, no menos importante fue crear un día de experiencia emocionante, desde obtener la música de fondo correcta hasta ayudar a los oradores a ir y venir de la conferencia. Lo peor que puede hacer con sus planes de marketing de eventos es producir un producto deficiente para el día real.

Al adoptar un enfoque cuidadosamente planificado, nos dimos mucho tiempo para obtener los detalles correctos. Trabajamos y reelaboramos el ritmo del día varias veces; ajustamos los títulos de los temas y tuvimos cuidado de preparar a cada orador para el éxito al proporcionar información y descripción de la audiencia. Cuando lo necesitábamos, incluso agregamos personal de apoyo para asegurarnos de que el evento transcurriera sin problemas.

Nuestro objetivo exclusivo para el día de fue deleitar absolutamente a todos los asistentes. Desde el ritmo y el flujo del evento hasta las interacciones individuales, hicimos un esfuerzo intencional para conocer a los asistentes por su nombre y estar preparados para responder sus preguntas, inquietudes y comentarios.

Llevando la "experiencia entrante" más lejos

Si bien existe el potencial para planificar eventos futuros , o tal vez incluso una "Experiencia Inbound 2016" , el valor de organizar eventos para Weidert Group es que crea una oportunidad para conectarse con clientes potenciales y clientes en un negocio cada vez más virtual de consultoría de marketing. En los próximos meses, esperamos llevar la experiencia de inbound marketing más allá con reuniones locales de grupos de usuarios de HubSpot, seminarios web en línea y otras oportunidades para explorar técnicas de inbound marketing de vanguardia.

Lo que nos encantó de Experience Inbound fue que pudimos traer oradores de primer nivel de todo el país para hablar sobre marketing entrante en Wisconsin; ese fue el valor de nuestros planes desde el principio. En el próximo año, esperamos brindar aún más oportunidades para participar en el movimiento de inbound marketing en oportunidades más pequeñas, pero no menos emocionantes.